b) Tổ chức báo cáo kế toán
2.2.1.1.Đặc điểm về hàng hàng hoá kinh doanh và yêu cầu quản lý hàng hoá tại doanh nghiệp TNHH TM Sơn Thanh Phong
hoá tại doanh nghiệp TNHH TM Sơn Thanh Phong
* Đặc điểm về hàng hoá kinh doanh
Với cơ chế kinh tế thị trường luôn thay đổi, nền kinh tế thế giới biến động không ngừng. Để có thể thích ứng được nền kinh tế thị trường thay đổi như vậy thì doanh nghiệp đã thường xuyên phải thay đổi những loại mặt hàng mới để có thể đáp ứng được thị hiếu ngày càng đa dạng của khách hàng. Đặc điểm kinh
doanh là phục vụ cho việc đi lại, đó là xe máy các hãng Honda, Suzuki, SYM; ô tô của hãng Chevrolet. Các loại hàng hoá này mang đặc tính là luôn thay đổi về mẫu mã, chủng loại cũng như chất lượng. Vì vậy, doanh nghiệp đã chọn lựa cho mình những chiến lược sản phẩm, chiến lược kinh doanh phù hợp với xu hướng tiêu dùng hiện tại. Mang lại những bước tiến tốt đẹp cho đơn vị mình trên thương trường.
Các loại xe hiện tại công ty đang kinh koanh: • Xe của hãng Honda:
- Xe ga: Lead, Air Blade 125, Air Blade FI Magnet, SH 150cc, SH 125cc, Vision, PCX, Click…
- Xe số: Wave RSX, Wave RS, Wave S, Wave α, Future, Super Dream… • Xe hãng SYM:
- Xe ga: Shark 170, Shark 125, Shark 125 FI, Passing FI, Joyride, Elizabeth FI, Elizabeth, Victoria, Passing…
- Xe số: Angela, EZ, ElegantS… • Xe hãng Suzuki:
- Xe ga: Hayate 125 SS, Hayate 125 SS FI, Hayate 125 SS FI Special, Hayate 125, Ua 125 – T, Skydrive 125…
- Xe số: Axelo 125, X – Bike 125, Revo 110…
• Xe ôtô: Xe của hãng Chevrolet như: Cruze, Captiva, Orlando, Spark… * Yêu cầu về quản lý hàng hoá
Quản lý hàng hoá là tổ chức thực hiện những công việc từ khâu mua hàng → khâu ghi sổ hàng → khâu dự trữ hàng → khâu sắp xếp hàng → khâu kiểm tra hàng → khâu đặt mua hàng.
Công ty Sơn Thanh Phong đã thực hiện quản lý hàng hoá dựa trên các tiêu chuẩn tự đặt ra cho đơn vị mình thông qua các tiêu chí như:
+ Kho hàng hoá cao, rộng để có thể sắp xếp xe dễ dàng và có khoảng cách phù hợp giữa các xe tránh được tình trạng va chạm làm trầy chớt xe; ngoài ra kho còn phải khô ráo, thoáng mát, xa các nguồn hoá chất, xa nơi dễ cháy nổ, xa cường điện cao thế, có quạt thông gió đảm bảo thoát mùi khí thải khi vận hành định kì xe trong quá trình bảo quản.
+ Kho hàng có mái che, tường bao quanh đảm bảo yêu cầu kỹ thuật theo quy định.
+ Kho có hệ thống điện, chiếu sáng phục vụ công tác bảo quản, bảo vệ. + Có hệ thống phòng, cứu hoả đảm bảo như:
Kho được trang bị đầy đủ các phương tiện, thiết bị phòng, chữa cháy, nổ và chống sét; có cầu thang thoát hiểm và có phương án tổ chức công tác phòng chống cháy nổ theo quy định hiện hành. (Để chữa cháy và không làm tổn hại đến xe thì khu vực cửa hàng xe thường sử dụng loại bình khí hoặc bình bột).
Đối với khâu bảo quản liên quan đến dầu mỡ, nhiên liệu tuyệt đối cách ly nguồn lửa hoặc các nguồn dễ phát sinh ra lửa. Thường xuyên kiểm tra độ ổn định trên giá kê của ô tô, xe máy.
+ Tại các cửa hàng (hay kho hàng) luôn có nhân viên trực đêm để trong coi hàng hoá.
- Về sổ sách ghi chép:
+ Mỗi lô hàng nhập kho được lập một thẻ kho trong đó ghi rõ số lượng; chủng loại; nguồn gốc và ngày tháng năm nhập kho.
+ Thẻ kho đảm bảo đúng các quy định về chế độ kế toán, thống kê và được cập nhật đầy đủ các biến động số lượng ô tô, xe máy khi xuất - nhập.
- Về hàng hoá:
+ Số lượng, chủng loại xe đúng với số lượng chủng loại trong sổ theo dõi của công ty, chất lượng xe phải tốt đúng như trong hợp đồng đã kí kết (như: xe không bị rò rỉ; các bu lông, đai ốc không bị thiếu hay bị rơi, xe không bị xước hoặc bị hỏng một số thiết bị khởi động xe v.v…)
+ Thường xuyên lau chùi để xe luôn được sáng bóng, sạch sẽ; thực hiện bảo dưỡng xe theo định kì.
+ Nhập những lô hàng đang được bán chạy.
+ Kiểm tra thường xuyên xem hàng có bị thất thoát hay không? Hàng hoá có bị hỏng hay không và đây là lỗi do nhân viên bộ phận nào quản lý?