CHƢƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA QUY TRÌNH DỊCH VỤ GIAO NHẬN
2.2 Phân tích thực trạng hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu vận
2.2.2 Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu đƣờng biển bằng container tại Công ty:
đỏ, phí dịch vụ vận chuyển, các chi phí khác,…Sau đó giám đốc ký tên và đóng dấu vào giấy báo nợ này. Ngƣời giao nhận mang toàn bộ chứng từ cùng với debit note quyết toán với khách hàng.
2.2.2 Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu đƣờng biển bằng container tại Công ty: Công ty:
Bảng 2. 4: Doanh thu từ hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu cho đối tác (2013- 2015) SẢN LƢỢNG 2013 (ĐƠN HÀNG) SẢN LƢỢNG 2014 (ĐƠN HÀNG) SẢN LƢỢNG 2015 (ĐƠN HÀNG) NHẬP KHẨU LCL 286 456 570 FCL 364 254 420 TỔNG CỘNG 650 710 990
(Nguồn: Phòng Thủ tục Hải quan)
Trong đó, số hợp đồng cần phải xin giấy phép nhập khẩu chiếm khoảng 2% khoảng 47 hợp đồng xin giấy phép (3 năm).
Số lƣợng hợp đồng phải mua bảo hiểm chiếm khoảng 0.9% tổng sản lƣợng. Thị trƣờng Nhật Bản luôn đóng vai trò là thị trƣờng tiềm năng cả về xuất khẩu và nhập khẩu nên ngoài việc đảm nhận dịch vụ xuất khẩu sang thị trƣờng này thì công ty cũng đảm nhận dịch vụ nhập khẩu cũng chủ yếu ở thị trƣờng Nhật Bản. Các thị trƣờng lớn nhƣ thị trƣờng các nƣớc Châu Âu, Châu Mỹ cũng có nhƣng số lƣợng rất ít. Những thị trƣờng này là thị trƣờng lớn nên doanh thu từ thị trƣờng này cũng rất hạn hẹp.
Sơ đồ 2. 2: Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển bằng container tại Công ty
Nhận yêu cầu từ khách hàng
Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Trình tự thực hiện:
Nhận yêu cầu từ khách hàng:
Nhân viên kinh doanh tiếp nhận yêu cầu của khách hàng, với nhiệm vụ là thay mặt khách hàng (ở đây là ngƣời nhận hàng) làm thủ tục thông quan nhập khẩu, nhận hàng tại cảng biển, tổ chức vận chuyển hàng hóa an toàn và giao cho khách hàng đến địa điểm mà khách hàng đã chỉ rõ trong hợp đồng kinh tế. Sau đó tiến hành xem xét và báo giá, hai bên thỏa thuận và ký kết hợp đồng giao nhận. Tuy nhiên, đối với những khách hàng quen thuộc, đã hợp tác nhiều lần thì sau khi thoả thuận, công ty Thanh Tân Container sẽ tiến hành việc giao nhận lô hàng nhập khẩu trên tinh thần tin cậy lẫn nhau mà không cần phải ký kết bất cứ hợp đồng giao nhận nào.
Nhận và kiểm tra bộ chứng từ:
Sau đó, khách hàng sẽ cung cấp cho công ty Thanh Tân Container một bộ hồ sơ gồm:
● Vận đơn đƣờng biển (1 bản gốc)
● Phiếu đóng gói (1 bản gốc)
● Hoá đơn thƣơng mại (1 bản gốc)
● Chứng nhận xuất xứ hàng hoá (1 bản gốc)
● Hợp đồng (1 bản chính)
Thông thƣờng, những bộ chứng từ gửi đến công ty Thanh Tân Container đều đã đƣợc công ty khách hàng kiểm tra tính hợp lệ, hay đã đƣợc tu chỉnh khi xảy ra bất kỳ sai sót nào. Tuy nhiên, để thể hiện tính chuyên nghiệp, cẩn trọng trong quá trình làm việc, cũng nhƣ để việc giao nhận về sau đƣợc tiến hành một các nhanh chóng và thuận lợi, nhân viên giao nhận phụ trách lô hàng sẽ kiểm tra lại những nội
Khai báo Hải quan
Nhận hàng tại cảng biển và giao cho khách hàng
dung quan trọng của các chứng từ nhƣ tên ngƣời gửi, tên ngƣời nhận, tên tàu và ngày tàu đến, số container, số seal, chi tiết hàng hoá,… trƣớc khi lên tờ khai làm thủ tục. Nếu trong quá trình kiểm tra nhân viên giao nhận thấy có sự sai sót, nhầm lẫn, thì sẽ báo ngay cho phía khách hàng để công ty khách hàng chỉnh sửa lại các chứng từ cho phù hợp.
