a) Quy trình luân chuyển hàng hóa
Quản trị hàng tồn kho của Công ty đảm bảo nguyên tắc hàng hóa được phân phối đến từng cửa hàng đảm bảo không bị thiếu hàng, đứt nguồn và dùng một nguồn hàng duy nhất do Công ty mẹ bán ra. Sản phẩm xăng dầu của công ty mẹ chia làm 02 nhóm hàng chính là sản phẩm thương mại và sản phẩm phối trộn qua hệ thống công nghệ.
- Sản phẩm xăng dầu thương mại
+ Mua hàng: nguồn hàng tại Petrolimex từ 02 nguồn chính. Thứ nhất là nhập khẩu xăng dầu trên thị trường thế giới từ một số quốc gia: Hàn Quốc, Malaysia, Singapore và Trung Quốc do lợi thế thuế nhập khẩu từ các hiệp định song phương đa phương của Việt Nam với các quốc gia trên. Thứ hai là mua trong nước tại 02 nhà máy lọc dầu của Việt Nam là Dung Quất (tại Quảng Ngãi) và Nghi Sơn (tại Thanh Hóa, từ tháng 6/2018)
+ Logistic: Hàng hóa sau khi ký hợp đồng nhập hàng được Petrolimex vận chuyển về hệ thống Kho của mình chủ yếu bằng đường thủy với 02 đội tàu chính là đội tàu biển và đội tàu sông. Về hệ thống kho được Petrolimex đầu tư dọc 9 tỉnh đầu mối có cảng nhập là Quảng Ninh, Hải Phòng, Nghệ An, Đà Nẵng, Khánh Hòa, Bình Định, TP. Hồ Chí Minh, Cần Thơ và Bà Rịa Vũng Tàu. Ngoài ra còn một số kho trong đất liền vận chuyển bằng tuyến ống tại 4 tỉnh phía bắc là Hải Dương, Hưng Yên, Hải Phòng, Tp. Hà Nội hay bằng đường sắt tại Lào Cai. Tổng dung tích chứa của hệ thống kho bể khoảng 2.245.000 m3 Cuối cùng, xăng dầu từ kho được vận chuyển tới gần các cửa hàng bằng hệ thống vận tải bộ với trọng tải thấp nhất là 8 m3 và cao nhất là 32 m3
+ Bán hàng: Petrolimex tổ chức bán hàng bán lẻ trực tiếp tại hệ thống gần 2.500 cửa hàng của mình và hơn 5.200 cửa hàng tổng đại lý, đại lý và nhượng
quyền thương mại trên tổng số cửa hàng toàn Việt Nam là 14.000. Ngoài ra, Petrolimex bán tạm nhập tái xuất cho 02 nước láng giềng là Lào và Campuchia.
- Đối với chức năng pha chế xăng E5
Từ 01/01/2017, Petrolimex bắt đầu kinh doanh mặt hàng xăng E5 tại 02 tỉnh lớn là Tp. Hà Nội và Tp. Hồ Chí Minh theo đề nghị thí điểm của Bộ Công thương. Và đến 01/10/2017 tổ chức bán trên toàn hệ thống theo yêu cầu bắt buộc của Chính phủ. Để đảm bảo nguồn cung (ngoài nhập khẩu và nhập trong nước), Petrolimex đầu tư hệ thống phối trộn tại 09 kho lớn với 02 hệ thống dây chuyền chính là pha chế intank (pha tại bồn) và pha chế inline (pha tại đường ống) với tỉ lệ pha chế trung bình 5% nhiên liệu sinh học (E100) và 95% nhiên liệu hóa thạch (xăng Ron 92)
b) Quản trị hàng tồn kho
Do yêu cầu thủ tục nhập – xuất hàng khác nhau giữa 02 nhóm khách nước ngoài và trong nước, công ty chia tách và theo dõi 02 nguồn hàng riêng biệt là hàng tái xuất và hàng nội địa. Trong đó, hàng nội địa chiếm tỉ trọng lớn trong tổng lượng bán hàng năm (hơn 90%). Việc quản trị từng nguồn hàng trong giai đoạn 2014 – 2018 được đề cập qua các chỉ tiêu “vòng quay hàng tồn kho” và “số ngày tồn kho bình quân” tại bảng 3.13 và bảng 3.14 như sau:
Bảng 3.13: Hệ số quản trị hàng tồn kho với hàng tái xuất
