5. Phương pháp nghiên cứu
2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
2.2.1. Nhiệm vụ
Hiện tại, Công ty cổ phần Hải Nam QNC đã nhận được sự ủy thác của các nhà sản xuất tư trong việc tiếp thị và phân phối của nhiều sản phẩm.
Lãnh đạo công ty luôn có sự nhìn nhận lâu dài về thực phẩm và luôn nỗ lực đầu tư vào những mối quan hệ hợp tác chiến lược và được biết đến như một nhà cung cấp các dịch vụ có chất lượng tốt nhất. Hải Nam QNC quyết tâm trở thành một công ty hàng đầu trong lĩnh vực Thực phẩm. Công ty luôn cố gắng không ngừng để tạo nên những giá trị riêng biệt cho khách hàng, cho nhân viên, và cho cộng đồng.
Tạo môi trường làm việc thân thiện và hòa đồng trong tổ chức, gắn kết, giúp nhau cùng phát triển. Công ty thực hiện chính sách ưu đãi, lương bổng cho nhân viên khi làm việc.
2.2.2. Quyền hạn
Là một đơn vị kinh doanh lĩnh vực thực phẩm, Công ty thực hiện chế độ hạch toán kinh doanh theo chế độ kế toán hiện hành.
Công ty có tư cách pháp nhân đầy đủ, có con dấu riêng để giải quyết những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện và tranh chấp về hợp đồng với các bên có liên quan. Công ty mở tài khoản bằng tiền Việt Nam tại ngân hàng Techcombank.
2.3. Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty 2.3.1. Bộ máy tổ chức của công ty 2.3.1. Bộ máy tổ chức của công ty
Hội đồng Quản trị Giám đốc Phòng Kế toán Tài chính Phó Giám đốc Kinh doanh Phó Giám đốc Nội chính Phòng Kế hoạch Đầu tư Cửa hàng Bùi Thị Xuân Cửa hàng Bình Đông Cửa hàng Bến Thành Cửa hàng Bình Tây Cửa hàng Hoàng Diệu Cửa hàng Miền Đông Phòng Tổ chức Hành chánh
Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức theo mô hình chức năng và cơ cấu quản lý của Công ty
Nguồn: Công ty cổ phần Hải Nam QNC Cơ cấu trực tuyến
Nguyên lý xây dựng cơ cấu trực tuyến:
Mỗi cấp dưới chỉ có một thủ trưởng cấp trên trực tiếp.
Mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức là được thiết lập chủ yếu theo chiều dọc.
Công việc được tiến hành theo tuyến.
Đặc điểm cơ cấu trực tuyến của Công ty Cổ Phần Hải Nam QNC: một người lãnh đạo thực hiện tất cả các chức năng quản trị, mọi vấn đề được giải quyết theo đường thẳng:
Ưu điểm
Mệnh lệnh được thi hành nhanh.
Dễ thực hiện chế độ một thủ trưởng
Mỗi cấp dưới chỉ có một cấp trên trực tiếp
Nhược điểm
Người quản trị sẽ rất bận rộn và đòi hỏi phải có hiểu biết toàn diện.
Không tận dụng được các chuyên gia giúp việc.
Cơ cấu này được áp dụng phổ biến ở cuối thế kỷ XIX và được áp dụng chủ yếu ở các doanh nghiệp có quy mô sản xuất không phức tạp và tính chất của sản xuất là đơn giản.
Ngày nay, kiểu tổ chức này vẫn được áp dụng ở những đơn vị có quy mô nhỏ, ở những cấp quản lý thấp: Phân xưởng, tổ đội sản xuất.
Khi quy mô và phạm vi các vấn đề chuyên môn tăng lên, cơ cấu này không thích hợp và đòi hỏi một giải pháp khác.
2.3.2. Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban
Giám đốc: Do hội đồng quản trị của Công ty bổ nhiệm, phụ trách chung và chịu trách nhiệm về tình hình hoạt động kinh doanh sản xuất của Công ty.
