5. Kết cấu của đề tài
4.2. Các giải pháp cụ thể
4.2.1. Hoàn thiện quy trình, thủ tục kiểm soát chi gắn với c ng tác cải cách hành ch nh của KBNN Thái Nguyên
Hiện nay, các cơ quan hành chính nhà nước nói chung và ngành Kho bạc nói riêng đang tiếp tục đẩy mạnh cải cách hành chính, mà trọng tâm là cải cách thủ tục hành chính. Chất lượng thủ tục hành chính của một cơ quan, đơn vị được đánh giá qua các tiêu thức: Đảm bảo sự công khai, minh bạch; sự đơn giản, dễ hiểu trong các quy định về hồ sơ của thủ tục hành chính; đảm bảo sự thuận tiện trong thực hiện quy trình giải quyết thủ tục hành chính.
Trong những năm qua, công tác cải cách hành chính của KBNN Thái Nguyên đã có những bước chuyển biến rõ rệt và đạt nhiều kết quả, từ việc rà soát, xây dựng và ban hành các thủ tục hành chính theo hướng đơn giản hóa; công khai, minh bạch những yêu cầu về hồ sơ cũng như thời hạn giải quyết; tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý điều hành; đến nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ công chức... Tuy nhiên, một trong những giải pháp được coi là “đột phá” của cải cách hành chính là triển khai thực hiện cơ chế “một cửa” trong kiểm soát chi
NSNN của KBNN còn gặp nhiều khó khăn, vướng mắc và chưa mang lại kết quả như mong muốn.
Trước đây, quan niệm về cơ chế “một cửa” trong kiểm soát chi NSNN qua KBNN là việc giải quyết công việc từ khâu hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ, chứng từ đến trả kết quả đều được thực hiện tại một đầu mối là Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Mô hình này có sự tách bạch giữa cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả với cán bộ kiểm soát, thanh toán.
Song hoạt động nghiệp vụ của cơ quan Kho bạc có những đặc thù, vừa mang tính chất quản lý, vừa mang tính chất phục vụ. Với tư cách là cơ quan quản lý, là “trạm kiểm soát cuối cùng” trước khi tiền ra khỏi quỹ NSNN, KBNN phải đảm bảo các khoản chi có đầy đủ các điều kiện chi theo quy định của Luật NSNN, đảm bảo tuyệt đối an toàn tiền, tài sản của Nhà nước...; do đó, yêu cầu về hồ sơ chứng từ phải được quy định đầy đủ, chặt chẽ, đúng chế độ; đồng thời trong quy trình nghiệp vụ phải tạo sự kiểm soát, giám sát lẫn nhau giữa các bộ phận, cá nhân và các bước trong quy trình… Còn với tư cách là cơ quan phục vụ, quy trình kiểm soát và hồ sơ chứng từ phải đơn giản, rõ ràng, dễ thực hiện… nhằm giải quyết công việc nhanh chóng, thuận tiện, đem lại sự hài lòng cao nhất cho khách giao dịch. Trong thực tế, đối với nguồn vốn CTMT có cơ chế quản lý, cấp phát phức tạp, mang nhiều tính đặc thù, thì để đáp ứng đồng thời cả 2 yêu cầu trên là điều không hề đơn giản. Cho nên điều quan trọng nhất là tổ chức công tác kiểm soát chi sao cho phù hợp, đảm bảo kết hợp hài hòa các yêu cầu đó, góp phần thực hiện tốt mục tiêu của cải cách hành chính của KBNN tỉnh, huyện.
