4.2.2.1 Giải pháp đối với quản lý sử dụng vốn cố định
Việc cơ cấu nguồn vốn cố định có vấn đề rất lớn khi tỷ trọng vốn cố định trong tài sản cố định rất nhỏ, trong khi chủ yếu là vốn nằm trong bất động sản đầu tư, đầu tư tài chính dài hạn và khoản mục tài sản dài khác.
Phá băng nguồn vốn đang bị ứ đọng trong các khoản mục ít hoặc không sinh lời:
Tổng công ty xây dựng Hà Nội – CTCP hiện đang có cơ cấu các khoản mục trong cơ cấu nguồn vốn cố định nói riêng thực sự có vấn đề rất lớn. Đặc biệt khi là một Tổng công ty xây dựng nhưng nguồn vốn cố định lại chủ yếu lại được sử dụng trong đầu tư tài chính dài hạn. Vì vậy, trước hết với mục tiêu quản lý sử dụng hiệu quả nguồn vốn cố định, đầu tiên Tổng công ty cần rà soát lại tất cả các khoản đầu tư công ty con, công ty liên doanh, liên kết và các đơn vị khác, cần đánh giá tiềm năng hoạt động và khả năng sinh lời của các đơn vị này trong bối cảnh ngành xây dựng đang ngày càng khó khăn bởi những yếu tố từ nền kinh tế cũng như sự cạnh tranh gay gắt của các đơn vị doanh nghiệp tư nhân. Trên cơ sở góc độ hiệu quả kinh tế, Hội đồng quản trị xem xét xác định được danh mục các công ty con, công ty liên kết, đơn vị thành viên thành 4 nhóm chính: Những đơn vị tiếp tục giữ lại phần vốn đã đầu tư; những đơn vị cần và có khả năng thoái vốn trong thời gian ngắn; những
đơn vị cần có thời gian để vực lại hoạt động, sau đó thoái vốn và những đơn vị không có khả năng thoái vốn, cũng không có khả năng hoạt động trở lại. Từ đó, thống nhất ra nghị quyết về phương án thoái vốn và xử lý tại các đơn vị này. Ban Tổng giám đốc dựa trên cơ sở nghị quyết của Hội đồng quản trị, tiến hành triển khai các phương án chào mời các nhà đầu tư, lên các kế hoạch thoái vốn đối với các doanh nghiệp có khả năng thoái được qua đó có thể mang lại nguồn tài chính để có thể đưa vào tái sản xuất kinh doanh những lĩnh vực, thế mạnh của Tổng công ty.. Đối với các đơn vịcần phải thoái vốn chưa hoạt động hiệu quả nhưng có tiềm năng để cải thiện, cần phải xem xét bổ nhiệm người đại diện phần vốn, có tâm có tầm để tiến hành đưa doanh nghiệp hoạt động tốt hơn, thực hiện các biện pháp hỗ trợ các doanh nghiệp này như bằng việc giao các gói thầu phụ của Tổng công ty; duy trì các biện pháp giám sát, thông tin kịp thời đối với tình hình hoạt động kinh doanh. Đối với các doanh nghiệp không có khả năng hoạt động trở lại, cần triển phương án xử lý khai tử, thanh lý các tài sản tại đây để hoàn thành các nghĩa vụ tài chính đối với nhà nước, với người lao động và các nhà cung cấp; xem xét quy trách nhiệm đối với người phụ trách đối với các doanh nghiệp này.
Chú trọng trọng công tác quản lý sử dụng tài sản cố định và bất động sản đầu tư
Đối với một doanh nghiệp xây dựng, việc đầu tư vào TSCĐ và BĐSĐT là một vấn đề thiết yếu và không thể tránh khỏi. Vì vậy trong quản lý vốn cố định, cần phải xác định quản lý sử dụng TSCĐ, BĐSĐT là một yếu tố trọng tâm, dựa vào đó để có thông tin xây dựng các phương án đầu tư TSCĐ, BĐSĐT một cách kịp thời và hợp lý.
Quản lý sử dụng TSCĐ, BĐSĐT là công tác nhằm bảo toàn vốn cố định và đảm bảo các tài sản này hoạt động hiệu quả, góp phần đem lại lợi nhuận kinh tế cho Tổng công ty trên cơ sở bảo toàn hình thái vật chất, đặc tính sử dụng, năng lực sản xuất ban đầu của chúng. Để làm được điều này, đòi hỏi trong quá trình sử dụng, khâu quản lý của Tổng công ty cần xây dựng một cơ chế thực hiện quản lý một cách chặt chẽ, không làm mất mát, quy chế sử dụng, bảo dưỡng được tuân thủ và thực
hiện đầy đủ nhằm duy trì và nâng cao hiệu quả hoạt động của TSCĐ, BĐSĐTkhông để xảy ra tình trạng hư hỏng trước thời hạn. Ngoài ra, các biện pháp triển khai nhằm nâng cao chất lượng quản lý TSCĐ, BĐSĐT như phải đánh giá đúng giá trị của TSCĐ, BĐSĐTlàm cơ sở để có thông tin chính xác về tình hình biến động của tài sản, để đưa ra các phương án điều chỉnh kịp thời đối với khoản mục giá trị TSCĐ, BĐSĐTđể tạo điều kiện tính đúng, tính đủ chi phí khấu hao, không để mất vốn cố định; lựa chọn các phương pháp khấu hao và xác định mức khấu hao phù hợp; chú trọng đổi mới trang thiết bị, phương pháp công nghệ sản xuất, thực hiện tốt chế độ bảo dưỡng, sửa chữa dự phòng TSCĐ, BĐSĐT.
