4. Kết quả thực tập theo đề tà
2.3.9 Lấy hàng và vận chuyển về kho
Sau khi đã đƣợc phân luồng và thông quan, nhân viên sẽ tiến hành các bƣớc sau để lấy hàng:
Bƣớc 1: In phiếu xuất kho:
Nộp 1 D/O có kí tên + đóng dấu hãng vận chuyển. Có thể phải đóng tiền lƣu kho nếu hàng vào kho quá thời gian free của cảng cho phép.
Bƣớc 2: Đến văn phòng kho thanh lí hải quan giám sát kho: Nộp:
Phiếu xuất kho
thông quan
Tờ khai hải quan nhập khẩu: 1 bản copy đã đóng đấu thông quan D/O: 1 bản gốc có kí tên + đóng dấu hãng vận chuyển
Hải quan kiểm tra đối chiếu tờ khai và D/O, nếu chứng từ hợp lệ sẽ đƣa lại cho nhân viên hiện trƣờng.
Bƣớc 3: Đến cửa xuất lấy hàng.
Bƣớc 4: Đến văn phòng giám sát thanh lí cổng. Nộp tại quầy thanh lí hàng kho tờ khai Hải quan nhập khẩu có đóng dấu xác nhận và phiếu xuất kho. Bƣớc 5: Giao hàng vận chuyển về kho.
2.2.10 Tạo dữ liệu lên hệ thống
Nhận thông tin từ nhân viên quản lí tài khoản, nhận bộ hồ sơ từ bộ phận XNK, kiểm tra thông tin của bộ hồ sơ, nhập thông tin vào hệ thống WMS của công ty.
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ thực hiện báo cáo, sao lưu hồ sơ vào hệ thống WMS:
(Nguồn: Tự tổng hợp)
Tất cả các lô hàng nhập vào phải bảo đảm tính chính xác về: số lƣợng, màu, mã hàng. Toàn bộ chứng từ để nhập hàng phải phải chính xác và đồng nhất. Đảm bảo quá trình tạo Master Data – PO – RO vào WMS trƣớc khi hàng nhập kho.
Vào www.wms.psd.com.vn Product sản phẩm Master data dữ liệu gốc Receive nhập kho Receive Nhập kho Tạo đơn đặt hàng Nhập thông tin Tạo đơn hàng nhập Nhập mua hàng Tạo mã PO Tạo mã RO Nhập thông tin Nhập thông tin
Việc lƣu hồ sơ rất cần thiết để phục vụ cho việc tra cứu thông tin sau này hay sử dụng, kiểm tra lại tài liệu.
2.4 Phân tích quy trình nhập khẩu lô hàng máy tính ASUS của công ty:
Trong đợt thực tập vừa qua, em đã may mắn đƣợc quan sát công tác nhập khẩu của Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Phân Phối Tổng Hợp Dầu Khí với thực tế lô hàng nhập khẩu máy tính để bàn ASUS của công ty theo hợp đồng số 16-2017/PSD-ASUS nhập khẩu 77 set máy tính để bàn không màn hình mới 100%. Hợp đồng đƣợc kí kết giữa công ty PSD và công ty ASUS vào ngày 21/4/2017 với trị giá hợp đồng là 22,257.00 USD theo điều kiện CIP HO CHI MINH
Công tác nhập khẩu đƣợc diễn ra theo các bƣớc nhƣ sau:
2.4.1 Tiếp nhận thông tin hàng dự kiến tung ra từ Hãng qua hệ thống auto/ email:
Cụ thể theo hợp đồng này, Forwarder là Công Ty Liên Doanh TNHH DIMERCO VIETFRACHT
2.4.2 Kiểm tra giám định hàng hóa cho phù hợp với hợp đồng
Vì máy tính không phải là hàng hóa là thiết bị phát, thu-phát sóng vô tuyến điện nên không cần phải có giấy chứng nhận hợp quy và giấy phép nhập khẩu từ cục viễn thông.
2.4.3 Thuê phương tiện vận chuyển, lấy booking, chọn lịch tàu
Trong trƣờng hợp nhƣ hợp đồng này, công ty nhập khẩu theo điều kiện CIP nên trách nhiệm thuê phƣơng tiện vận tải thuộc về công ty ASUS.
