4. Kết quả thực tập theo đề tà
2.5. Đánh giá về quy trình
Phần Dịch Vụ Phân Phối Tổng Hợp Dầu Khí:
Qua thực tế làm việc tại Công Ty, đƣợc quan sát quy trình nhập khẩu của Công Ty mà em trình bày ở trên. bằng những kiến thức nhất định của em về hoạt động nhập khẩu hàng hóa, em có nhận xét về quy trình nhập khẩu của Công Ty theo từng bƣớc nhƣ sau:
Bước 1:Tiếp nhận thông tin hàng dự kiến tung ra thị trường từ Hãng qua hệ thống auto/email:
- Ƣu điểm: Bƣớc này đƣợc diễn ra khá suôn sẽ. Hai bên làm việc nhanh chóng với thái độ vui vẻ và hợp tác.
Bước 2: Kiểm tra giám định hàng hóa cho phù hợp với hợp đồng:
- Ƣu điểm: Nhân viên của công ty thực hiện khá nghiêm túc và thƣờng tiến hành
Bước 3: Làbước thuê phương tiện vận chuyển, lấy booking, chọn lịch tàu:
- Nhƣợc điểm: Do có ít hợp đồng công ty chịu trách nhiệm thuê tàu và mua bảo
hiểm nên kinh nghiệm trong hai lĩnh vực này của công ty còn rất ít.
Bước 4: Nhận và kiểm tra bộ chứng từ:
- Nhƣợc điểm : Trong quá trình nhận và kiểm tra hồ sơ thì nhân viên xuất nhập khẩu không tránh đƣợc những sai sót.
Bước 5: Khai báo Hải quan điện tử: Có một số ƣu và nhƣợc điểm nhƣ sau: - Ƣu điểm:
Quy trình thủ tục hải quan đƣợc thực hiện bằng việc khai báo điện tử nên số tiếp nhận, số tờ khai và kết quả phân luồng có ngay tại công ty mà không cần phải ra chi cục Hải quan nhƣ lúc trƣớc. Điều này giúp công ty tiết kiệm đƣợc rất nhiều thời gian và có thể chủ động hơn trong việc làm hàng khi đã biết trƣớc kết qua phân luồng.
- Nhƣợc điểm:
Nhân viên kê khai Hải quan dễ bị sai sót.
Để khai báo Hải quan điện tử, công ty sử dụng Phần mềm ECUS –VNACCS để khai báo. Tuy nhiên phần mềm này vẫn chƣa hoàn thiện nên đôi khi phần mềm bị lỗi gây mất thời gian khi khai báo. Điều này dẫn đến thỉnh thoảng nhân viên phải nhập máy tính nhiều lần cùng một lô hàng.
Trong quá trình khai báo Hải quan., các thông tƣ, nghị định về hàng hóa xuất nhập khẩu luôn thay đổi và cập nhật liên tục để phù hợp với tình hình thực tế nên nhân viên khai báo đôi khi chƣa nắm rõ và cập nhật kịp thời những thông tƣ, nghị định mới này dẫn đến sai sót.
Bước 6: In và nộp hồ sơ Hải quan tại CK: Bƣớc này có ƣu và nhƣợc điểm là: - Ƣu điểm:
Nhân viên xuất nhập khẩu làm rất tốt, thực hiện một cách nhanh chóng sau khi có kết quả phân luồng. Khi đến cửa khẩu thực hiện các thủ tục tại đó cũng rất tốt và Công ty PSD đoạt giải đơn vị chấp hành tốt pháp luật của Hải quan nên đƣợc ƣu tiên tại Sân bay Tân Sơn Nhất và cảng Cát Lái vì thế xử lý các vấn đề phát sinh một cách dễ dàng, đảm bảo việc tiến hành các thủ tục thông quan kịp thời hơn. - Nhƣợc điểm:
Tranh luận áp mã HS giữa Hải quan và nhân viên giao nhận thƣờng xảy ra vì Hải quan muốn áp mã ở mức thuế suất cao, còn doanh nghiệp muốn đƣợc áp mã HS ở mức thuế suất thấp, còn doanh nghiệp muốn đƣợc áp mã HS ở mức thuế suất thấp. Việc này kéo dài thời gian làm thủ tục kéo theo qui trình tốn nhiều thời gian và chi phí để đi đến sự thống nhất.
