5. Kết cấu của đề tài
4.2.2. Hoàn thiện quy trình kiểm soát chi CTMT trong điều kiện
TABMIS và triển khai thực hiện cam kết chi
Hệ thống thông tin quản lý Ngân sách và Kho bạc (TABMIS) đến nay đã được triển khai và vận hành ổn định tại tất cả các đơn vị Kho bạc và cơ quan Tài chính trên toàn quốc. Với mục tiêu chung của TABMIS là “Hiện đại hoá công tác quản lý NSNN từ khâu lập kế hoạch, thực hiện ngân sách, báo cáo ngân sách, chuẩn hoá các quy trình ngân sách và kho bạc; nâng cao tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính công; đảm bảo an ninh tài chính trong quá trình phát triển và hội nhập của quốc gia”, việc triển khai TABMIS thực sự là bước cải cách đột phá và hiện đại hóa đồng bộ, tổng thể trong công tác quản lý ngân sách từ trung ương đến cấp huyện, thể hiện ở mô hình quản lý tích hợp, tập trung toàn quốc, tiến đến sự thống nhất về cơ chế và quy trình quản lý giữa các cấp, sự minh bạch trong phân định vai trò, trách nhiệm tại các quy trình quản lý ngân sách và kho bạc.
Để thực hiện đầy đủ các chức năng của TABMIS và từng bước thực hiện kế toán dồn tích; hỗ trợ lập ngân sách trung hạn của cơ quan Tài chính các cấp và các bộ, ngành, địa phương; tăng cường kiểm soát chi tiêu NSNN của các đơn vị sử dụng ngân sách và các chủ đầu tư, ban quản lý dự án, góp phần ngăn chặn nợ đọng trong thanh toán, thì cần thiết phải thực hiện quản lý, kiểm soát cam kết chi NSNN qua KBNN.
Quản lý cam kết chi là việc KBNN thực hiện giữ lại một phần hoặc toàn bộ dự toán ngân sách (đối với chi thường xuyên) hoặc kế hoạch vốn (đối với chi đầu tư XDCB) để đảm bảo cho việc thực hiện hợp đồng đã được đơn vị ký kết.
* Đối với cam kết chi thường xuyên:
Cam kết chi thường xuyên: Là việc các đơn vị dự toán cam kết sử dụng dự
toán chi ngân sách thường xuyên được giao hàng năm (có thể một phần hoặc toàn bộ dự toán được giao trong năm) để thanh toán cho hợp đồng đã được ký giữa đơn vị dự toán với nhà cung cấp. Giá trị của khoản cam kết chi là:
+ Đối với hợp đồng được thực hiện trong 1 năm ngân sách (hợp đồng chỉ sử dụng kinh phí của một năm ngân sách): Là số tiền được nêu trong hợp đồng.
+ Đối với hợp đồng được thực hiện trong nhiều năm ngân sách (hợp đồng sử dụng kinh phí của nhiều năm ngân sách): Là số tiền dự kiến bố trí cho hợp đồng đó trong năm, đảm bảo trong phạm vi dự toán năm được duyệt và giá trị còn được phép cam kết chi của hợp đồng đó.
Quy trình kiểm soát cam kết chi có thể tóm tắt qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 4.3:Quy trình kiểm soát CKC thường uyên
Ghi chú: Hướng đi của hồ sơ, tài liệu cam kết chi
Hướng đi của hồ sơ cam kết chi trả lại
Giải thích tóm tắt quy trình:
(1). Khách hàng gửi hồ sơ, tài liệu đề nghị cam kết chi.
(2), Cán bộ kiểm soát chi tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ, tài liệu cam kết chi, nếu đảm bảo đủ điều kiện thì nhập vào phân hệ TABMIS (PO); sau đó trình kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) phê duyệt.
(3). Kế toán trưởng kiểm tra và phê duyệt cam kết chi; trường hợp không đảm bảo các yêu cầu quy định, thì từ chối phê duyệt cam kết chi.
(4). Thông báo từ chối phê duyệt cam kết chi: Tại bước (2) của quy trình này nếu phát hiện thấy đề nghị cam kết chi của khách hàng không đảm bảo các điều kiện quy định hoặc khi nhận được thông báo từ chối phê duyệt cam kết chi của kế toán trưởng, cán bộ kế toán lập và trình lãnh đạo đơn vị KBNN ký thông báo lý do từ chối phê duyệt cam kết chi.
(5). Trường hợp cam kết chi được phê duyệt: Cán bộ kế toán ghi số cam kết chi đã được phê duyệt, ghi nhận trên TABMIS vào Giấy đề nghị cam kết chi NSNN và trả lại cho đơn vị dự toán.
