CHƢƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA QUY TRÌNH DỊCH VỤ GIAO NHẬN
2.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Một Thành Viên Thanh
2.1.4 Phân tích tình hình hoạt động của Công ty:
2.1.4.1 Cơ cấu doanh thu các dịch vụ:
Bảng 2. 1: Cơ cấu dịch vụ của 3 năm gần đây (2013-2015)
Loại hình dịch vụ
Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015
Doanh thu VNĐ Tỷ trọng % Doanh thu VNĐ Tỷ trọng % Doanh thu VNĐ Tỷ trọng % Dịch vụ khai thuê 6,196,743 52.89 6,437,237 49.20 6,527,242 47.20 Vận chuyển quốc tế 2,913,560 24.87 3,390,590 25.91 3,566,572 25.79 Vận chuyển nội địa 2,256,120 19.26 2,843,951 21.73 3,102,501 22.43 Các dịch vụ khác 350,150 2.99 413,250 3.16 633,052 4.58 Tổng cộng 11,716,573 100.00 13,085,028 100.00 13,829,367 100.00 (Nguồn: Phòng Kế toán-Thuế)
Qua bảng trên nhận thấy:
Doanh thu từ dịch vụ khai thuê chiếm tỷ trọng lớn nhất. Do thế mạnh của công ty là dịch vụ khai thuê, đội ngũ nhân viên chứng từ trong công ty đƣợc đào tạo bài bản, biết giải quyết các công việc phát sinh. Nhƣng trong những năm gần đây, nhiều công ty dịch vụ ra đời, có sự cạnh tranh cao nên tỷ trọng này có những biến động nhất định, chi tiết năm 2013 chiếm tỷ trọng 52.89% và tỷ trọng giảm dần qua các năm, năm 2014 chiếm tỷ trọng 49.20%. Năm 2015 chiếm 47.20% giảm 2% so với năm trƣớc.
Nhằm đáp ứng nhu cầu vận chuyển hàng hóa trên mọi miền đất nƣớc, song song với dịch vụ khai thuê hải quan, công ty cung cấp dịch vụ
vận chuyển xe tải. Với đội ngũ lái xe có trách nhiệm, tay nghề cao, thông thạo các tuyến đƣờng, hoạt động 24/24 mỗi ngày, có thể đáp ứng các yêu cầu khách hàng có nhu cầu về vận tải. Nhƣng hiện nay, phƣơng tiện vận tải của công ty vẫn còn thiếu, còn thô sơ, chƣa đáp ứng đƣợc độ an toàn để phục vụ khách hàng nên tỷ trọng của dịch vụ vận chuyển nội địa vẫn còn thấp, tuy nhiên vẫn tăng dần qua các năm, cụ thể năm 2013 chiếm 19.26%, năm 2014 chiếm 21.73% tăng 2.47% so với năm 2013, năm 2015 chiếm 22.43% tăng 0.7% so với năm 2014.
Hiện nay, các doanh nghiệp có nhiều mặt hàng xuất khẩu ở nƣớc ngoài nên chi phí vận chuyển góp phần không nhỏ trong việc hành thành nên giá thành sản phẩm. Nhằm đáp ứng lại nhu cầu của nhiều doanh nghiệp, công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng không quốc tế để mang lại cho nhiều lợi ích cho các khách hàng trong việc tiết kiệm đƣợc nhiều chi phí và thời gian vận chuyển. Tùy vào thời gian giao hàng mà các công ty sẽ chia lộ trình và hàng hóa ra sao cho phù hợp nhất. Chí phí sẽ không quá mắc khi sử dụng vận tải hàng không thuần và không tốn quá nhiều thời gian nhƣ vận chuyển đƣờng biển truyền thống. Và tỷ trọng của dịch vụ vận chuyển quốc tế cụ thể năm 2013 chiếm 24.87%, năm 2014 chiếm 25.91%, năm 2015 chiếm 25.79%.
