4. Kết quả thực tập theo đề tà
1.2.2.2 Giao dịch, đàm phán
1.2.2.2.1 Giao dịch:
Nhƣng để tiến tới ký kết hợp đồng mua bán với nhau, ngƣời xuất khẩu và ngƣời nhập khẩu thƣờng phải qua một quá trình giao dịch, thƣơng thảo với các điều kiện giao dịch. Quá trình đó bao gồm những bƣớc sau:
*Hỏi giá: Là việc ngƣời mua đề nghị ngƣời bán cho biết giá cả và các điều kiện thƣơng mại cần thiết khác để mua hàng. Hỏi giá không ràng buộc trách nhiệm pháp lý của ngƣời hỏi giá. Cho nên ngƣời hỏi giá có thể hỏi nhiều nơi nhằm nhận đƣợc nhiều bản chào hàng cạnh tranh nhau để so sánh và lựa chọn bản chào hàng thích hợp nhất.
*Chào hàng:
ngƣời bán hoặc ngƣời mua đƣa ra. Trong chào hàng ngƣời ta nêu rõ: tên hàng, quy cách, phẩm chất, số lƣợng, giá cả.
Có hai loại chào hàng:
- Chào hàng cố định: là việc chào bán một lô hàng nhất định cho một ngƣời mua, có nêu rõ thời gian mà ngƣời chào hàng bị ràng buộc trách nhiệm vào lời đề nghị của mình. Thời gian này gọi là thời hạn hiệu lực của chào hàng. Trong thời gian hiệu lực nếu ngƣời mua chấp nhận hoàn toàn chào hàng đó thì hợp đồng coi nhƣ đƣợc giao kết.
- Chào hàng tự do: không ràng buộc trách nhiệm của ngƣời đƣa chào hàng, nên thƣờng có thể chào ở nhiều nơi, nhiều ngƣời.
*Đặt hàng:
Là lời đề nghị kí kết hợp đồng thƣơng mại xuất phát từ phía ngƣời mua. Trong đặt hàng, ngƣời mua sẽ nêu rõ về hàng hóa dự mua và tất cả nội dung cần thiết cho việc ký kết hợp đồng.
*Hoàn giá:
Hoàn giá là sự mặc cả về giá cả và các điều kiện thƣơng mại khác, có thể bao gồm nhiều sự trả giá.
Đặc tính của bảng hoàn giá là thể hiện ý định mua hoặc bán thực của ngƣời phát ra, do đó nó mang tính ràng buộc pháp lý với ngƣời đề nghị.
*Chấp nhận:
Chấp nhận là sự đồng ý hoàn toàn tất cả mọi điều kiện của hoàn giá, chào hàng, đặt hàng để kết thúc quá trình hoàn giá
Đặc tính của bản chấp nhận là mang tính ràng buộc trách nhiệm pháp lý cao nhất khi có 4 điều kiện sau:
- Do chính ngƣời nhận giá chấp nhận là ngƣời giao dịch và phát ra bản chào giá, đặt hàng.
- Phải đồng ý hoàn toàn vô điều kiện tất cả các nội dung của bản chào giá, đặt hàng, hoàn giá
- Phải chấp nhận trong thời gian hiệu lực của bản chào giá, đặt hàng hoặc hoàn giá.
- Chấp nhận phải đƣợc truyền đạt tới chính những ngƣời phát ra đề nghị. 1.2.2.2.2 Đàm phán:
Đàm phán là một cuộc đối thoại giữa hai hoặc nhiều bên về một vấn đề liên quan đến các bên trong một xung đột nhằm đi đến thống nhất cách nhận định, thống nhất quan niệm, cách xử lý những vấn đề nảy sinh trong quan hệ buôn bán giữa hai hoặc nhiều bên.
Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các hình thức đàm phán sau: - Đàm phán qua thƣ tín
- Đàm phán qua điện thoại - Đàm phán trực tiếp 1.2.2.3 Ký kết hợp đồng:
Hợp đồng là sự thỏa thuận giữa các bên, bên bán có nhiệm vụ giao hàng và chuyển quyền sỡ hữu cho bên mua. Bên mua có nhiệm vụ thanh toán toàn bộ số tiền theo hợp đồng. Hợp đồng có thể coi nhƣ đã kí chỉ trong trƣờng hợp các bên ký vào hợp đồng.
Ngoài ra, hợp đồng mua bán có thể bằng miệng, hoặc văn bản. Theo luật thƣơng mại Việt Nam quy định thì hình thức của hợp đồng nhập khẩu bắt buộc phải là văn bản.
Khi soạn thảo hợp đồng cần tuân theo quy tắc 5 “C” đó là: - Clear: rõ ràng
- Complete: đầy đủ, hoàn chỉnh - Consise: ngắn gọn, xúc tích
- Correct: chính xác về chính tả và thông tin - Courteous : lịch sự
Trong phần nội dung của hợp đồng, cần phải ghi rõ nội dung của các điều khoản hợp đồng đó là: tên hàng, số lƣợng, quy cách, chất lƣợng, giá cả.
Ở phần kết thúc hợp đồng, cần phải nêu rõ số bản hợp đồng, ngôn ngữ sử dụng để ký kết, giá trị pháp lý của bản hợp đồng, thời hạn có hiệu lực của hợp đồng, chữ ký và dấu của các bên tham gia hợp đồng.
1.2.2.4 Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu:
Sau khi hợp đồng mua bán ngoại thƣơng đƣợc ký kết, đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu với tƣ cách là một bên ký kết phải tổ chức thực hiện hợp đồng đó.
Để thực hiện hợp đồng nhập khẩu, đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu phải tiến hành các khâu công việc sau đây:
1.2.2.4.1 Xin giấy phép nhập khẩu:
Xin giấy phép nhập khẩu là một biện pháp quan trọng để cho nhà nƣớc có thể quản lý đƣợc hoạt động nhập khẩu. Vì vậy sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu doanh nghiệp phải xin giấy phép nhập khẩu để thực hiện hợp đồng đó. Ngày nay, trong xu hƣớng tự do hóa mậu dịch, nhiều nƣớc giảm bớt một số mặt hàng cần phải xin giấy phép nhập khẩu.
Việc xin giấy phép nhập khẩu tuân theo các luật thƣơng mại, luật thuế nhập khẩu và các quy định của bộ,ban, ngành có liên quan để tiến hành xin giấy phép ở các cơ quan nhƣ sau:
- Xin giấy phép nhập khẩu ở bộ thƣơng mại cho những hàng hóa thuộc danh mục có hạn ngạch, hàng hóa đƣợc miễn giảm, bù trừ, trả nợ cấp chính phủ.
- Đối với những sản phẩm chuyên dùng nhƣ thuốc men,cây,con giống, sản phẩm ô nhiễm, hàng hóa đã sử dụng phải xin giấy phép các bộ chuyên ngành nhƣ bộ y tế, bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn, bộ tài nguyên và môi trƣờng.. 1.2.2.4.2 Thuê phƣơng tiện vận tải:
Trong quá trình thực hiện hợp đồng, việc ai thuê tàu, thuê tàu theo hình thức nào đƣợc tiến hành dựa vào ba căn cứ sau:
- Điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng nhập khẩu. - Khối lƣợng hàng hóa và đặc điểm hàng hóa.
- Điều kiện giao hàng.
Ngoài ra còn phải căn cứ vào các điều kiện khác trong hợp đồng nhập khẩu nhƣ: quy định mức tải trọng tối đa của phƣơng tiện, mức bốc dỡ, thƣởng phạt bốc dỡ. Nếu điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng là điều kiện CFR, CIF, CPT, CIP, DAT, DAP, DDP thì ngƣời xuất khẩu phải tiến hành thuê phƣơng tiện vận tải. Còn nếu điều kiện cơ sở giao hàng là EXW, FCA, FAS, FOB thì ngƣời nhập khẩu phải tiến hành thuê phƣơng tiện vận tải.
