5. Kết cấu của luận văn
1.2.5. Nội dung kiểm soát chi NS qua KBNN
Kiểm soát các khoản chi thƣờng xuyên phải gắn với nhiệm vụ quản lý của các đơn vị, kiểm tra, kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của các hồ sơ chứng từ, bảo đảm đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi, bảo đảm các khoản chi phải có trong dự toán ngân sách của đơn vị sử dụng ngân sách. Đối với các khoản chi chƣa có chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi NSNN, KBNN căn cứ vào dự toán NSNN đã đƣợc cơ quan Nhà nƣớc có thẩm quyền giao để kiểm soát.
Kiểm soát chi thƣờng xuyên gồm : (1) kiểm soát các khoản chi thanh toán cho cá nhân; (2) kiểm soát chi nghiệp vụ chuyên môn ; (3) kiểm soát chi các khoản mua sắm, sửa chữa nhỏ; (4) kiểm soát chi khác.
Kiểm soát các khoản chi thanh toán cho cá nhân
Kiểm soát các khoản chi thanh toán cho cá nhân là kiểm soát chi lƣơng, các khoản có tính chất lƣơng và tiền công thuê lao động.
- Hồ sơ nộp ̣ taị Kho bạc Nhà nƣớc
Đầu năm đơn vị sử dụng NSNN phải gửi các loại chứng từ sau đến KBNN để kiểm tra và lƣu tại KBNN.
+ Dự toán chi thƣờng xuyên NSNN năm đƣợc cấp có thẩm quyền duyệt. + Bảng đăng ký hoặc thông báo biên chế, quỹ lƣơng đƣợc cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.
+ Bảng tăng, giảm biên chế và quỹ tiền lƣơng đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt (nếu có).
- Nội dung kiểm soát chi
Là kiểm soát bô ̣giấy rút dự toán gồm : giấy rút dự toán ngân sách ; danh sách chi lƣơng có ghi số tài khoản cá nhân của ngƣời hƣởng (nếu là chuyển khoản).
+ Kiểm tra cá c yếu tố trên giấy rút dự toán ngân sách của đơn vị : giấy rút phải đúng mẫu quy định hiên ̣ hành , các yếu tố trên giấy rút dự toán phải đƣợc ghi đầy đủ, không tẩy xoá, đúng mẫu dấu chữ ký của ngƣời chuẩn chi và kế toán đã đăng ký trên bảng đăng ký lƣu tai ̣ KBNN.
+ Kiểm tra, đối chiếu khoản chi về lƣơng và phụ cấp lƣơng với dự toán kinh phí và quỹ tiền lƣơng đƣợc thông báo, bảo đảm phải có trong dự toán đƣợc giao và phù hợp với quỹ tiền lƣơng đƣợc thông báo.
+ Kiểm tra về biên chế: nếu có tăng biên chế thì tổng số biên chế không đƣợc vƣợt so với biên chế đƣợc thông báo. Trƣờng hợp có tăng, giảm lao động đơn vị phải gửi danh sách tăng, giảm công chức, viên chức để kiểm tra và lƣu giữ tại KBNN cùng với bảng kê danh sách công chức, viên chức và tiền lƣơng của đơn vị
Kiểm soát chi nghiệp vụ chuyên môn
Kiểm soát chi nghiệp vụ chuyên môn là kiểm soát việc chi tiêu văn phòng phẩm, chi khoán văn phòng phẩm cho công nhân viên, vât ̣ tƣ nghiêp ̣ vu ̣chuyên môn, chi hỗ trơ ̣ nghiêp ̣ vu ̣chuyên môn , chi khen thƣởng, thanh toán tiêu dùng điên năng, điên ̣ thoai ̣, chi hội nghi, chi khoán tiền điên ̣ thoại cho cán bộ lãnh đạo, chi tiêu dùng nƣớc sạch , chi công tác phí , chi khoán công tác phí , chi tiếp khách, tâp ̣ huấn, thuê mƣớn các dic ̣h vu ̣thuê ngoài…
- Hồ sơ nôp ̣ tai ̣ Kho bạc Nhà nƣớc
Gồm giấy rút dự toán ngân sách ; bảng kê chứng từ các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn.