Doanh thu từ dịch vụ khác chiếm 2.99% trong năm 2013, năm 2014 chiếm 3.16%, năm 2015 chiếm 4.58%.
Nhìn chung, dịch vụ khai thuê hải quan doanh thu cao nhất và chiếm gần 1/2 tổng doanh thu. Đây cũng là nhân tố mà công ty cần chú ý phát triển. Và để đáp ứng đƣợc nhu cầu của khách hàng, dịch vụ khai thuê của công ty chúng tôi ngày càng hoàn thiện và đã đóng góp một phần không nhỏ thúc đẩy sự phát triển mạnh mẽ của công ty
2.1.4.2 Khách hàng:
Công ty đã có một số lƣợng khách hàng tƣơng đối bao gồm khách hàng trực tiếp và gián tiếp.
Khách hàng gián tiếp: là các forwarder không có bộ phận Thủ tục Hải quan riêng sẽ thuê lại Thanh Tân Container làm thủ tục Hải quan, vận chuyển,… nhƣ JVS, Hitachi,…
Khách hàng trực tiếp: là Thanh Tân Container thay mặt các Công ty để làm thủ tục Xuất nhập khẩu, vận chuyển,…
Doanh thu từ nhóm khách hàng gián tiếp chiếm khoảng 80% tổng doanh thu, doanh thu từ nhóm khách hàng gián tiếp chiếm 20% doanh thu.
2.1.4.3 Thị trƣờng và đối thủ cạnh tranh: Thị trƣờng: Thị trƣờng:
Công ty Cổ phần Chứng khoán Bản Việt (VCSC) mới đây có báo cáo cập nhật ngành Logistics, trong đó nhấn mạnh ngành này đƣợc dự kiến sẽ tăng trƣởng về quy mô và tính hiện đại trong tƣơng lai.
Công ty Cổ phần Chứng khoán Bản Việt đánh giá, ngành Logistics Việt Nam đang tăng trƣởng nhanh nhƣng vẫn chỉ đang ở giai đoạn đầu của phát triển. Tốc độ tăng trƣởng hiện tại ở mức 20%/năm và dự kiến duy trì mức hai con số trong vòng hai thập kỷ tới.
Theo Công ty Cổ phần Chứng khoán Bản Việt, thị trƣờng logistics của Việt Nam có tổng giá trị ƣớc tính khoảng 60 tỷ USD. Tổng cộng có khoảng 1.000 công ty logistics, trong đó 25 công ty là công ty nƣớc ngoài. Phần lớn các công ty nƣớc ngoài đều có thể cung cấp các dịch vụ bên thứ 3 và thứ 4 trong khi các công ty Việt Nam chỉ có thể cung cấp dịch vụ bên thứ 2. Các công ty nƣớc ngoài tại Việt Nam hiện đang thống lĩnh thị trƣờng, với tổng thị phần khoảng 80%.
Đối thủ cạnh tranh:
Gồm đối thủ cạnh tranh trực tiếp và gián tiếp:
Đối thủ cạnh tranh gián tiếp: đó là những Doanh nghiệp có riêng phòng xuất nhập khẩu chuyên làm thủ tục xuất nhập khẩu,…
Đối thủ cạnh tranh gián tiếp: Đó là những Công ty forwarder có mô hình hoạt động tƣơng đối giống với Thanh Tân Container nhƣ: KMG, Super star, Thami, MPI,…
Ngoài ra còn có các Hãng tàu tham gia vào thị trƣờng này bằng cách thành lập 1 bộ phận logistic nhƣ: SITC logistic,…
Đơn vị tính: 1000VNĐ
Bảng 2. 2: Doanh thu, chi phí, lợi nhuận 3 năm gần đây (2013-2015) nhóm dịch vụ khai thuê hải quan
STT Doanh mục Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015
1 Doanh thu 6,196,743 6,437,237 6,527,242
2 Chi phí 4,197,853 4,383,463 4,289,741
2 Lợi nhuận 1,998,890 2,053,774 2,237,501
3 Lợi nhuận/ Doanh thu 32.26% 31.90% 34.28%
(Nguồn: Phòng Kế toán-Thuế)
Theo số liệu ở bảng trên chúng ta nhận thấy doanh thu và lợi nhuận của công ty có biến động. Chi tiết nhƣ sau:
Doanh thu năm 2014 tăng so với 2013 là 240,494,00 VND, tuy nhiên chi phí cũng tăng nhiều hơn so với 2013 nên tỷ suất lợi nhuận/Doanh thu là 31.90% giảm so với 2013 là 32.26%.
