5. Bố cục của luận văn
3.3.2. Thực trạng công tác kiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nước
qua Kho bạc Nhà nước Phú Lương đối với các đơn vị sử dụng ngân sách
3.3.2.1. Tổ chức thực hiện việc kiểm soát chi thường xuyên qua KBNN Phú Lương
a. Lập kế hoạch kiểm soát
Căn cứ kế hoạch phát triển KT-XH hàng năm theo Quyết định của cấp có thẩm quyền. Trên cơ sở số liệu thu, chi NSNN qua các năm, KBNN Phú Lương tiến hành phân tích, đánh giá, so sánh số liệu để chủ động bố trí đầy đủ các nguồn vốn nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu thanh toán chi trả cho các đơn vị trên địa bàn; đồng thời KBNN Phú Lương bố trí nguồn nhân lực tại Kho bạc nhà nước đảm bảo phục vụ tốt cho công tác kiểm soát, thanh toán các khoản chi NSNN trên địa bàn theo luật NSNN.
b. Giao nhiệm vụ kiểm soát chi thường xuyên
Tổ Kế toán nhà nước hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện công tác kế toán NSNN và hoạt động nghiệp vụ KBNN theo quy định. Thực hiện nhiệm vụ kiểm soát, thanh toán các khoản chi thường xuyên qua KBNN trên địa bàn Huyện Phú Lương theo quy định của luật NSNN. Thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu, tổng hợp và quyết toán số liệu thanh toán trên địa bàn.
c. Thực hiện kiểm soát chi thường xuyên
Công tác KSC thường xuyên được đơn vị KBNN thực hiện theo quy trình quy định thống nhất trong toàn hệ thống KBNN, quy trình cụ thể được nêu tại phần 3.3.2.2 dưới đây.
d. Soát xét kết quả kiểm soát chi thường xuyên NSNN
Căn cứ số liệu chi thường xuyên NSNN hàng tháng, quý, năm. Bộ phận kế toán được giao nhiệm vụ kiểm soát, thanh toán chi thường xuyên NSNN tiến hành tổng hợp số liệu, lập báo cáo tháng, quý, năm.
e. Kiểm soát quyết toán chi thường xuyên NSNN
Kiểm soát quyết toán chi NSNN của các đơn vị sử dụng NSNN là việc KBNN Phú Lương tiến hành kiểm soát tính chính xác về số liệu các báo cáo Tài chính của các đơn vị sử dụng NSNN khi hết niên độ Ngân sách. Đối chiếu, rà soát lại các số liệu tổng hợp do đơn vị gửi đến, đối chiếu với báo cáo kế toán tổng hợp của KBNN Phú Lương, từ đó tìm ra các sai sót như nội dung kinh tế, về mục lục ngân sách, để thực hiện điều chỉnh hoặc kiến nghị với cơ quan Tài chính đồng cấp tiến hành xử lý thu hồi các khoản quyết chi không đúng với chế độ Nhà nước quy định.
3.3.2.2. Quy trình giao dịch một cửa trong kiểm soát chi thường xuyên NSNN qua KBNN Phú Lương
Hiện nay KBNN Phú Lương thực hiện giao dịch một cửa trong KSC thường xuyên NSNN đối với các đơn vị sử dụng NSNN đảm bảo các đơn vị chỉ liên hệ với một bộ phận chuyên trách từ khâu hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả cuối cùng. Qua quá trình sửa đổi, bổ sung, hiện nay quy trình KSC thường xuyên NSNN qua KBNN Phú Lương được thực hiện theo Quyết định số 1116/QĐ-KBNN ngày 24/11/2009 của KBNN, ban hành Quy trình giao dịch một cửa trong kiểm soát chi thường xuyên NSNN qua KBNN. Quy trình giao dịch được thể hiện tại Sơ đồ 3.4.
* Các bước thực hiện trong quy trình
Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ chứng từ.
- Khách hàng gửi hồ sơ, chứng từ cho cán bộ KSC KBNN.
- Cán bộ KSC tiếp nhận và kiểm tra sơ bộ hồ sơ chứng từ, phân loại và xử lý.
+ Đối với công việc phải giải quyết ngay cán bộ KSC tiếp nhận và xem xét giải quyết ngay đối với những trường hợp hồ sơ đã đầy đủ theo qui định.
liên phiếu giao nhận hồ sơ với khách hàng; giao một liên phiếu giao nhận cho khách hàng, lưu một liên làm căn cứ theo dõi và xử lý hồ sơ.