Phó Giám đốc Kinh doanh: Thực hiện các nhiệm vụ Giám đốc, thay mặt Giám đốc điều hành công việc kinh doanh của Công ty khi Giám đốc đi vắng hoặc được Giám đốc ủy quyền. Trực tiếp phụ trách công tác kế hoạch đầu tư, bán hàng, nhân sự và chỉ đạo các trưởng Cửa hàng.
Phó Giám đốc Nội chính: Tham mưu cho Giám đốc trong công việc quản lý, điều hành mọi hoạt động của Công ty. Tham mưu công tác tổ chức bộ máy, xây
dựng hệ thống quản lý Công ty. Tổ chức và giám sát thực hiện công tác quản trị hành chính của Công ty, các hoạt động tuyển dụng, đào tạo, lao động tiền lương và quy định đánh giá nhân sự.
Phòng Kế toán Tài chính: Quản lý giám sát các hoạt động sản xuất kinh doanh. Quản lý tài sản tiền vốn trong toàn Công ty. Chịu trách nhiệm tổng hợp các báo cáo quyết toán của các Cửa hàng, chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị thực hiện các nghiệp vụ kế toán, lập sổ sách, chứng từ theo đúng yêu cầu của Bộ Tài chính ban hành. Thường xuyên cung cấp các thông tin kinh tế giúp Ban Giám đốc quyết định mọi hoạt động kinh doanh trong Công ty.
Phòng Tổ chức Hành chính: Lập quy hoạch cán bộ, chịu trách nhiệm tổ chức sắp xếp Cán bộ công nhân viên, tuyển dụng nguồn lực, xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho đội ngũ lao động toàn Công ty, đề xuất với Ban Giám đốc để giải quyết các chính sách, chế độ cho Cán bộ công nhân viên, giúp Ban Giám đốc sắp xếp lại bộ máy gọn nhẹ, làm việc có năng suất và có hiệu quả.
Phòng Kế hoạch Đầu tư: Tham mưu cho HĐQT, Giám đốc, thực hiện các nhiệm vụ quyền hạn theo quy định của Luật doanh nghiệp, các Điều lệ Tổ chức và hoạt động của Công ty chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của bộ máy Công ty; Tổ chức phối hợp hoạt động của các Phòng, Ban và đơn vị trong Công ty để thực hiện kế hoạch, công tác chuẩn bị đầu tư, tiến trình và kết quả đầu tư của Công ty.
Trưởng Cửa hàng: Triển khai thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án về hoạt động bán hàng đã được phê duyệt. Tổ chức tập huấn về chuyên môn, nghiệp vụ cho các nhân viên bán hàng. Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất về các kết quả thực hiện nhiệm vụ của Cửa hàng theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
2.4. Nguồn lực của công ty
Cơ sở vật chất kỹ thuật: Công ty có tổng diện tích mặt bằng kinh doanh mà Công ty đang sử dụng là 1.734 m2 (bao gồm cả trụ sở chính, Kho hàng, hệ thống trạm) được phân bổ đều tại các quận (huyện) trên địa bàn TP.HCM, tạo thuận lợi cho việc phân phối hàng hóa. Trong đó, diện tích các kho hàng bán chiếm 92,5% tổng diện tích của toàn Công ty, đó là một điều tương đối hợp lý đối với một doanh nghiệp kinh doanh như Công ty.
Hiện Công ty có 6 cửa hàng chính: Bình Đông, Bến Thành, Bình Tây, Hoàng Diệu, Miền Đông và Bùi Thị Xuân bao gồm các nhóm hàng phục vụ tốt cho nhu cầu người tiêu dùng.
