5. Kết cấu của luận văn
3.3.2. Quy trình, thủ tục kiểm soát chi NS qua KBNN huyện Cẩm Giàng
Trong giai đoạn từ năm 2010-2014, KBNN huyện Cẩm Giàng, tỉnh Hải Dƣơng đã thực hiện kiểm soát chặt chẽ các khoản chi tiêu của đơn vị thụ hƣởng NSNN bằng việc yêu cầu các đơn vị sử dụng NSNN phải chấp hành đầy đủ các điều kiện chi, nguyên tắc chi theo Luật NSNN. Quy trình, thủ tục kiểm soát chi NS qua KBNN huyện Cẩm Giàng, Tỉnh Hải Dƣơng đƣợc thể hiện theo nhƣ sau:
Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ chứng từ
Đơn vị sử dụng ngân sách (gọi chung là khách hàng) gửi hồ sơ, chứng từ cho cán bộ kế toán (kiểm soát chi thƣờng xuyên) đƣợc giao nhiệm vụ quản lý đơn vị mình. Tùy theo nội dung các khoản chi NSNN, từng phƣơng thức cấp phát, hình thức thanh toán... mà khách hàng đề nghị thanh toán để kiểm soát hồ sơ, chứng từ phù hợp theo quy định.
Việc giao nhận hồ sơ giữa khách hàng và cán bộ kế toán KBNN đều phải đƣợc phản ánh đẩy đủ vào sổ giao nhận hồ sơ và có ký xác nhận.
Bước 2: Kiểm soát chi:
Cán bộ kế toán: Thực hiện kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, sự logic của hồ sơ chứng từ (bao gồm cả mẫu dấu, chữ ký của chủ tài khoản và kế toán đã đăng ký tại kho bạc); kiểm tra số dƣ tài khoản, số dƣ dự toán, và các điều kiện thanh toán, chi trả đối với từng nội dung chi. Nếu hồ sơ đáp ứng đủ điều kiện chi NSNN theo quy định, thực hiện hạch toán kế toán, ký chứng từ và chuyển toàn bộ hồ sơ, chứng từ cho Kế toán trƣởng (hoặc ngƣời đƣợc uỷ quyền) theo quy định;
Nếu số dƣ tài khoản của khách hàng không đủ, hoặc hồ sơ, chứng từ không đủ điều kiện để tạm ứng, thanh toán, cán bộ kiểm soát chi lập thông báo từ chối thanh toán (đối với trƣờng hợp tài khoản hết số dƣ) hoặc yêu cầu bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ; trình lãnh đạo KBNN phụ trách ký gửi khách giao dịch; Đối với các trƣờng hợp phức tạp, chƣa đầy đủ căn cứ pháp lý, chƣa có hƣớng dẫn cụ thể hoặc phải chờ ý
kiến của cấp có thẩm quyền thì cán bộ kiểm soát chi phải báo cáo kế toán trƣởng xem xét, chỉ đạo hƣớng giải quyết; nếu vƣợt quá thẩm quyền, phải lập tờ trình báo cáo lãnh đạo đơn vị KBNN có ý kiến chính thức bằng văn bản trả lời khách hàng về việc không giải quyết hoặc yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ;
Bước 3: Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) ký chứng từ
Cán bộ kế toán trình Kế toán trƣởng (hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền) hồ sơ, chứng từ đƣợc kiểm soát đã đảm bảo đủ điều kiện thanh toán hoặc tạm ứng kinh phí NSNN; Kế toán trƣởng (hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền) kiểm tra nếu đủ điều kiện thanh toán hoặc tạm ứng sẽ ký (trên máy, trên giấy) và chuyển hồ sơ, chứng từ để trình Giám đốc (hoặc ngƣời đƣợc uỷ quyền).
Bước 4: Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền) ký:
Giám đốc (hoặc ngƣời đƣợc uỷ quyền) xem xét, nếu đủ điều kiện thì ký chứng từ giấy và chuyển cho kế toán viên.