2.4.4 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ:
Bộ chứng từ đƣợc Công ty ASUS gửi mail cho Công ty PSD để kiểm tra về sự đồng nhất trong thông tin, hàng hóa nhập có thuộc danh mục cấm nhập khẩu không, hàng nhập khẩu có phải xin giấy phép nhập khẩu hoặc giấy kiểm định chất lƣợng hay không và sau đó tiến hành lên tờ khai. Bộ chứng từ gồm có:
Giấy báo hàng đến Vận đơn đƣờng biển B/L Hợp đồng thƣơng mại Hóa đơn thƣơng mại Packing list
Kiểm tra bộ chứng từ theo các bƣớc sau:
Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)
Hợp đồng số 16-2017/PSD-ASUS Ngày 21/04/2017
Bên bán: ASUS GLOBAL PTE.LTD
Địa chỉ: 15A, CHANGI BUSSINESS PARK CENTRAL 1, #05-01, EIGHTRIUM, SINGAPORE 486035
Bên mua: Petrosetco Distribution JSC
Địa chỉ: Phòng 207, Tòa nhà Petro Vietnam, 1-5 Lê Duẫn, Phƣờng Bến Nghé, Quận 1, Tp HCM Tên hàng: Số lƣợng 1. D320MT-0G44001450 24 2. D320MT-I361002600 30 3. D320MT-I361002620 18 4. D320MT-I56400011R 5 Tổng số lƣợng hàng: 77 Trị giá hợp đồng: 22,257.00 USD
Điều kiện giao hàng: CIP HO CHI MINH
Đóng gói và giao hàng tới: Petrosetco Distribution JSC
Địa chỉ: Phòng 207, Tòa nhà Petro Vietnam, 1-5 Lê Duẫn, Phƣờng Bến Nghé, Quận 1, Tp HCM
Bằng đƣờng biển từ HONGKONG tới HỒ CHÍ MINH, VIỆT NAM Xuất xứ: Trung Quốc
Thanh toán: Chuyển tiền bằng điện số tiền 22,257.00 USD vào tài khoản ngân hàng MEGA INTERNATIONAL COMMERCIAL BANK CO.,LTD SINGAPORE BRANCH trong 45 ngày từ ngày hàng đƣợc xếp lên tàu
Địa chỉ: 80 RAFFLES PLACE, #23-20, UOB PLAZA II SINGAPORE 048624 Tên tài khoản: ASUS GLOBAL PTE.LIMITED
Số tài khoản: 1353998
Hóa đơn thƣơng mại(Invoice)
Số hóa đơn: 15170181785 Ngày hóa đơn: 21/04/2017
Bên bán: ASUS GLOBAL PTE.LTD
Địa chỉ: 15A, CHANGI BUSSINESS PARK CENTRAL 1, #05-01, EIGHTRIUM, SINGAPORE 486035
Giao hàng từ HONGKONG tới TP HCM Điều kiện giao hàng: CIP TO PORT Phƣơng thức vận chuyển: Đƣờng biển Điều kiện thanh toán: O/A 45 ngày
Tên hàng: Số lƣợng 1.D320MT-0G44001450 24 2.D320MT-I361002600 30 3.D320MT-I361002620 18 4.D320MT-I56400011R 5 Tổng số lƣợng hàng: 77 Trị giá hợp đồng: 22,257.00 USD
Xác nhận: Có thể thấy tên, địa chỉ bên bán, bên mua, tên hàng hóa, số lƣợng hàng, trị giá hợp đồng và điều kiện giao hàng trong hóa đơn này đều trùng khớp với hợp đồng ngoại thƣơng.
Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
Số của invoice trên packing list:15170181785 Ngày hóa đơn: 21/04/2017
Đóng gói: 2 pallets
Xác nhận: Những thông tin trên phiếu đóng gói hàng hóa trùng khớp với các thông tin trên hợp đồng, hóa đơn cũng nhƣ vận đơn.