Ngoài ra, dựa vào trình độ chuyên môn và kinh nghiệm làm việc của mình, ban lãnh đạo công ty Thanh Tân Contaner cũng có thể tƣ vấn cho phía khách hàng hoặc có thể sửa chữa một số chứng từ nếu nhƣ đƣợc sự đồng ý của công ty khách hàng.
Nhƣng khâu chuẩn bị và kiểm tra chứng từ là giai đoạn mất nhiều thời gian và chi phí giao dịch (điện thoại, fax,…), nhân viên chứng từ vừa phụ trách chứng từ nhập khẩu và xuất khẩu, đôi khi nhận bộ chứng từ không xem xét kiểm tra kĩ lƣỡng. Công ty lại thiếu nguồn nhân lực đƣợc đào tạo chuyên nghiệp. Kiến thức nhân viên có đƣợc là do tự đúc kết kinh nghiệm, học từ bạn bè đồng nghiệp nên chƣa chuyên sâu. Thiếu thông tin về quy định, luật lệ tại quốc gia xuất khẩu và nhập khẩu, dẫn đến thiếu giấy phép cần thiết đối với những hàng hoá cần xin giấy phép trƣớc khi xuất khẩu hay nhập khẩu dẫn đến không thể xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hoá.
Lấy và kiểm tra lệnh giao hàng:
Sau đó, công ty Thanh Tân Container sẽ nhận đƣợc “Giấy báo hàng đến” hay “Thông báo hàng đến” do công ty khách hàng gửi sang. Nhân viên giao nhận kiểm tra xem đây có phải là lô hàng nhập mà cần phải tiến hành làm thủ tục thông quan hay không.
Có đƣợc giấy báo hàng đến, nhân viên giao nhận đi đổi Lệnh giao hàng (Delivery order – D/O) cầm vận đơn gốc (B/L) hoặc vận đơn “Surrender” và giấy giới thiệu cùng với chứng minh thƣ (không bắt buộc) đi đến văn phòng đại diện của hãng tàu. Tại văn phòng đại diện, nhân viên giao nhận đóng phí theo yêu cầu, ký tên vào biên lai thu tiền, biên lai giá trị gia tăng (lƣu ý tên và mã số thuế của doanh nghiệp trên các hóa đơn là của công ty Thanh Tân Container hoặc của khách hàng, tùy theo sự thỏa thuận giữa khách hành với công ty Thanh Tân Container), nhận Lệnh giao hàng và các biên.
Thông thƣờng, ban lãnh đạo công ty Thanh Tân Container sẽ dặn dò nhân viên giao nhận cần xem xét cẩn thận, đối chiếu theo Vận đơn nếu sai sót thì điều
chỉnh ngay tại hãng tàu. Công ty cũng đặc biệt nhắc nhở nhân viên phải chú ý thời hạn hiệu lực của Lệnh giao hàng trong việc lƣu kho, lƣu bãi, lƣu container để sắp xếp thời gian hợp lý, tiến hành làm thủ tục nhận hàng tránh tình trạng phát sinh thêm các chi phí này.
Khai báo Hải quan:
Tiếp đến, nhân viên bộ phận chứng từ sẽ tiến hành khai báo Hải quan điện tử. Sau đây là quy trình khai báo Hải quan điện tử:
Bước 1: Lập tờ khai Hải quan điện tử:
Nhân viên chứng từ dùng phần mềm khai báo Hải quan điện tử «VNACC ECUS5», đăng nhập bằng tài khoản do công ty khách hàng cung cấp để truyền dữ liệu lên cơ quan Hải quan. Ngoài việc khai đầy đủ thông tin trên tờ khai, bắt buộc nhân viên chứng từ phải khai thêm những chứng từ kèm theo nhƣ: Vận đơn đƣờng biển, Phiếu đóng gói, Hợp đồng, Hoá đơn thƣơng mại, Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá,...
