5. Kết cấu của luận văn
1.2.5. Nội dung quản lý tài chính tại đơn vị sự nghiệp có thu
1.2.5.1.Tổ chức công tác kế toán tại đơn vị sự nghiệp có thu a /Tổ chức bộ máy kế toán
Theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30 tháng 03 năm 2006 bộ máy kế toán của trƣờng cao đẳng đƣợc tổ chức theo các mô hình của bộ máy kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp:
- Mô hình bộ máy kế toán tập trung: là một bộ máy kế toán chỉ có một cấp. Nghĩa là toàn bộ trƣờng (đơn vị hạch toán cơ sở) chỉ tổ chức một phòng kế toán ở đơn vị chính, còn các đơn vị phụ thuộc đều không có tổ chức kế toán riêng. Theo hình thức này chỉ tổ chức một phòng kế toán trung tâm, tất cả các công việc kế toán nhƣ phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ ban đầu, định khoản kế toán, ghi sổ tổng hợp chi tiết, tính giá thành, lập báo cáo, thông tin kinh tế đều đƣợc thực hiện tập trung ở phòng.
- Mô hình bộ máy kế toán phân tán: với mô hình này công tác kế toán đƣợc phân bổ chủ yếu cho các đơn vị cấp dƣới còn lại công việc kế toán thực hiện ở cấp trên phần lớn là tổng hợp và lập báo cáo kế toán chung toàn trƣờng.
- Mô hình bộ máy kế toán hỗn hợp: đối với trƣờng cao đẳng có quy mô lớn, địa bàn hoạt động rộng, có nhiều đơn vị phụ thuộc mà mức độ phân cấp quản lý kinh tế tài sản nội bộ của trƣờng khác nhau thì có thể tổ chức công tác kế toán theo mô hình hỗn hợp: vừa tập trung vừa phân tán. Thực chất, là sự kết hợp hai mô hình tổ chức công tác kế toán đã nói trên phù hợp với đặc điểm tổ chức ở đơn vị.
b/ Tổ chức hình thức sổ kế toán
- Hình thức kế nhật ký chung: đặc trƣng cơ bản của hình thức này là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều đƣợc ghi vào sổ nhật ký chung theo thứ tự thời gian phát sinh và nội dung kinh tế đó. Sau đó lấy số liệu trên sổ nhật ký để ghi vào sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
- Hình thức kế toán Nhật ký - sổ cái: đặc trƣng cơ bản là các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đƣợc ghi chép kết hợp theo trình tự thời gian và đƣợc phân loại hệ thống hóa theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kê toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp gọi là ghi sổ Nhật ký - sổ cái và trong một quá trình ghi chép. Căn cứ để ghi vào sổ nhật ký là chứng từ kế toán hoặc bảng kê cùng loại.
- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: với đặc trƣng cơ bản là việc ghi sổ kế toán tổng hợp đƣợc căn cứ trực tiếp trên chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ dùng để phân loại, xác định nội dung các nghiệp vụ và để ghi nợ, ghi có của nghiệp vụ kinh tế tài chính. Việc ghi sổ kế toán dựa trên cơ sở chứng từ ghi sổ sẽ đƣợc tách thành hai quá trình riêng biệt:
+ Ghi theo trình tự thời gian nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
+ Ghi theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế trên sổ cái.
- Hình thức kế toán máy: là công việc kế toán đƣợc thực hiện trên phần mềm kế toán trên máy vi tính. Có nhiều chƣơng trình phần mềm kế toán máy khác nhau về tính năng kỹ thuật và tiêu chuẩn điều kiện áp dụng. Phần mềm kế toán đƣợc áp dụng một trong ba hình thức kế toán hoặc kết hợp cả ba hình thức kế toán trên. Phần mềm kế toán tuy không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán nhƣng đảm bảo in đƣợc đẩy đủ sổ sách kế toán, báo cáo tài chính theo quy định.
c/ Tổ chức quá trình hạch toán kế toán
- Tổ chức hạch toán chứng từ kế toán: cơ sở duy nhất để ghi vào tài khoản kế toán hay sổ kế toán các chứng từ hợp lệ, hợp pháp. Các chứng từ cơ bản tổ chức trong trƣờng cao đẳng là: chứng từ liên quan đến thi- chi; chứng từ liên quan đến tiền lƣơng, các khoản trích theo lƣơng và các khoản khác có liên quan đến giảng viên nhƣ: hợp đồng thuê ngoài, phiếu thanh toán tiền vƣợt giờ; chứng từ liên quan đến mua sắm trang thiết bị, cơ sỏ vật chất và một số chứng từ khác.