Trong trƣờng hợp ngƣời nhập khẩu phải thuê phƣơng tiện vận tải. Để thực hiện vận chuyển, ngƣời nhập khẩu phải thực hiện các nghiệp vụ sau:
- Liên hệ với hãng tàu hoặc đại lý vận tải nhằm lấy lịch trình các chuyến tàu vận chuyển.
- Điền vào mẫu đăng ký thuê vận chuyển để thông báo nhu cầu vận chuyển. - Hãng tàu và ngƣời nhập khẩu sẽ lên hợp đồng về vận chuyển bao gồm những
nội dung: loại hàng vận chuyển, thể tích, trọng lƣợng, cƣớc phí, thời gian giao nhận, các điều khoản thƣởng phạt do chậm trễ.
- Hai bên thống nhất địa điểm, thời gian tiến hành giao nhận và thanh toán cƣớc phí. Nếu thanh toán trƣớc thì sẽ ghi trên vận đơn là đã thanh toán trƣớc. Nếu thuê tàu chợ theo khoang và lƣu cƣớc phí gọi là thuê tàu lƣu cƣớc.
1.2.2.4.3 Mua bảo hiểm hàng hóa:
Hàng hóa đƣợc chuyên chở trên biển thƣờng gặp nhiều rủi ro, tổn thất. Vì vậy bảo hiểm hàng hóa đƣờng biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất trong ngoại thƣơng. Khi thực hiện hợp đồng ngoại thƣơng, ngƣời nhập khẩu phải mua bảo hiểm trong một số trƣờng hợp: điều kiện cơ sở giao hàng là EXW, FOB, C&F, FCA và các điều kiện DDU.
Để thực hiện mua bảo hiểm hàng hóa, ngƣời nhập khẩu tiến hành các nghiệp vụ sau:
- Lựa chọn và liên hệ với một công ty bảo hiểm nhằm thu thập thông tin và mua bảo hiểm. Điền mẫu đơn và gửi bảo hiểm hàng hóa.
- Ký kết hợp đồng về những nội dung: Loại hàng hóa đƣợc bảo hiểm, điều kiện bảo hiểm, địa điểm chi trả bảo hiểm, điều kiện thƣởng phạt, miễn trách… - Khi không biết giá CIF thì muốn mua suất phí bảo hiểm phải tính đƣợc giá CIF
trên cơ sở số liệu đã có.
- Thanh toán cƣớc phí và nhận lấy đơn bảo hiểm làm chứng từ giao nhận hàng hóa.
1.2.2.4.4 Làm thủ tục hải quan:
Hàng hóa đi ngang qua biên giới quốc gia để nhập khẩu đều phải làm thủ tục hải quan. Gồm ba bƣớc:
- Khai báo hải quan:
+ Khai báo chi tiết về hàng hóa lên tờ khai
+ Nội dung tờ khai: loại hàng, tên hàng, khối lƣợng, giá trị… - Xuất trình hàng hóa:
+ Thực hiện các quyết định hải quan. - Thực hiện các quyết định hải quan. 1.2.2.4.5 Nhận hàng từ tàu chở hàng:
phƣơng tiện vận tải từ nƣớc ngoài vào, bảo quản hàng hóa đó trong quá trình xếp dỡ, lƣu kho, lƣu bãi và giao cho các đơn vị đặt hàng theo lệnh giao hàng của doanh nghiệp. Ngƣời mua có thể trực tiếp nhận hàng với tàu nhận hàng qua cảng hay ủy thác cho ngƣời khác thay mặt mình nhận hàng với tàu hoặc cảng.
1.2.2.4.6 Kiểm tra hàng hóa:
Hàng hóa nhập khẩu về qua cửa khẩu phải đƣợc kiểm tra. Ngƣời mua có trách nhiệm kiểm tra hàng có phù hợp với hợp đồng hay không. Việc kiểm tra phải đƣợc kiểm tra thật chi tiết ngay từ khi tàu đến và dỡ hàng khỏi tàu.