Bước 5: Thực hiện thanh toán
* Trƣờng hợp thanh toán bằng chuyển khoản: cán bộ kiểm soát chi chuyển chứng từ cho thanh toán viên. Căn cứ loại hình thanh toán áp dụng tại đơn vị, thanh toán viên thực hiện:
- Đối với trƣờng hợp thanh toán điện tử trong hệ thống Kho bạc: căn cứ chứng từ giấy đƣợc lãnh đạo phê duyệt do kế toán viên chuyển sang, thanh toán viên kiểm tra lại thông tin trên hệ thống thanh toán; chuyển chứng từ trên máy và chứng từ gốc cho Kế toán trƣởng (ngƣời đƣợc ủy quyền). Kế toán trƣởng kiểm soát, ký chứng từ điện tử. Trƣờng hợp lệnh thanh toán có giá trị cao, Giám đốc (ngƣời đƣợc ủy quyền) kiểm soát thanh toán và ký chứng từ điện tử.
- Đối với thanh toán song phƣơng trực tiếp với ngân hàng thƣơng mại (nơi kho bạc mở tài khoản thanh toán): căn cứ chứng từ giấy đƣợc lãnh đạo phê duyệt do kế toán viên chuyển sang, Kế toán trƣởng kiểm tra lại thông tin trên hệ thống thanh toán song phƣơng; ký chứng từ trên máy và chuyển chứng từ gốc và trên hệ thống cho Giám đốc (ngƣời đƣợc ủy quyền) ký duyệt. Sau khi Giám đốc (ngƣời đƣợc ủy quyền) ký song hệ thống tự động chuyển chứng từ (chứng từ điện tử) sang hệ thống
thanh toán của ngân hàng.
* Trƣờng hợp thanh toán bằng tiền mặt, cán bộ kế toán chuyển các liên chứng từ chi tiền cho thủ quỹ theo đƣờng nội bộ đồng thời báo cho khách hàng đến nhận tiền mặt tại quỹ kho bạc.
Bước 6. Lưu trữ hồ sơ và trả hồ sơ, chứng từ cho khách hàng
* Kế toán viên nhận lại hồ sơ kiểm soát chi, tiến hành lƣu hồ sơ kiểm soát chi theo quy định, chuyển các hồ sơ, chứng từ còn lại trả khách hàng.
- Các hồ sơ, chứng từ kiểm soát chi kế toán viên lƣu: liên chứng từ kế toán lƣu theo quy định, dự toán ngân sách nhà nƣớc đƣợc duyệt; bảng đăng ký biên chế - quỹ lƣơng, học bổng, sinh hoạt phí; hợp đồng mua bán hàng hoá, thiết bị, sửa chữa tài sản; quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu; quyết định chỉ định thầu; phiếu giá thanh toán; bảng kê thanh toán (tất cả các hồ sơ lƣu tại KBNN phải là bản gốc hoặc bản chính.
- Các hồ sơ, chứng từ kiểm soát chi trả lại khách hàng: liên chứng từ báo nợ cho khách hàng, hoá đơn thanh toán, liên 2 bảng kê chứng từ thanh toán (nếu có).
Bước 7. Chi tiền mặt tại quỹ
Thủ quỹ kho bạc nhận và kiểm soát chứng từ chi tiền mặt (ngày, tháng chứng từ; họ tên, địa chỉ ngƣời lĩnh tiền, đối chiếu thông tin trên giấy CMND; số tiền bằng số và bằng chữ). Lập bảng kê chi tiền; nhập sổ quỹ trên máy; chi tiền cho khách hàng và yêu cầu khách hàng ký vào bảng kê chi và chứng từ chi; thủ quỹ ký vào chức danh thủ quỹ và đóng dấu “đã chi tiền” lên bảng kê và các liên chứng từ chi; sau đó trả 01 liên chứng từ chi cho khách hàng. Thủ quỹ chuyển trả các liên chứng từ chi đã có chữ ký nhận của khách hàng cho cán bộ kế toán để lƣu theo đƣờng dây nội bộ.