Bước 2: Khai báo tờ khai điện tử:
Thực hiện gửi khai báo điện tử. Khi có số tiếp nhận của Hệ thống Hải quan trả về thì xem nhƣ đã xong bƣớc gửi tờ khai điện tử.
Bước 3: Nhận kết quả khai báo tờ khai điện tử:
Sau một thời gian nhất định, nhân viên chứng từ sẽ nhận đƣợc kết quả phản hồi của cán bộ Hải quan. Căn cứ trên kết quả phản hồi này, nhân viên chứng từ tiếp tục tiến hành theo hƣớng dẫn.
Trƣờng hợp nhận đƣợc phản hồi yêu cầu sửa đổi, bổ sung các nội dung khai báo thì nhân viên công ty Thanh Tân Container cần kiểm tra lại thông tin đã nhập vào máy. Sai sót có thể phát sinh trong quá trình nhập dữ liệu vào máy, do nhập sai số liệu hoặc thiếu một mục nào đó. Sau khi điều chỉnh, nhân viên chứng từ gửi khai báo lại để lấy lại số tiếp nhận mới.
Trƣờng hợp cơ quan Hải quan yêu cầu scan chứng từ kèm theo thì nhân viên chứng từ mới scan và đính kèm vào tờ khai và gửi lại tờ khai.
Trƣờng hợp khai báo thành công, nhân viên chứng từ sẽ đƣợc cấp số tờ khai.
Bước 4: Kiểm tra và xử lý tờ khai:
Sau khi có số tờ khai, nhân viên chứng từ tiếp tục chờ kết quả phân luồng tờ khai. Thủ tục Hải quan điện tử đƣợc phân thành 3 luồng chính: xanh, vàng, đỏ. Tiếp
đến, nhân viên chứng từ in 2 bản tờ khai điện tử, liên hệ với khách hàng để xin chữ ký và dấu mộc của công ty khách hàng, kèm với bộ chứng từ cần thiết (nếu là luồng vàng và đỏ) đem đến cơ quan Hải quan để ký thông quan hàng hoá.
Nếu tờ khai đƣợc phân luồng đỏ: hàng hoá phải đƣợc kiểm tra thực tế.
Quy trình kiểm tra thực tế hàng hoá:
Nhân viên giao nhận xem bản phân công kiểm hóa để liên lạc với Hải quan kiểm hóa.
Nhân viên giao nhận ra Hải quan giám sát bãi hoặc hải quan kho để đối chiếu Lệnh, đóng dấu: “đã đối chiếu” kèm theo ngày tháng năm trên Lệnh giao hàng.
Tiếp tục, nhân viên giao nhận cần tìm lô hàng nhập đang ở đâu để dẫn kiểm hóa viên đến kiểm tra hàng hóa:
● Nếu là hàng nguyên container, nhân viên giao nhận chạy ra bãi container, tìm vị trí container, nếu nhƣ container đang ở trên cao, hoặc đang ở dƣới đất mà không thể mở nắp đƣợc thì nhân viên giao nhận tới phòng điều độ trình Lệnh giao hàng, yêu cầu hạ container xuống, tiện thể yêu cầu điều độ viên đóng dấu: “cắt seal”.
● Nếu là hàng lẻ thì nhân viên giao nhận vào kho CFS gặp thủ kho trình Lệnh giao hàng yêu cầu cho biết vị trí hàng để kiểm hóa.
Sau khi đã biết đƣợc vị trí lô hàng cần kiểm tra, nhân viên giao nhận liên lạc và dẫn kiểm hóa viên (gồm hai ngƣời) tới vị trí lô hàng để tiến hành kiểm tra hàng. Nếu là hàng nguyên container thì nhân viên giao nhận phải tìm đội cắt seal, trình D/O có đóng dấu chữ: “cắt seal”, yêu cầu cắt seal, mở container để kiểm hóa viên kiểm tra hàng. Sau khi container đã mở kiểm hóa viên bắt đầu kiểm tra hàng.