Từ những vấn đề trên, hoàn thiện quy trình, thủ tục kiểm soát chi CTMT tại KBNN địa phương tập trung vào những nội dung chính sau:
4.2.1.1. Hoàn thiện quy trình giao dịch một cửa kết hợp với phân công công việc và phân cấp quản lý, kiểm soát chi CTMT hợp lý
Xác định mô hình giao dịch “một cửa” trong kiểm soát chi CTMT (kể cả chi thường xuyên và chi đầu tư XDCB) là: Cơ quan Kho bạc giải quyết các khoản chi cho các đơn vị sử dụng ngân sách (gọi tắt là khách hàng), đảm bảo khách hàng khi đến Kho bạc giao dịch chỉ phải liên hệ với một đầu mối là cán bộ chuyên trách (gọi chung là cán bộ kểm soát chi) từ khâu hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ chứng từ, đến xử lý giải quyết và trả kết quả cuối cùng mà không phải liên hệ với nhiều bộ phận (trừ trường hợp rút tiền mặt).
a/ Đối với kiểm soát các khoản chi CTMT có tính chất thường xuyên:
Nhiệm vụ này do phòng (bộ phận) Kế toán nhà nước đảm nhận. Thực hiện quy trình kiểm soát chi theo hướng: phân công nhiệm vụ cho từng cán bộ kế toán chuyên quản một số đơn vị giao dịch (phân công theo đầu đơn vị sử dụng ngân sách, bao gồm cả tài khoản chi dự toán và tài khoản tiền gửi nếu có) trực tiếp hướng dẫn, nhận hồ sơ, chứng từ của khách hàng, thực hiện kiểm soát, luân chuyển hồ sơ, thanh toán đối với các khoản chi và trực tiếp trả kết quả, hồ sơ đã được xử lý cho khách hàng.
Thực hiện phân công nhiệm vụ kiểm soát các khoản chi CTMT có tính chất thường xuyên cho phòng (bộ phận) Kế toán sẽ có thuận lợi vì kế toán trực tiếp quản lý dự toán trên TABMIS, tiếp nhận và xử lý chứng từ trực tiếp mà không cần phải luân chuyển qua phòng (bộ phận) Kiểm soát chi, rất phù hợp vì chứng từ chi thường xuyên nhiều, nhỏ lẻ và thường thuộc loại chứng từ phải giải quyết ngay trong ngày. Điều đó sẽ giảm bớt
công việc cũng như thủ tục hành chính ngay trong nội bộ đơn vị Kho bạc và rút ngắn thời gian giao dịch của khách hàng. Quy trình kiểm soát chi có thể tóm tắt theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 4.1: Quy trình giao dịch một c a đối với kiểm soát các khoản chi CTMT có t nh chất thường uyên
Ghi chú: Hướng đi của hồ sơ, chứng từ kiểm soát chi Hướng đi của chứng từ thanh toán
Giải thích tóm tắt các bước thực hiện trong quy trình:
(1). Khách hàng gửi hồ sơ, chứng từ cho cán bộ kiểm soát chi.
(2). Cán bộ kiểm soát chi tiếp nhận, kiểm tra, xử lý hồ sơ chứng từ và kiểm soát các điều kiện chi. Nếu hồ sơ, chứng từ đảm bảo đủ điều kiện chi (thanh toán/tạm ứng) thì hạch toán trên máy, sau đó trình Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền).
(3). Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) kiểm tra, nếu đủ điều kiện chi sẽ ký (trên máy, trên giấy) và chuyển hồ sơ, chứng từ cho cán bộ kiểm soát chi để trình Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền).
(4). Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền) xem xét, nếu đủ điều kiện chi thì ký chứng từ giấy và chuyển cho cán bộ kiểm soát chi.
(5). Thực hiện thanh toán: Cán bộ kiểm soát chi chuyển chứng từ cho thanh toán viên làm thủ tục chuyển tiền cho đối tượng thụ hưởng (nếu chuyển khoản) hoặc chuyển chứng từ sang bộ phận Kho quỹ (nếu lĩnh tiền mặt).
(6). Thủ quỹ chi tiền cho khách hàng.
(7). Cán bộ kiểm soát chi trả lại hồ sơ, chứng từ cho khách hàng.