+ Đối với những công việc có thời hạn giải quyết trên một ngày: Trường hợp hồ sơ đầy đủ theo quy định, cán bộ KSC tiếp nhận và lập 2 liên phiếu giao nhận hồ sơ với khách hàng, nêu rõ ngày hẹn trả kết quả. Trường hợp hồ sơ còn thiếu hoặc phải hoàn chỉnh, bổ sung, cán bộ KSC lập 2 liên phiếu giao nhận hồ sơ với khách hàng nêu rõ những tài liệu đã nhận, các yêu cầu bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ, giao một liên phiếu giao nhận cho khách hàng, lưu một liên làm căn cứ theo dõi và xử lý hồ sơ.
+ Khi khách hàng đến bổ sung tài liệu, chứng từ theo yêu cầu, cán bộ KSC phản ánh việc bổ sung hồ sơ vào phiếu giao nhận hồ sơ đã lưu. Nếu hồ sơ đã đầy đủ thì tiến hành giải quyết như trình tự quy định.
Bước 2: Kiểm soát chi
Cán bộ KSC kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và sự chính xác của hồ sơ, chứng từ; kiểm tra số dư tài khoản, số dư dự toán, kiểm tra mẫu dấu chữ ký và các điều kiện thanh toán chi trả đối với từng nội dung chi. Nếu hồ sơ đáp ứng đủ điều kiện chi NSNN theo qui định, thực hiện hạch toán kế toán, ký chứng từ và chuyển toàn bộ hồ sơ cho Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền). Nếu khoản chi không đủ điều kiện chi NSNN, cán bộ KSC lập Thông báo từ chối thanh toán trình lãnh đạo KBNN ký gửi khách hàng giao dịch.
Bước 3: Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) ký chứng từ. - Cán bộ KSC trình Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) hồ sơ, chứng từ được kiểm soát đã đảm bảo đủ điều kiện.
- Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) kiểm tra nếu đủ điều kiện tạm ứng/thanh toán sẽ ký và chuyển hồ sơ, chứng từ cho cán bộ KSC để trình Giám đốc (hoặc người được ủy quyền). Nếu khoản chi không đủ điều kiện chi NSNN, Kế toán trưởng chuyển lại hồ sơ cho cán bộ KSC lập Thông báo từ chối thanh toán trình lãnh đạo KBNN ký gửi khách hàng giao dịch.
Bước 4: Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) ký.
Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) xem xét, nếu đủ điều kiện thì ký chứng từ và chuyển cho cán bộ KSC. Trường hợp không đủ điều kiện thì chuyển trả hồ sơ, chứng từ cho cán bộ KSC lập Thông báo từ chối gửi khách hàng.
Bước 5: Thực hiện thanh toán.
- Trường hợp thanh toán bằng chuyển khoản, cán bộ KSC thực hiện tách tài liệu, chứng từ KSC và chuyển chứng từ cho thanh toán viên.
- Trường hợp thanh toán bằng tiền mặt, cán bộ KSC thực hiện tách tài liệu, chứng từ KSC và chuyển chứng từ cho thủ quỹ theo đường nội bộ.
Bước 6: Trả tài liệu, chứng từ cho khách hàng.
Cán bộ KSC lưu hồ sơ KSC theo qui định và trả lại tài liệu, chứng từ cho khách hàng sau khi thực hiện xong thủ tục thanh toán. Riêng đối với chứng từ chi tiền mặt, thực hiện theo bước 7.
Bước 7: Chi tiền mặt tại quỹ.
Thủ quỹ nhận chứng từ chi tiền mặt từ bộ phận kế toán theo đường nội bộ, kiểm soát và chi tiền cho khách hàng, sau đó trả 01 liên chứng từ báo nợ cho khách hàng, trả các liên chứng từ còn lại cho kế toán theo đường dây nội bộ.
Sơ đồ 3.2: Quy trình giao dịch một cửa trong KSC thường xuyên NSNN tại KBNN Phú Lương
Khách hàng
Cán bộ KSC Kế toán trưởng
Thủ quỹ Thanh toán viên
Giám đốc Trung tâm thanh toán 1 2 7 3 6 5 5 4
Sau một thời gian thực hiện giao dịch một cửa trong KSC thường xuyên có thể thấy quy trình giao dịch một cửa đã mang lại nhiều thuận lợi cho công tác KSC qua KBNN đối với cả KBNN Phú Lương và các đơn vị giao dịch. Quy trình nghiệp vụ được cải tiến từ khâu tiếp nhận, xử lý hồ sơ chứng từ và trả kết quả theo hướng nhanh gọn, thuận tiện, giảm đầu mối giao dịch giữa khách hàng với cơ quan KBNN, góp phần nâng cao năng lực, trình độ và trách nhiệm của cán bộ trong việc thực thi công vụ. Hồ sơ được kiểm tra sơ bộ và phân loại xử lý ngay từ đầu nên chứng từ được xử lý nhanh chóng, khách hàng không phải đi lại nhiều lần. Đơn vị thụ hưởng kinh phí NSNN thuận lợi trong giao dịch, đảm bảo tính công khai, minh bạch trong quản lý và sử dụng kinh phí NSNN.