Bước 7: Lấy lệnh giao hàng D/O:
- Ƣu điểm: Nhân viên xuất nhập khẩu rất nhanh nhạy trong việc lấy lệnh giao
hàng tại các hãng tàu, với lại vị trí của Công ty PSD nằm ở vị trí trung tâm, gần với các địa điểm của các hãng tàu và đại lý hãng tàu nên tiết kiệm đƣợc thời gian khá nhiều trong quá trình này.
Bước 8:Hải quan kiểm tra hồ sơ/kiểm hóa:
- Ƣu điểm: Về đặc trƣng của các mặt hàng mà Công ty PSD kinh doanh là các thiết bị công nghệ vì thế đối với một số hàng hóa bắt buộc phân vào luồng đỏ để kiểm tra thực tế hàng hóa nhƣng nhân viên xuất nhập khẩu vẫn làm việc tốt trong khâu này.
Bước 9: Lấy hàng và vận chuyển về kho:
- Nhƣợc điểm:
Khi hàng hóa về cảng thì cán bộ nghiệp vụ của công ty phải trực tiếp ra cảng làm thủ tục nhận hàng, chỉ có những lô hàng nhỏ mới có thể giao cho các chi nhánh tại các cảng ra nhận hàng, khiến cho không thể phát huy đƣợc hết vai trò, lợi thế của các chi nhánh tại các tỉnh, thêm vào đó chi phí cho việc đi lại rất tốn kém.
Công ty thƣờng xuyên thuê xe dịch vụ vận chuyển nên chi phí cho công tác này cũng khá tốn kém.
Bước 10: Tạo dữ liệu lên hệ thống:
- Ƣu điểm: Việc nhập dữ liệu và lƣu trữ hồ sơ lên hệ thống là công việc rất quan
trọng trong quá trình xử lý thông tin trên hệ thống WMS để quy trình nội bộ của công ty thực hiện chính xác và nhịp nhàng hơn. Vì thế việc nhân viên xuất nhập khẩu làm rất tốt trong việc nhập dữ liệu và lƣu trữ hồ sơ, hầu nhƣ đã hạn chế các sai sót đến mức thấp nhất.
TÓM TẮT CHƢƠNG 2:
Cho thấy tổng quan quy trình nhập khẩu cũng nhƣ phân tích rõ quy trình thông quan hàng hóa nhập khẩu bằng đƣờng biển tại công ty PSD. Từ đó dễ dàng nhận ra
điểm mạnh, điểm yếu của quy trình và công ty để đƣa ra các giải pháp, kiến nghị cụ thể giúp hoàn hiện hơn cũng nhƣ làm tiền đề cho chƣơng tiếp theo.
CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUY TRÌNH NHẬP KHẨU ĐIỆN THOẠI DI ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ PHÂN PHỐI TỔNG HỢP DẦU KHÍ (PSD)
3.1 Mục tiêu và phƣơng hƣớng phát triển của CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ PHÂN PHỐI TỔNG HỢP DẦU KHÍ (PSD):
3.1.1 Mục tiêu:
3.1.1.1 Lợi nhuận:
Cũng nhƣ tất cả các công ty cổ phần khác đang hoạt động. Mục tiêu trong thời gian tới của công ty Cổ Phần Dịch Vụ Phân Phối Tổng Hợp Dầu Khí là lợi nhuận( khả năng sinh lời).