Nguồn vốn
Bảng 2.1: Cơ cấu tài sản- nguồn vốn của Công ty qua các năm
Đơn vị tính: Triệu đồng Năm Chỉ tiêu 2014 2015 2016 Tổng tài sản 1.700 1.870 1.900 TSCĐ& ĐTDH 760 830 855 TSLĐ& ĐTNH 940 1.040 1.045 Tổng nguồn vốn 1.700 1.870 1.900 Nợ phải trả 671 739 784 Vốn chủ sở hữu 1.029 1.131 1.116 (Nguồn: Phòng kế toán)
Qua bảng trên ta thấy tình hình vốn của Công ty qua các năm là rất khả quan, thể hiện ở tổng nguồn vốn luôn tăng.
Về cơ cấu tài sản qua các năm có thể thấy vốn lưu động của công ty chiếm tỷ trọng cao trong cơ cấu tài sản: năm 2015 chiếm 54,17%; năm 2016 chiếm 65,48%. Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn của công ty đều tăng. Năm 2016 tăng so với năm 2015 là 234 triệu đồng tương ứng tăng 36%. Với nguồn vốn tương đối ổn định như vậy, có thể đáp ứng đượng nhiều khoản chi phí cho hoạt động mở rộng thị trường, tạo tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động marketing được tiến hành thuận lợi.
Về trang thiết bị kỹ thuật: Công ty sử dụng trong quá trình kinh doanh được Công ty chú trọng đầu tư hoàn chỉnh và nhằm để tạo động lực thúc đẩy việc vận chuyển hàng hóa được thuận lợi, nhanh chóng, phân phối đều cho các Cửa hàng và Văn phòng Kho bãi của Công ty.
Bảng 2.2: Quy mô, cơ cấu lao động Công ty theo giới tính và độ tuổi
Đơn vị: người
Các chỉ tiêu Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016
Số lượng Tỷ lệ % Số lượng Tỷ lệ % Số lượng Tỷ lệ %
Tổng lao động 588 100 590 100 600 100 Theo giới tính Nữ 539 91,67 557 94,41 570 95,00 Nam 49 8,33 33 5,59 30 5,00 Theo độ tuổi Dưới 25 tuổi 182 30,95 210 35,59 214 35,67 25 - 35 tuổi 291 49,49 288 48,81 285 47,50 35 - 45 tuổi 65 11,05 61 10,34 50 8,33 45 tuổi trở lên 50 8,51 52 5,26 51 8,5 (Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự)
Phân tích số lượng lao động: số lượng công nhân của Công ty năm 2014 là 588 người, trong đó gồm 539 nữ, chiếm 91,67% toàn công ty. Năm 2015 tăng thêm 12 người, năm 2016 tăng thêm 10 người, tỷ lệ lao động nữ gia tăng qua các năm do đặc thù ngành nghề công ty, số lượng lao động trong công ty có sự thay đổi đáng kể qua 3 năm.
Phân loại theo độ tuổi lao động: trong Công ty, lực lượng công nhân từ dưới 25 đến 35 tuổi chiếm đa số, sau đó đến lực lượng lao động từ 35 – 45 tuổi. Đứng thứ 3 trong Công ty là lực lượng lao động trên 45 tuổi. Trong tổng số lao động thì số lao động có độ tuổi 25-35 chiếm tỷ lệ khá cao nên đây là một lợi thế của Công ty trong ngành bán lẻ đòi hỏi sự năng động, sáng tạo và sức trẻ.
2.5. Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong 3 năm (2014 – 2016) 2016)
Bảng 2.3: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty 3 năm gần nhất.
(Đơn vị tính: tỷ đồng) Chỉ tiêu Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 2016/2015 2015/2014 Doanh thu tăng Tỷ lệ tăng % Doanh thu tăng Tỷ lệ tăng % Tổng doanh thu 126 136 154 10 7,93 18 13,23 Tổng chi phí 109 116 129 7 6,4 13 11,2
Lợi nhuận 17 20 25 3 18 5 25
(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán)
Nhận xét: doanh thu từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ Công ty đạt tương đối cao.