- Nội dung kiểm soát
Kiểm soát bô ̣giấy rút dự toán và bảng kê chứng từ.
+ Kiểm tra các yếu tố trên giấy r út dự toán ngân sách của đơn vị: Giấy rút phải đúng mẫu quy định hiên ̣ hành , các yếu tố trên giấy rút dự toán phải đƣợc ghi đầy đủ, không tẩy xoá, đúng mẫu dấu chữ ký của ngƣời chuẩn chi và kế toán đã đăng ký trên bảng đăng ký lƣu tai ̣ KBNN.
+ Kiểm tra, đối chiếu khoản chi nghiêp ̣ vu ̣chuyên môn với dự toán kinh phí chi nghiêp ̣ vu ̣chuyên môn bảo đảm phải có trong dự toán đƣợc giao và phù hợp với quy chế chi tiêu của đơn vi , và phù hợp với các văn bản quy định có tính đặc trƣng từng ngành về từng nội dung chi.
Kiểm soát các khoản mua sắm, sửa chữa nhỏ gồm kiểm soát các khoản mua sắm đồ dùng, trang thiết bị làm việc và kiểm soát các khoản chi sửa chữa, xây dựng nhỏ.
* Kiểm soát các khoản mua sắm đồ dù ng, trang thiết bị làm việc
- Hồ sơ nôp ̣ tai ̣ Kho bạc Nhà nƣớc gồm
+ Trƣờng hợp mua sắm tài sản có giá trị từ 100 triệu đồng trở lên phải thông qua đấu thầu thì hồ sơ văn bản giấy tờ gồm: quyết định thành lập hội đồng đấu thầu; phê duyệt kết quả trúng thầu; thƣơng thảo hợp đồng; hợp đồng kinh tế.
+ Trƣờng hợp mua sắm tài sản có giá trị nhỏ hơn 100 triệu đồng, lớn hơn 20 triệu đồng không phải đấu thầu, hồ sơ văn bản giấy tờ gồm: quyết định lựa chọn nhà cung cấp hoặc quyết định chỉ định thầu; phiếu báo giá của đơn vị cung cấp hàng hoá, dịch vụ; hoá đơn bán hàng theo mẫu của Bộ Tài chính phát hành đƣợc ghi đầy đủ các yếu tố trên hoá đơn nhƣ: chữ ký, mã hiệu, quy cách, số lƣợng, giá cả hàng hoá đƣợc cung cấp; hợp động kinh tế về gia công sản xuất hoặc mua bán hàng hoá dịch vụ.
+ Trƣờng hợp mua sắm tài sản có giá trị nhỏ hơn 20 triệu đồng thì hồ sơ văn bản giấy tờ gồm: phiếu báo giá của đơn vị cung cấp hàng hoá, dịch vụ; hoá đơn bán hàng theo mẫu của Bộ Tài chính phát hành đƣợc ghi đầy đủ các yếu tố trên hoá đơn; hợp đồng kinh tế về gia công sản xuất hoặc mua bán hàng hoá (nếu có).
- Nội dung kiểm soát
+ Kiểm tra các yếu tố trên giấy r út dự toán ngân sách của đơn vị: Giấy rút phải đúng mẫu quy định hiên ̣ hành . Các yếu tố trên giấy rút dự toán phải đƣợc ghi đầy đủ, không tẩy xoá, đúng mẫu dấu chữ ký của ngƣời chuẩn chi và kế toán đã đăng ký trên bảng đăng ký lƣu tai ̣ KBNN.
+ Kiểm tra, đối chiếu khoản chi mua sắm đồ dùng , trang thiết bi ̣làm viêc ̣ với dự toán kinh phí chi mua sắm đồ dùng , trang thiết bi ̣làm viêc ̣ bảo đảm phải có trong dự toán đƣợc giao và phù hợp với quy chế chi tiêu của đơn vi ̣ , và phù hợp với các văn bản quy định có tính đặc trƣng của từng ngành về từng nội dung chi.