Vận đơn đường biển (Bill of landing)
Số vận đơn: DFS035096274
Ngƣời gửi hàng: ASUS GLOBAL PTE.LTD
Địa chỉ: 15A, CHANGI BUSSINESS PARK CENTRAL 1, #05-01, EIGHTRIUM, SINGAPORE 486035
Ngƣời nhận hàng (consignee) và ô notify party: Petrosetco Distribution JSC; Phòng 207, 1-5 Lê Duẩn, PetroVietnam Tower, Phƣờng Bến Nghé, Quận 1, TP. HCM
Địa chỉ: Lầu 7, Tòa nhà V-Coalimex, 29-31 Đinh Bộ Lĩnh, phƣờng 24, quận Bình Thạnh, HCM VN
Nguồn gốc xuất xứ: Hồng Kong Tên tàu: WAN HAI 215
Chuyến: S470
Cảng bốc: Hồng Kong Cảng dỡ: Hồ Chí Minh Đóng gói: 2 pallets Trọng lƣợng: 636kg
Xác nhận: Các thông tin trong vận đơn đều khớp với hợp đồng, invoice và packing list.
Giấy báo hàng đến, hóa đơn vận chuyển
Ngƣời giao hàng: ASUS GLOBAL PTE LTD15A CHANGI BUSINESS PARK CENTRAL 1,#
Ngƣời nhận hàng: Petrosetco Distribution JSC; Phòng 207, 1-5 Lê Duẩn, PetroVietnam Tower, Phƣờng Bến Nghé, Quận 1, TP. HCM
Ngày tàu đến: 28/04/2017 Cảng đến: Cát Lái Kho 3 Tên tàu: WAN HAI 215 S470 Số vận đơn: DFS035096274 Số lƣợng: 2 pallets
Trọng lƣợng: 636 kgs
Xác nhận: Những thông tin trên giấy báo hàng đến trùng khớp với các thông tin trên vận đơn.
2.4.5 Khai báo hải quan điện tử:
Hiện nay, công ty sử dụng phần mềm VNACCS -VCIS do công ty cổ phần phần mềm Thái Sơn phát hành để khai hải quan điện tử đến Chi cục hải quan quản lý hàng đầu tƣ.
Lƣu ý: sau khi nhập thông tin xong nhớ bấm nút “Ghi” để ghi lại thông tin mình đã nhập.
Bước 2: Chọn Doanh nghiệp khai báo
Bước 3: Nhập thông tin vận đơn, hóa đơn thương mại. Bước 4: Chọn “Đăng ký mới tờ khai Nhập khẩu”,
Bước 5: Nhập danh sách hàng Bước 6: Chọn chứng từ đính kèm Bước 7: Khai báo Hải quan điện tử:
2.4.6 In và nộp hồ sơ Hải quan tại CK:
Sau khi đƣợc phân luồng, nhân viên tiến hành in tờ khai Hải quan điện tử làm 2 bản để tiếp tục bƣớc thông quan cho lô hàng. Cần chuẩn bị bộ hồ sơ gồm các giấy tờ sau để đem ra cảng Cát Lái tiến hành làm thủ tục thông quan cho lô hàng:
Giấy giới thiệu (giấy ủy quyền) của Công ty PSD Tờ khai bản chính có số tờ khai 101304657750 (1 bản) Giấy báo hàng đến
Vận đơn số DFS035096274 (1 bản sao y bản chính)
Hợp đồng thƣơng mại số 16-2017/PSD-ASUS (1 bản sao y bản chính) Hóa đơn thƣơng mại số 15170181785 (1 bản chính)
Packing list (1 bản chính) Bảng kê chi tiết.
2.4.7 Lấy lệnh D/O:
Khi tàu chở hàng gần đến cảng tới, DIMERCO VIETFRACHT CO.,LTD sẽ gửi Thông báo hàng đến (Cargo Arrival Notice) . Khi đó nhân viên công ty sẽ mang 1 Vận đơn gốc, Giấy giới thiệu của Công ty, Giấy CMND, giấy Thông báo hàng đến đi tới đại lý hãng tàu đóng phí lấy D/O.
Cụ thể trong trƣờng hợp hợp đồng này nhân viên hiện trƣờng nhận:
D/O: mỗi lệnh thƣờng gồm 2 bản có kí tên và đóng dấu của đại lý hãng tàu. Có thể có 2 lệnh: lệnh giao hàng giao cho thƣơng vụ cảng, lệnh forwarder giao cho Hải quan đăng kí (nếu cần).