- Trường hợp cam kết chi không đủ điều kiên để phê duyệt: Sau khi lãnh đạo đơn vị KBNN ký thông báo lý do từ chối phê duyệt cam kết chi, cán bộ kế toán gửi thông báo cho đơn vị dự toán. Khách hàng Cán bộ kiểm soát chi Kế toán trưởng Lãnh đạo đơn vị KBNN 1 2 5 3 4
Khi thực hiện cam kết chi, công việc kiểm soát chi thường xuyên của KBNN sẽ phát sinh thêm các nội dung mới. Đó là:
- Kiểm soát đối chiếu cam kết chi so với dự toán, đảm bảo khoản đề nghị cam kết chi không được vượt dự toán CTMT còn được phép sử dụng.
- Kiểm tra tính pháp lý của hợp đồng mua bán hàng hóa dịch vụ, đảm bảo phù hợp với nhiệm vụ, dự toán được giao của CTMT đó và đảm bảo sự phù hợp giữa hợp đồng và cam kết chi.
- Kiểm tra, đối chiếu đề nghị cam kết chi (hoặc điều chỉnh cam kết chi) của đơn vị đảm bảo đầy đủ các thông tin theo mẫu quy định, đảm bảo tính pháp lý, gửi đúng thời hạn…
Theo đó, quy trình kiểm soát chi khi thực hiện cam kết chi sẽ có những thay đổi, minh họa qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 4.4: Quy trình kiểm soát chi thường uyên
Ghi chú: Hướng đi của hồ sơ, chứng từ cam kết chi Hướng đi của hồ sơ, chứng từ kiểm soát chi Hướng đi của chứng từ thanh toán
Giải th ch: Các bước từ C1 đến C4 thực hiện như ở sơ đồ 4.3 và phải thực hiện trước. Các bước từ (1) đến (7) thực hiện như ở sơ đồ 4.1
Khách hàng Cán bộ KSC
Kế toán trưởng
Thủ quỹ Thanh toán
viên Giám đốc Đối tượng thụ hưởng 1 2 6 3 7 5a 5b 4 5a C3 C4 C1 C 2
* Đối với cam kết chi đầu tư:
Cam kết chi đầu tư: Là việc các chủ đầu tư cam kết sử dụng dự toán chi
ngân sách đầu tư được giao hàng năm (có thể một phần hoặc toàn bộ dự toán được giao trong năm) để thanh toán cho hợp đồng đã được ký giữa chủ đầu tư với nhà cung cấp. Giá trị của khoản cam kết chi đầu tư bằng số kinh phí dự kiến bố trí cho hợp đồng trong năm, đảm bảo trong phạm vi dự toán năm được duyệt và giá trị hợp đồng còn được phép cam kết chi.
Quy trình kiểm soát cam kết chi có thể tóm tắt qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 4.5: Quy trình kiểm soát CKC đầu tư
Ghi chú: Hướng đi của hồ sơ, tài liệu cam kết chi
Hướng đi của hồ sơ cam kết chi trả lại
Giải thích tóm tắt quy trình:
* Quy trình 1: Đối với hợp đồng
(1). Khách hàng gửi hợp đồng khung cho cán bộ kiểm soát chi.
(2). Cán bộ kiểm soát chi tiếp nhận, kiểm tra, đảm bảo có đầy đủ thông tin và nhập vào TABMIS (PO), sau đó chuyển phụ trách phòng (bộ phận) Kiểm soát chi để phê duyệt việc quản lý hợp đồng trên TABMIS.
(3). Phụ trách phòng (bộ phận) Kiểm soát chi kiểm tra và phê duyệt việc quản lý hợp đồng trên TABMIS; nếu không đảm bảo yêu cầu quy định thì từ chối phê duyệt.
(4). Thông báo từ chối phê duyệt: Tại bước (2) của quy trình này, nếu phát hiện hợp đồng không đảm bảo các yêu cầu, hoặc khi nhận được thông báo từ chối phê duyệt việc quản lý hợp đồng trên TABMIS của phụ trách phòng (bộ phận) Kiểm soát chi, cán bộ kiểm soát chi lập và trình lãnh đạo đơn vị ký thông báo lý do từ chối chấp thuận việc quản lý hợp đồng trên TABMIS.
(5). Trường hợp hợp đồng khung đủ điều kiện phê duyệt quản lý: Cán bộ kiểm soát chi
Khách hàng Cán bộ KSC Trưởng phòng KSC 1 2 5 3 4 Lãnh đạo đơn vị KBNN
lập thông báo mã số hợp đồng đã được phê duyệt và ghi nhận trên TABMIS gửi chủ đầu tư. - Trường hợp hợp đồng khung không đủ điều kiện phê duyệt quản lý: Sau khi lãnh đạo đơn vị KBNN ký thông báo bằng văn bản về lý do từ chối chấp thuận việc quản lý hợp đồng trên TABMIS, cán bộ kiểm soát chi gửi văn bản cho chủ đầu tư.