Khách hàng Cán bộ KSC
Kế toán trưởng
Thủ quỹ Thanh toán
viên Giám đốc Đối tượng thụ hưởng 1 2 6 3 7 5a 5b 4 5a
b/ Đối với kiểm soát các khoản chi CTMT có tính chất đầu tư XDCB:
Nhiệm vụ này do phòng (bộ phận) Kiểm soát chi đảm nhận. Thực hiện quy trình kiểm soát chi kết hợp với việc phân công, bố trí cán bộ kiểm soát chi chuyên trách quản lý các dự án CTMT; trường hợp dự án có lồng ghép nhiều nguồn vốn (cả vốn CTMT, vốn XDCB tập trung, vốn ODA, vốn trái phiếu Chính phủ, vốn huy động đóng góp…) thì phân công cho cán bộ trực tiếp quản lý dự án nào sẽ tiếp nhận hồ sơ và thực hiện kiểm soát thanh toán đối với dự án đó mà không phân biệt kiểm soát chi riêng theo từng loại nguồn.
Quy trình kiểm soát chi có thể tóm tắt theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 4.2: Quy trình giao dịch một c a đối với kiểm soát các khoản chi CTMT có t nh chất đầu tư XDCB
Ghi chú: Hướng đi của hồ sơ, chứng từ kiểm soát chi Hướng đi của chứng từ thanh toán
Giải thích tóm tắt các bước thực hiện trong quy trình:
Thủ quỹ Chủ Đầu tư Thanh toán viên 1 Cán bộ KSC Giám đốc 3 Trưởng phòng KSC 2 Kế toán viên Kế toán trưởng 9a 9b v 10 12 Đối tượng thụ hưởng 9a 11 6 5 4 8 7
(2). Cán bộ kiểm soát chi tiếp nhận, kiểm tra, xử lý hồ sơ, chứng từ và kiểm soát các điều kiện chi theo quy định. Tùy thuộc vào đề nghị tạm ứng hay thanh toán; thanh toán nhiều lần, lần đầu hay lần cuối… để chọn hình thức thanh toán trước, kiểm soát sau hoặc kiểm soát trước, thanh toán sau. Nếu hồ sơ, chứng từ đảm bảo đủ điều kiện chi thì lập tờ trình cùng với hồ sơ, chứng từ trình trưởng phòng (bộ phận) Kiểm soát chi.
(3). Trưởng phòng (bộ phận) kiểm soát chi kiểm tra hồ sơ, chứng từ, ký tờ trình và hồ sơ, chứng từ liên quan để trình Lãnh đạo KBNN phụ trách kiểm soát chi.
(4). Lãnh đạo KBNN phụ trách kiểm soát chi xem xét, ký duyệt tờ trình và hồ sơ, chứng từ. Sau đó chuyển trả hồ sơ cho cán bộ kiểm soát chi.
(5). Cán bộ kiểm soát chi chuyển chứng từ thanh toán cho phòng (bộ phận) Kế toán, bao gồm: Giấy đề nghị tạm ứng (thanh toán) vốn đầu tư, Giấy rút vốn đầu tư, Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư (nếu có).
(6). Kế toán viên kiểm tra chứng từ (tính hợp lệ, hợp pháp…), hạch toán trên máy, sau đó trình kế toán trưởng.
(7). Kế toán trưởng kiểm soát và ký chứng từ (trên giấy, trên máy), sau đó trình lãnh đạo KBNN phụ trách kế toán xem xét, ký chứng từ thanh toán.
(8). Lãnh đạo KBNN phụ trách kế toán ký chứng từ thanh toán và chuyển trả cho phòng (bộ phận) Kế toán.
(9). Phòng (bộ phận) Kế toán làm thủ tục chuyển tiền cho đối tượng thụ hưởng (nếu chuyển khoản), thu 2% thuế VAT (nếu phải thu), hoặc chuyển chứng từ sang bộ phận Kho quỹ (nếu lĩnh tiền mặt).
(10). Thủ quỹ chi tiền cho chủ đầu tư.
(11). Cán bộ kế toán trả lại liên chứng từ thanh toán cho bộ phận kiểm soát chi lưu và trả cho chủ đầu tư.