1.2.2.4.7 Thanh toán tiền hàng:
Ngƣời mua có trách nhiệm phải thanh toán tiền hàng đầy đủ đúng nhƣ các điều khoản đƣợc ký trong hợp đồng nhƣ: tổng số tiền cần trả, đồng tiền thanh toán, phƣơng thức địa điểm thanh toán.
1.2.2.4.8 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có):
Khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nếu phát hiện ra hàng có sai sót về mặt số lƣợng hoặc bất cứ tình trạng không bình thƣờng nào thì nhà nhập khẩu cần phải mời ngay các cơ quan nhƣ chủ tàu, nhân viên cảng biển, cán bộ giám định trực tiếp làm các biên bản hàng đổ vỡ, hàng kém chất lƣợng để làm chứng từ khiếu kiện sau này.
Tùy theo nội dung khiếu nại mà ngƣời nhập khẩu và bên bị khiếu nại có cách giải quyết khác nhau. Nếu không tự giải quyết đƣợc thì làm đơn gửi trọng tài kinh tế hoặc tòa án kinh tế theo quy định trong hợp đồng.
TÓM TẮT CHƢƠNG 1:
Chƣơng 1 nêu rõ hệ thống cơ sở lý luận về hoạt động nhập bằng đƣờng biển. Từ đó giúp ta hiểu rõ hơn, làm nền tảng cơ sở để phát triển và nhằm đƣa ra các giải pháp cải thiện nâng cao hiệu quả quy trình nhập khẩu bằng đƣờng biển tại công ty.
CHƢƠNG 2: QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU MẶT HÀNG MÁY TÍNH BẰNG ĐƢỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY
2.1 Giới thiệu tổng quan về công ty Cổ Phần Dịch Vụ Phân Phối Tổng Hợp Dầu Khí: Dầu Khí:
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển:
Thông tin chi tiết về công ty
Tên công ty viết bằng tiếng Việt: CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ PHÂN PHỐI
TỔNG HỢP DẦU KHÍ
Tên công ty viết bằng tiếng nước ngoài: PETROLEUM GENERAL
DISTRIBUTION SERVICES JOINT STOCK COMPANY
Tên công ty viết tắt: PETROSETCO DISTRIBUTION JSC hoặc PSD. Mã số doanh nghiệp: 0305482862
Địa chỉ: P.207, Tòa nhà PetroVietnam, Số 1-5 Lê Duẩn, Phƣờng Bến Nghé, Quận
1, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.
Điện thoại: 08.39115578 Fax: 08.39115579
Website: www.psd.com.vn
Vốn điều lệ: 213.265.490.000 đồng
Chủ tịch HĐQT, kiêm Giám đốc điều hành: Vũ Tiến Dƣơng.
Trong thời kì hội nhập, đổi mới và phát triển liên tục thì việc giao thƣơng giữa các nƣớc trong khu vực và trên thế giới của Việt Nam đang ngày càng đƣợc đẩy mạnh theo xu thế toàn cầu hóa. Sự phát triển liên tục của khoa học công nghệ ở Việt Nam đƣợc đánh giá là thị trƣờng trẻ biến nƣớc ta thành thị trƣờng đầy tiềm năng cho việc sản xuất hay tiêu thụ các sản phẩm công nghệ cao. Nắm bắt đƣợc điều này, hàng loạt các hãng với các sản phẩm danh tiếng đã tìm đến thị trƣờng Việt Nam và tìm kiếm nhà phân phối uy tín. Công ty ra đời với mục đích đem các sản phẩm chính hãng danh tiếng về phân phối tại thị trƣờng Việt Nam và quá trình phát triển của PSD ngày càng lớn mạnh hơn.
Sau 10 năm hình thành và phát triển, PSD đã khẳng định vị trí là một trong những nhà phân phối hàng đầu Việt Nam với nhiều nhãn hiệu danh tiếng trên thế giới đến với ngƣời tiêu dùng trong nƣớc. và vinh dự đƣợc vinh danh trong Top 500 doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam theo VNR500 bình chọn với doanh thu của PSD dao
động ở mức trên 6000 tỷ đồng mỗi năm với gần 2000 khách hàng trên toàn quốc. Trong những năm khó khăn, PSD vẫn giữ ổn định mức doanh thu ổn định và đảm bảo đƣợc đời sống cho ngƣời lao động.
