4. Kết quả thực tập theo đề tà
2.3.1 Tiếp nhận thông tin hàng dự kiến tung ra từ Hãng qua hệ thống auto/
email:
Tiếp nhận thông tin hàng dự kiến tung ra thị trƣờng từ Hãng qua hệ thống auto/email
Kiểm tra & giám định hàng hóa cho phù hợp với hợp đồng
In và nộp hồ sơ Hải quan tại CK (lô hàng phân luồng vàng/đỏ)
Thuê phƣơng tiện vận chuyển, lấy booking, chọn lịch tàu
Kiểm tra chứng từ
Lấy lệnh giao hàng (D/O)
Hải quan kiểm tra hồ sơ/ kiểm hóa
Lấy hàng và vận chuyển về kho
Tạo dữ liệu lên hệ thống Khai báo hải quan điện tử
Bộ phân quản lí nhãn hàng sẽ liên hệ đặt hàng. Hai bên sẽ thống nhất các điều khoản hợp đồng. Hãng sản xuất sẽ gửi thông tin hàng dự kiến ship out chứng từ thanh toán liên quan lô hàng cho bộ phận XNK để cập nhật giấy phép nhập khẩu, khi đã nhận đầy đủ thì bộ phận Kinh Doanh XNK sẽ phản hồi lại với hãng để hãng giao hàng cho forwarder. Khi hàng hóa đã thông quan bên nƣớc xuất khẩu tất cả các thông tin sản phẩm đều phải liên lạc qua Forwarder.
2.3.2 Kiểm tra giám định hàng hóa cho phù hợp với hợp đồng
Trƣớc khi nhận hàng, công ty phải kiểm tra hàng hóa về mặt chất lƣợng, số lƣợng, trọng lƣợng, bao bì để đảm bảo đáp ứng đƣợc các điều khoản trong hợp đồng. Việc kiểm tra hàng nhập khẩu của công ty đƣợc thực hiện khá nghiêm túc và thƣờng tiến hành làm hai lần. Lần thứ nhất là kiểm tra cùng với ngƣời của hãng bằng cách mang mẫu đến Phòng Đo Kiểm - Cục Tần số Vô Tuyến Điện - Bộ thông tin và Truyền thông. Thƣờng thì công ty sẽ cử ngƣời đến để cùng nhân viên xuất nhập khẩu kiểm tra hàng hóa. Lần kiểm tra thứ hai là tại cửa khẩu, công ty sẽ cử ngƣời đến để cùng nhân viên xuất nhập khẩu kiểm tra hàng hóa.
2.3.3 Thuê phương tiện vận chuyển, lấy booking, chọn lịch tàu
Tùy theo từng điều kiện mua hàng, sẽ xác định bên nào phải thuê phƣơng tiện vận chuyển. Bên cạnh đó để đảm bảo cho những rủi ro về hàng hóa trong quá trình vận chuyển, công ty đã mua thêm bảo hiểm cho lô hàng.
Đến đây là đã hoàn chỉnh quy trình vận chuyển quốc tế, nhân viên chứng từ sẽ tiếp nhận thông tin chính thức giao hàng khi tới nơi từ hãng qua email hoặc fax và kiểm tra lại giấy phép cũng nhƣ theo dõi lịch hàng về với Forwarder.
2.3.4 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Sau khi ký kết hợp đồng, khách hàng sẽ gửi mọi thông tin về hàng hóa và các giấy tờ cần thiết, bộ chứng từ để công ty kiểm tra và tiến hành khai báo hải quan, thực hiện các thủ tục để nhận hàng. Nhân viên chứng từ phụ trách sẽ kiểm tra chi tiết hồ sơ nhận đƣợc từ hãng, đối chiếu tất cả các chi tiết có trên MAWB/HAWB, Invoice, Packing List, C/O, PO, AN xem bộ chứng từ có đồng nhất hay chƣa, các thông tin có gì sai lệch với nhau hay không, hàng nhập khẩu có thuộc danh mục hàng hóa cấm nhập khẩu theo quy định hay không, hàng hóa nhập khẩu đó có cần xin giấy phép nhập của Bộ chuyên nghành hay không và sau đó thông báo với hãng nếu hồ
sơ cần bổ sung hoặc sửa chữa. Bên cạnh đó, ngƣời phụ trách cũng phải kiểm tra với nhà vận tải/hãng tàu: thời gian hàng về, cảng đến.
