b) Tổ chức báo cáo kế toán
2.2.1.2.Phương thức bán hàng của doanh nghiệp TNHH Sơn Thanh Phong
Sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường là một yếu tố thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp, bắt buộc các doanh nghiệp phải luôn luôn đổi mới các phương thức kinh doanh để thích ứng với thị trường. Tiêu thụ hàng hoá là một vấn đề quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp nói chung và đối với doanh nghiệp thương mại như doanh nghiệp TNHH TM Sơn Thanh Phong nói riêng. Một trong những cách thức nhằm nâng cao doanh thu, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp đó là doanh nghiệp phải đa dạng hoá các phương thức bán hàng thu hút sự quan tâm, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người tiêu dùng. Hiện nay, doanh nghiệp đang áp dụng các phương thức bán hàng chủ yếu sau:
* Phương thức bán buôn qua kho:
Mặt hàng áp dụng hình thức kinh doanh này là xe máy và phụ tùng xe máy. Theo phương thức này, khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, căn cứ vào hợp đồng đã ký kết giữa doanh nghiệp và khách hàng, doanh nghiệp có thể thực hiện giao hàng đến nơi cho khách hàng hoặc khách hàng tự đến nhận hàng tại kho của doanh nghệp. Chứng từ bán hàng là hoá đơn GTGT do phòng kế toán lập thành 3 liên; liên 1 lưu tại quyển hoá đơn gốc, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 giao cho thủ kho dùng để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán làm căn cứ ghi sổ và làm thủ tục thanh toán. Phòng kế toán cũng phải lập phiếu xuất kho. Nếu việc bán hàng thu được tiền ngay thì liên 3 trong hoá đơn GTGT được dùng làm căn cứ để thu tiền hàng, kế toán và thủ quỹ dựa vào đó để viết phiếu thu và thủ quỹ nhận đủ tiền hàng. Khi đã kiểm tra đủ số tiền theo hoá đơn GTGT của kế toán bán hàng, thủ quỹ sẽ ký tên vào phiếu thu. Nếu khách hàng yêu cầu
cho 1 liên phiếu thu thì tuỳ theo yêu cầu kế toán sẽ viết 3 liên phiếu thu, sau đó xé 1 liên đóng dấu và giao cho khách hàng thể hiện việc thanh toán đã hoàn tất.
* Phương thức bán lẻ:
Phương thức này được áp dụng trong trường hợp bán trực tiếp đến tay người tiêu dùng với số lượng ít (các mặt hàng bán lẻ là: xe máy, phụ tùng xe máy, ô tô). Doanh nghiệp giao cho mỗi nhân viên bán hàng của mỗi cửa hàng một quyển sổ là “Sổ giao nhận hàng và thanh toán” để theo dõi việc bán hàng. Khi bán được hàng nhân viên bán hàng viết ngay hoá đơn GTGT sau đó ghi vào “Sổ giao nhận hàng và thanh toán”. Cuối ngày, sau khi kiểm hàng, căn cứ vào số lượng hàng bán ra và số tiền thu trong ngày, đối chiếu với số hàng hiện tồn tại cửa hàng, nhân viên bán hàng sẽ lập báo cáo bán hàng, báo cáo thu tiền nộp về cho phòng kế toán, phòng kế toán sẽ tổng hợp số liệu, tiến hành viết phiếu thu và thủ quỹ là người trực tiếp nhận số tiền đó cho vào quỹ tiền mặt của công ty hoặc chuyển vào tài khoản của công ty tại ngân hàng đã đăng ký.
* Phương thức bán đại lý, ký gửi
Hàng hoá áp dụng phương thức này là các loại xe máy và phụ tùng xe máy của các hãng Honda, SYM, Suzuki, ô tô hãng Chevrolet. Doanh nghiệp nhận làm đại lý cho các hãng này với một số lượng hàng nhất định. Cuối tháng doanh nghiệp sẽ có thông báo về số lượng hàng bán được và số tiền thu được đem nộp lại cho phòng kế toán, phòng kế toán chịu trách nhiệm giao cho thủ quỹ của công ty, đồng thời khi đó kế toán viết phiếu thu và chuyển khoản cho các hãng này. Số hàng không bán được đến cuối năm, các cửa hàng sẽ tổng hợp cho phòng kế toán, kế toán sẽ kiểm kê, viết báo cáo và gửi cho các nhà phân phối số hàng bán được và số hàng còn lại chưa bán được cụ thể cho từng hãng một. Số hàng này có thể trả lại cho các nhà phân phối hoặc tiếp tục bán cho các nhà phân phối đó trong năm tới, tuỳ theo thoả thuận giữa 2 bên.
* Phương thức trả chậm, trả góp:
Khi bán lẻ các loại xe máy có giá trị lớn và ô tô mà khách hàng chưa có đủ tiền để thanh toán, thì doanh nghiệp vẫn bán hàng cho khách hàng với điều
kiện khách hàng phải trả trước một khoản tiền khoảng từ 20 – 70% giá trị chiếc xe cần mua; số tiền còn lại sẽ do các ngân hàng, công ty tài chính giải ngân cho công ty sau khi khách hàng ký kết hợp đồng vay tiền với các công ty tài chính, ngân hàng đó. Và khách hàng có nhiệm vụ thanh toán số tiền vay cho các công ty tài chính, ngân hàng. Định kỳ khách hàng sẽ thanh toán một khoản tiền cho bên cho vay trong đó có cả gốc lẫn lãi vay được chia đều cho các tháng vay. Như vậy, trong một khoảng thời gian chỉ từ 15 – 20 phút làm việc với các nhân viên công ty tài chính hoặc nhân viên bên ngân hàng ngồi làm việc tại các quầy hàng của công ty Sơn Thanh Phong khách hàng sẽ được sở hữu chiếc xe ưng ý.
Thực tế, năm 2011 doanh nghiệp đã liên kết với ngân hàng và các quỹ tín dụng như: Công ty tài chính của Séc ( PPF), ngân hàng VPbank bên mảng bán xe trả chậm, trả góp; còn riêng với mặt hàng ô tô thì do các ngân hàng như: Ngân hàng Á – Châu, Ngân hàng Quân đội, Ngân hàng Sacombank, Ngân hàng Đầu tư và phát triển Thanh Hoá (BIVD – CN) đảm nhiệm. Tuỳ theo thoả thuận giữa công ty với các ngân hàng, công ty tài chính mà hàng năm hoặc hàng tháng doanh nghiệp được hưởng một khoản tiền hoa hồng trên mỗi hợp đồng khách hàng ký kết mua xe trả góp với ngân hàng hoặc công ty tài chính tại các cửa hàng của công ty Sơn Thanh Phong.