Lợi nhuận là mục tiêu cuối cùng của các nhà kinh doanh và các doanh nghiệp. Lợi nhuận có vai trò quan trọng tới sự tăng trƣởng và phát triển của doanh nghiệp nói riêng và của toàn xã hội nói chung. Công ty chỉ tồn tại và phát triển khi nó tạo ra lợi nhuận, khi tạo ra đƣợc lợi nhuận thì công ty mới có thể mở rộng đƣợc quy mô kinh doanh, nhập khẩu đƣợc nhiều mặt hàng đa dạng với số lƣợng lớn đáp ứng với nhu cầu của ngƣời tiêu dùng, giảm thiểu chi phí, nâng cao khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp khác.
Vì vậy, phấn đấu tăng lợi nhuận chính là mục tiêu và động lực, là điều kiện tồn tại của công ty trong nền kinh tế thị trƣờng.
3.1.1.2 Đảm bảo thế lực trong kinh doanh:
Ngoài mục tiêu lợi nhuận, việc đảm bảo thế lực trong kinh doanh cũng là một vấn đề cần thiết và quan trọng không kém. Thế lực trong kinh doanh là sự chiếm lĩnh thị trƣờng, tỷ trọng chiếm lĩnh thị trƣờng, mở rộng thị trƣờng mục tiêu, và thể hiện trong kinh doanh của công ty ở hai điểm: sự tăng trƣởng của số lƣợng phân phối hàng hóa, và thị trƣờng công ty có khả năng liên doanh, liên kết ở mức độ phụ thuộc của các công ty khác trên thị trƣờng vào công ty mình và ngƣợc lại.
3.1.1.3 Đảm bảo sự an toàn:
Trong kinh doanh khi nào cũng cần phải đảm bảo sự an toàn, nhất là trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, một hình thức kinh doanh chứa nhiều rủi ro. Mặc dù có thể đã tính toán kỹ lƣỡng nhƣng công ty cũng không thể dự kiến hết đƣợc những phức tạp của thị trƣờng và những yếu tố bất ngờ xảy ra. Công ty cần tìm một khu vực an toàn, những lĩnh vực mà công ty có tiềm năng, có thế mạnh lớn- mục tiêu kinh doanh là hạn chế những xung đột trong khi phân phối, nhầm lẫn về địa chỉ tiếp thị, thƣờng chậm trễ về thời cơ, lãng phí về tài chính, vật chất trong đầu tƣ. 3.1.1.4 Đảm bảo giữ vững và mở rộng thị trường:
Kể từ khi thành lập đến nay, công ty Cổ Phần Dịch Vụ Phân Phối Tổng Hợp Dầu Khí đang ngày càng cố gắng để đạt đƣợc những kết quả cao trong kinh doanh. Công ty đã bƣớc đầu thâm nhập và tạo đƣợc mối quan hệ hợp tác, tin cậy với các nhà phân phối nƣớc ngoài. Trở thành nhà phân phối uy tín hàng đầu với mục tiêu trở thành nhà phân phối số 1 tại thị trƣờng Việt Nam trong lĩnh vực dịch vụ phân phối và bán lẻ. Với những kết quả đạt đƣợc đó, mục tiêu mà công ty đặt ra trong thời gian tới là quyết tâm giữ vững thị trƣờng mà với bao cố gắng của công ty trong thời gian qua mới tạo đƣợc uy tín. Đồng thời, nhằm mở rộng hoạt động kinh doanh của mình, công ty phải cố gắng mở rộng thị trƣờng hoạt động của mình. Nhằm làm cho hoạt động kinh doanh ngày càng phong phú và đa dạng.
3.1.1.5 Phát triển hoạt động nhập khẩu hàng hóa của các nước Mỹ, Nhật, Trung Quốc…
Một trong những mục tiêu mà công ty đề ra trong đại hội cổ đông tháng 3/2017 là phát triển thị trƣờng nhập khẩu của công ty sang các nƣớc Mỹ, Nhật, Trung Quốc.. Vì đây là các thị trƣờng mục tiêu, với chất lƣợng của hàng hóa tốt, giá cả cạnh tranh..