Mặc dù vậy, khi thực hiện quy trình còn bộc lộ một số điểm chưa phù hợp như quy định về thời gian giải quyết công việc còn gò bó, chưa linh hoạt nên trong điều kiện khối lượng công việc tương đối nhiều đối với một cán bộ KSC như hiện nay thì cán bộ KSC khó có thể đáp ứng được về mặt thời gian đối với trường hợp giải quyết các khoản tạm ứng tiền mặt là không quá 60 phút.
Quy định chưa rõ ràng về hồ sơ thanh toán cũng như lưu trữ đối với những trường hợp cụ thể cũng khiến cán bộ KBNN Phú Lương có đôi chút rắc rối khi kiểm soát những khoản chi mới, những khoản chi ít phát sinh. Cán bộ KSC còn phải đôn đốc, nhắc nhở đơn vị bổ sung hồ sơ, thủ tục nhiều lần, ảnh hưởng đến thời gian và công sức của cả cán bộ KBNN và cả cán bộ của các đơn vị giao dịch.
3.3.2.3. Kiểm soát các khoản chi thanh toán cho cá nhân a) Mục đích:
Đây là nội dung chi quan trọng đầu tiên của bất kỳ một cơ quan tổ chức nào muốn tồn tại và hoạt động. Thuộc các khoản chi cho con người bao gồm các khoản chi về tiền lương, tiền thưởng, các khoản thanh toán khác cho cá
nhân đảm bảo bộ máy hoạt động của các đơn vị sử dụng ngân sách Nhà nước bao gồm: Tiền lương, tiền công, phụ cấp, phúc lợi tập thể, tiền thưởng, các khoản đóng góp theo tiền lương và các khoản thanh toán khác cho cá nhân theo chế độ nhà nước quy định đối với cán bộ, công chức, viên chức nhà nước.
b) Nội dung kiểm soát chi:
Là kiểm soát bộ giấy rút dự toán gồm: giấy rút dự toán ngân sách; danh sách chi lương có ghi số tài khoản cá nhân của người hưởng (nếu là chuyển khoản).
+ Kiểm tra đối chiếu khoản chi lương và phụ cấp lương với dự toán và kinh phí được thông báo đảm bảo phải có trong dự toán được giao và phù hợp với quỹ tiền lương được thông báo.
+ Kiểm tra về biên chế: Nếu có tăng biên chế thì tổng số biên chế không được vượt so với biên chế được thông báo. Trường hợp có tăng, giảm biên chế đơn vị phải gửi danh sách tăng, giảm công chức, viên chức để kiểm tra và lưu giữ tại KBNN cùng với bảng kê danh sách công chức, viên chức và tiền lương của đơn vị.
Đối với các khoản thanh toán cho cá nhân thuê ngoài: Căn cứ vào dự toán ngân sách nhà nước được cấp có thẩm quyền giao; nhu cầu chi quý do đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước đăng ký; nội dung thanh toán theo hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động; giấy rút dự toán ngân sách nhà nước của đơn vị; Kho bạc Nhà nước thực hiện thanh toán trực tiếp cho người được hưởng hoặc cấp qua đơn vị để thanh toán cho người được hưởng.
+ Đối với phần lương tăng thêm của Đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện theo Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 của Chính phủ quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập Kho bạc Nhà nước căn cứ vào phương án sử dụng nguồn kinh phí tiết kiệm được cấp có
thẩm quyền phê duyệt để kiểm tra và thực hiện thanh toán cho đơn vị đảm bảo tổng quỹ lương được duyệt không vượt quá hai lần so với mức lương tối thiểu chung do nhà nước quy định.
+ Đối với tiền lương tăng thêm của Cơ quan Nhà nước thực hiện theo Nghị định số 130/2005/NĐ-CP ngày 17/10/2005 của Chính phủ quy định chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phí quản lý hành chính đối với cơ quan Nhà nước, từ nguồn kinh phí tiết kiệm chi thường xuyên hoặc nguồn thu từ các đơn vị sự nghiệp công lập, KBNN căn cứ và phương án chi trả tiền lương được duyệt để thanh toán cho đơn vị, không vượt quá ba lần so với mức lương tối thiểu chung do nhà nước quy định (đối với đơn vị sự nghiệp tự đảm bảo một phần chi phí) và không vượt quá 3,5 lần (đối với đơn vị sự nghiệp tự đảm bảo toàn bộ chi phí).