+ Hồ sơ, văn bản, chứng từ phải rõ ràng không đƣợc tẩy xoá, có chữ ký , con dấu của cơ quan có thẩm quyền , và các bên liên quan. Kiểm soát việc chấp hành chế
độ chi tiêu tài chính, đảm bảo chi tiêu đúng tiêu chuẩn, định mức theo quy định hiện hành phù hợp với mặt bằng giá chung và khu vực.
* Kiểm soát các khoản chi sửa chữa và xây dựng nhỏ
- Hồ sơ nôp ̣ tai ̣ Kho bạc Nhà nƣớc
+ Đối với công tác xây dựng nhỏ gồm : Dự toán đƣợc duyệt có các khoản chi về xây dựng nhỏ; Thiết kế dự toán đƣợc cấp có thẩm quyền duyệt;Quyết định cấp đất (nếu có); hồ sơ đấu thầu theo quy định (đối với công trình hạng mục có giá trị từ 500 triệu đồng trở lên); hợp đồng kinh tế giữa cơ quan đơn vị sử dụng NSNN (A) và đơn vị thi công (B); biên bản nghiệm thu khối lƣợng hoàn thành giữa bên (A) và bên (B) và xác nhận của cơ quan tƣ vấn (nếu có).
+ Đối với cải tạo sửa chữa bao gồm: dự toán đƣợc duyệt phải có các khoản chi về cải tạo và sửa chữa; thiết kế dự toán đƣợc cấp có thẩm quyền duyệt theo quy định; giấy phép về cải tạo, sửa chữa của cơ quan có thẩm quyền (nếu có); hồ sơ giám định về tình trạng kỹ thuật thiệt hại, hỏng hóc và mức độ phải cải tạo sửa chữa của cơ quan chức năng giám định, kiểm tra đối với các TSCĐ phải cải tạo, sửa chữa hoặc thay thế; hồ sơ thủ tục dự thầu hoặc đấu thầu cải tạo, sửa chữa các công trình và hạng mục công trình có giá trị 500 triệu đồng trở lên và đƣợc cơ quan có thẩm quyền phê duyệt kết quả đấu thầu; hợp đồng kinh tế giữa bên (A) và bên (B); biên bản nghiệm thu khối lƣợng hoàn thành giữa bên (A) và bên (B) và xác nhận của cơ quan tƣ vấn (nếu có).
- Nội dung kiểm soát
+ Kiểm soát các hồ sơ, văn bản chứng từ phù hợp với từng khoản chi đã đủ chƣa và phải đảm bảo tính pháp lý.
▪ Lệnh chuẩn chi phải đúng mẫu dấu, chữ ký đã đăng ký với KBNN.
▪ Hồ sơ văn bản giấy tờ, chứng từ phải rõ ràng không đƣợc tẩy xoá và đúng mẫu dấu, chữ ký của cơ quan có thẩm quyền ký đóng dấu.
▪ Các khoản chi phải có trong dự toán năm, quý đã đƣợc cấp có thẩm quyền duyệt. + Kiểm tra việc chấp hành chế độ chi tiêu.
▪ Kiểm tra tính pháp lý và tƣ cách pháp nhân của hợp đồng kinh tế giữa đơn vị sử dụng NS (bên A) và đơn vị thi công sửa chữa (bên B).
▪ Các khoản chi tiêu có đúng tiêu chuẩn, định mức theo quy định hiện hành và phù hợp với mặt bằng giá chung khu vực hay không?
▪ Khối lƣợng và giá trị hoàn thành trong biên bản nghiệm thu giữa bên A và bên B phải có trong thiết kế dự toán đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt. Khối lƣợng giá trị hoàn thành đề nghị thanh toán luôn nhỏ hơn hoặc tối đa chỉ bằng thiết kế dự toán đƣợc duyệt.
Kiểm soát chi khác
Kiểm soát chi khác là kiểm soát chi tất cả các khoản chi không có trong 3 nôi ̣ dung kiểm soát chi đã nêu ở trên.