* Quy trình 2: Đối với các đề nghị cam kết chi
Sau khi hợp đồng khung của khách hàng gửi đến KBNN được phê duyệt quản lý trên chương trình TABMIS. Khi có nhu cầu cam kết chi, khách hàng lập Giấy đề nghị cam kết chi NSNN gửi đến KBNN. Quy trình kiểm soát đề nghị cam kết chi cũng thực hiện các bước tương tự như ở quy trình 1 (đối với hợp đồng) trên đây.
Khi thực hiện cam kết chi, công việc kiểm soát chi đầu tư XDCB của KBNN sẽ phát sinh thêm các nội dung mới. Đó là:
- Kiểm soát, đối chiếu đảm bảo khoản đề nghị cam kết chi không được vượt quá kế hoạch vốn năm đã giao cho dự án và giá trị hợp đồng còn được phép cam kết chi.
- Kiểm tra, đối chiếu đề nghị cam kết chi (hoặc điều chỉnh cam kết chi) của đơn vị đảm bảo đầy đủ các thông tin theo mẫu quy định, đảm bảo tính pháp lý, gửi đúng thời hạn…
Đồng thời, quy trình kiểm soát chi khi thực hiện cam kết chi sẽ có những thay đổi, minh họa qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 4.6: Quy trình kiểm soát chi đầu tư
Chủ Đầu tư 1 Cán bộ KSC Giám đốc 3 Trưởng phòng KSC 2 Kế toán viên Kế toán trưởng 12 11 C1 C2 C3 C4 5 6 8 7 4
Ghi chú: Hướng đi của hồ sơ, chứng từ cam kết chi Hướng đi của hồ sơ, chứng từ kiểm soát chi Hướng đi của chứng từ thanh toán
Giải th ch: Các bước từ C1 đến C4 thực hiện như ở sơ đồ 4.4 và phải thực hiện trước Các bước từ (1) đến (12) thực hiện như ở sơ đồ 4.2
Như vậy, khi thực hiện quản lý cam kết chi sẽ liên quan đến nhiều vấn đề về kỹ thuật nghiệp vụ và sẽ có một số thay đổi trong quy trình kiểm soát chi. Cụ thể:
- Thứ nhất: Đối với các khoản chi có giá trị đủ lớn theo quy định (100
triệu trở lên đối với chi thường xuyên, 500 triệu trở lên đối với chi đầu tư XDCB), bên cạnh việc kiểm soát đảm bảo các khoản chi đó có đủ điều kiện chi, đúng nguyên tắc và hình thức thanh toán theo quy định của Luật NSNN và các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành, còn phải kết hợp với việc kiểm soát các nguyên tắc, điều kiện thực hiện và yêu cầu quản lý cam kết chi.
- Thứ hai: Các bước trong quy trình kiểm soát cam kết chi và kiểm soát
thanh toán có sự gắn kết chặt chẽ với nhau. Cam kết chi là một khâu kiểm soát và dành dự toán trước khi thực hiện thanh toán, cam kết chi chỉ được thực hiện khi số tiền cam kết chi không vượt quá số dư dự toán tại cùng một thời điểm, vì vậy kiểm soát dự toán sẽ là điều kiện để trích cam kết chi. Đồng thời, số tiền đề nghị thanh toán không được lớn hơn số tiền còn lại chưa được thanh toán của khoản cam kết chi đó (chi tiết theo từng nội dung cam kết chi), do đó kiểm soát cam kết chi sẽ là điều kiện để thực hiện thanh toán…
tạp của công tác kiểm soát chi và khối lượng công việc của cán bộ kiểm soát chi tăng lên rất nhiều.
- Thứ tư: Thực hiện quản lý cam kết chi trên TABMIS sẽ liên quan đến
người sử dụng (cán bộ kiểm soát chi) và luồng phê duyệt trên phân hệ quản lý cam kết chi (PO). Vì vậy, phân công công việc và phân luồng phê duyệt quản lý cam kết chi phải thống nhất và phù hợp với phân công nhiệm vụ kiểm soát thanh toán và phân luồng ký chứng từ thanh toán để đảm bảo thực hiện quy trình kiểm soát chi một cách thông thoáng, hiệu quả.
- Thứ năm: Đối với các công trình, dự án thuộc CTMT mà hợp đồng có
nhiều nguồn vốn (cả chi thường xuyên và chi đầu tư), cần đặc biệt lưu ý trong phân công quản lý cam kết chi để đảm bảo tính thống nhất và giảm thủ tục phiền hà cho khách hàng. Theo đó, phòng (bộ phận) nào quản lý hồ sơ dự án (trong đó có hợp đồng lập chung tổng số tiền của các nguồn vốn) thì phòng (bộ phận) đó quản lý và nhập cam kết chi, dữ liệu cam kết chi trên TABMIS sẽ phục vụ chung cho các phòng (bộ phận) khác khi thực hiện kiểm soát chi mà không yêu cầu khách hàng phải lập cam kết chi nhiều lần.