Doanh thu năm 2015 tăng nhẹ với năm 2014 là 90,005,000 VNĐ và lợi nhuận năm 2015 là 2,237,501,000 VNĐ tăng 183,727,000 VNĐ so với năm 2014. Tỷ suất lợi nhuận/Doanh thu là 34.28% tăng 2.38%. Cuối năm 2015, Công ty có biến động lớn về nhân sự đặc biệt là bộ
phận nhân viên kinh doanh, nên doanh thu và lợi nhuận trong năm 2015 là chƣa đạt ở mức tốt nhất.
2.1.4.5 Đánh giá chung tình hình hoạt động của Công ty: Thuận lợi: Thuận lợi:
Thứ nhất, vị trí Công ty ở nơi có rất nhiều thuận lợi trong hoạt động kinh doanh. Nhân viên dễ dàng tiếp xúc với khách hàng cũng nhƣ có nhiều chủ động trong việc giao nhận vì lí do gần các cảng, ICD,… tiết kiệm đƣợc nhiều chi phí, thời gian trong vận chuyển hàng hóa.
Thứ hai, phần cơ cấu tổ chức mỗi phòng đảm trách một quy trình riêng, chính điều này giúp cho các phòng phát huy hết khả năng chuyên môn. Sau khi thực hiện xong quy trình đã đảm nhận các phòng sẽ kết hợp, chuyển giao chứng từ cho bộ phận giao nhận khiến cho công việc đƣợc thực hiện khá trôi chảy, nhanh chóng và có hiệu quả.
Thứ ba, Công ty cũng đã có bộ phận vận chuyển hàng hóa riêng cả hàng lẻ (LCL) hay (FCL) đây là một thuận lợi mà không phải bất cứ công ty giao nhận nào cũng có.
Thứ tƣ, Công ty chính thức hoạt động gần 5 năm đã tạo dựng đƣợc mối quan hệ làm ăn lâu dài với số lƣợng khách hàng tƣơng đối. Hơn nữa lƣợng dịch vụ ngày càng đƣợc nâng cao đó cũng là yếu tố thu hút ngày càng nhiều khách hàng tin cậy và lựa chọn dịch vụ.
Ngoài ra nguyên nhân khách quan là với chính sách mở cửa thị trƣờng hiện nay thì hoạt động xuất nhập khẩu đang phát triển mạnh mẽ nên tạo điều kiện thuận lợi cho các Công ty dịch vụ giao nhận.
Khó khăn:
Bên cạnh những thuận lợi thì tồn tại các khó khăn.
Khó khăn đầu tiên là sự cạnh tranh trong thời điểm hiện tại cũng nhƣ tƣơng lai. Chính vì Công ty hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ giao nhận mang lại nhiều lợi nhuận nên cũng có rất nhiều doanh nghiệp tham gia vào lĩnh vực này hoặc nhiều doanh nghiệp hoạt động sản xuất tự mình thực hiện nghiệp vụ giao nhận cho chính doanh nghiệp của mình.
Ngoài những khách hàng thân quen thì việc tìm kiếm khách hàng mới là một khó khăn. Các doanh nghiệp Việt Nam thƣờng khó chuyển đổi công ty dịch vụ giao nhận mà họ đã hợp tác từ lâu.
Chính sách giá cả cũng bắt đầu xuất hiện những bất lợi. Việc điều chỉnh giá cả cho phù hợp với thị trƣờng cạnh tranh hiện nay đã làm giảm lợi nhuận của công ty.