- Tổ chức hệ thống tài khoản: sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài chính.
- Tổ chức hạch toán các phần hành: tổ chức hạch toán các loại tiền; tổ chức hạch toán các khoản thu, chi; tổ chức hạch toán vật liệu dụng cụ; tổ chức hạch toán tài sản cố định; tổ chức hạch toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng; tổ chức hạch toán nguồn kinh phí.
- Tổ chức kiểm tra kế toán: công tác kiểm tra kê toán trong trƣờng cao đẳng đƣợc tiến hành theo các nội dung: kiểm tra việc ghi chép, phản ánh trân các chứng từ, tài khoản, sổ và báo cáo tài chính, đảm bảo việc thực hiện đúng chế độ chính sách quản lý tài sản và nguồn kinh phí; kiểm tra trách nhiệm, kết quả công tác của bộ máy kế toán, mối quan hệ giữa các bộ phận kế toán với các bộ phận chức năng khác trong trƣờng học; công tác kiểm tra kế toán nội bộ trƣờng cao đẳng do Hiệu trƣởng và kế toán trƣởng chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện.
- Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán: báo cáo tài chính của trƣờng cao đẳng bao gồm: bảng cân đối tài khoản; báo cáo thu-chi; bản thuyết minh báo cáo tài chính; các báo cáo khác theo quy định của pháp luật.
Báo cáo kế toán quản trị là báo cáo phản ánh số liệu kế toán ở mức độ chi tiết theo từng đơn vị, từng hoạt động sản xuất kinh doanh, từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn đƣợc lập theo định kỳ hoặc đột xuất và chỉ cung cấp thông tin cho quản lý nội bộ.
1.2.5.2. Quản lý nguồn thu
Đơn vị sự nghiệp có thu phải dựa vào chức năng, nhiệm vụ chính trị, xã hội đƣợc giao thông qua các chỉ tiêu cụ thể ở từng hoạt động do cơ quan có thẩm quyền thông báo. Định mức, chế độ chi tiêu hiện hành của Nhà nƣớc quy định, kết quả phân tích, đánh giá tình hình thực hiện dự toán thu của các năm trƣớc (năm báo cáo) và triển vọng các năm kế tiếp. Mục đích lập dƣ toán thu là làm căn cứ xác định mức đảm bảo hoạt động thƣờng xuyên và mức kinh phí ngân sách Nhà nƣớc hỗ trợ hoạt động thƣờng xuyên (đối với đơn vị tự đảm bảo một phần chi phí).
a/ Lập dự toán thu:
+ Đối với các khoản thu, lệ phí: Căn cứ đối tƣợng thu, mức thu của từng loại phí, lệ phí.
+ Đối với các hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, tiêu thụ sản phẩm, khối lƣợng cung ứng dịch vụ và mức giá do đơn vị quyết định hoặc theo hợp đồng kinh tế đã ký kết, theo nguyên tắc bảo đảm bù đắp chi phí và có tích lũy.
b/Tổ chức thực thiện thu theo dự toán:
Đây là quá trình nhằm biến các chỉ tiêu thu ghi trong dự toán thu của đơn vị sự nghiệp có thu thành hiện thực. Trong quá trình thu, các đơn vị phải thực hiện thu đúng đối tƣợng, thu đủ, tuân thủ các quy định của Nhà nƣớc để đảm bảo hoạt động của đơn vị. Song song với việc tổ chức khai thác các nguồn thu đảm bảo tài chính cho hoạt động, các đơn vị sự nghiệp có thu phải có kế hoạch theo dõi việc sử dụng các nguồn kinh phí đúng mục đích để hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao trên cơ sở minh bạch, tiết kiệm và hiệu quả.
Thực tế cho thấy trong các đơn vị sự nghiệp, nguồn thu thƣờng đƣợc hình thành từ các nguồn:
- Nguồn kinh phí cấp phát từ ngân sách nhà nƣớc (NSNN) để thực hiện nhiệm vụ chính trị, chuyên môn đƣợc giao. Đây là nguồn thu mang tính truyền thống và có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo nguồn tài chính cho hoạt động của các đơn vị sự nghiệp. Tuy nhiên, với chủ trƣơng đổi mới tăng cƣờng tính tự chủ tài chính cho các đơn vị sự nghiệp, tỷ trọng nguồn thu này trong các đơn vị sẽ có xu hƣớng giảm dần nhằm làm giảm bớt gánh nặng đối với NSNN.