Bên cạnh đó, Tổng công ty phải chủ động thực hiện các biện pháp phòng ngừa rủi ro trong kinh doanh để hạn chế tổn thất vốn cố định do các nguyên nhân khách quan như: mua bảo hiểm tài sản, lập quỹ dự phòng tài chính, trích trước chi phí dự phòng giảm giá các khoản đầu tư tài chính.
4.2.2.2 Giải pháp đối với quản lý sử dụng vốn lưu động
Triển khai hiệu quả đối với công tác quản lý công nợ
Trong tổng vốn lưu động, các khoản phải thu ngắn hạn chiếm tỷ trọng rất lớn, thậm chí năm 2018, tỷ trọng này đạt tới 71,24%. Điều này có thể thấy việc chiếm dụng vốn của Tổng công ty diễn ra rất nghiêm trọng, để giải quyết vấn đề này, tác giả kiến nghị một số biện pháp, phương án xử lý cụ thể như:
- Thứ nhất, cần có cơ chế về tài chính đốc thúc đối với những nhà thầu, các công ty con trong việc hoàn trả các khoản tạm ứng, vay từ Tổng công ty dưới dạng các khoản tạm ứng khối lượng. Yêu cầu các nhà thầu này phải đảm bảo tiến độ thi công cũng như các tiến độ làm hồ sơ, xuất hóa đơn để Tổng công ty có thể ghi nhận, chuyển các khoản này sang chi phí, giá vốn. Đồng thời, cần có các biện pháp cụ thể để hạn chế tình trạng này diễn ra như đánh giá năng lực tài chính của nhà thầu khi quyết định ký hợp đồng thi công, kiên quyết loại bỏ những nhà thầu năng lực tài chính yếu kém, không để tình trạng xin cho, vay mượn dựa trên tình cảm.
- Thứ hai, Tổng công ty cần hoàn thiện thêm chính sách bán chịu đối với khách hàng, quy định rõ tỷ lệ giá trị sản phẩm mà khách hàng phải trả trước (ví dụ
như yêu cầu khách hàng phải thanh toán trả trước bao nhiêu % giá trị của nhà), quy định thời hạn, phương thức thanh toán và các điều khoản hợp đồng một cách rõ ràng. Có các cơ chế mạnh tay, đảm bảo việc thu hồi các khoản phải thu này như thu hồi sản phẩm, bán các khoản nợ này cho các công ty thu nợ tài chính.
- Thứ ba, Tổng công ty có cơ chế chiết khấu đối với những khách hàng thanh toán sớm hơn so với thời hạn.
- Thứ tư, Tổng công ty cần lập danh sách, theo dõi, quản lý chặt chẽ các khoản phải thu ngắn hạn và lập kế hoạch cụ thể cho việc thu hồi các khoản phải thu này. Thực hiện chính sách thu tiền linh hoạt, mềm dẻo nhằm mục đích không làm mất thị trường nhưng vẫn thu hồi được các khoản nợ dây dưa khó đòi. Nếu tại thời điểm kết thúc thời hạn thanh toán mà khách hàng vẫn chưa trả tiền, công ty cần căn cứ vào tình hình cụ thể thực hiện các biện pháp phù hợp như: gọi điện, gửi thư nhắc nợ hoặc chuyển cho cơ quan chuyên trách để thu hồi; cử người đến gặp trực tiếp để làm việc. Trong trường hợp tất cả các biện pháp đều không hiệu quả thì cần ủy quyền cho người đại diện tiến hành các thủ tục pháp lý để nhờ cơ quan chức năng giải quyết.
