Về tổ chức bộ máy QLRRTN BacABank:
Để phù hợp với thông lệ quốc tế, cũng như đảm bảo tách bạch, rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn, cũng như để đảm bảo tính chuyên nghiệp trong quá trình QLRRTN, BacABank cần tham khảo mô hình tổ chức ở nhiều ngân hàng thương mại trên thế giới để hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý rủi ro tác nghiệp của mình.
Về cơ chế, chính sách:
BacABank cần hoàn thiện các quy định hướng dẫn thực hiện trong nội bộ hệ thống để giúp cho việc triển khai các văn bản do Chính phủ, Ngân hàng nhà nước ban hành một cách nhanh chóng, chính xác, và đúng đắn.
Xây dựng chương trình thống kê, cập nhật kịp thời các văn bản quy định còn hiệu lực theo từng nghiệp vụ, giúp cho cán bộ nhân viên tiện lợi trong việc tra cứu
và áp dụng khi thực hiện công việc, tránh nhầm lẫn trong việc áp dụng các văn bản, quy định đã hết hiệu lực hoặc đã được bổ sung, thay thế .
Xây dựng các quy trình nghiệp vụ cần được soạn thảo, ban hành theo hướng tuân thủ nghiêm túc các quy định của Chính phủ, NHNN Việt Nam, các Bộ ngành có liên quan; kịp thời cập nhật khi có sự thay đổi chính sách, pháp luật để vừa đảm bảo tuân thủ theo quy định có liên quan, vừa hạn chế rủi ro cho ngân hàng mình; định kỳ tổng hợp danh sách các đơn vị trong toàn hệ thống tham gia ý kiến dự thảo các văn bản, trong đó có ý kiến đánh giá của ban đầu mối về nghiệp vụ tại hội sở chính, các tiêu chí đánh giá có thể gồm: số lần tham gia, chất lượng ý kiến: thiết thực, được tiếp thu, chưa phù hợp, ý kiến hay (ý tưởng mới mà khi soạn thảo người soạn thảo chưa nghĩ ra…)
Ban hành sổ tay nghiệp vụ đối với tất cả các mặt nghiệp vụ để làm cẩm nang cho cán bộ thực hiện nghiệp vụ, trường hợp chưa thể ban hành đầy đủ thì có thể có kế hoạch ban hành theo thời gian, có xem xét đối với các nghiệp vụ phức tạp, mức độ rủi ro cao cần được ban hành sổ tay nghiệp vụ trước, sau đó theo trình tự sẽ ban hành cho các nghiệp vụ còn lại đến khi ban hành đầy đủ sổ tay nghiệp vụ cho tất cả các mặt nghiệp vụ mà BacABank có thực hiện.
Chỉnh sửa quy định về kiểm tra các mặt nghiệp vụ để làm cơ sở pháp lý cho việc triển khai nhiệm vụ kiểm tra, tự kiểm tra trong toàn hệ thống
Trong quy trình QLRRTN cần đưa ra phương pháp phân tích dự báo RRTN, không chỉ dựa trên cơ sở dữ liệu về RRTN trong nội bộ ngân hàng hiện tại kết hợp thêm với phương pháp phân tích từ trên xuống, nghĩa là, chúng ta có thể thực hiện các cuộc trao đổi với từng nhóm cán bộ của từng nghiệp vụ kinh doanh, chức năng của ngân hàng và các lĩnh vực kinh doanh gần với ngân hàng hoặc có liên quan đến ngân hàng để tìm ra những rủi ro nào họ lo lắng nhất, hỏi ý kiến họ về những loại rủi ro lớn thường xảy ra, phân tích quy mô dự phòng RRTN của họ để làm căn cứ ước tính, dự phòng tất cả các loại RRTN cũng như để lượng hóa RRTN của ngân hàng mình, hoặc có thể đưa ra giả định, dự đoán và xây dựng kịch bản những tình huống có thể xảy ra để có kế hoạch phòng ngừa hiệu quả.
Xây dựng hệ thống các công cụ để quản lý rủi ro tác nghiệp phù hợp với hoạt động của BacABank từ hội sở chính đến các chi nhánh, phòng ban gồm: công cụ phát hiện sớm, đo lường (bao gồm cả định tính và định lượng), chuẩn mực kiểm soát, báo cáo sự cố, báo cáo chỉ số rủi ro chính, quy trình rà soát và phê duyệt sản phẩm mới.
