- Căn cứ nhu cầu của hai bên.
PHIẾU THU Ngày 29.tháng 10.năm
3.3. Giải pháp hoàn thiện
Xuất phát từ những ưu điểm và tồn tại trong việc tổ chức kế toán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH TM Sơn Thanh Phong cho thấy yêu cầu hoàn thiện là hết sức quan trọng và cần thiết. Việc hoàn thiện cần phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Tuân thủ chính sách, chế độ tài chính, kế toán hiện hành: Là một nguyên tắc cơ bản nhằm tạo ra sự thống nhất về chế độ kế toán trong toàn bộ nên kinh tế quốc dân, đảm bảo cho các quy định về thể lệ, chế độ kế toán được thực hiện một cách đầy đủ, đúng đắn. Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tông trọng chế độ tài chính, tôn trọng chế độ kế toán. Nhà nước phải dựa trên cơ sở tôn trọng chế độ tài chính, tôn trọng chế độ kế toán. Nhà nước xây dựng và ban hành một chế độ kế toán thống nhất phù hợp với cơ chế quản lý kinh tế tài chính. Việc tổ chức công tác kế toán ở các đơn vị kinh tế được phép vận dụng, sửa đổi nhưng trong khuôn khổ nhất định phải tôn trọng nguyên tắc chung, tôn trọng cơ chế.
- Nguyên tắc phù hợp: Hoàn thiện trên cơ sở phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp có một đặc điểm riêng về tổ chức hoạt động kinh doanh cũng như yêu cầu về quản lý. Các doanh nghiệp phải biết vận dụng chế độ kế toán một cách sáng tạo cho phù hợp với đặc điểm riêng của mình. Vì vậy, ý kiến đưa ra phải phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp và phải tôn trọng chế độ, cơ chế.
- Nguyên tắc kế thừa: Hoàn thiện trên cơ sở biết tận dụng, kế thừa nhữung cái đã có, những kinh nghiệm của các doanh nghiệp khác. Đồng thời phải biết phát huy tính sáng tạo cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp mình.
- Nguyên tắc tiết kiệm có hiệu quả: Tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán nghiệp vụ bán hàng nói riêng phải quán triệt nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả, bởi vì mục đích kinh doanh của doanh nghiệp là đem lại hiệu quả kinh tế với chi phí ít nhất. Người ta không thể hoàn thiện một phương án nào đó với bất kể giá nào mà không tính đến khả thi và hiệu quả của nó. Vì vậy, việc hoàn thiện các nội dung của kế toán bán hàng cần phải quán triệt nguyên tắc này.
Qua tình hình thực tế ở công ty, ta thấy được những vấn đề còn tồn tại ở công ty, đối chiếu với chế độ kế toán hiện hành và kiến thức đã học em có một vài ý kiến nhỏ để góp phần hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty.
Một là: Về chứng từ
Lập chứng từ ban đầu là khâu đầu tiên rất quan trọng trong quá trình thực hiện hạch toán bán hàng chứng từ ban đầu là căn cứ để vào sổ kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nếu trên chứng từ ban đầu không phản ánh đầy đủ nội dung thông tin kinh tế cần truyền đạt thì sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp đến việc ra quyết định của ban lãnh đạo điều hành hoạt động kinh doanh. Do vậy, việc lập chứng từ đòi hỏi phải thực hiện trên cơ sở đảm bảo các yêu cầu có tính nguyên tắc sau: Chứng từ phải đảm bảo tính chất pháp lý (được ghi chép đầy đủ, rõ ràng, kịp thời và đúng với sự thực hiện nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phải có đầy đủ chữ ký của những người có trách nhiệm liên quan đến nghiệp vụ). Chứng từ phải đảm bảo tính chất thông tin đáp ứng yêu cầu quản lý của công ty theo cơ chế thị trường tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi chép sổ kế toán.
Do hạn chế trong việc lập chứng từ như đã nêu ở trên, kế toán doanh nghiệp cần khắc phục tình trạng này bằng cách thực hiện hạch toán ban đầu theo những quy định của chế độ kế toán, kế toán phải ghi chép đầy đủ các thông tin trên chứng từ ban đầu. Khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán cần phải phản ánh ngay trên chứng từ có liên quan, tránh tình trạng lập chứng từ muộn hơn một hay vài ngày.