- Nguồn thu từ hoạt động sự nghiệp: gồm các khoản thu phí, lệ phí thuộc NSNN theo quy định của pháp luật, theo chế độ đƣợc phép để lại đơn vị.
- Các khoản thu từ nhận viện trợ, biếu tặng, các khoản thu khác không phải nộp ngân sách theo chế độ. Đây là những khoản thu không thƣờng xuyên, không dự tính trƣớc đƣợc chính xác nhƣng có tác dụng hỗ trợ đơn vị trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
- Các nguồn khác nhƣ nguồn vốn vay của các tổ chức tín dụng, vốn huy động của cán bộ, viên chức trong đơn vị; nguồn vốn liên doanh, liên kết của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nƣớc theo quy định của pháp luật.
Nhƣ vậy, nội dung các khoản thu chủ yếu của các đơn vị sự nghiệp có thu bao gồm nhƣ sau:
* Kinh phí do ngân sách Nhà nước cấp
Kinh phí đảm bảo hoạt động thƣờng xuyên thực hiện chức năng, nhiệm vụ đối với đơn vị chƣa tự bảo đảm đƣợc toàn bộ chi phí hoạt động (sau khi đã cân đối nguồn thu sự nghiệp); đƣợc cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp giao, trong phạm vi dự toán đƣợc cấp có thẩm quyền giao.
Kinh phí thực hiện các nhiệm vụ khoa học và công nghệ (đối với các đơn vị không phải là tổ chức khoa học và công nghệ)
Kinh phí thực hiện chƣơng trình đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ, viên chức. Kinh phí thực hiện các chƣơng trình, mục tiêu quốc gia.
Kinh phí thực hiện các nhiệm vụ do cơ quan Nhà nƣớc có thẩm quyền đặt hàng (điều tra, quy hoạch, khảo sát, nhiệm vụ khác…).
- Kinh phí thực hiện nhiệm vụ đột xuất đƣợc cấp có thẩm quyền giao.
Kinh phí thực hiện chính sách tinh giảm biên chế theo chế độ do Nhà nƣớc quy định (nếu có).
Vốn đầu tƣ xây dựng cơ bản, kinh phí mua sắm trang thiết bị, sửa chữa lớn tài sản cố định phục vụ hoạt động sự nghiệp theo dự án đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt trong phạm vi dự toán đƣợc giao hàng năm.
Vốn đối ứng thực hiện các dự án có nguồn vốn nƣớc ngoài đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Kinh phí khác (nếu có).
* Nguồn thu từ hoạt động sự nghiệp
Các nguồn thu từ hoạt động sự nghiệp phát sinh tại đơn vị bao gồm:
Phần đƣợc để lại từ số thu phí, lệ phí thuộc ngân sách Nhà nƣớc theo quy định của Pháp luật.
Thu từ các hoạt động dịch vụ phù hợp với lĩnh vực chuyên môn và khả năng của đơn vị (bao gồm các hoạt động trong sự nghiệp giáo dục và đào tạo, sự nghiệp y tế, đảm bảo xã hội, sự nghiệp văn hoá, thông tin, sự nghiệp thể dục, thể thao, sự nghiệp kinh tế).
Thu từ hoạt động sự nghiệp khác (nếu có).
Lãi đƣợc chia từ các hoạt động liên doanh, liên kết, lãi tiền gửi ngân hàng từ các hoạt động dịch vụ.
* Nguồn viện trợ, tài trợ, quà biếu, tặng, cho theo quy định của pháp luật * Nguồn thu khác
Nguồn vốn vay của các tổ chức tín dụng, vốn huy động của cán bộ, viên chức trong đơn vị.
Nguồn vốn liên doanh, liên kết của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nƣớc theo quy định của pháp luật
* Quy định về các khoản thu, mức thu:
Đối với đơn vị sự nghiệp đƣợc cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền giao thu phí, lệ phí phải thực hiện thu đúng, thu đủ theo mức thu và đối tƣợng thu do cơ quan Nhà nƣớc có thẩm quyền quy định. Trong trƣờng hợp cơ quan Nhà nƣớc có thẩm quyền quy định khung mức thu, đơn vị căn cứ nhu cầu chi phục vụ cho hoạt động, khả năng đóng góp của xã hội để quyết định mức thu cụ thể cho phù hợp với từng loại hoạt động, từng đối tƣợng nhƣng không vƣợt quá khung mức thu do cơ quan có thẩm quyền quy định. Đơn vị thực hiện chế độ miễn, giảm cho các đối tƣợng chính sách - xã hội theo quy định của Nhà nƣớc.