- Hồ sơ nôp ̣ tai ̣ KBNN
Gồm giấy rút dự toán ngân sách ; bảng kê chứng từ các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn.
- Nội dung kiểm soát
+ Kiểm tra các yếu tố trên giấy rút dự toán ngân sách của đơn vị: Giấy rút phải đúng mẫu quy định hiên ̣ hành , các yếu tố trên giấy rút dự toán phải đƣợc ghi đầy đủ, không tẩy xoá, đúng mẫu dấu chữ ký của ngƣời chuẩn chi và kế toán đã đăng ký trên bảng đăng ký lƣu tai ̣ KBNN.
+ Kiểm tra, đối chiếu khoản chi mua sắm đồ dùng , trang thiết bi ̣làm viêc ̣ với dự toán kinh phí chi mua sắm đồ dùng , trang thiết bi ̣làm viêc ̣ bảo đảm phải có trong dự toán đƣợc giao và phù hợp với quy chế chi tiêu của đơn vi , và phù hợp với các văn bản quy định có tính đặc trƣng của từng ngành về từng nôi ̣ dung chi.
+ Hồ sơ, văn bản, chứng từ phải rõ ràng không đƣợc tẩy xoá có chữ ký con dấu của cơ quan có thẩm quyền , và các bên liên quan. Kiểm soát việc chấp hành chế độ chi tiêu tài chính, đảm bảo chi tiêu đúng tiêu chuẩn, định mức theo quy định hiện hành và phù hợp với mặt bằng giá chung và khu vực.
+ Trƣờng hợp chƣa có dự toán chi thƣờng xuyên NSNN chính thức đƣợc duyệt, việc cấp phát, thanh toán căn cứ vào kinh phí tạm cấp của cơ quan Tài chính.
+ Trƣờng hợp có các khoản chi đột xuất ngoài dự toán đƣợc duyệt nhƣng không thể trì hoãn đƣợc nhƣ chi khắc phục hậu quả thiên tai, hoả hoạn việc cấp phát, thanh toán đƣợc căn cứ vào quyết định của cấp có thẩm quyền.
* Hình thức tổ chức kiểm soát chi thường xuyên NSNN:
Thứ nhất, kiểm soát chi theo hình thức rút dự toán từ KBNN, đƣợc áp dụng với các đối tƣợng là: Cơ quan hành chính nhà nƣớc, đơn vị sự nghiệp công lập; Tổ chức chính trị xã hội, chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp đƣợc NSNN hỗ trợ kinh phí thƣờng xuyên.
- Căn cứ vào nhu cầu chi và theo yêu cầu nhiệm vụ chi, thủ trƣởng đơn vị sử dụng ngân sách lập và gửi hồ sơ thanh toán theo quy định (Điều 7 Thông tƣ 161/ 2012/TT-BTC ngày 02/10/2012) gửi KBNN nơi giao dịch để làm căn cứ kiểm soát, thanh toán.
- KBNN kiểm tra, kiểm soát các hồ sơ của đơn vị sử dụng ngân sách, nếu đủ điều kiện theo quy định, thì thực hiện chi trả trực tiếp cho ngƣời hƣởng lƣơng và ngƣời cung cấp hàng hoá, dịch vụ hoặc chi trả qua đơn vị sử dụng ngân sách.
- Khi thực hiện chi trả theo hình thức rút dự toán, KBNN thực hiện chi cho đơn vị sử dụng NSNN đảm bảo các khoản chi đáp ứng các điều kiện chi NSNN theo quy định và hạch toán theo đúng quy định của mục lục NSNN hiện hành.