PSD đầu tƣ hệ thống phân phối - cơ sở hạ tầng bao phủ rộng khắp cả nƣớc với trụ sở chính đặt tại Thành phố Hồ Chí Minh và chi nhánh chính đặt tại Hà Nội, các chi nhánh vệ tinh đặt tại hai tỉnh thành lớn là Đà Nẵng và Cần Thơ. Đặc biệt hệ thống WMS đƣợc sử dụng quản lý hoạt động bán hàng và tồn kho đảm bảo tính chính xác và chuyên nghiệp. Tại PSD, con ngƣời đƣợc coi là nhân tố quyết định tạo nên thành công của doanh nghiệp, mỗi cá nhân tại PSD luôn có cơ hội đƣợc làm việc cống hiến và đƣợc ghi nhận phù hợp. Nhân sự PSD thƣờng xuyên đƣợc tham gia vào các hoạt động đào tạo huấn luyện và hiệu quả giúp nâng cao kiến thức và hoàn thiện kỉ năng giải quyết công việc. PSD tự hào sở hữu những con ngƣời chuyên nghiệp đam mê làm việc và cống hiến.
Triết lý kinh doanh của PSD đƣợc thể hiện qua ba điểm cốt yếu:
Tập trung phân phối trực tiếp cho các chuỗi đại lý bán lẻ: nhân viên kinh doah của PSD đƣợc phân công phụ trách bán hàng trực tiếp cho từng chuỗi trong từng khu vực cụ thể. Chỉ tiêu bao phủ thị trƣờng là yếu tố quan trọng khi đánh giá hiệu quả công việc
Đảm bảo tính ổn định về giá và lợi nhuận cho khách hàng: thông qua chính sách kinh doanh ổn định về giá cả, chiết khấu, bảo vệ giá, khuyến mãi. Đồng thời duy trì mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng thông qua các hoạt động thăm hỏi, hỗ trợ xử lý các sự cố và các hỗ trợ đặc biệt khác
Phối hợp chặt chẽ với hãng: xác định mức giá đảm bảo tính cạnh tranh công bằng giữa các hãng và đối thủ trên thị trƣờng, kiểm soát vòng quay sản phẩm, kiểm soát rủi ro tồn kho, xây dựng và phát triển các hoạt động marketing. Các thành tích mà PSD đã đạt đƣợc trong 10 năm hoạt động nhƣ sau:
Năm 2009, PSD nhận giải “Best Seap Performance” do Nokia trao tặng, đồng thời trong năm này PSD mỡ rộng lĩnh vực phân phối sang các sản phẩm công nghệ và trở thành nhà phân phối chính thức của Dell và Acer
Năm 2010, PSD mở rộng danh mục phân phối sang ngành linh phu kiện
Năm 2011, PSD trở thành nhà phân phối độc quyền Smartphone của Samsung
Năm 2013, PSD vinh dự nhận danh hiệu “Best Distributor” do Dell bình chọn, đồng thời là nhà phân phối chính thức cho các sản phẩm của Microsoft
Năm 2014, PSD vinh dự đón nhận “Huân chƣơng lao động hạng ba” do chủ tịch nƣớc trao tặng.
Tháng 12/2014, đạt danh hiệu “Doanh nghiệp có chỉ số thanh toán và hiệu quả kinh doanh tốt nhất Việt Nam”
Năm 2016, PSD nhận danh hiệu “Top Indochina Distributor-Nhà phân phối hàng đầu tại bán đảo Đông Dƣơng” do Dell bình chọn.
2.1.2 Mục tiêu và lĩnh vực hoạt động:
2.1.2.1 Mục tiêu hoạt động:
Không ngừng phát triển các hoạt động thƣơng mại, dịch vụ trong các lĩnh vực kinh