❖ cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của công ty là một hệ thống các phòng ban có sự liên kết các công việc với nhau và dưới sự chỉ đạo của Giám đốc công ty. Mô hình tổ chức theo trực tuyến chức năng. Giám đốc là người lãnh đạo cao nhất và chịu trách nhiệm quản lý các công tác chung trong công ty và phân công nhiệm vụ cho từng phòng ban, từng bộ phận trong công ty.
❖ Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận trong công ty
Giám đốc điều hành: “là người đại diện hội đồng quản trị, chịu trách nhiệm hoạt động của toàn công ty, điều hành tất cả mọi công việc hàng ngày. Chịu trách nhiệm lập kế hoạch và định hướng chiến lược chung cho công ty. Đưa ra mục tiêu, hướng phát triển và chiến lược của công ty. Điều hành và chịu trách nhiệm cho toàn bộ hoạt động của nhà hàng. Chịu trách nhiệm về lợi nhuận, hướng phát triển và tăng trưởng của nhà hàng. Lập kế hoạch kinh doanh và marketing. Quản lý nhân viên để đảm bảo đạt được kết quả tốt nhất” (wikipedia).
Phòng kế toán tài chính: là bộ phận quản lý vốn và theo dõi các chi tiêu của công ty, đồng thời các tài sản sở hữu của công ty. Phòng thiết thực nhiệm vụ cần làm trong kế hoạch tài chính. Thực hiện các công việc hoạch toán, phân tích lãi lỗ, thống kê, quyết toán, các báo cáo cần thiết. Nói một cách tổng thể thì phòng kế toán tài chính giúp giám đốc có một cái nhìn tổng quát về chi tiêu và quản lý vốn trong công ty để đảm bảo thực hiện đúng các quy định tài chính mà hiện này nhà nước ban hành và yêu cầu làm theo.
Phòng kế hoạch tổng hợp: là bộ phận tổng hợp các thông tin và lên kế hoạch kinh doanh cho công ty, đồng thời chịu trách nhiệm giám sát và triển khai thực hiện các hoạt động kinh doanh của công ty. Các công việc là :
Thu thập thông tin lên kế hoạch, phương án để giải quyết các vấn đề kinh doanh, kế hoạch có thể là ngắn hạn, trung hạn hoặc dài hạn tùy theo yêu cầu và vấn đề cần giải quyết, sau đó đưa lên giám đốc để phê duyệt. Thực hiện các giao dich với khách hàng như đàm phán, ký hợp đồng, lên kế hoạch gặp mặt. Theo dõi tiến độ thực hiện các hợp đồng cũng như các đôn đốc các thực hiện các thủ tục giao hàng đã ký theo hợp đồng. Củng cố uy tín của công ty đối đối tác, khách hàng. Tìm kiếm các khách hàng tiềm năng mới, duy trì các mối quan hệ làm ăn lâu dài với khách hàng hiện có. Là đơn vị hướng dẫn các đơn vị trực thuộc khi các đơn vị gặp phải vấn đề liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa của công ty.
Phòng kinh doanh tiếp thị: Phòng thực hiện nghiên cứu thị trường, phân tích đối thủ, lên các kế hoạch Marketing, tổ chức tìm kiếm khách hàng tiềm năng, các nguồn hàng có nhu cầu. Thực hiện các hoạt động thúc đẩy bán hàng như tiến hành quảng cáo, lên các sư kiện, thực hiện các hoạt động xúc tiến khách hàng. Nói một cách chung nhất phòng kinh doanh tiếp thị có nhiệm vụ tiến hành các kế hoạch hành động và triển khai các kế hoạch nhằm giới thiệu sản phẩm mà doanh nghiệp đang cung cấp cho khách hàng tiềm năng, đồng thời thúc đẩy, tăng cường, nâng cao doanh số bán hàng cho công ty một cách hiệu quả nhất.
Phòng hành chính nhân sự: Phòng có nhiệm thực hiện các công việc văn phòng, soạn thảo văn bản, đánh máy, lên các hợp kinh doanh. Chuẩn bị các tài liệu cần thiết cho giám đốc. Thực hiện chuẩn bị các thiết bị cần thiết phục vụ nâng cao chất lượng các công cụ tại trụ sở làm việc.
Cung cấp các ý kiến cho giám đốc về tổ chức thực hiện các lĩnh vực trong bố trí nhân lực, quản lý, lao động. Lên các chính sach bảo hộ lao động, chăm sóc sức khỏe cho người lao động. Lên các chương trình nâng cao chất lượng nhân viên, tiến hành tuyển mộ các nhân viên mới cho công ty. Thúc đẩy nhân viên thực hiện dúng các quy định của công ty.
❖ Hình thức hoạt động
Công ty cổ phần thương mại G&B thành lập theo hình thức công ty cổ phần. Hiện nay hình thức này khá được ưa thích tại Việt Nam, trong hình thưc này các bên trong công ty cùng góp vốn đầu tư. Các cổ đông bầu ra một người nhà lãnh đạo quản lý công ty. Các cổ đông có quyền đưa ra quyết định các kế hoạch và phát triển công ty. Lãnh đạo sẽ thực hiện các quyết định này. Khi doanh nghiệp sinh lời các cổ đông sẽ được chia sẻ lợi nhần trên phần mình góp trong vốn điều lệ của công ty, đồng thời cũng chịu khoản nợ tương ứng với phần góp cho doanh nghiệp khi doanh nghiệp bị lỗ. Công ty có các quyền và tư cách pháp nhân đầy đủ theo quy định của nhà nươc. Công ty có
hoạch toán độc lập, có con dấu riêng và mở tài khoản tại ngân hàng theo các quy định của pháp luật.
❖Cơ sở vật chất - kỹ thuật.
Máy móc thiết bị: Hệ thống thiết bị cao, được tích hợp nhiều các ứng dụng công nghệ mới tiên tiến và hiện đại đáp ứng nhu cầu ngày càng cao trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe người dân.
Các thiết bị văn phòng: Hệ thống máy văn phòng đầy đủ, có văn phòng riêng cho từng phòng, có máy in, máy fax, hệ thống điều hòa, nước uống, hệ thống đèn điện tốt, Cơ sở vật chất tại trụ sở đầy đủ cho nhân viên làm việc tốt.
Phương tiện vân tải và nhà kho: Công ty có các phương tiện vận tải chất lượng, đáp ứng đủ nhu cầu vẫn chuyển của công ty. Do các phương tiện là thuê ngoài nên giảm được chi phí mua xe. Nhà kho chứa các thiết bị nhập khẩu tương đối khang trang và đầy đủ, với mái tôn kiên cố, đường vào bằng nhựa tiện lợi cho việc lấy hàng. Hệ thống cơ sở hạ tầng đáp ứng đủ nhu cầu bảo quản và điều kiện làm việc cho nhân viên.