Ƣu điểm của hình thức này là toàn bộ các khoản chi đều đƣợc kiểm tra kiểm soát trƣớc khi thanh toán đúng theo dự toán đƣợc duyệt, đúng theo tiêu chuẩn định mức quy định…
Thứ hai, kiểm soát chi theo hình thức lệnh chi tiền, đƣợc áp dụng với các đối tƣợng là: Các đơn vị, các tổ chức kinh tế, xã hội không có quan hệ thƣờng xuyên với ngân sách nhà nƣớc; Chi trả nợ nƣớc ngoài; Chi cho vay của NSNN; Chi kinh phí ủy quyền (đối với các khoản ủy quyền có lƣợng vốn nhỏ, nội dung chỉ rõ) theo quyết định của Thủ trƣởng cơ quan tài chính và một số khoản chi khác theo quyết định của Thủ trƣởng cơ quan tài chính.
- Cơ quan tài chính ra lệnh chi tiền gửi KBNN để chi trả cho đơn vị sử dụng ngân sách (cơ quan tài chính chịu trách nhiệm về nội dung, hồ sơ chứng từ của các khoản chi).
- Kho bạc Nhà nƣớc thực hiện xuất quỹ ngân sách và chi trả cho đơn vị sử dụng ngân sách theo nội dung ghi trong lệnh chi tiền của cơ quan tài chính.
Hạn chế của hình thức này là KBNN không đƣợc kiểm soát trực tiếp hồ sơ, chứng từ trƣớc khi thanh toán chỉ thực hiện xuất quỹ ngân sách, chi trả cho đơn vị sử dụng ngân sách theo nội dung ghi trong lệnh chi tiền của cơ quan tài chính.
1.2.5.2.Nội dung kiểm soát chi đầu tư XDCB từ NS qua KBNN
Hồ sơ kiểm soát chi đầu tư XDCB của NS qua KBNN
* Những tài liệu gửi một lần: (bao gồm cả trƣờng hợp bổ sung, điều chỉnh), phải là bản chính hoặc bản sao có đóng dấu sao y bản chính của Chủ đầu tƣ nhƣ:
- Tài liệu để mở tài khoản; Dự án đầu tƣ xây dựng công trình (hoặc báo cáo kinh tế - kỹ thuật đối với dự án chỉ lập báo cáo kinh tế-kỹ thuật).
- Dự toán và quyết định phê duyệt dự toán đối với từng công việc, hạng mục công trình, công trình.
- Văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu; Hợp đồng giữa chủ đầu tƣ với nhà thầu.
Những loại hồ sơ nêu trên đƣợc KBNN nhận lần đầu do chủ đầu tƣ gửi đến khi phát sinh dự án và lƣu giữ suốt quá trình thực hiện dự án phục vụ yêu cầu quản lý, làm căn cứ kiểm soát mỗi lần thanh toán cho chủ đầu tƣ
* Những tài liệu gửi hàng năm:
Kế hoạch vốn đầu tƣ hàng năm do KBNN thông báo (đối với các dự án do Trung ƣơng quản lý); Kế hoạch vốn đầu tƣ của UBND tỉnh, huyện (đối với các dự án do địa phƣơng quản lý).
* Những tài liệu gửi từng lần thanh toán
- Tài liệu tạm ứng vốn: Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ; Giấy rút vốn đầu tƣ; Bảo lãnh khoản tiền tạm ứng của nhà thầu.
- Tài liệu thanh toán khối lượng hoàn thành
+ Bảng xác định giá trị khối lƣợng công việc hoàn thành theo hợp đồng đề nghị thanh toán và Bảng xác định giá trị khối lƣợng công việc phát sinh ngoài hợp đồng đề nghị thanh toán trong trƣờng hợp có khối lƣợng phát sinh ngoài hợp đồng.
+ Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ; Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tƣ (nếu có); Giấy rút vốn đầu tƣ;
Việc theo dõi nhận, trả hồ sơ giữa chủ đầu tƣ và cán bộ kiểm soát chi đƣợc thực hiện trên cơ sở phiếu giao nhận hồ sơ, tài liệu (quy định tại Quyết định số 282/QĐ- KBNN ngày 20/04/2012 của KBNN).
Những hồ sơ tài liệu trên đƣợc KBNN lƣu giữ hàng năm theo quy chế bảo quản, lƣu trữ và tiêu hủy tài liệu kế toán của hệ thống KBNN khi kết thúc thời hạn