Đối với sản phẩn, hàng hoá, dịch vụ đƣợc cơ quan Nhà nƣớc đặt hàng thì mức thu theo đơn giá do cơ quan Nhà nƣớc có thẩm quyền quy định; trƣờng hợp chƣa đƣợc cơ quan Nhà nƣớc có thẩm quyền định giá, thì mức thu đƣợc xác định trên cơ sở dự toán chi phí đƣợc cơ quan tài chính cùng cấp thẩm định chấp thuận.
Đối với những hoạt động dịch vụ theo hợp đồng với các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nƣớc, các hoạt động liên doanh, liên kết, đơn vị đƣợc quyết định các khoản thu, mức thu cụ thể theo nguyên tắc bảo đảm đủ bù đắp chi phí và có tích luỹ. Với các nguồn thu nhƣ trên, đơn vị sự nghiệp đƣợc tự chủ thực hiện nhiệm vụ thu đúng, thu đủ theo mức thu và đối tƣợng thu do cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền quy định. Trƣờng hợp cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền quy định khung mức thu, đơn vị căn cứ nhu cầu chi phục vụ cho hoạt động, khả năng đóng góp của xã hội để quyết định mức thu cụ thể cho phù hợp với từng loại hoạt động, từng đối tƣợng, nhƣng không đƣợc vƣợt quá khung mức thu do cơ quan có thẩm quyền quy định. Đối với những hoạt động dịch vụ theo hợp đồng với các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nƣớc, các hoạt động liên doanh, liên kết, đơn vị đƣợc quyết định các khoản thu, mức thu cụ thể theo nguyên tắc bảo đảm đủ bù đắp chi phí và có tích luỹ.
c/ Quyết toán các khoản thu:
Cuối năm, đơn vị phải giải quyết những vấn đề còn tồn tại trong khâu tổ chức thu nộp, sau đó tổng hợp đánh giá tình hình chấp hành dự toán thu đã đƣợc giao, rút ra kinh nghiệm cho việc khai thác nguồn thu, công tác xây dựng dự toán và tổ chức thu nộp trong thời gian tới, lập và nộp đầy đủ báo cáo cho các cơ quan quản lý theo qui định.
1.2.5.3. Quản lý các khoản chi
Quản lý chi tại đơn vị sự nghiệp có thu phải đạt đƣợc sao cho việc xây dựng và phân bổ dự toán phải gắn chặt giữa mức ngân sách dự kiến sẽ cấp với việc thực hiện những mục tiêu gì, sẽ đạt đƣợc kết quả nhƣ thế nào. Để khoản chi tại đơn vị sự nghiệp có thu thì các khoản chi phải đƣợc đánh giá sắp xếp thứ tự ƣu tiên và phải tuân thủ theo đúng định mức mà Nhà nƣớc quy định.
a/ Lập dự toán chi
Căn cứ vào nhiệm vụ đƣợc giao các khoản chi các đơn vị sự nghiệp có thu phải dựa vào các căn cứ sau:
+ Căn cứ vào mục tiêu, nhiệm vụ mà đơn vị sự nghiệp đang thực hiện. Trên cơ sở đó xác lập các hình thức, phƣơng pháp phân phối nguồn tài chính vừa tiết kiệm và đạt kết quả cao.
+ Căn cứ vào các chỉ tiêu kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, đặc biệt là các chỉ tiêu có liên quan đến việc cấp phát kinh phí của ngân sách Nhà nƣớc của các đơn vị sự nghiệp có thu. Dựa trên cơ sở này đòi hỏi các đơn vị sự nghiệp có thu phải thẩm định, phân tích đúng đắn, thiết thực, tính hiệu quả của các chỉ tiêu thuộc kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội.
+ Căn cứ nguồn kinh phí và nguồn thu của đơn vị sự nghiệp có thu cho việc đáp ứng nhu cầu chi tiêu thƣờng xuyên của đơn vị. Muốn dự báo đƣợc khả năng này ngƣời ta phải dựa vào cơ cấu thu ngân sách Nhà nƣớc từ đó thiết lập đƣợc mức cân đối tổng quát giữa khả năng nguồn kinh phí và nhu cầu chi ngân sách Nhà nƣớc.