Cụ thể cần kiểm tra các chứng từ sau:
Hợp đồng
Khi hai bên ký kết hợp đồng sẽ có các nội dung thỏa thuận mua bán giữa hai bên đƣợc ghi rõ trong hợp đồng và đây cũng là căn cứ mua bán hàng hóa giữa nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu. Vì vậy khi đọc hợp đồng, cần chú ý kiểm tra các thông tin quan trọng nhƣ số và ngày hợp đồng; tên và địa chỉ của ngƣời nhập khẩu, xuất khẩu; tên, số lƣợng và trị giá lô hàng; các điều khoản yêu cầu về thanh toán và vận chuyển hàng hóa; các điều kiện khác có ảnh hƣởng đến việc bồi thƣờng hay bảo hiểm hàng hóa.
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Hóa đơn thƣơng mại là chứng từ quan trọng trong bộ chứng từ và là cơ sở để xác định mô tả hàng hóa, số lƣợng hàng, điều kiện thanh toán, nƣớc xuất xứ, giá cả trên mỗi đơn vị sản phẩm và trị giá của lô hàng để tính thuế nhập khẩu.
Vì vậy đối với hóa đơn thƣơng mại cần kiểm tra kĩ các thông tin nhƣ số, ngày hóa đơn, các thông tin về hàng hóa, điều kiện thanh toán cũng nhƣ thông tin của ngƣời xuất khẩu, nhập khẩu có trùng khớp với hợp đồng hay không. Nếu có sai sót phải yêu cầu chỉnh sửa ngay.
Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list)
Phiếu đóng gói hàng hóa là bản liệt kê, kê khai chi tiết cụ thể từng loại mặt hàng trong từng kiện hàng đƣợc đóng gói mà nhà xuất khẩu gửi cho nhà nhập khẩu. Cần phải kiểm tra chi tiết các thông tin quan trọng của Packing list nhƣ các mô tả về hàng hóa, số và ngày của Invoice trên Packing list có trùng khớp với Invoice công ty nhận đƣợc hay không; trọng lƣợng, quy cách đóng gói, bao bì, số container có trùng khớp với hợp đồng hay không.
Vận đơn đường biển (Bill of Landing)
Vận đơn đƣờng biển là chứng từ cho thấy ngƣời vận chuyển đã nhận hàng do ngƣời chuyên chở hoặc ngƣời đại diện của ngƣời chuyên chở phát hành cho ngƣời gửi hàng.
Vận đơn còn là bằng chứng xác nhận hợp đồng chuyên chở hàng hóa bằng đƣờng biển đã đƣợc kí kết. Việc kiểm tra chính xác nội dung của vận đơn rất quan trọng vì
liên quan đến khâu nhận hàng. Cần chú ý đến các thông tin sau trong vận đơn: số và ngày của vận đơn, ngƣời gửi hàng, ngƣời nhận hàng, tên hãng chuyên chở, tên và số hiệu tàu, tên tàu, cảng bốc dở hàng, tên hàng cũng nhƣ số lƣợng, trọng lƣợng các mặt hàng, cách đóng gói hàng hóa.
Các chứng từ trên phải có các thông tin trùng khớp với nhau và trùng khớp với invoice,LC, nếu có sai sót phải thông báo ngay cho công ty và ngƣời bán để sửa chữa kịp thời nhằm tiết kiệm thời gian tránh các chi phí phát sinh khác nhƣ chi phí lƣu kho, lƣu bãi v.v…
Giấy báo hàng đến của hãng tàu (Arival Notice)
Khi hàng sắp đến, hãng tàu sẽ gửi thông báo hàng đến cho nhà nhập khẩu khẩu thông báo về thời gian, địa điểm, kho cảng mà lô hàng sẽ cập. Nhân viên giao nhận cần xác là hàng FCL/LCL, nhận và kiểm tra chính xác các thông tin sau để nhận hàng nhƣ tên hãng tàu hoặc forwarder, số bill tƣơng ứng của từng lô hàng, ngày tàu đến, mã cảng đến, mã kho lƣu hàng, các giấy tờ cũng nhƣ các chi phí liên quan đến việc nhận hàng.