- Thứ sáu: Dù kiểm soát cam kết chi làm thay đổi quy trình nghiệp vụ
và tác nghiệp cụ thể của cán bộ, nhưng trong tổ chức thực hiện công tác kiểm soát chi vẫn phải luôn đảm bảo nguyên tắc nhất quán: khách hàng khi đến Kho bạc chỉ phải giao dịch, làm việc với một đầu mối là cán bộ chuyên trách mà không phải liên hệ với nhiều bộ phận.
4.2.3. S dụng các phần mềm tin học để hỗ trợ việc t ch luỹ số liệu, nâng cao hiệu quả của c ng tác lập báo cáo, cung cấp th ng tin kịp thời, chính ác cho quá trình quản lý
Trong quản lý các chương trình dự án, việc tổng hợp số liệu báo cáo, trên cơ sở đó phân tích đánh giá hiệu quả sử dụng vốn, hiệu quả chương trình
dự án và cao hơn nữa là lượng hóa được tác động của mỗi chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước đối với xã hội là rất quan trọng. Đối với quản lý các Chương trình MTQG thì yêu cầu đó càng cần thiết hơn bao giờ hết.
Tuy nhiên, với những hạn chế (như đã đánh giá ở phần thực trạng) như: số chi CTMT chỉ được quyết toán theo năm, chưa có sự tích lũy theo giai đoạn hoặc tổng hợp từ khi Chương trình bắt đầu đến khi kết thúc, nhiều Chương trình chưa có mã theo dõi nên khó tổng hợp được số chi hoặc tổng hợp không chính xác… thì việc cung cấp thông tin, báo cáo chưa đáp ứng được yêu cầu và hiệu quả công tác kiểm soát chi chưa thực sự được nâng cao. Việc triển khai TABMIS đã mở ra nhiều cơ hội giúp chúng ta có thể tận dụng tối đa dữ liệu chi tiết mà TABMIS có thể cung cấp và phát triển các phần mềm tiện ích nhằm khai thác kho dữ liệu đó phục vụ cho công tác tổng hợp số liệu báo cáo được đầy đủ, chính xác, đáp ứng yều cầu cung cấp thông tin của các cơ quan quản lý. Bởi TABMIS quản lý dữ liệu tích hợp, tập trung thống nhất, cơ sở dữ liệu chi tiết, hệ thống báo cáo chuẩn cho phép khai thác đa chiều…, rất thuận lợi khi kiểm tra, tập hợp báo cáo bằng các công cụ tùy chỉnh, nhất là công cụ rất phổ biến, dễ sử dụng như bảng tính Excel.
Tuy nhiên, riêng các báo cáo phục vụ quản lý Chương trình MTQG của TABMIS vẫn còn hạn chế nhất định: thời gian khai thác báo cáo còn phụ thuộc vào năng lực máy chủ, hạ tầng truyền thông và các điều kiện kỹ thuật theo yêu cầu của TABMIS, thông thường chỉ thực hiện được ngoài giờ làm việc, tốc độ hoàn thành yêu cầu tạo báo cáo không kịp thời… Mặt khác, TABMIS là chương trình thiết kế theo mô hình dữ liệu tập trung tại trung ương, do vậy khi có sự cố xảy ra về máy chủ, đường truyền… thì việc giao dịch, khai thác báo cáo sẽ tạm thời bị gián đoạn. Bên cạnh đó, việc khai thác số liệu báo cáo CTMT trên hệ thống TABMIS chỉ thực hiện riêng biệt từng năm, không có số liệu lũy kế của nhiều năm, số liệu còn lấy cả các khoản chi chuyển giao chi tiết CTMT làm tạo ra hư số…, do đó các báo cáo phục vụ cho
các cơ quan Hội đồng Nhân dân, Ủy ban Nhân dân, thanh tra, kiểm toán… với yêu cầu tổng hợp theo những tiêu thức riêng, không trùng lắp… thường phải thực hiện thủ công.
Qua thực tế sử dụng các phần mềm hỗ trợ, chúng tôi nhận thấy chương trình “Khai thác dữ liệu TABMIS - KTDLTAB” do KBNN Sơn Trà - Đà Nẵng đã tổng hợp, tận dụng được dữ liệu sẵn có từ 3 báo cáo chuẩn của TABMIS: TABMIS_cân đối chi tiết; Tổng hợp các giao dịch trong bảng và Bảng dự toán ROFA Summary (công cụ tạo Báo cáo tài chính) để kết xuất ra báo cáo mà TABMIS chưa cung cấp hoặc đã có nhưng phải tổng hợp từ nhiều