Bảng 3.4. Tình hình thanh toán cá nhân các ĐVSDNS giai đoạn 2014-2016
Số
TT Nội dung MLNS
Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Số chi (Trđ) Số chi (Trđ) So sánh 2015/2014 (%) Số chi (Trđ) So sánh 2016/2015 (%) Tổng số 275.116 286.541 104,2 293.939 102,6 1 Tiền lương 6000 116.379 120.774 103,8 123.116 101,9 2 Tiền công 6050 10.685 12.401 116,1 12.761 102,9 3 Phụ cấp lương 6100 95.709 99.087 103,5 101.237 102,2 4 Học bổng HSSV 6150 1.635 2.245 137,3 2.590 115,4 5 Tiền thưởng 6200 2.966 2.858 96,4 6 Phúc lợi tập thể 6250 1.040 1.203 115,7 1.816 151,0 7 Các khoản đóng góp 6300 33.734 35.022 103,8 36.425 104,0 8 Các khoản TT khác cho cá nhân 6400 12.968 12.951 99,9 15.994 123,5
Chi tiết các khoản thanh toán cá nhân các đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước giai đoạn 2014-2016, cụ thể cho các mục chi tiền lương (Giáo dục- đào tạo, Y tế, khác), tiền công, phụ cấp lương, học bổng, tiền thưởng, phúc lợi tập thể, các khoản đóng góp… xem Phụ lục 1
c) Những mặt đạt được và những hạn chế
Từ bảng tình hình thanh toán cá nhân các ĐVSDNS giai đoạn 2014- 2016 ta thấy khoản thanh toán tiền lương chiếm tỷ trọng cao nhất, năm 2014 tiền lương chi trả là 116.379 triệu đồng, năm 2016 là 123.116 triệu đồng. Trong đó tiền lương thanh toán cho ngành Giáo Dục - ĐT là nhiều nhất, năm 2016 chi cho ngành này là 83.173 triệu đồng, chiếm 67,56% tổng tiền lương.
Có thể thấy số chi ngân sách cho tiền lương, tiền công và phụ cấp tăng qua các năm, nguyên nhân chủ yếu là do chính sách, chế độ tiền lương của nhà nước các năm gần đây đã được cải thiện đáng kể. Tiền lương tăng theo lộ trình mỗi năm góp phần cải thiện đời sống cán bộ viên chức.
Mặc dù các đơn vị sử dụng ngân sách đã thực hiện khá đầy đủ về chế độ tiền lương cho cán bộ viên chức song trong các đợt điều chỉnh tiền lương theo quy định của nhà nước, nhiều đơn vị còn khá chậm chạp khi tính lương mới cho cán bộ, còn để phải truy lĩnh qua vài tháng lương. Bên cạnh đó là bảng tăng, giảm biên chế quỹ lương còn chưa gửi kịp thời ra KBNN khi có sự điều chỉnh.
Đối với các khoản làm đêm, làm thêm giờ hiện chưa có quy định cụ thể về việc phải thể hiện được luỹ kế số giờ làm thêm khi mang bảng thanh toán thêm giờ kèm hồ sơ, chứng từ liên quan ra thanh toán tại KBNN. Vì vậy Kho bạc Nhà nước Phú Lương chưa có căn cứ để kiểm soát không thanh toán cho số giờ vượt quá quỹ 200 giờ làm thêm một năm của mỗi cán bộ.
Đối với các khoản chi đóng góp cho cá nhân như trích nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn - đây là khoản chi có tính chất bắt buộc và cố định theo bậc lương cơ bản, hệ số phụ cấp và hệ số phụ cấp chức vụ ổn định thu nhập - KBNN Phú Lương thực hiện kiểm soát căn cứ vào bảng đăng ký biên chế quỹ lương của đơn vị, sau đó thực hiện chi bằng chuyển khoản
trực tiếp cho các cơ quan Bảo hiểm xã hội, Liên đoàn lao động các cấp, không thực hiện chi bằng tiền mặt.
Qua KSC lương và các khoản có tính chất tiền lương đã giúp cơ quan tài chính, cơ quan chủ quản và chính quyền các cấp nắm bắt kịp thời diễn biến biên chế quỹ lương của đơn vị, của ngành mình quản lý.
Khoản phúc lợi tập thể chiếm tỷ trọng thanh toán thấp nhất, năm 2014 thanh toán cho khoản này là 1.040 triệu đồng, năm 2015 là 1.203 triệu đồng và năm 2016 là 1.816 triệu.