Cụ thể doanh thu năm 2016 đạt 154 tỷ đồng, tăng 18 tỷ đồng so với doanh thu đạt được năm 2015 (136 tỷ đồng), tương ứng tăng 13,23% so với cùng kỳ năm 2015, năm 2015 doanh thu cũng tăng hơn 2014 10 tỷ đồng, đạt 7,93%. Doanh thu tăng trưởng hàng năm như vậy là điều đáng mừng cho công ty, trong năm 2015 và năm 2016 công ty đã mở rộng thêm một số cửa hàng tại miền Đông và Bình Tây, tình hình kinh doanh tại 2 cửa hàng này tuy mới hoạt động nhưng mang lại doanh thu cao cho công ty.
Tổng chi phí của Công ty năm 2016 là 129 tỷ đồng tăng 13 tỷ đồng so với năm 2015 tương ứng tăng 11,2%. Sở dĩ tổng chi phí tăng lên trong năm 2016 là do Công ty chủ động tăng sản lượng do đã ký kết được nhiều hợp đồng lớn với các nước bên ngoài nên chi phí cho nguyên vật liệu tăng lên đồng thời chi phí cho đầu tư trang thiết bị, khấu hao máy móc hiện đại cũng tăng lên. Ngoài ra chi phí đầu tư cho 2 cửa hàng Bình Tây và Miền Đông đã chiếm mất một khoảng chi phí lớn cho công ty trong giai đoạn 2015-2016
Lợi nhuận của Công ty năm 2016 là 25 tỷ đồng tăng 5 tỷ đồng so với năm 2015 là 20 tỷ đồng, tương ứng tăng 25%. Lợi nhuận của Công ty năm 2016 đã tăng lên một cách nhanh chóng cho thấy quy mô sản xuất của công ty ngày càng mở rộng, tăng cường sản xuất các mặt hàng cốt lõi không chỉ lớn về số lượng mà còn đảm bảo chất lượng, ngày càng tạo được sự tín nhiệm không chỉ khách hàng trong nước mà cả ở nước ngoài.
Tình hình lợi nhuận cũng đã tăng theo doanh thu, tuy 2 năm qua chi phí để mở rộng thêm cửa hàng kinh doanh nhưng tình hình lợi nhuận vẫn tăng đều hàng năm, cho thấy công ty đang trên đà phát triển thuận lợi. Lợi nhuận đang tăng trưởng mang về cho công ty lợi nhuận, trong kinh doanh, để tiếp túc giữ vững thị phần của mình trên thị trường, công ty cần nâng cao hiệu quả hoạt động bán hàng và markting cũng như sử dụng lao động trong công ty, ngoài ra cần phải phân tích nhu cầu của khách hàng để có thể bắt kịp thị trường, đáp ứng kịp thời, đúng thời điểm nhu cầu của khách hàng hiện đại.
2.6. Thực trạng hoạt động bán hàng của Công Ty Cổ Phần Hải Nam QNC 2.6.1. Công tác tổ chức bộ máy bán hàng hiện tại 2.6.1. Công tác tổ chức bộ máy bán hàng hiện tại
Đặc điểm bộ máy bán hàng: Bộ máy bán hàng hiện tại của Công ty gồm có 2 bộ phận: bán hàng bên trong và bán hàng bên ngoài, cụ thể:
Bộ phận bán hàng bên trong: Là đội ngũ cán bộ công nhân viên làm việc tại trụ sở Chính của Công ty, có nhiệm vụ xúc tiến hoạt động bán hàng như thu thập xử lý các báo cáo bán hàng và theo dõi dự trữ của các Cửa hàng, nhận đơn hàng... Họ được tuyển chọn rất kỹ càng và dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau như trình độ, khả năng hiểu biết các đối thủ cạnh trạnh và năng động nhiệt tình trong công việc.