2.2 Phân tích thực trạng hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu vận chuyển đƣờng biển tại Công ty: chuyển đƣờng biển tại Công ty:
2.2.1 Phân tích quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu đƣờng biển bằng container tại Công ty: container tại Công ty:
Bảng 2. 3: Doanh thu từ hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu cho đối tác (2013- 2015)
2013 (ĐƠN HÀNG) 2014 (ĐƠN HÀNG) 2015 (ĐƠN HÀNG) XUẤT KHẨU LCL 428 350 490 FCL 384 370 340 TỔNG CỘNG 812 720 830
(Nguồn: Phòng Thủ tục Hải quan)
Trong đó, số hợp đồng cần phải xin giấy phép xuất khẩu là rất ít, hầu nhƣ không có.
Số lƣợng hợp đồng phải mua bảo hiểm chiếm khoảng 1.5% tổng sản lƣợng. Hàng năm, công ty đảm nhận dịch vụ xuất khẩu sang thị trƣờng Nhật Bản là chủ yếu. Những hàng hóa ở thị trƣờng này chủ yếu là dầu thô, dây cáp điện, sản phẩm chất dẻo, hàng dệt may,... Sau đó là thị trƣờng Hàn Quốc, có thể nói thị trƣờng Hàn Quốc là một thị trƣờng khó tính, đòi hỏi cao về chất lƣợng và mẫu mã sản phẩm, các mặt hàng xuất sang thị trƣờng này là quần áo, giày dép,... Công ty cũng đảm nhận dịch vụ xuất khẩu sang thị trƣờng khác nhƣ: Thái Lan, Malaysia,...
Sơ đồ 2. 1: Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường biển bằng container tại Công ty
Nhận yêu cầu từ khách hàng
Liên hệ với hãng tàu đặt chỗ
Chào giá cho khách hàng
Chuẩn bị chứng từ và hàng xuất khẩu
Thông quan hàng xuất
Phát hành vận đơn
Thực xuất tờ khai
Trình tự thực hiện:
Nhận yêu cầu từ khách hàng
Những thông tin mà nhân viên kinh doanh tiếp nhận từ khách hàng nhƣ sau:
Loại hàng: Căn cứ vào loại hàng, số lƣợng hàng mà công ty sẽ tƣ vấn cho khách hàng loại container phù hợp. Cũng nhƣ các quy định của nƣớc nhập khẩu về mặt hàng đó. Ví dụ nhƣ: hàng thực phẩm thì phải có giấy kiểm dịch vệ sinh an toàn thực phẩm, hàng gỗ thì phải khử trùng,...
Cảng đi, cảng đến: Đây là yếu tố quyết định giá cƣớc vận chuyển vì khoảng cách vận chuyển càng gần, thời gian vận chuyển càng ngắn thì cƣớc phí càng thấp và ngƣợc lại.
Hãng tàu: Tùy vào nhu cầu của khách hàng đến cảng nào mà nhân viên kinh doanh sẽ tƣ vấn cho khách hàng chọn dịch vụ của hãng tàu uy tín với giá cƣớc phù hợp. Tuy nhiên cũng có một số khách hàng quen sử dụng dịch vụ của một hãng tàu cho hàng hóa của mình thì công ty xem xét báo giá cƣớc cho khách hàng đó biết.
Thời gian dự kiến xuất hàng để công ty tìm một lịch trình tàu chạy phù hợp.
Liên hệ với các hãng tàu để hỏi cước và lịch trình vận chuyển
Căn cứ vào những thông tin mà khách hàng cung cấp nhân viên kinh doanh sẽ liên hệ với hãng tàu để hỏi giá và lịch trình tàu chạy phù hợp vì mỗi hãng tàu có lịch trình tàu chạy, tuyến chạy tàu cũng nhƣ có thế mạnh riêng trên các tuyến đƣờng.