Kiểm hóa viên sẽ điền kết quả kiểm tra vào tờ khai, hai kiểm hóa viên sẽ ký tên, đóng dấu họ và tên tại phần kết quả kiểm tra.
Cuối cùng, nhân viên giao nhận bấm seal lại.
Trƣờng hợp phải kiểm tra thực tế hàng hoá thì cán bộ kiểm hóa sẽ ký thông quan cho lô hàng đó.
Đến đây thì lô hàng nhập khẩu đã đƣợc thông quan, nhân viên giao nhận của công ty tiếp tục chuẩn bị nhận hàng tại cảng biển.
Nhận hàng tại cảng biển và giao cho khách hàng:
Nếu là hàng nguyên container:
Bước 1: Nhân viên giao nhận liên hệ với tài xế xe điều xe ra bãi container.
Đây là xe công ty phải thuê ngoài do công ty Thanh Tân Container vẫn chƣa có xe đầu kéo. Do công ty phải thuê phƣơng tiện vận tải từ các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ này, sẽ làm tăng thêm chi phí trong quá trình giao nhận, kéo theo giá dịch vụ thiếu tính ổn định, bị động trong việc giao hàng.
Bước 2: Tới đại lý hãng tàu xin lấy nguyên container hoặc rút ruột tại bãi:
Nhân viên giao nhận vào đại lý hãng tàu trình Lệnh giao hàng, yêu cầu lấy nguyên container về hay rút ruột tại bãi (đã đƣợc thoả thuận với khách hàng trƣớc đó). Thông thƣờng, công ty Thanh Tân Container sẽ đƣợc yêu cầu lấy nguyên container đem về kho khách hàng nhằm tránh việc thất thoát, hƣ hỏng hàng hoá trong quá trình rút ruột. Tuy nhiên, một số khách hàng có kho nhỏ, hoặc đƣờng đi hạn chế thì buộc phải nhờ công ty Thanh Tân Container rút ruột tại bãi để thuận tiện trong việc chuyên chở. Mặc dù vậy nhƣng đôi khi sự chủ quan, bất cẩn của nhân viên giao nhận làm cho tình trạng mất mát, hƣ hỏng hàng hóa xảy ra khi làm thủ tục nhận hàng tại các cảng.
Nhân viên giao nhận sẽ đóng tiền cƣợc container và lấy biên lai cƣợc tiền cùng với Lệnh giao hàng có đóng dấu “Lấy nguyên container” hoặc “Rút ruột tại bãi”.
Bước 3: Vào Phòng Thương vụ đóng tiền, lấy hoá đơn:
Nhân viên giao nhận đem Lệnh đó vào Phòng Thƣơng vụ đóng tiền và nhận hóa đơn, lúc này mã số thuế và tên doanh nghiệp trên hóa đơn là của công ty giao nhận. Nếu đem container về thì trình hóa đơn cho phòng giao nhận container, lấy phiếu giao nhận container (EIR), một phiếu EIR tƣơng ứng với một container.
Bước 4: Vào phòng điều độ liên hệ đội xe nâng và tiến hành bốc hàng lên xe:
Nhân viên giao nhận đem hóa đơn mà Thƣơng vụ cấp trình cho phòng điều độ để lấy phiếu điều động công nhân. Nhân viên giao nhận liên hệ với đội trƣởng đội xe nâng đƣợc đề cập trong phiếu điều động, trình phiếu điều động ra, đội trƣởng
sẽ điều xe nâng, nhân viên giao nhận dẫn đội xe nâng ra bãi container để tiến hành bốc container đem về hay rút ruột tại bãi, tiến hành cho bốc hàng lên xe.
Bước 5: Biên nhận trả container sạch sau khi rút ruột (nếu rút ruột tại bãi):
Tùy theo cảng hay ICD mà phí vệ sinh container Thƣơng vụ sẽ thu hay không thu, nếu Thƣơng vụ có thu thì khi rút ruột tại bãi, nhân viên giao nhận không cần tìm đội trƣởng đội xe nâng để xác nhận container sạch, ngƣợc lại thì phải xác nhận container sạch, tất nhiên lúc này nếu container bẩn thì nhân viên giao nhận phải tiến hành cho dọn vệ sinh container. Nếu đem container về thì bƣớc này không cần có.