Bộ phận bán hàng bên ngoài: Là đội ngũ nhân viên bán hàng làm việc ở các Cửa hàng, có nhiệm vụ làm việc trực tiếp với khách hàng cuối cùng. Họ được tuyển chọn dựa trên những tiêu chí như có trình độ hiểu biết về khách hàng, sản phẩm, ngoại ngữ giao tiếp, tin học, diện mạo dễ gần, tác phong nhanh nhẹn lịch sự, có sự nhạy cảm với tình hình, trí nhớ tốt và nhiệt tình hăng say với công việc…
Bảng 2.4: Đặc điểm chung của bộ máy bán hàng của Công ty
Chức danh Đặc điểm Độ tuổi Trình độ Thâm niên Trung cấp (Người) Cao đẳng (Người) Đại học (Người) Thạc sỹ (Người) Dưới (3 năm) Trên (3 năm) 1. Phó Giám đốc Kinh doanh Công
ty Từ 46-60 1 1 2. Giám sát bán hàng các Cửa hàng Từ 31-45 6 6 3. Nhân viên bán hàng các Cửa hàng Dưới 30 35 65 113 125 88
(Nguồn: Công ty cổ phần Hải Nam QNC)
Qua bảng 2.4 cho thấy, bộ máy bán hàng của Công ty có độ tuổi rất đa dạng, trình độ từ Trung cấp đến Thạc sĩ, thâm niên công tác trên 3 năm 43.2% và dưới 3 năm 56.8%. Trong đó, Phó Giám đốc Kinh doanh Công ty có độ tuổi từ 46-60, trình
độ Thạc sĩ (1 người) và thâm niên công tác trên 3 năm. Tiếp theo, Giám sát bán hàng các Cửa hàng có độ tuổi từ 31-45, trình độ Thạc sĩ (6 người) và thâm niên công tác trên 3 năm. Nhân viên bán hàng các Cửa hàng có độ dưới 30, trình độ Trung cấp (35 người), Cao Đẳng (65 người) và Đại học (113 người), thâm niên công tác dưới 3 năm (125 người) và trên 3 năm (88 người), họ có kinh nghiệm, kỹ năng bán hàng, sức khỏe tốt, học hỏi tiếp thu công việc nhanh, năng động nhiệt tình.
Cơ cấu tổ chức và quy mô bộ máy bán hàng
Cơ cấu tổ chức: Sản phẩm của Công ty rất đa dạng cho những khách hàng khác nhau nên Công ty lựa chọn cơ cấu tổ chức bán theo khu vực
(Nguồn: Công ty cổ phần Hải Nam QNC)
Hinh 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy bán hàng của Công ty
Thị trường của công ty chia thành 6 cửa hàng khác nhau. Mỗi cửa hàng có một Giám sát quản lý điều hành công việc, chịu trách nhiệm về doanh số và lợi nhuận bán hàng của cửa hàng. Mỗi Giám sát có các đại diện bán hàng phụ trách các Đại lý bán khác nhau. Việc tổ chức bán hàng theo từng cấp bậc này triệt tiêu khả năng hai hay nhiều đại diện bán hàng của Công ty đến tiếp xúc bán cho cùng một khách.
Quy mô bộ máy bán hàng: Những thành phần và quy mô bộ máy bán hàng của Công ty được thể hiện qua Bảng 2.2
Bảng 2.5: Thành phần và quy mô bộ máy bán hàng của Công ty
Chức danh Số lượng (người)
1. Phó Giám đốc Kinh doanh Công ty 1 2. Giám sát bán hàng các Cửa hàng 6
Giám sát bán hàng các Cửa hàng
Nhân viên bán hàng các Cửa hàng
Các Đại lý hoa hồng Phó Giám Kinh doanh Công ty
3. Nhân viên bán hàng các Cửa hàng 143
Tổng số 150
(Nguồn: Công ty cổ phần Hải Nam QNC)
Qua Bảng 2.5 cho thấy, quy mô bộ máy bán hàng mà Công ty sử dụng bao