Hóa đơn: nhân viên giữ lại hóa đơn bàn giao lại cho bên phụ trách chứng từ. Khi nhận lệnh nhân viên cần kiểm tra D/O, đối chiếu B/L với các thông tin trong D/O để đảm bảo thông tin chính xác. Nếu có sai sót phải yêu cầu hãng tàu sửa chữa và đóng dấu “CORRECT” vào chỗ đã sửa, nếu không sẽ dẫn đến các rắc rối khi làm
thủ tục hải quan và nhận hàng tại cảng. Các thông tin cần lƣu ý trong D/O: Có đóng dấu và kí tên lên đầy đủ các lệnh
Số vận đơn: DFS035096274 Số lƣợng kiện: 2 Pallets
Tổng trọng lƣợng hàng: 636 KGS
Địa điểm lƣu kho dự kiến: CÁT LÁI KHO 3
Phƣơng tiện vận chuyển: Tàu mang số hiệu WAN HAI 215 S470 Ngày hàng đến: 28/04/2017
Địa điểm dỡ hàng: Cảng Cát Lái Địa điểm xếp hàng: HONG KONG
2.4.8 Hải quan kiểm tra hồ sơ/kiểm hóa
Khi kiểm tra thực tế hàng hóa, Hải quan lập “Phiếu ghi kiểm tra thực tế hàng hóa”. Có 3 mức kiểm tra thực tế hàng hóa:
Mức 3a: kiểm tra toàn bộ lô hàng. Mức 3b: kiểm tra 10% lô hàng. Mức 3c: kiểm tra 5% lô hàng
Nhân viên đăng kí hải quan photo 4 bản: 2 bản Phiếu kiểm tra chứng từ giấy và 2 bản Phiếu ghi kiểm tra thực tế hàng hóa. Sau đó giao lại cho Hải quan phụ trách kẹp vào bộ hồ sơ để chuyển xuống đội kiểm hóa. (1 bản ngƣời khai hải quan giữ, 1 bản hải quan lƣu). Xuống phòng kiểm hóa đăng kí kiểm hóa lô hàng này nếu muốn kiểm lô hàng đó ngay, nếu không thì để hôm nào muốn kiểm thì đăng kí hôm đó. Mỗi ngày sẽ có các cặp Hải quan kiểm hóa ở các cửa khẩu khác nhau khau. Sự phân công cặp Hải quan kiểm hóa này do đội trƣởng đội thủ tục phân công. Khi đăng kí kiểm hóa xong phải theo dõi xem Hải quan kiểm hóa nào đƣợc phân công kiểm hóa lô hàng của mình để liên với họ xuống cửa khẩu kiểm hàng. Hải quan kiểm hóa sẽ cầm bộ hồ sơ xuống kiểm hàng.
Lô hàng của công ty đƣợc phân Luồng Vàng nên cán bộ Hải quan sẽ kiểm tra các chứng từ liên quan và hàng hóa không phải chịu kiểm hóa.
Tiến hành nộp thuế: Sau khi bộ hồ sơ đƣợc chuyển sang bộ phận thuế suất của Hải quan, nhân viên công ty sẽ tiến hành nộp thuế theo kết quả đã đƣợc thông báo trên tờ khai hải quan. Cụ thể công ty sẽ đóng 1 loại thuế suất sau:
Thuế GTGT: 50.501.133 VND
Bộ chứng từ sau khi đƣợc kiểm tra sẽ đƣợc trình lên lãnh đạo phê duyệt và trả về lại bộ phận trả tờ khai với tờ khai “Hải quan thực hiện”. Sau đó nhân viên sẽ đem tờ khai này cùng với bộ hồ sơ danh sách hàng đủ điều kiện thông quan để đến gặp Hải quan thanh cổng lấy dấu mộc và ký tên xác nhận hàng đủ điều kiện qua khu hải quan giám sát. Cuối cùng nhân viên tiến hành chuẩn bị phƣơng tiện vận tải để chuyển hàng về kho của công ty.
