4. Kết quả thực tập theo đề tà
2.3.4 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Sau khi ký kết hợp đồng, khách hàng sẽ gửi mọi thông tin về hàng hóa và các giấy tờ cần thiết, bộ chứng từ để công ty kiểm tra và tiến hành khai báo hải quan, thực hiện các thủ tục để nhận hàng. Nhân viên chứng từ phụ trách sẽ kiểm tra chi tiết hồ sơ nhận đƣợc từ hãng, đối chiếu tất cả các chi tiết có trên MAWB/HAWB, Invoice, Packing List, C/O, PO, AN xem bộ chứng từ có đồng nhất hay chƣa, các thông tin có gì sai lệch với nhau hay không, hàng nhập khẩu có thuộc danh mục hàng hóa cấm nhập khẩu theo quy định hay không, hàng hóa nhập khẩu đó có cần xin giấy phép nhập của Bộ chuyên nghành hay không và sau đó thông báo với hãng nếu hồ
sơ cần bổ sung hoặc sửa chữa. Bên cạnh đó, ngƣời phụ trách cũng phải kiểm tra với nhà vận tải/hãng tàu: thời gian hàng về, cảng đến.
Cụ thể cần kiểm tra các chứng từ sau:
Hợp đồng
Khi hai bên ký kết hợp đồng sẽ có các nội dung thỏa thuận mua bán giữa hai bên đƣợc ghi rõ trong hợp đồng và đây cũng là căn cứ mua bán hàng hóa giữa nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu. Vì vậy khi đọc hợp đồng, cần chú ý kiểm tra các thông tin quan trọng nhƣ số và ngày hợp đồng; tên và địa chỉ của ngƣời nhập khẩu, xuất khẩu; tên, số lƣợng và trị giá lô hàng; các điều khoản yêu cầu về thanh toán và vận chuyển hàng hóa; các điều kiện khác có ảnh hƣởng đến việc bồi thƣờng hay bảo hiểm hàng hóa.
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Hóa đơn thƣơng mại là chứng từ quan trọng trong bộ chứng từ và là cơ sở để xác định mô tả hàng hóa, số lƣợng hàng, điều kiện thanh toán, nƣớc xuất xứ, giá cả trên mỗi đơn vị sản phẩm và trị giá của lô hàng để tính thuế nhập khẩu.
Vì vậy đối với hóa đơn thƣơng mại cần kiểm tra kĩ các thông tin nhƣ số, ngày hóa đơn, các thông tin về hàng hóa, điều kiện thanh toán cũng nhƣ thông tin của ngƣời xuất khẩu, nhập khẩu có trùng khớp với hợp đồng hay không. Nếu có sai sót phải yêu cầu chỉnh sửa ngay.
Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list)
Phiếu đóng gói hàng hóa là bản liệt kê, kê khai chi tiết cụ thể từng loại mặt hàng trong từng kiện hàng đƣợc đóng gói mà nhà xuất khẩu gửi cho nhà nhập khẩu. Cần phải kiểm tra chi tiết các thông tin quan trọng của Packing list nhƣ các mô tả về hàng hóa, số và ngày của Invoice trên Packing list có trùng khớp với Invoice công ty nhận đƣợc hay không; trọng lƣợng, quy cách đóng gói, bao bì, số container có trùng khớp với hợp đồng hay không.
Vận đơn đường biển (Bill of Landing)
Vận đơn đƣờng biển là chứng từ cho thấy ngƣời vận chuyển đã nhận hàng do ngƣời chuyên chở hoặc ngƣời đại diện của ngƣời chuyên chở phát hành cho ngƣời gửi hàng.
Vận đơn còn là bằng chứng xác nhận hợp đồng chuyên chở hàng hóa bằng đƣờng biển đã đƣợc kí kết. Việc kiểm tra chính xác nội dung của vận đơn rất quan trọng vì
liên quan đến khâu nhận hàng. Cần chú ý đến các thông tin sau trong vận đơn: số và ngày của vận đơn, ngƣời gửi hàng, ngƣời nhận hàng, tên hãng chuyên chở, tên và số hiệu tàu, tên tàu, cảng bốc dở hàng, tên hàng cũng nhƣ số lƣợng, trọng lƣợng các mặt hàng, cách đóng gói hàng hóa.
Các chứng từ trên phải có các thông tin trùng khớp với nhau và trùng khớp với invoice,LC, nếu có sai sót phải thông báo ngay cho công ty và ngƣời bán để sửa chữa kịp thời nhằm tiết kiệm thời gian tránh các chi phí phát sinh khác nhƣ chi phí lƣu kho, lƣu bãi v.v…
Giấy báo hàng đến của hãng tàu (Arival Notice)
Khi hàng sắp đến, hãng tàu sẽ gửi thông báo hàng đến cho nhà nhập khẩu khẩu thông báo về thời gian, địa điểm, kho cảng mà lô hàng sẽ cập. Nhân viên giao nhận cần xác là hàng FCL/LCL, nhận và kiểm tra chính xác các thông tin sau để nhận hàng nhƣ tên hãng tàu hoặc forwarder, số bill tƣơng ứng của từng lô hàng, ngày tàu đến, mã cảng đến, mã kho lƣu hàng, các giấy tờ cũng nhƣ các chi phí liên quan đến việc nhận hàng.
Giấy chứng nhận xuất xứ C/O (nếu có)
Giấy chứng nhận xuất xứ cho biết nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa. Tùy vào mặt hàng sẽ có yêu cầu giấy chứng nhận xuất xứ, cần kiểm tra các thông tin trong giấy chứng nhận xuất xứ nhƣ nƣớc xuất nhập khẩu hàng hóa đó có giống trên hợp đồng hay không, nƣớc phát hành có khớp với nƣớc xuất khẩu chƣa, số bill trên C/O có khớp với số bill trên vận đơn không, số lƣợng hàng trên C/O có khớp với thông tin trên invoice và packing list hay không.