Đơn vị tính: tỉ đồng
Chỉ tiêu 2013 2014 2015 2016 2017 2018 Bình quân
1. Giá vốn hàng bán 10.288 7.282 6.389 8.547 10.034 2. Hàng tồn kho tái xuất 1.373 687 534 1.109 1.525 771
Vòng quay hàng tồn kho 10 12 8 6 9 9 Số ngày tồn kho bình quân 37 31 47 56 42 42
(Nguồn dữ liệu: Báo cáo tài chính của Công ty mẹ Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam các năm 2014, 2015, 2016, 2017, 2018 và một số chỉ tiêu tự tính toán)
Việc nhập – xuất hàng tái xuất tuân thủ theo thông lệ kinh doanh xăng dầu quốc tế và luật xuất, nhập khẩu Việt Nam. Theo đó, thời gian hàng tái xuất được lưu tại lãnh thổ Việt Nam tối đa 60 ngày và thời gian tồn trữ hàng hóa là 30 ngày. Căn cứ hợp đồng kinh doanh ký kết với đối tác, công ty bán hàng tồn kho và tiếp tục đặt mua hàng trên thị trường thế giới. Thời gian trung bình cho các lô hàng từ nước ngoài về từ 7 đến 10 ngày. Giai đoạn 2014 – 2018, công ty luôn duy trì thời gian tồn kho trên 30 ngày và trung bình trong 05 năm qua khoảng 42 ngày do giao dịch nhập/xuất hàng tái xuất gặp nhiều khó khăn. Một phần vì nguồn hàng từ nước ngoài nên sẽ mất thời gian giao dịch để đưa về Việt Nam; cũng như, từng lô nhập hàng có sản lượng thấp (so với các lần nhập hàng nội địa) nên việc đặt mua gặp nhiều hạn chế.
Bảng 3.14: Hệ số quản trị hàng tồn kho với hàng nội địa
Đơn vị tính: ngàn m3; tỉ đồng, vòng, ngày Chỉ tiêu 2013 2014 2015 2016 2017 2018 Bình quân 1. Sản lượng nhập mua hàng năm 6.321 7.503 7.580 8.150 8.436 2. Sản lượng nhập mua từ nguồn nhập khẩu 3.587 4.229 4.330 5.282 4.071 3. Giá vốn hàng bán 138.485 92.896 72.392 94.423 121.155 4. Hàng tồn kho 10.563 7.190 3.856 3.669 5.439 6.381 Tỉ trọng hàng nhập khẩu 56,75% 56,36% 57,12% 64,81% 48,26% Vòng quay hàng tồn kho 16 17 19 21 21 19 Số ngày TK bình quân 23 22 19 18 18 20
(Nguồn dữ liệu: Báo cáo tài chính của Công ty mẹ Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam các năm 2013, 2014, 2015, 2016, 2017, 2018 và một số chỉ tiêu tự tính toán)
Đối với hàng nội địa, ngoài nguồn nhập khẩu, công ty còn mua hàng từ các nhà máy lọc dầu trong nước vì vậy công ty chủ động trong việc đặt mua đơn hàng, ước tính thời gian nhập hàng và giảm các rủi ro về tỉ giá đồng đô la Mĩ. Từ năm
2018, Việt Nam bắt đầu có nhà máy lọc dầu thứ hai là Nghi Sơn tại tỉnh Thanh Hóa, nguồn cung trong nước đa dạng hơn và tăng về sản lượng nên tỉ trọng hàng nhập khẩu trong cơ cấu nhập hàng giảm, từ tỉ lệ trung bình khoảng 60% còn dưới 50%.
Chỉ tiêu “ngày tổn kho bình quân” đang có xu hướng giảm từ 23 ngày năm 2014 xuống 18 ngày năm 2018, trung bình giai đoạn 2014 – 2018 khoảng 20 ngày bán hàng. Đối với một doanh nghiệp kinh doanh các mặt hàng thiết yếu và nguồn cung dồi dào, số ngày tồn kho bình quân càng thấp thì doanh nghiệp càng giảm chi phí cơ hội cho việc ứ đọng trong hàng tồn kho. Bên cạnh đó, Chính phủ quy định giá cơ sở thay đổi bình quân 15 ngày/lần nên để giảm rủi ro giảm giá hàng tồn kho, công ty nên duy trì số ngày tồn kho bình quân 15 ngày là phù hợp.