2.4.9 Lấy hàng và vận chuyển hàng về kho
Nhân viên sẽ tiến hành các bƣớc sau để lấy hàng:
Bƣớc 1: In phiếu xuất kho và nộp: 1 D/O có kí tên + đóng dấu hãng vận chuyển. Bƣớc 2: Đến văn phòng kho thanh lí hải quan giám sát kho và nộp phiếu xuất kho, tờ khai Hải quan nhập khẩu + Phụ lục: 1 bản gốc đã đóng đấu thông quan, tờ khai hải quan nhập khẩu: 1 bản copy đã đóng đấu thông quan, D/O: 1 bản gốc có kí tên + đóng dấu hãng vận chuyển để nhân viên Hải quan kiểm tra. Bƣớc 3: Đến cửa xuất lấy hàng
Bƣớc 4: Đến quầy thanh lí hàng kho nộp tờ khai hải quan nhập khẩu có đóng đấu xác nhận và phiếu xuất kho.
Bƣớc 5: Giao hàng vận chuyển về kho
2.5 Đánh giá về quy trình nhập khẩu lô hàng máy tính ASUS của công ty Cổ Phần Dịch Vụ Phân Phối Tổng Hợp Dầu Khí: Phần Dịch Vụ Phân Phối Tổng Hợp Dầu Khí:
Qua thực tế làm việc tại Công Ty, đƣợc quan sát quy trình nhập khẩu của Công Ty mà em trình bày ở trên. bằng những kiến thức nhất định của em về hoạt động nhập khẩu hàng hóa, em có nhận xét về quy trình nhập khẩu của Công Ty theo từng bƣớc nhƣ sau:
Bước 1:Tiếp nhận thông tin hàng dự kiến tung ra thị trường từ Hãng qua hệ thống auto/email:
- Ƣu điểm: Bƣớc này đƣợc diễn ra khá suôn sẽ. Hai bên làm việc nhanh chóng với thái độ vui vẻ và hợp tác.
Bước 2: Kiểm tra giám định hàng hóa cho phù hợp với hợp đồng:
- Ƣu điểm: Nhân viên của công ty thực hiện khá nghiêm túc và thƣờng tiến hành
Bước 3: Làbước thuê phương tiện vận chuyển, lấy booking, chọn lịch tàu:
- Nhƣợc điểm: Do có ít hợp đồng công ty chịu trách nhiệm thuê tàu và mua bảo
hiểm nên kinh nghiệm trong hai lĩnh vực này của công ty còn rất ít.
Bước 4: Nhận và kiểm tra bộ chứng từ:
- Nhƣợc điểm : Trong quá trình nhận và kiểm tra hồ sơ thì nhân viên xuất nhập khẩu không tránh đƣợc những sai sót.
Bước 5: Khai báo Hải quan điện tử: Có một số ƣu và nhƣợc điểm nhƣ sau: - Ƣu điểm:
Quy trình thủ tục hải quan đƣợc thực hiện bằng việc khai báo điện tử nên số tiếp nhận, số tờ khai và kết quả phân luồng có ngay tại công ty mà không cần phải ra chi cục Hải quan nhƣ lúc trƣớc. Điều này giúp công ty tiết kiệm đƣợc rất nhiều thời gian và có thể chủ động hơn trong việc làm hàng khi đã biết trƣớc kết qua phân luồng.
- Nhƣợc điểm:
Nhân viên kê khai Hải quan dễ bị sai sót.
Để khai báo Hải quan điện tử, công ty sử dụng Phần mềm ECUS –VNACCS để khai báo. Tuy nhiên phần mềm này vẫn chƣa hoàn thiện nên đôi khi phần mềm bị lỗi gây mất thời gian khi khai báo. Điều này dẫn đến thỉnh thoảng nhân viên phải nhập máy tính nhiều lần cùng một lô hàng.
Trong quá trình khai báo Hải quan., các thông tƣ, nghị định về hàng hóa xuất nhập khẩu luôn thay đổi và cập nhật liên tục để phù hợp với tình hình thực tế nên nhân viên khai báo đôi khi chƣa nắm rõ và cập nhật kịp thời những thông tƣ, nghị định mới này dẫn đến sai sót.
Bước 6: In và nộp hồ sơ Hải quan tại CK: Bƣớc này có ƣu và nhƣợc điểm là: - Ƣu điểm:
Nhân viên xuất nhập khẩu làm rất tốt, thực hiện một cách nhanh chóng sau khi có kết quả phân luồng. Khi đến cửa khẩu thực hiện các thủ tục tại đó cũng rất tốt và Công ty PSD đoạt giải đơn vị chấp hành tốt pháp luật của Hải quan nên đƣợc