3.1.2 Phương hướng phát triển:
Tiếp tục duy trì và phát triển hoạt động kinh doanh nhập khẩu. Bởi vì, hoạt động nhập khẩu là hoạt động chủ đạo đem lại doanh thu và lợi nhuận cho công ty.
Phƣơng hƣớng của công ty là củng cố các bạn hàng cung cấp và tìm kiếm các nhà cung cấp tiềm năng. Vì hàng rào thuế quan và phi thế quan sẽ đƣợc gỡ bỏ nên việc củng cố các bạn hàng truyền thống sẽ có đƣợc những điều kiện thuận lợi trong giao dịch và đàm phán, ký kết hợp đồng. Nhất là nhận đƣợc những ƣu đãi đặc biệt do bạn hàng dành cho. Nhƣng cũng cần tìm các nhà cung cấp tiềm năng nhằm rút ngắn thời gian giao nhận hàng để tranh thủ các cơ hội kinh doanh.
Củng cố và duy trì các mối quan hệ với khách hàng. Việc này sẽ giúp cho công ty luôn có những mối quan hệ ổn định và bền vững, đồng thời nhờ những mối quan hệ này mà công ty sẽ có đƣợc những khách hàng mới.
Công ty sẽ từng bƣớc đảm bảo phân phối đủ số lƣợng và chất lƣợng cho khách hàng một cách kịp thời và nhanh chóng. Tăng cƣờng công tác kiểm tra chất lƣợng
các mặt hàng nhập khẩu về, có bảng báo giá chi tiết các mặt hàng, hoàn thiện các dịch vụ bán hàng và sau bán hàng nhằm nâng cao sức cạnh tranh của hàng hóa.
3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quy trình nhập khẩu điện thoại di động của công ty Cổ Phần Dịch Vụ Phân Phối Tổng Hợp Dầu Khí: di động của công ty Cổ Phần Dịch Vụ Phân Phối Tổng Hợp Dầu Khí:
3.2.1 Giải pháp để nâng cao nhược điểm ở bước 3: Thuê phương tiện vận chuyển, lấy booking, chọn lịch tàu và mua bảo hiểm:
3.2.1.1 Mục tiêu của giải pháp:
Giảm chi phí, tránh đƣợc những rủi ro khi thuê tàu và mua bảo hiểm. 3.2.1.2 Giải pháp được đề xuất:
Công ty nên thƣờng xuyên cử cán bộ nghiệp vụ đi học hỏi, tìm kiếm các kiến thức, tích lũy kinh nghiệm trong hai lĩnh vực này. Đặc biệt là việc mua bảo hiểm và ngoài nghĩa vụ mua bảo hiểm trong nƣớc, công ty nên mua cả bảo hiểm ở nƣớc ngoài đối với những hợp đồng quan trọng, có giá trị lớn.
3.2.1.3 Kết quả dự kiến có được:
Chi phí thuê phƣơng tiện vận chuyển và bảo hiểm đƣợc giảm tối thiểu. Nhân viên sẽ thông thạo hơn trong lĩnh vực này, giúp cho Công ty sẽ rút ngắn đƣợc thời gian kể cả chi phí.
3.2.2 Giải pháp để nâng cao nhược điểm ở bước 4: Nhận và kiểm tra bộ chứng từ:
3.2.2.1 Mục tiêu của giải pháp:
Bƣớc nhận và kiểm tra bộ chứng từ sẽ không còn sai sót, đảm bảo chính xác, để cho những bƣớc sau đƣợc diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng.