(12). Cán bộ kiểm soát chi trả lại hồ sơ, chứng từ cho chủ đầu tư.
Như vậy, kiểm soát chi theo 2 quy trình (sơ đồ 4.1 và 4.2) trên đây ta thấy vai trò trung tâm thực hiện là cán bộ kiểm soát chi. Mặc dù trong quy trình trải qua nhiều bước thực hiện, nhưng cán bộ kiểm soát chi đóng vai trò “khâu nối” giữa các bước công việc, giữa các bộ phận, cá nhân; đồng thời, là người chịu trách nhiệm chính từ việc hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ chứng từ, đến xử lý giải quyết và trả kết quả cuối cùng. Ở đây thể hiện sự vận dụng linh
hoạt việc tổ chức công tác kiểm soát chi cho phù hợp với yêu cầu, đặc điểm hoạt động nghiệp vụ của Kho bạc, mà không áp dụng dập khuôn theo nguyên mẫu “một cửa” là tách bạch giữa cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả với cán bộ kiểm soát, thanh toán .
Cùng với việc rà soát, xây dựng quy trình luân chuyển hồ sơ (từ việc tiếp nhận, luân chuyển hồ sơ, xử lý, trình ký và trả kết quả…) một cách khoa học, hợp lý; phân loại công việc (công việc giải quyết ngay trong ngày không phải ghi giấy hẹn, công việc phải ghi giấy hẹn), còn phải quy định thống nhất thời hạn giải quyết của từng loại công việc. Trên cơ sở đó, phân công bố trí cán bộ, đặc biệt là cán bộ kiểm soát chi cho phù hợp. Bên cạnh đó, phải tổ chức tốt việc phối hợp công tác giữa các bộ phận nghiệp vụ và cán bộ có liên quan, quy định rõ ràng mối quan hệ và trách nhiệm của từng phòng (bộ phận) Kiểm soát chi, Kế toán, Kho quỹ trong việc tiếp nhận, kiểm soát và luân chuyển hồ sơ, chứng từ đảm bảo sự đồng bộ, nhịp nhàng, thông thoáng.
Mặt khác, do tính chất phức tạp của nguồn vốn Chương trình MTQG, nên trong tổ chức kiểm soát chi cần phải đặc biệt lưu ý đến những chương trình, dự án được bố trí cả chi thường xuyên và chi đầu tư XDCB; hoặc được lồng ghép nhiều nguồn vốn; hoặc được phân cấp thực hiện chi ở cả 3 cấp: tỉnh, huyện, xã. Đối với những chương trình, dự án loại này cần phân công cụ thể trách nhiệm chính trong kiểm soát chi thuộc nhiệm vụ của phòng (bộ phận) Kế toán hay Kiểm soát chi; quy định rõ cách thức phối hợp trong việc theo dõi nguồn vốn, quản lý hồ sơ dự án, theo dõi, báo cáo... như thế nào? Đồng thời, thực hiện phân cấp nhiệm vụ kiểm soát chi cho KBNN huyện phù hợp với phân cấp quản lý CTMT của địa phương. Đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ giữa Kho bạc tỉnh và Kho bạc huyện; giữa cơ quan Kho bạc và cơ quan Tài chính cấp tỉnh, huyện trong việc phân bổ dự toán trên TABMIS, kiểm soát chi... Và dù phân công, phân cấp như thế nào cũng phải luôn đảm
bảo nguyên tắc: Khách hàng được giao dịch ở Kho bạc nào thuận tiện nhất và mỗi khách hàng khi đến Kho bạc chỉ phải giao dịch, làm việc với một đầu mối là cán bộ chuyên trách (kế toán, kiểm soát chi) mà không phải liên hệ với nhiều bộ phận.