Củng cố và hoàn thiện hệ thống thông tin tác nghiệp:
BacABank đã có một hệ thống cơ sở dữ liệu như một thư viện các dấu hiệu RRTN, tuy nhiên, định kỳ hoặc đột xuất BacABank mới gửi cho các chi nhánh. Rủi ro ở chi nhánh nào chỉ chi nhánh đó biết còn các chi nhánh khác không xem được, chỉ có thể tham khảo số liệu của nhau khi Khối QLRR tổng hợp báo cáo RRTN, do vậy các sai sót xảy ra ở chi nhánh này, trong thời gian 1 quý, có thể xảy ra ở chi nhánh khác mà không có biện pháp cảnh báo, phòng ngừa kịp thời. Hơn nữa, dữ liệu RRTN các chi nhánh không thể vào xem, do vậy, đề xuất BacABank có thể nghiên cứu cấp quyền cho người sử dụng tại chi nhánh có thể vào tra cứu thông tin trong cơ sở dữ liệu của BacABank để phục vụ tốt hơn công tác QLRRTN tại đơn vị mình. Người sử dụng được cấp quyền có trách nhiệm sử dụng đúng mục đích, trường hợp có sai phạm phải được xử lý theo quy định. Số lượng người sử dụng tại từng chi nhánh chỉ nên ở mức hạn chế, bản đăng ký người sử dụng của chi nhánh phải được ban giám đốc chi nhánh phê duyệt, khi có sự thay đổi nhân sự phải kịp thời thay đổi người sử dụng, khi người sử dụng đã sử dụng nhưng do thay đổi nhiệm vụ không còn được quyền sử dụng mà tiết lộ bí mật thông tin cũng bị xử lý.
Số liệu thư viện dấu hiệu RRTN hiện tại của BacABank chỉ mới được thiết lập ở một số nghiệp vụ và còn nhiều bất cập so với thực tế. Vì vậy BacABank cần hoàn thiện thư viện dấu hiệu RRTN bằng cách thường xuyên bổ sung, chỉnh sửa cho phù hợp với thực tế hoạt động nghiệp vụ và tiếp tục nghiên cứu bổ sung dần cho đến khi có đầy đủ số liệu ở tất cả các mặt nghiệp vụ của BacABank.
Một giải pháp nữa thật sự cần thiết và rất quan trọng cho BacABank trong lĩnh vực công nghệ thông tin là xây dựng một hệ thống kiểm tra tác nghiệp trực tuyến, hay còn gọi là QLRRTN trực tuyến. Hiện BacABank chưa có hệ thống này, các sai
sót thường được phát hiện sau ngày thực hiện, không kịp thời. BacABank xây dựng hệ thống trực tuyến để kiểm tra giám sát các tác nghiệp của cán bộ công nhân viên trên hệ thống ngay thời điểm họ tác nghiệp. Từ đó cán bộ ban kiểm soát hoặc ban quản lý rủi to tác nghiệp có thể phát hiện lỗi, sai sót của cán bộ công nhân viên ngay tức thì và báo lỗi về cho Giám đốc các chi nhánh để thực hiện khắc phục. Việc này có thể phòng ngừa và hạn chế tối đa các lỗi tác nghiệp xảy ra do sự nhầm lẫn, tắc trách hoặc thiếu hiểu biết của cán bộ, từ đó hạn chế được rủi ro.
Chú trọng chất lượng nguồn nhân lực:
QLRRTN muốn đạt hiệu quả cao đòi hỏi đội ngũ cán bộ nhân viên phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ , trình độ tay nghề , kỹ năng xử lý công việc . Muốn như thế BacABank phải chú trọng các công tác sau đây:
+ Chính sách tuyển dụng: phải phù hợp để đảm bảo nguồn cán bộ có chất lượng ngay từ đầu vào. Xây dựng chiến lược đào tạo, phối hợp chặt chẽ với chiến lược sử dụng nguồn nhân lực cho từng giai đoạn: hàng năm, 5 năm, 10 năm…Việc đào tạo phải có mục tiêu, phù hợp với định hướng phát triển chung của toàn hệ thống tại từng thời điểm, trong từng giai đoạn, sau khi đào tạo bố trí đúng người, đúng việc, tránh tình trạng cán bộ vừa được đào tạo nghiệp vụ này lại được điều động đến nhận nhiệm vụ thực hiện một nghiệp vụ khác sẽ dẫn đến lãng phí về thời gian, về kinh phí đào tạo.
+ Chính sách đào tạo cán bộ: Hàng năm phân bổ chi phí cho đào tạo hợp lý nhằm mục đích duy trì và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực.
Thông qua đào tạo, xây dựng nhận thức về QLRRTN, trước hết là các cấp quản trị điều hành, sau đó là toàn thể nhân viên của toàn hệ thống, có nhận thức đúng mới hành động đúng. Trách nhiệm QLRRTN là của từng con người tham gia vào hệ thống, không phải của riêng một người nào, một bộ phận nào.