3.2.2.2 Giải pháp được đề xuất:
Hoàn thiện nâng cao trình độ cho nhân viên: Nâng cao trình độ cho cán bộ nhân
viên bằng cách gửi đi đào tạo thêm một cách chính quy tại các trƣờng Đại Học, đặc biệt là các cán bộ chủ chốt, cán bộ quản lý thì nên tổ chức thêm các khóa đào tạo, học tập kinh nghiệm tại nƣớc ngoài. Đồng thời với những cán bộ trẻ cần tạo thêm điều kiện cho họ có cơ hội đƣợc tiếp xúc thực tế, tích lũy kinh nghiệm, phát huy các ƣu điểm và khả năng đã đƣợc đào tạo. Bên cạnh đó, công ty cần có các cuộc sát
hạch, thƣờng xuyên kiểm tra trình độ để tiến tới phân bổ cán bộ vào những công việc chuyên môn. Trong công tác tuyển chọn và đào tạo nhân viên cho phòng nhập khẩu của Công ty phải đƣợc thực hiện một cách khoa học và có bài bản, phải đề ra các tiêu chí và yêu cầu cụ thể đối với ngƣời đƣợc tuyển dụng. Bên cạnh đó, việc quản lý nhân viên cần phải đƣợc thực hiện thƣờng xuyên, có hình thức khen thƣởng và kỉ luật công khai để một mặt khuyến khích nhân viên phát huy năng lực, cống hiến hết mình cho hoạt động kinh doanh của Công ty mặt khác hạn chế những điểm yếu của họ.
3.2.2.3 Kết quả dự kiến có được:
Nhân viên đƣợc trao dồi kiến thức nhiều hơn, thông thạo hơn và có nhiều kinh nghiệm. Từ đó, công tác nhập khẩu sẽ diễn ra nhanh chóng, không bị làm gián đoạn.
3.2.3 Giải pháp để nâng cao nhược điểm ở bước 5: Khai báo hải quan điện tử:
3.2.3.1 Mục tiêu của giải pháp:
Để hàng hóa có thể thông quan một cách dễ dàng. Tiết kiệm thời gian, nhân lực, chi phí
3.2.3.2 Giải pháp được đề xuất:
Không ngừng nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin, đầu tƣ cơ sở hạ tầng phục vụ cho công tác khai báo hải quan điện tử.
Trong kê khai Hải quan, nhân viên phòng xuất nhập khẩu của Công ty phải tiến hành khai báo trung thực, chính xác và đầy đủ các khoản mục để tránh những sai sót.
Áp mã tính thuế xuất nhập khẩu Việc áp mã tính thuế, khi lên tờ khai hải quan điện tử của nhân viên giao nhận là rất quan trọng. Vì nếu áp sai thuế cho hàng hóa sẽ gây ra việc tính thuế nhập khẩu cũng sai. Và nó sẽ ảnh hƣởng, thứ nhất đến chí phí của khách hàng, thứ hai sẽ mất thời gian lên lại tờ khai mới, vì nếu áp không đúng mã thì hải quan sẽ không chấp nhận tờ khai đó. Vì vậy, nhân viên chứng từ cần đọc kỹ cuốn biểu thuê xuất nhập khẩu, xem hàng hóa đó sẽ thuộc chƣơng nào, và thuộc loại ƣu đãi thuế nào. Cần cập nhập biểu thuế xuất nhập khẩu mới nhất, vì mỗi năm sẽ có sự điều chỉnh. Có thể sử dụng file biểu thuế trên máy tính để tra mã cho nhanh hoặc
có thể tra tay bằng sách với độ chính xác cao hơn. Công ty cần nên có những buổi tập huấn về cách tra mã tính thuế xuất nhập khẩu, giúp cho các nhân viên nắm vững hơn các loại mã tính thuế.
Cập nhật thƣờng xuyên các thông tƣ, nghị định mới ban hành đặc biệt là của các Bộ ngành có liên quan nhƣ Bộ Tài chính, Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ... là một việc cần thiết. Công ty có thể cử một nhân viên phụ trách việc này bằng cách theo dõi thƣờng xuyên cổng thông tin của các Bộ ngành. Khi có những văn bản mới, ngƣời này cũng làm công tác thông báo và giải thích cho tất cả nhân viên khác nắm rõ. Việc nắm bắt đƣợc các quy định mới của Nhà nƣớc sẽ giúp nhân viên làm hàng