Bước 6: Thanh lý hàng hoá tại hải quan cổng:
Khi đem container về, nhân viên giao nhận cầm phiếu giao nhận container, tờ khai, Lệnh giao hàng ra Hải quan cổng làm thủ tục thanh lý hàng, sau đó Hải quan cổng sẽ đóng dấu lên phiếu giao nhận container và trả lại cho nhân viên giao nhận, nhân viên giao nhận gởi cho chủ xe (tài xế) để chủ xe trình cho Hải quan cổng lúc ra cổng. Nếu nhƣ rút ruột tại bãi thì nhân viên giao nhận vào phòng điều độ hoặc Thƣơng vụ (tùy cảng hay tùy ICD) trình Lệnh giao hàng yêu cầu cho Phiếu ra cổng (phiếu giao nhận hàng rời - trên phiếu này sẽ thể hiện số xe, số lƣợng kiện hàng, tên hàng), các thủ tục thanh lý giống nhƣ lúc đem container về.
Bước 7: Giao hàng cho người nhận:
Cho xe chở hàng đến địa điểm giao hàng mà ngƣời nhận đã yêu cầu. Sau đó, nhân viên giao nhận cần tiến hành lập biên bản bàn giao hàng với ngƣời nhận. Biên bản gồm 2 bản có nội dung giống nhau, mỗi bên ký tên vào và giữ một bản.
Bước 8: Trả vỏ container rỗng, lấy lại tiền cược:
Trƣờng hợp đem container về thì sau khi dỡ hàng ra tại địa điểm giao hàng mà khách hàng yêu cầu, nhân viên giao nhận cho xe chở container rỗng về trả tại nơi mà trên phiếu cƣợc container đã đề cập, cầm theo mẫu hạ container rỗng trình cho nơi trả container, nơi này sẽ giữ lại phiếu hạ container rỗng, thu tiền hạ rỗng và sẽ cấp lại một phiếu thể hiện tình trạng container, ví dụ là container sạch, tốt, không hƣ hỏng,… Nhân viên giao nhận cầm phiếu này cùng với giấy cƣợc container lại đại lý hãng tàu để nhận lại tiền cƣợc container.
Nếu là hàng lẻ (LCL):
Là xe của chính công ty Thanh Tân Container, do công ty có sẵn một đội xe chuyên chở riêng.
Bƣớc 2: Vào Phòng Thƣơng vụ yêu cầu giao hàng CFS: Nhân viên giao nhận tới Phòng Thƣơng vụ trình Lệnh giao hàng, yêu cầu giao hàng CFS, có cảng thì Thƣơng vụ cho ra phiếu xuất kho (cảng Vict), có cảng thì Thƣơng vụ đóng dấu lên Lệnh: “Đề nghị giao hàng CFS” (Tân Cảng).
Bƣớc 3: Vào kho CFS liên hệ thủ kho lấy hàng và bốc hàng lên xe nâng: Sau đó nhân viên giao nhận cầm phiếu xuất kho vào kho CFS (nếu Lệnh giao hàng có đóng dấu: “Đề nghị giao hàng CFS” cho thủ kho thì thủ kho sẽ ra phiếu xuất kho) trình cho thủ kho. Tiến hành bốc hàng lên xe, thủ kho giữ một bản, còn hai phiếu xuất kho nhân viên giao nhận giữ lại.
Bƣớc 4+5: Thanh lý hàng hoá tại Hải quan cổng và Giao hàng cho ngƣời nhận: tƣơng tự nhƣ nhận nguyên container.
Quyết toán và lưu hồ sơ:
Sau khi hoàn thành xong thủ tục thông quan và chuyển hàng về kho cho khách hàng, nhân viên giao nhận kiểm tra và sắp xếp lại các chứng từ thành 1 bộ hoàn chỉnh, nhân viên sẽ trao trả chứng từ lại cho khách hàng và công ty Thanh Tân