Giấy chứng nhận xuất xứ C/O (nếu có)
Giấy chứng nhận xuất xứ cho biết nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa. Tùy vào mặt hàng sẽ có yêu cầu giấy chứng nhận xuất xứ, cần kiểm tra các thông tin trong giấy chứng nhận xuất xứ nhƣ nƣớc xuất nhập khẩu hàng hóa đó có giống trên hợp đồng hay không, nƣớc phát hành có khớp với nƣớc xuất khẩu chƣa, số bill trên C/O có khớp với số bill trên vận đơn không, số lƣợng hàng trên C/O có khớp với thông tin trên invoice và packing list hay không.
2.3.5 Khai báo hải quan điện tử
Sau khi kiểm tra chi tiết bộ chứng từ, nhân viên bắt đầu tiến hành khai báo hải quan điện tử. Đây là bƣớc rất quan trọng để có thể thông quan hàng hóa. Các thông tin trên tờ khai phải khớp với thông tin trong bộ chứng từ.
Ví dụ: Nhân viên phải khai báo chính xác tên và số lƣợng hàng hóa trên thực tế, mã HS, phân luồng của mặt hàng đó. Nếu có sai sót nhân viên Hải quan tính thuế sẽ trả lại bộ hồ sơ khi làm thủ tục thông quan hoặc Lập biên bản đối với Doanh nghiệp khi khai báo không đúng phân luồng của hàng hóa. Việc này dẫn đến nhiều rắc rối và tốn kém thời gian, công sức của công ty.
chi tiết
cũng nhƣ nội dung cần khai báo đã đƣợc kiểm tra tính chính xác và phù hợp ở bƣớc trên.
2.3.6 In và nộp hồ sơ Hải quan tại CK
Sau bƣớc khai báo Hải quan điện tử, khi tờ khai đã đƣợc phân luồng, nhân viên in tờ khai để tiến hành đăng ký hải quan. Các chứng từ cần có bao gồm:
Giấy giới thiệu (giấy ủy quyền) của công ty PSD
Tờ khai bản sao (1 bản)
Giấy báo hàng đến
Vận đơn (1 bản sao y bản chính)
Hợp đồng thƣơng mại (1 bản sao y bản chính)
Hóa đơn thƣơng mại (1 bản chính)
Packing list (1 bản chính)
Bảng kê chi tiết
Khi có đủ bộ chứng từ trên, nhân viên sẽ đem bộ chứng từ này ra cảng nộp tờ khai và chờ hải quan cảng tiếp nhận đăng ký, phân luồng và tính thuế.
2.3.7 Lấy lệnh giao hàng D/O (Delivery Order)
D/O là lệnh giao hàng do ngƣời chuyên chở ký phát với mục đích yêu cầu cảng hoặc bộ phận quản lý hàng hóa chuyển giao quyền giữ hàng cho bên nhà nhập khẩu. Sau khi nhận đƣợc bộ chứng từ và thông báo hàng đến của hãng tàu, nhân viên công ty mang B/L, giấy báo hàng đến, giấy giới thiệu/ủy quyền của Công ty, giấy CMND đến đại lý hãng tàu đóng phí lấy D/O. Hãng tàu sẽ kiểm tra bên nhà xuất khẩu đã ra thông báo giao hàng hay chƣa và kiểm tra nội dung các chứng từ nhận đƣợc. Nếu giấy tờ hợp lệ và đúng quy trình, hãng tàu sẽ giao D/O cho nhân viên công ty và thu các phí liên quan đến vận chuyển hàng hóa nhƣ tiền cƣớc, phí lƣu container quá hạn (nếu có), phí dịch vụ, phí xếp dỡ v.v...