BacABank nên tổ chức các buổi hội thảo, toạ đàm thường kỳ về RRTN trong hoạt động ngân hàng, có sự tham gia của các chuyên gia có nhiều kinh nghiệm trong công tác QLRRTN. Đây là cơ hội để các cán bộ làm công tác QLRRTN trong hệ thống BacABank gặp gỡ, học hỏi, trao đổi thông tin và chia sẻ kinh nghiệm về
những rủi ro mà họ đã gặp phải trong quá trình giám sát và quản lý rủi ro, nhờ đó sẽ giúp họ thực hiện tốt hơn công tác quản lý RRTN tại đơn vị mình.
Do QLRRTN còn tương đối mới mẻ tại Việt Nam nên để có nhiều thông tin, cần học hỏi kinh nghiệm QLRRTN của các ngân hàng khác, hàng năm BacABank có thể cử cán bộ tham quan, học tập kinh nghiệm QLRRTN của các ngân hàng trên thế giới.
+ Chính sách quy hoạch, bổ nhiệm: Cần quan tâm đúng mức đến công tác quy hoạch, bổ nhiệm cán bộ, trong đó có quy hoạch dự nguồn, dự tính nguồn cán bộ để có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, trong đó có việc đánh giá cán bộ định kỳ để bổ sung, loại khỏi danh sách quy hoạch, để giảm thiểu rủi ro đạo đức. Bên cạnh quy trình nghiệp vụ phải chặt chẽ thì cần đánh giá đúng cán bộ, chỉ giao nhiệm vụ quan trọng cho những người có đạo đức nghề nghiệp, có tâm huyết với sự phát triển của tổ chức. Công tác quy hoạch bổ nhiệm cũng cần công khai, minh bạch, tương xứng với khả năng, sự phấn đấu, đóng góp của họ đối với tổ chức. Xây dựng nguồn cán bộ quy hoạch từng giai đoạn (3 năm, 5 năm, 10 năm…) phù hợp với định hướng phát triển kế hoạch kinh doanh, mảng nghiệp vụ kinh doanh sẽ được xác định là mũi nhọn, với định hướng phát triển mạng lưới trong từng giai đoạn, từng thời kỳ.
+ Chính sách luân chuyển cán bộ: Cần có kế hoạch luân chuyển cán bộ lãnh đạo giữa các chi nhánh trong cùng khu vực, hoặc cán bộ hội sở chính được điều động về chi nhánh, để tạo cái mới trong quá trình điều hành vì mỗi người lãnh đạo đều có thế mạnh riêng, đồng thời qua luân chuyển cũng nhằm “kiểm tra chéo” giữa người cũ và người mới, bên cạnh đó luân chuyển cán bộ lãnh đạo còn làm thu hẹp khoảng cách về độ tuổi của ban lãnh đạo các chi nhánh với nhau vì có một số chi nhánh đã thành lập, đi vào hoạt động nhiều năm thường có độ tuổi trung bình của cán bộ nhân viên và lãnh đạo chi nhánh cao hơn các chi nhánh mới được thành lập, người trẻ cũng có nhiều ưu điểm của người trẻ nên sự luân chuyển như trên là cần thiết.
- Hoàn thiện công tác kiểm tra, giám sát:
nâng cao hiệu quả công tác kiểm tra, giám sát các mặt hoạt động, BacABank cần: + Cung cấp đầy đủ thiết bị hỗ trợ cho công tác kiểm tra, giám sát, trong đó, quan trọng nhất là thiết bị công nghệ thông tin, hệ thống thông tin phải đảm bảo tiêu chuẩn, máy móc thiết bị hiện đại, phục vụ yêu cầu cung cấp số liệu đầy đủ, kịp thời cho công tác kiểm tra, giám sát, có các phần mềm ứng dụng được lập riêng để phục vụ cho công tác kiểm tra, giám sát.
+Thiết lập bộ máy kiểm tra giám sát thực sự độc lập. Người thực hiện kiểm tra, giám sát phải là người không thực hiện nghiệp vụ mình kiểm tra, tách bạch chức năng, bộ phận giám sát khỏi bộ phận trực tiếp thực hiện nghiệp vụ.
+ Kết hợp chặt chẽ giữa giám sát từ xa và thanh kiểm tra tại chỗ để phục vụ tốt nhất cho yêu cầu quản trị điều hành.
+ Xem kiểm toán nội bộ là một công cụ hữu hiệu để kiểm soát rủi ro tác nghiệp thông qua chức năng giám sát và chức năng tư vấn cho ban lãnh đạo BacABank.
