CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ Ở VIỆT NAM
2.2. Thực trạng triển khai, sử dụng, quản lý hóa đơn điện tử ở Việt Nam
2.2.2. Thực trạng quản lý hóa đơn điện tử của Cơ quan Thuế
Cơ quan quản lý Thuế quản lý HĐ điện tử theo hai hình thức: cho phép DN sử dụng HĐ điện tử có mã xác thực của CQT và HĐ điện tử không có mã xác thực của CQT. CQT quy định các đối tượng sử dụng hóa đơn có mã xác thực của CQT tại Điều 12, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP quy định về HĐ điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Mô hình quản lý HĐ điện tử của CQT được mô tả như hình sau:
người mua, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế”. (Điều 3- NĐ 119/2018/NĐ-CP)
+ Đối với các đối tượng nằm trong nhóm các DN phải dùng HĐ điện tử có mã của CQT thì sử dụng phần mềm xuất HĐ điện tử miễn phí của Tổng cục Thuế, hoặc thông quan các nhà TVAN (X) do Tổng cục Thuế ủy quyền và chỉ định. Toàn bộ dữ liệu về thông tin hóa đơn khi lập sẽ chuyển đến Trung tâm hệ thống HĐ điện tử của Tổng cục Thuế để tiến hành xác nhận hóa đơn. Số lượng DN được phép sử dụng phần mềm xuất hóa đơn miễn phí của Tổng cục Thuế khá hạn chế (qua TVAN của Tổng cục Thuế), chỉ áp dụng với các hộ cá nhân nhỏ, hộ cá thể kinh doanh sử dụng POS và các DN chính sách được Tổng cục Thuế chấp thuận sử dụng.
Các DN được đánh giá là rủi ro về thuế, các hộ cá nhân kinh doanh lớn, và các DN tổ chức khác nằm trong diện DN dùng HĐ điện tử có mã xác thực của CQT sẽ sử dụng phần mềm xuất HĐ điện tử của các nhà TVAN (X) được Tổng cục Thuế chỉ định, phải trả phí sử dụng. Các nhà TVAN (X) này hỗ trợ tổng cục Thuế tiếp nhận và cấp mã xác thực, sau cùng thì dữ liệu hóa đơn đều được chuyển về Trung tâm dữ liệu HĐ điện tử của Tổng cục Thuế để lưu trữ và rà soát đánh giá rủi ro Người nộp thuế.
Để DN phát hành thành công hoá đơn điện tử, DN phải có chữ ký số còn giá trị sử dụng đã đăng ký với CQT và thiết bị có kết nối mạng. Các bước DN cần thực hiện như sau:
- DN truy cập vào phần mềm “Xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế” (VAN) qua trình duyệt trên website, sử dụng chứng thư số của DN để đăng ký truy cập sử dụng tại trang web này.
Trong thời gian 03 ngày, DN sẽ được CQT gửi thư điện tử thông báo đã xét duyệt yêu cầu tham gia sử dụng. DN sẽ được cấp tài khoản để đăng nhập vào phần mềm và được phép sử dụng phần mềm phục vụ hoạt động lập hóa đơn. Nếu DN không nhận được chấp nhận yêu cầu sử dụng, CQT sẽ gửi thông báo cho DN nêu rõ lý do chưa được chấp nhận.
DN đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản được cấp để thực hiện lập, ký, duyệt hóa đơn trên phần mềm “Xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế”.
Hình 2.2. Mô hình hệ thống hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế
Xát thực hóa đơn
ERPi Accounting
(Nguồn: Công ty TNHH Hệ thống thông tin FPT)
Ky duyệt hóa đơn Quản trị, cấu hĩnh
TraoloiTT T-VAW Impôrt/Ễxpũrt file DL hóa đơn
Hệ thống thiết bỉ xác
thực hỏa đơn tại DN
Quan lý hóa đơn Ký duyệt hóa lơn Quản lý thông tin NNT Báo cáo,thõng kê Quản trị,cấu hình Nh⅛n DL hỡa đơn Hệ thổng thiết bĩ xác thực hóa đơn tại
+ HĐ điện tử không có mã xác thực của CQT:
“Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế”. (Điều 3- Nghị định số 119/2018/NĐ-CP)
Đồng thời, Tổng cục Thuế cũng xây dựng trang tra cứu dữ liệu thông tin hóa đơn để tất cả chủ thể trong nền kinh tế có thể tra cứu tính hợp lệ, hợp pháp của từng hóa đơn.