Lệnh giao hàng gồm có những nội dung: tên tàu và hành trình, tên ngƣời nhận hàng, cảng dỡ hàng, kí mã hiệu hàng hóa, số lƣợng bao kiện hàng, trọng lƣợng và thể tích hàng hóa. D/O chỉ có giá trị khi có dấu ĐÃ THU TIỀN hoặc PAID của hãng tàu chứng minh cho việc công ty đã thanh toán phí cho hãng tàu.
xuất khẩu phải yêu cầu hãng tàu chấp nhận Surrender B/L (Vận đơn đã nộp tại cảng bốc hàng) nghĩa là ngƣời nhận hàng có thể lấy hàng mà không cần B/L gốc nộp tại cảng đến.
2.3.8 Hải quan kiểm tra hồ sơ/kiểm hóa
Nếu tờ khai đƣợc phân luồng xanh thì bộ phận tính thuế Hải quan sẽ không kiểm tra lại. Nếu tờ khai thuộc luồng vàng hoặc đỏ thì hồ sơ đó sẽ đƣợc tính giá trƣớc và bộ phận tính thuế sẽ đóng dấu lên lệnh hình thức. Khi bộ hồ sơ đã đƣợc chấp nhận ở bộ phận tính thuế của Hải quan thì bộ phận luân chuyển hồ sơ sẽ chuyển hồ sơ cho lãnh đạo chi cục duyệt và phân công kiểm tra lô hàng dựa vào kết quả phân luồng ở tờ khai Hải quan điện tử, sau đó ký lên lệnh hình thức. Dựa vào đó bộ phận luân chuyển hồ sơ sẽ mang hồ sơ đã đƣợc lãnh đạo chi cục ký duyệt chuyển cho từng bộ phận.
Nếu luồng xanh thì chuyển cho cán bộ mở tờ khai ký thông quan
Nếu luồng vàng thì chuyển cho cán bộ giá thuế ký thông quan
Nếu luồng đỏ thì chuyển cho cán bộ kiểm hóa theo sự phân công kiểm hóa và sẽ đƣợc ký thông quan sau khi đã kiểm tra thực tế hàng hóa.
Sau khi đƣợc ký thông quan thì bộ chứng từ sẽ đƣợc chuyển cho bộ phận thu phí và trả tờ khai. Nhân viên công ty sẽ theo dõi xem hàng hóa của mình có phải kiểm hóa hay không. Nếu có thì liên hệ cán bộ kiểm hóa đƣợc phân công để tiến hành kiểm hóa, nếu không thì nộp thuế và các chi phí liên quan rồi nhận tờ khai.
2.3.9 Lấy hàng và vận chuyển về kho
Sau khi đã đƣợc phân luồng và thông quan, nhân viên sẽ tiến hành các bƣớc sau để lấy hàng:
Bƣớc 1: In phiếu xuất kho:
Nộp 1 D/O có kí tên + đóng dấu hãng vận chuyển. Có thể phải đóng tiền lƣu kho nếu hàng vào kho quá thời gian free của cảng cho phép.
Bƣớc 2: Đến văn phòng kho thanh lí hải quan giám sát kho: Nộp:
Phiếu xuất kho
thông quan
Tờ khai hải quan nhập khẩu: 1 bản copy đã đóng đấu thông quan D/O: 1 bản gốc có kí tên + đóng dấu hãng vận chuyển
Hải quan kiểm tra đối chiếu tờ khai và D/O, nếu chứng từ hợp lệ sẽ đƣa lại cho nhân viên hiện trƣờng.
Bƣớc 3: Đến cửa xuất lấy hàng.
Bƣớc 4: Đến văn phòng giám sát thanh lí cổng. Nộp tại quầy thanh lí hàng kho tờ khai Hải quan nhập khẩu có đóng dấu xác nhận và phiếu xuất kho. Bƣớc 5: Giao hàng vận chuyển về kho.