Tăng cường quản lý đối với hàng tồn kho
Bên cạnh các khoản phải thu thì hàng tồn kho là một trong những khoản mục chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu vốn lưu động của Tổng công ty. Đây là một trong những đặc thù của các doanh nghiệp xây dựng khi mà hàng tồn kho chủ yếu là chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (có những thời điểm chiếm tới 99%). Trước tình hình đó, để giảm thiểu chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, Tổng công ty cần thực hiện một số biện pháp sau:
- Đầu tiên, Tổng công ty cần phải đảm bảo tiến độ triển khai các công trình còn đang tiến hành thi công dở dang trên cơ sở chú trọng đáp ứng các yêu cầu về nguồn lực. Cụ thể như, về nhân lực cần phải chú trọng sử dụng những công nhân có tay nghề cao và tay nghề trung bình, bố trí phù hợp về việc sử dụng nhân lực trong từng giai đoạn để đảm bảo phù hợp với nhu cầu của tiến độ. Phải đảm bảo về tiền lương và các chế độ đãi ngộ khác để có thể giữ chân được công nhân tại các công
trường, tránh tình trạng, có máy móc, có vật tư nhưng lại không có người để làm.Về việc sử dụng thiết bị, máy thi công cần phải chủ động sử dụng, khai thác một cách hiệu quả, tối đa nhất trong việc cơ giới hóa hoạt động sản xuất kinh doanh, hạn chế mức tối thiểu việc thi công bằng biện pháp thủ công. Về nguyên vật liệu và các chi phí khác, Tổng công ty cần xây dựng một kế hoạch tài chính phù hợp cho từng dự án, dòng tiền ra vào và đa dạng hóa các nhà cung cấp để đảm bảo cho việc cung ứng nguyên vật liệu được diễn ra liên tục, không bị ngắt quãng, tránh tình trạng việc thi công bị đình trệ.
- Thứ hai, Tổng công ty cần phải có cơ chế để đẩy mạnh công tác hồ sơ, quyết toán, đặc biệt là đối với các dự án đã hoàn thành nhưng chưa quyết toán, không để diễn ra tình trạng một số công trình đã hoàn thành, đưa vào sử dụng nhưng phải một thời gian rất dài sau mới có thể quyết toán, hoặc thậm chí là không thể quyết toán. Công tác hồ sơ là một điều kiện để Tổng công ty có thể ghi nhận, chuyển từ chi phí sản xuất kinh doanh dở dang sang thành giá vốn, vì vậy, cần có những chính sách khen thưởng, khuyến khích cũng như các chế tài xử lý khi tiến độ hồ sơ không được đảm bảo.
- Thứ ba, trong công tác quản lý, dự trữ và bảo quản nguyên vật liệu tại công trường phải được tiến hành cẩn thận hơn, đặc biệt khi Tổng công ty thực hiện cơ chế giao hàng tại chân công trường, tức không ghi nhận, theo dõi các khoản mục này riêng trên bảng cân đối mà các chi phí này được đưa luôn vào chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. Cần phải có các cơ chế tài chính thưởng, phạt để tránh tình trạng bị mất mát, hao hụt hoặc sử dụng vượt định mức, nguyên vật liệu đầu vào kém chất lượng. Ngoài ra, cần phải tổ chức thường xuyên kiểm tra, nắm tình hình về trạng thái nguyên vật liệu tại công trường, tránh tính trạng ùn ứ, nơi thì thiếu, nơi thì thừa…
Tiếp tục thực hiện các biện pháp trong quản lý vốn bằng tiền, đảm bảo khả năng thanh khoản, thanh toán trên cơ sở xây dựng kế hoạch lưu chuyển tiền tệ hợp lý
Đối với mỗi doanh nghiệp xây dựng nói chung, hay với Tổng công ty xây dựng Hà Nội nói chung. Trên thực tế, Tổng công ty đã tiến hành quản lý về vốn
bằng tiền bằng việc triển khai xây dựng các lưu chuyển tiền tệ đối với từng dự án, tuy nhiên, tại một số thời điểm Tổng công ty vẫn phải đối mặt với những khó khăn trong việc thanh khoản, đặc biệt khi những khoản doanh thu dự kiến chưa về kịp hoặc phát sinh các nhu cầu đối với tiền mặt bất thường. Mặc dù trong thời điểm rất ngắn, và Tổng công ty vẫn có thể đảm bảo khả năng thanh khoản, tuy nhiên vẫn phải nhìn nhận ra trong việc xác định nhu cầu về vốn bằng tiền vẫn còn những bất cập, cần phải cải thiện. Cụ thể, đối với mức dự trữ ngân quỹ, Tổng công ty cần xác định và quản lý chặt chẽ đối với các khoản thu tiền mặt; đảm bảo tiến độ thi công và tiến độ bàn giao để tránh trường hợp bị phát do vi phạm hợp đồng, thực hiện theo dõi sát đối với các khoản công nợ và các khoản nợ sắp đến hạn, đối với các dòng tiền về không đúng theo kế hoạch cần phải tìm hiểu nguyên nhân và tiến hành giải quyết, xử lý tận gốc theo quan điểm vướng mắc ở đâu, gỡ ở đó, trách nhiệm của ai thì người đó phải hoàn thành. Ngoài ra cần nâng cao hơn nữa năng lực của cán bộ, nhân viên, đặc biệt trong công tác xây dựng, lập kế hoạch lưu chuyển tiền tệ, để có thể kế hoạch lưu chuyển tiền tệ sát với thực tế nhất.