Hình thức truyền dữ liệu thông tin HĐ điện tử trực tiếp phù hợp với các DN lớn, có năng lực tài chính, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin và năng lực quản lý của nhân viên đủ mạnh, vì hình thức này để triển khai tốn nhiều chi phí khởi tạo và đảm bảo DN có đường truyền mạng ổn định, năng lực quản lý tốt.
Mô hình triển khai sử dụng HĐ điện tử không có mã xác thực của CQT của DN truyền nhận dữ liệu trực tiếp tới CQT như sau:
Hình 2.3. Mô hình hệ thống hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan Thuế
(Nguồn: Công ty TNHH Hệ thống thông tin FPT)
DN lựa chọn nhà cung cấp giải pháp HĐ điện tử, ký hợp đồng xây dựng phần mềm xuất HĐ điện tử, sử dụng cơ sở hạ tầng thông tin kỹ thuật của DN để lưu trữ dữ liệu. Tích hợp hệ thống HĐ điện tử với các hệ thống khác: hệ thống bán hàng (máy tính tiền), phần mềm bán hàng, phần mềm hệ thống kế toán, hệ thống tin nhắn,... Dữ liệu thông tin của HĐ điện tử được truyền trực tiếp từ DN cho trung tâm HĐ điện tử của Tổng cục Thuế mà không thông qua nhà VAN trung gian khác. Hệ thống HĐ điện tử nhận dữ liệu từ các phần mềm bán hàng, kế toán được tích
HĐ điện tử không có mã của
CQT HĐ điện tử có mã của CQT
hợp thực hiện xuất hóa đơn, truyền dữ liệu thông tin hóa đơn lên CQT, đồng thời hệ thống gửi thư điện tử cho khách hàng (người mua) nội dung hóa đơn thể hiện giao dịch mua bán. Khách hàng (người mua) thực hiện tra cứu tính chính xác của hóa đơn bằng cách truy cập vào website của Tổng cục Thuế.
Với các DN quy mô nhỏ và vừa sẽ thực hiện truyền dữ liệu thông qua các TVAN (Y) - nhà cung cấp giải pháp HĐ điện tử. Dữ liệu HĐ điện tử được tạo lập sẽ được lưu trữ trên hệ thống máy chủ của các nhà TVAN (Y), sau đó TVAN (Y) chịu trách nhiệm truyền dữ liệu lên Trung tâm cơ sở dữ liệu của Tổng cục Thuế. Hiện nay, khi xu hướng chuyển đổi HĐ điện tử diễn ra mạnh mẽ, các nhà cung cấp phần mềm kế toán đã nhanh chóng phát triển thêm phần mềm HĐ điện tử. Cho phép doanh nghiêp đăng ký, xuất hóa đơn dễ dàng trên trình duyệt web, tích hợp với các phần mềm quản trị kế toán mà DN đang sử dụng giúp cho việc lập hóa đơn càng thêm dễ dàng. Tổng cục Thuế chính thức công bố 26 đơn vị đủ điều kiện cung cấp phần mềm xuất HĐ điện tử, được CQT lựa chọn tham gia vào triển khai trên cả nước. Giúp cho các DN, hộ kinh doanh lựa chọn nhà cung cấp an toàn, hiệu quả.
Để triển khai sử dụng HĐ điện tử không có mã của CQT, DN cần làm các thủ tục như sau:
Bước 1: DN lựa chọn nhà cung cấp giải pháp HĐ điện tử
Bước 2: Gửi hồ sơ thông báo phát hành sử dụng HĐ điện tử tới CQT quản lí trực tiếp, hồ sơ bao gồm:
-Quyết định sử dụng theo thông tư 32/2011/TT-BTC
-Mau thông báo phát hành HĐ điện tử theo thông tư 32/2011/TT-BTC (mẫu TB01/ AC)
-Hóa đơn mẫu, bản hóa đơn mẫu chuyển đổi in màu (Một số CQT yêu cầu mẫu 01- Nghị định số 119/2018/NĐ-CP).
DN gửi hồ sơ online tại trang http ://thuedientu.gdt.gov.vn. Đồng thời DN nộp một bản cứng tại CQT quản lý.
Sau 2 ngày kể từ sau ngày gửi hồ sơ thông báo phát hành, nếu không có phản hồi của CQT, DN được phép xuất hóa đơn cho người mua. Thực hiện tra cứu thông tin hóa đơn được phát hành tại trang web: http:// tracuuhoadon.gdt.gov.vn.
97% DN đã có chữ ký số để kê khai và nộp thuế qua mạng. DN sử dụng chữ ký số đang ký thuế để ký duyệt HĐ điện tử.