Kiểm toán nội bộ là bộ phận giúp cho đơn vị của họ quản lý rủi ro. Bộ phận này giúp cho những người điều hành cấp cao nắm bắt được kịp thời tình hình hoạt động của đơn vị và biết được rủi ro tác nghiệp có được xác định và quản lý tốt hay không.
+ Xem xét chuyển dịch vai trò của kiểm toán nội bộ từ vai trò truyền thống trong hoạt động đánh giá công tác quản lý sang các hoạt động mang tính chất tư vấn và đưa ra các thông tin mang tính khách quan cho các cấp quản lý. Kiểm toán nội bộ tham gia trực tiếp vào hoạt động quản trị điều hành của doanh nghiệp, bao gồm quá trình hoạt động, thủ tục kiểm soát nội bộ, quản lý rủi ro và cả báo cáo tài chính.
Trong khi hoạt động của kiểm toán độc lập giới hạn ở việc kiểm tra báo cáo tài chính (độ trung thực và hợp lý), hoạt động của kiểm toán nội bộ không bị giới hạn ở bất kỳ phạm vi nào từ đầu vào, sản xuất, đầu ra đến quản lý tài chính, nhân sự hay công nghệ thông tin. Mục đích của kiểm toán nội bộ là phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp. Kiểm toán nội bộ không chỉ đánh giá các yếu kém của hệ thống
quản lý mà còn đánh giá các rủi ro bên trong và bên ngoài một cách khách quan nhất.
+ Tăng cường số lượng và chất lượng cán bộ thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, giám sát. Ban hành tiêu chuẩn, điều kiện cụ thể đối với cán bộ được phân công nhiệm vụ kiểm tra, giám sát trong toàn hệ thống, trong đó, một số tiêu chuẩn như: kinh nghiệm, thời gian công tác, phẩm chất đạo đức, am hiểu về pháp luật, về quy định trong ngành ngân hàng, hoặc có thể tổ chức thi tuyển cán bộ kiểm tra, với các điều kiện nêu trên, bất cứ cán bộ trong toàn hệ thống đủ điều kiện đều có thể tham gia dự thi, bên cạnh trách nhiệm thì quyền lợi cũng phải tương xứng để có thể phát huy hiệu quả của công tác kiểm tra, cũng như phát huy hiệu lực của nghiệp vụ kiểm tra, giám sát.
Hiện đại hoá hệ thống công nghệ thông tin:
BacABank mặc dù được xem là một trong những NHTM Việt Nam ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại trong hoạt động ngân hàng, tuy nhiên đến nay một số hệ thống hoạt động được đánh giá là không còn phù hợp, không đáp ứng tốt yêu cầu cho việc triển khai các sản phẩm của BIDV. Hơn nữa, hiện đại hoá hệ thống công nghệ thông tin ngân hàng trong giai đoạn hiện nay được xem là yếu tố vô cùng quan trọng mang lại thành công cho các Ngân hàng, là nhân tố có ảnh hưởng lớn đến chất lượng, hiệu quả công tác quản trị kinh doanh trong đó có công tác quản lý rủi ro. Để đạt được điều đó BacABank cần phải nhanh chóng hiện đại hoá hệ thống công nghệ thông tin, cụ thể như sau:
+ Đầu tư hệ thống công nghệ thông tin hiện đại, đồng bộ. Điều này có tác dụng làm cho quá trình thực hiện nghiệp vụ được dễ dàng, thông suốt, nhanh chóng, an toàn với độ bảo mật cao, hạn chế tối đa các hành vi xâm nhập trái phép từ bên ngoài.
+ Đẩy nhanh chương trình quản lý nguồn nhân lực, bao gồm các phần định biên lao động, chương trình quản lý tiền lương, thuế TNCN, kiểm soát mã và quyền truy cập của cán bộ BacABank.
+ Xây dựng trung tâm dự phòng của hệ thống đặt ngoài trụ sở BacABank, đáp ứng các yêu cầu về kỹ thuật và khoảng cách với trụ sở chính.
+ Đầu tư nghiên cứu, xây dựng hay mua sắm các mô hình dự báo rủi ro và các ước lượng tổn thất dựa trên các phần mềm công nghệ thông tin tiên tiến.
Giải pháp khác:
+ Mua bảo hiểm cho RRTN
Đối với tình hình thực tế tại Việt Nam, có thể nghiên cứu mua một số loại bảo hiểm trong các loại bảo hiểm nêu trên, chẳng hạn như mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp đối với nhân viên một số bộ phận có xác suất xảy ra rủi ro cao như: tín dụng, giao dịch viên…có thể mua bảo hiểm của các công ty bảo hiểm trong nước