Quy trình kiểm soát chi như trên cũng rất phù hợp với quy trình vận hành của hệ thống TABMIS là phân công lãnh đạo ký chứng từ theo luồng nhân viên. Lãnh đạo có thể quản lý được nhân viên trong việc xử lý giải quyết công việc, chấp hành chế độ, quy trình; đồng thời nắm bắt nhanh được tiến độ giải ngân các CTMT, dự án. Mặt khác, việc phân công, bố trí cán bộ sẽ tạo ra sự chuyên sâu, chuyên môn hoá cao trong công tác kiểm soát chi; giúp cho cán bộ kiểm soát chi theo dõi được đầy đủ tình hình sử dụng vốn của các chương trình, dự án do mình quản lý, kịp thời cung cấp số liệu cấp phát, thanh toán cho các cơ quan quản lý theo yêu cầu.
Ngoài ra, cần định kỳ (một hoặc hai năm) thực hiện luân phiên, chuyển đổi công việc giữa các kế toán viên, cán bộ kiểm soát chi, nhằm đào tạo đội ngũ cán bộ “đều tay”, giỏi một việc biết nhiều việc; tránh được tình trạng cán bộ quen việc nên hay làm theo lối mòn, không chịu khó học tập, cập nhật văn bản, chế độ mới; đặc biệt là ngăn ngừa tình trạng “quen người quen việc” dễ lợi dụng những kẽ hở trong cơ chế quản lý để vi phạm, gây sách nhiễu, tiêu cực…
4.2.1.2. Thực hiện công khai, minh bạch trong công tác kiểm soát chi
Niêm yết công khai các quy định về hồ sơ, thủ tục, quy trình kiểm soát chi, thời hạn giải quyết công việc; tăng cường hướng dẫn, giải thích cho khách hàng hiểu và thực hiện đúng các quy định. Đồng thời, việc niêm yết công khai các quy định cũng là cơ sở để khách hàng phản hồi và giám sát trở lại quá trình thực hiện nhiệm vụ kiểm soát chi của cán bộ công chức, giúp cho cơ quan Kho bạc tháo gỡ kịp thời những khó khăn, vướng mắc và chấn chỉnh những sai phạm nếu có .
4.2.2. Hoàn thiện quy trình kiểm soát chi CTMT trong điều kiện vận hành TABMIS và triển khai thực hiện cam kết chi TABMIS và triển khai thực hiện cam kết chi
Hệ thống thông tin quản lý Ngân sách và Kho bạc (TABMIS) đến nay đã được triển khai và vận hành ổn định tại tất cả các đơn vị Kho bạc và cơ quan Tài chính trên toàn quốc. Với mục tiêu chung của TABMIS là “Hiện đại hoá công tác quản lý NSNN từ khâu lập kế hoạch, thực hiện ngân sách, báo cáo ngân sách, chuẩn hoá các quy trình ngân sách và kho bạc; nâng cao tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính công; đảm bảo an ninh tài chính trong quá trình phát triển và hội nhập của quốc gia”, việc triển khai TABMIS thực sự là bước cải cách đột phá và hiện đại hóa đồng bộ, tổng thể trong công tác quản lý ngân sách từ trung ương đến cấp huyện, thể hiện ở mô hình quản lý tích hợp, tập trung toàn quốc, tiến đến sự thống nhất về cơ chế và quy trình quản lý giữa các cấp, sự minh bạch trong phân định vai trò, trách nhiệm tại các quy trình quản lý ngân sách và kho bạc.
Để thực hiện đầy đủ các chức năng của TABMIS và từng bước thực hiện kế toán dồn tích; hỗ trợ lập ngân sách trung hạn của cơ quan Tài chính các cấp và các bộ, ngành, địa phương; tăng cường kiểm soát chi tiêu NSNN của các đơn vị sử dụng ngân sách và các chủ đầu tư, ban quản lý dự án, góp phần ngăn chặn nợ đọng trong thanh toán, thì cần thiết phải thực hiện quản lý, kiểm soát cam kết chi NSNN qua KBNN.
Quản lý cam kết chi là việc KBNN thực hiện giữ lại một phần hoặc toàn bộ dự toán ngân sách (đối với chi thường xuyên) hoặc kế hoạch vốn (đối với chi