Để triển khai HĐ điện tử cần có sự phối hợp thật đồng bộ với nhà cung cấp chứng thực điện tử, chữ ký số và phát triển cổng thông tin thanh toán điện tử.
- Điểm khác biệt giữa HĐ điện tử có mã của CQT với HĐ điện tử không có mã
của CQT.
Bảng 2.1. So sánh hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế với hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan thuế
Đối tượng
Tất cả DN nào đáp ứng các điều kiện về việc sử dụng HĐ điện tử, tự chịu trách nhiệm toàn bộ với hóa đơn do DN tạo lập.
+ Các DN mới thành lập, chưa có đủ điều kiện để sử dụng HĐ điện tử tự lập. + Các DN bị đánh giá rủi ro cao về thuế.
(DN được quy định tại Khoản
3, Điều 6, Thông tư
68/2019/TT-BTC)
Điều kiện áp dụng
DN đang hoạt động có đủ điều kiện để tự lập HĐ điện tử, đáp ứng được hạ tầng và hệ thống dịch vụ, có chữ ký số, thường xuyên giao dịch với Ngân hàng và CQT
DN đang hoạt động có mã của CQT, chữ ký số và đảm bảo đường truyền internet.
Cách sử dụng DN tự lập và lưu trữ hóa đơn, cung cấp với CQT khi có yêu cầu.
DN lập hóa đơn, ký số chuyển đến CQT để lấy mã xác thực và gửi cho khách hàng.
HĐ điện tử không có mã của CQT HĐ điện tử có mã của CQT Ưu điểm DN chủ động lập hóa đơn, đảm bảo phát hành nhanh, hạn chế tình trạng nghẽn mạng của Tổng cục thuế.
DN không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng HĐ điện tử.
Nhược điểm
DN phải tự lưu trữ, bảo quản dữ liệu và tiến hành nộp báo cáo khi nhận được yêu cầu của CQT.
DN phải phụ thuộc vào đường truyền của CQT để xác thực trước khi gửi cho khách hàng. - Ưu điểm và nhược điểm của hai hình thức.
Bảng 2.2. Ưu điểm và nhược điểm của hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
STT Nghiệp vụ HĐ điện tử có mã của CQT HĐ điện tử không có mã của CQT 1
Điều chỉnh hóa đơn Nghị định 119/2018/NĐ-CP không còn nghiệp
vụ điều chỉnh hóa đơn. Thay bằng hủy hóa đơn cũ và lập hóa đơn thay thế
2
Hủy hóa đơn, lập hóa đơn mới không quy định
văn bản thỏa thuận. Gửi
+ Hóa đơn chưa gửi người mua
+ Hóa đơn sai sót do
Hóa đơn sai sót do CQT phát hiện và yêu cầu DN kiểm tra
(Nguồn: Người thực hiện tự tổng hợp) Quy trình sử dụng HĐ điện tử
Bước 1: Thông báo phát hành HĐ điện tử như các bước đã đề cập ở phần trên Bước 2: Ket nối dữ liệu với phần mềm kế toán, phần mềm bán hang...
Bước 3: -Lập HĐ điện tử -Thực hiện ký số. - Lưu trữ hóa đơn
- Gửi dữ liệu hóa đơn tới khách hàng
Đối với các hóa đơn có mã của CQT trước khi gửi cho khách hàng phải gửi trước cho CQT để được cấp mã xác thực cho hóa đơn rồi sau đó mới chuyển dữ liệu tới người mua.
Bước 4: Khách hàng nhận HĐ điện tử qua địa chỉ email, website, ứng dụng nhận HĐ điện tử .
Bước 5: Báo cáo tình hình sử dụng HĐ điện tử
41
Đối với các DN sử dụng HĐ điện tử có mã của CQT sẽ không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng HĐ điện tử hàng kỳ.
*Một số quy định đáng lưu ý:
- Thứ nhất, quy định về việc ngừng sử dụng HĐ điện tử
Ngừng sử dụng HĐ điện tử với các DN, hộ kinh doanh sử dụng HĐ điện tử sai quy định, phục vụ các hành vi mua bán hàng giả, buôn lậu, lập hóa đơn khống chiếm đoạt tài sản .. .và đối với các DN tạm ngừng hoạt động kinh doanh
- Thứ hai, quy định ngày lập và ngày ký trên HĐ điện tử.
HĐ điện tử hợp pháp là có ngày lập hóa đơn và ngày ký trùng nhau.