Hai là: Về sổ sách kế toán chi tiết doanh nghiệp đang sử dụng
Hạch toán chi tiết quá trình bán hàng được thực hiện qua việc mở các sổ chi tiết theo dõi tình hình bán hàng (về doanh thu, công nợ…) là khâu rất quan trọng trong công tác kế toán bán hàng. Số liệu tổng hợp của các sổ chi tiết không chỉ được dùng để đối chiếu kiểm tra cuối tháng mà còn làm căn cứ để ghi sổ tổng hợp, lập báo cáo tài chính. Hạch toán chi tiết cho phép theo dõi phản ánh chi tiết từng nghiệp vụ, từng đối tượng hạch toán cụ thể. Chính vì vậy, phải mở đầy đủ theo từng nội dung kinh tế cụ thể sổ chi tiết doanh nghiệp có thể vận
dụng theo mẫu của Bộ Tài Chính ban hành, cũng có thể lập theo điều kiện phù hợp của đơn vị. Tuy nhiên việc lập sổ phải tuân theo những nguyên tắc cơ bản của kế toán, quy định của chế độ (Về TK sử dụng có quan hệ đối ứng kế toán nội dung của các cột được trình bày trên sổ), cụ thể:
+ Sổ chi tiết 131 phải lập dựa trên các chứng từ gốc để phản ánh tính chính xác, trung thực của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đồng thời cho phép doanh nghiệp theo dõi được chính xác các khoản công nợ phải thu của khách hàng để kế toán doanh nghiệp có thể lập sổ chi tiết thanh toán với người mua theo mẫu hướng dẫn trong chế độ kế toán của Bộ Tài Chính. Sổ này được dùng để theo dõi việc thanh toán với người mua theo từng đối tượng, từng thời hạn thanh toán. Mẫu“Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán)” được trình bày ở phụ lục 57 (biểu số 2.50)
+ Sổ chi tiết theo dõi doanh thu: Doanh thu doanh nghiệp cần quy định một mẫu sổ thống nhất theo dõi chi tiết cho từng loại hàng hóa. Nên sử dụng “Sổ chi tiết bán hàng” được lập theo mẫu số 17-DNN của Bộ tài chính. Sổ này được mở theo từng loại hàng hoá đã bán được khách hàng thanh toán tiền ngay hay chấp nhận sẽ thanh toán. Sổ này giúp cho việc tiêu thụ tốt trong quý. Từ đó lãnh đạo doanh nghiệp có hướng phát triển mới.Mẫu “Sổ chi tiết bán hàng” được trình bày ở phụ lục 57 (biểu số 2.51)
+ Đối với việc xác định kết quả kinh doanh
Trong nền kinh tế thị trường đầy cạnh tranh không doanh nghiệp nào chỉ kinh doanh một loại hàng hoá duy nhất mà xu thế hiện nay là kinh doanh nhiều mặt hàng, đầu tư vào nhiều lĩnh vực khác nhau nhằm mục đích san sẻ rủi ro. Tuy nhiên, dù kinh doanh ở lĩnh vực nào thì các nhà quản lý đều cần phải biết được hiệu quả làm ăn của từng lĩnh vực, từng mặt hàng sản phẩm kinh doanh trên cơ sở đó có biện pháp quản lý kịp thời. Do vậy, nhiệm vụ của kế toán cũng phải đáp ứng được nhu cầu quản lý đó, tức là trong công tác hạch toán thì kế toán phải hạch toán được kết quả kinh doanh chi tiết của từng mặt hàng, từng lĩnh vực đầu tư phục vụ tốt cho công tác quản lý doanh nghiệp.
Doanh nghiệp nên mở sổ “Sổ chi tiết xác định kết quả bán hàng” để xác định lợi nhuận đối với từng loại hàng hoá mà doanh nghiệp kinh doanh để phục vụ công tác quản lý tốt hơn. Nhằm xem xét loại hàng nào có lợi nhuận cao, loại hàng nào có lợi nhuận thấp để có những chính sách phù hợp nhằm làm tăng lợi nhuận của hoạt động kinh doanh thương mại.
Ngoài ra, việc mở sổ chi tiết doanh thu nhân viên - mặt hàng còn là một cách để nhân viên bán hàng có hiệu quả hơn, phát huy hết được khả năng của nhân viên, cải thiện được một phần nào đó lượng hàng bán ra, mạng lại lợi nhuận cho doanh nghiệp. Mẫu “Sổ tổng hợp doanh thu theo nhân viên bán hàng- mặt hàng” được trình bày ở phụ lục 58 (biểu số 2.52).
Ba là: Về tài khoản sử dụng:
Công ty tiến hành kinh doanh nhiều loại hàng hoá, cần phải theo dõi riêng biệt từng loại vì vậy công ty nên sử dụng các tài khoản chi tiết của tài khoản 156 để tiện cho việc theo dõi về tình hình hàng hoá trên các báo cáo, sổ sách.