2.2.10 Tạo dữ liệu lên hệ thống
Nhận thông tin từ nhân viên quản lí tài khoản, nhận bộ hồ sơ từ bộ phận XNK, kiểm tra thông tin của bộ hồ sơ, nhập thông tin vào hệ thống WMS của công ty.
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ thực hiện báo cáo, sao lưu hồ sơ vào hệ thống WMS:
(Nguồn: Tự tổng hợp)
Tất cả các lô hàng nhập vào phải bảo đảm tính chính xác về: số lƣợng, màu, mã hàng. Toàn bộ chứng từ để nhập hàng phải phải chính xác và đồng nhất. Đảm bảo quá trình tạo Master Data – PO – RO vào WMS trƣớc khi hàng nhập kho.
Vào www.wms.psd.com.vn Product sản phẩm Master data dữ liệu gốc Receive nhập kho Receive Nhập kho Tạo đơn đặt hàng Nhập thông tin Tạo đơn hàng nhập Nhập mua hàng Tạo mã PO Tạo mã RO Nhập thông tin Nhập thông tin
Việc lƣu hồ sơ rất cần thiết để phục vụ cho việc tra cứu thông tin sau này hay sử dụng, kiểm tra lại tài liệu.
2.4 Phân tích quy trình nhập khẩu lô hàng máy tính ASUS của công ty:
Trong đợt thực tập vừa qua, em đã may mắn đƣợc quan sát công tác nhập khẩu của Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Phân Phối Tổng Hợp Dầu Khí với thực tế lô hàng nhập khẩu máy tính để bàn ASUS của công ty theo hợp đồng số 16-2017/PSD-ASUS nhập khẩu 77 set máy tính để bàn không màn hình mới 100%. Hợp đồng đƣợc kí kết giữa công ty PSD và công ty ASUS vào ngày 21/4/2017 với trị giá hợp đồng là 22,257.00 USD theo điều kiện CIP HO CHI MINH
Công tác nhập khẩu đƣợc diễn ra theo các bƣớc nhƣ sau:
2.4.1 Tiếp nhận thông tin hàng dự kiến tung ra từ Hãng qua hệ thống auto/ email:
Cụ thể theo hợp đồng này, Forwarder là Công Ty Liên Doanh TNHH DIMERCO VIETFRACHT
2.4.2 Kiểm tra giám định hàng hóa cho phù hợp với hợp đồng
Vì máy tính không phải là hàng hóa là thiết bị phát, thu-phát sóng vô tuyến điện nên không cần phải có giấy chứng nhận hợp quy và giấy phép nhập khẩu từ cục viễn thông.
2.4.3 Thuê phương tiện vận chuyển, lấy booking, chọn lịch tàu
Trong trƣờng hợp nhƣ hợp đồng này, công ty nhập khẩu theo điều kiện CIP nên trách nhiệm thuê phƣơng tiện vận tải thuộc về công ty ASUS.
2.4.4 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ:
Bộ chứng từ đƣợc Công ty ASUS gửi mail cho Công ty PSD để kiểm tra về sự đồng nhất trong thông tin, hàng hóa nhập có thuộc danh mục cấm nhập khẩu không, hàng nhập khẩu có phải xin giấy phép nhập khẩu hoặc giấy kiểm định chất lƣợng hay không và sau đó tiến hành lên tờ khai. Bộ chứng từ gồm có:
Giấy báo hàng đến Vận đơn đƣờng biển B/L Hợp đồng thƣơng mại Hóa đơn thƣơng mại Packing list
Kiểm tra bộ chứng từ theo các bƣớc sau:
Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)
Hợp đồng số 16-2017/PSD-ASUS Ngày 21/04/2017
Bên bán: ASUS GLOBAL PTE.LTD
Địa chỉ: 15A, CHANGI BUSSINESS PARK CENTRAL 1, #05-01, EIGHTRIUM, SINGAPORE 486035
Bên mua: Petrosetco Distribution JSC
Địa chỉ: Phòng 207, Tòa nhà Petro Vietnam, 1-5 Lê Duẫn, Phƣờng Bến Nghé,