Xong thực tế phát sinh rất nhiều trường hợp có ngày lập và ngày ký khác nhau, nhiều cục, chi cục Thuế đã có công văn hướng dẫn DN về vấn đề này, đối với hóa đơn có ngày lập và ngày ký khác nhau thì căn cứ vào ngày lập để thực hiện kê khai nộp các nghĩa vụ Thuế.
- Thứ ba, quy định về xử lý hóa đơn sai sót
+ Nghiệp vụ điều chỉnh (từ Nghị định 119/2018/NĐ-CP sẽ không còn nghiệp vụ này)
+ Nghiệp vụ thay thế + Nghiệp vụ hủy hóa đơn
STT Nghiệp vụ
HĐ điện tử có mã của CQT
HĐ điện tử không có mã của CQT
thông báo hủy đến CQT CQT phát hiện và yêu
cầu DN kiểm tra
3
Hủy hóa đơn, lập hóa đơn mới yêu cầu có văn bản thỏa thuận. Gửi thông báo hủy đến CQT
Nếu hóa đơn đã gửi người mua và do sai sót của người bán
Nếu hóa đơn đã gửi người mua (không phân biệt sai sót do sai sót của người bán hay người mua)
(Nguồn: Người thực hiện tự tổng hợp)
Quy chế xử phạt
Bộ tài chính có quy định xử phạt rõ ràng đối với những trường hợp vi phạm về HĐ điện tử.
Căn cứ theo Điểm a, Khoản 1, Điều 6 Thông tư 10/2014/TT-BTC: “Tự in
hóa đơn, khởi tạo HĐĐT không đủ một trong các nội dung bắt buộc như ký hiệu
hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số hóa đơn sẽ bị phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng.”
“Trường hợp tự in hóa đơn, khởi tạo HĐ điện tử đảm bảo đúng các nội dung
quy định bắt buộc như trên nhưng thiếu hoặc sai các nội dung khác (trừ các trường hợp hóa đơn không nhất thiết phải có đủ các nội dung theo hướng dẫn của Bộ Tài chính) thì:
- Phạt cảnh cáo nếu nội dung thiếu hoặc sai trên hóa đơn đã được khắc phục và vẫn đảm bảo phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế phát sinh, không ảnh hưởng đến số thuế phải nộp.
- Phạt tiền ở mức tối thiểu của khung hình phạt là 2.000.000 đồng nếu nội dung thiếu hoặc sai trên hóa đơn không được khắc phục nhưng đảm bảo phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng nếu nội dung thiếu hoặc sai trên hóa đơn ảnh hưởng đến số thuế phải nộp.” Căn cứ theo Điểm b, Khoản 1, Điều 6 Thông tư 10/2014/TT-BTC.
“Tự in hóa đơn hoặc khởi tạo HĐ điện tử khi không đủ các điều kiện quy định hoặc Cung cấp phần mềm tự in hóa đơn không đảm bảo nguyên tắc theo quy định hoặc hóa đơn khi in ra không đáp ứng đủ nội dung quy định sẽ bị phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng.”
“Đối với hành vi tự in hóa đơn giả (trừ trường hợp do lỗi khách quan của phần mềm tự in hóa đơn) và hành vi khởi tạo HĐ điện tử giả sẽ bị phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng.” Căn cứ theo Điểm a Khoản 2 Điều 6.
Các quy định xử phạt liên quan đến sử dụng HĐ điện tử vẫn chỉ là lồng ghép trong quy định xử phạt về vi phạm hóa đơn. Cần thiết phải có chế tài xử phạt tách bạch, rõ ràng, mang tính răn đe nhằm thúc đẩy quá trình triển khai và giúp cho các đối tượng áp dụng tuân thủ nghiêm chỉnh quy định HĐ điện tử nói riêng và Luật Thuế nói chung.
Hiện tại ở Việt Nam, Cơ quan quản lý vẫn chưa có các quy định thưởng khuyến khích các DN thực hiện sớm, hoàn tất việc triển khai HĐ điện tử.
2.2.3. Thực trạng triển khai sử dụng hóa đơn điện tử ở các doanh nghiệp Việt Nam
Nền kinh tế Việt Nam chuyển mình không ngừng, quá trình chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, HĐ điện tử trở thành một xu hướng tất yếu, không thể thiếu.
Cục trưởng cục Thuế Hà Nội phát biểu: “Một trong những thiệt thòi lớn nhất của tổ chức kinh doanh và doanh nghiệp khi vẫn cố sử dụng hóa đơn giấy thay vì áp dụng hóa đơn điện tử, chính là sự tụt hậu so với thời đại. Doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc giao dịch hóa đơn, bảo quản hóa đơn cũng như việc nộp Thuế.”