Bốn là: Đối với vấn đề kế toán tồn kho
Một số hàng hoá mà công ty kinh doanh có đặc tính là thời hạn sử dụng không dài, phải được bảo quản trong điều kiện thích hợp vì vậy hàng hoá rất dễ bị giảm giá trị, giảm chất lượng gây thiệt hại về tài chính cho công ty. Do vậy, công nên có hướng bảo quản tốt hơn. Hơn nữa, việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm bù đắp các khoản thiệt hại thực tế xảy ra do hàng hoá tồn kho bị giảm giá là việc cần thiết.
Năm là: Đối với các khoản chi phí
- Chi phí thu mua: Công ty nên sử dụng tài khoản 1562 để theo dõi riêng chi phí thu mua phát sinh đối với mỗi lô hàng trong kỳ kế toán. Không nên chuyển chi phí thu mua này vào chi phí bán hàng trong kỳ khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng từ các nhà máy. Đồng thời, Công ty nên có phương pháp phân bổ lại cho phù hợp. Tiêu chuẩn phân bổ có thể là: Số lượng, trọng lượng, trị giá mua thực tế của hàng hoá.
- Chi phí thu mua phân bổ cho hàng
xuất bán =
Chi phí thu mua phân bổ cho hàng
còn đầu kỳ
+
Chi phí thu mua phát sinh trong kỳ x Trị giá hàng hoá bán Trị giá mua hàng còn đầu kỳ + Trị giá mua hàng nhập trong kỳ
- Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: Các loại chi phí này cũng phải được phân bổ cho hàng hoá bán ra trong kỳ và số hàng hoá tồn kho cuối kỳ theo các tiêu chuẩn phân bổ như trị giá thực tế của hàng hoá xuất kho.
Sáu là: Trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi
Doanh thu bán buôn theo hợp đồng kinh tế của công ty hiện nay là khá lớn trong tổng doanh thu và số này thường được thanh toán sau. Do đó, dư Nợ trên TK 131 là rất lớn. Mặc dù công ty không có nợ khó đòi, song về nguyên tắc thận trọng thì công ty cũng nên lập dự phòng khoản này do vẫn có khách hàng chưa thanh toán theo đúng hợp đồng đã ký. TK sử dụng là TK 139 “Dự phòng phải thu khó đòi”.
Bảy là:Các chính sách kinh tế nhằm nâng cao lợi nhuận
Lợi nhuận giữ vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp vì trong điều kiện hạch toán kinh doanh theo cơ chế thị trường, doanh nghiệp có tồn tại và phát triển được hay không thì điều quyết định là doanh nghiệp có tạo ra được lợi nhuận hay không. Do đó, lợi nhuận được coi là đòn bẩy kinh tế quan trọng đồng thời là một chỉ tiêu cơ bản để đánh giá hiệu quả kinh doanh. Để tạo được nhiều lợi nhuận thì doanh nghiệp phải bán được nhiều hàng, vì vậy doanh nghiệp cần phải tăng cường các biện pháp kinh tế tài chính như giảm giá hàng bán, chiết khấu bán hàng cho khách hàng mua nhiều hoặc khách hàng thanh toán tiền sớm, mở rộng mạng lưới bán hàng…
Tám là: Vấn đề tin học trong công tác kế toán tại đơn vị
Hiện nay, doanh nghiệp cũng đã trang bị hệ thống máy tính trong phòng kế toán nhưng chưa được sử dụng triệt để. Máy tính được sử dụng trong phòng kế toán doanh nghiệp chỉ để mục đích tính toán thông thường mà chưa sử dụng kế toán máy vào công tác kế toán. Lãnh đạo công ty nên đầu tư những phần
mềm kế toán chuyên dụng cho phòng kế toán. Vì hàng hoá kinh doanh của doanh nghiệp rất đa dạng, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, khối lượng công tác kế toán rất lớn. Việc lập, luân chuyển và ghi chép sổ sách kế toán là riêng biệt, tốn nhiều thời gian, số liệu qua nhiều khâu sẽ mất đi tính chính xác và kịp thời. Nếu áp dụng tin học trong công tác kế toán sẽ giảm bớt được công sức của các kế toán viên cho việc ghi chép, tính toán trên hệ thống sổ sách đồng thời nâng cao hiệu quả và tính chính xác của công tác kế toán. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần tổ chức các lớp bồi dưỡng, đào tạo nghiệp vụ bán hàng cho đội ngũ nhân viên bán hàng của công ty, để họ có thể có những hiểu biết thông thường về các hàng hoá mà công ty kinh doanh để có thể giới thiệu, hướng dẫn cho khách hàng những đặc điểm trong quá trình mua bán cũng như sử dụng. Đặc biệt, giúp cho họ có những cách chào hàng đặc biệt để thu hút thêm nhiều khách hàng. Thay đổi chính sách bán hàng với tình hình hiện tại của công ty, và cũng là để thu hút thêm nhiều khách hàng mới.