Ví dụ: Hãng tàu Hanjin, OOCL,...có thế mạnh trên các tuyến đi Châu Âu và Mỹ. Trong khi đó hãng tàu Wanhai, Evergeen, NYK lại có thế mạnh trên các tuyến đi Châu Á.
Nhân viên kinh doanh căn cứ vào giá chào của các hãng tàu, tính toán chi phí và tiến hành chào giá cho khách hàng. Các giao dịch liên quan đến giá cả và lịch trình tàu đều phải lƣu lại để đối chứng khi cần thiết.
Chấp nhận giá
Nếu giá cƣớc và lịch trình tàu chạy đƣa ra đƣợc khách hàng chấp nhận thì khách hàng sẽ gởi booking request (yêu cầu đặt chỗ) cho bộ phận kinh doanh.
Booking request này xác nhận lại thông tin hàng hóa liên quan: Ngƣời gửi hàng, ngƣời nhận hàng, tên hàng, trọng lƣợng, loại container, nơi đóng hàng (đóng kho ngƣời gửi hàng hay đóng tại bãi container của cảng), cảng hạ container có hàng để thông quan xuất khẩu (hạ container ở cảng nào thì thông quan tại cảng đó), cảng đến (nƣớc nhập khẩu), ngày tàu chạy,...
Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ
Bộ phận kinh doanh sẽ căn cứ trên booking request của khách hàng và gửi booking request đến hãng tàu để đặt chỗ. Sau đó hãng tàu sẽ xác nhận việc đặt chỗ đã thành công cho bộ phận kinh doanh bằng cách gởi booking confirmation hay còn gọi là Lệnh cấp container rỗng. Lệnh cấp container rỗng này chứa đựng những thông tin cần thiết sau: Số booking, tên tàu, cảng xếp hàng (port of loading), cảng giao hàng (port of delivery), cảng chuyển tải (port of discharge (nếu có)), bãi duyệt lệnh cấp container rỗng, giờ cắt máng (losing time),...
Sau khi có booking confirmation của hãng tàu, nhân viên kinh doanh sẽ gởi booking này cho khách hàng để họ sắp xếp đóng hàng và làm thủ tục thông quan xuất khẩu.
Trƣờng hợp khách hàng sử dụng dịch vụ thuê khai hải quan và vận chuyển nội địa của công ty thì khách hàng sẽ gởi lệnh cấp container rỗng, thông tin chi tiết lô hàng xuất khẩu thời gian đóng hàng cho bộ phận giao nhận của công ty. Sau khi tiếp nhận nhân viên phòng giao nhận sẽ theo dõi và phối hợp với khách hàng để sắp xếp đƣa container rỗng đến đóng hàng và vận chuyển ra cảng hoặc vận chuyển hàng đến đóng vào container ở cảng. Sau đó tiến hành làm thủ tục thông quan cho lô hàng xuất khẩu đó.
Lập booking profile
Nhân viên kinh doanh sẽ lập booking profile để kê khai sơ lƣợc thông tin về lô hàng và chuyển cho bộ phận chứng từ theo dõi tiếp.
Chuẩn bị chứng từ và hàng hóa xuất khẩu
Chuẩn bị hàng hóa
Bƣớc này công ty không làm mà ngƣời xuất khẩu làm.
Chuẩn bị phương tiện vận tải
Nhân viên giao nhận sẽ đem lệnh cấp container rỗng đến phòng điều độ của hãng tàu (thƣờng ở cảng do hãng tàu chỉ định) để đổi lệnh lấy container. Ở bƣớc
này phòng điều độ ở cảng sẽ giao cho nhân viên giao nhận bộ hồ sơ gồm: packing list container, seal tàu, vị trí cấp container, lệnh cấp container có ký tên của điều độ cảng cho phép lấy container rỗng.
Nhân viên giao nhận sẽ giao bộ hồ sơ này cho tài xế kéo container đến bãi chỉ định của hãng tàu xuất trình lệnh cấp container rỗng đã đƣợc duyệt, đóng phí nâng container cho phòng thƣơng vụ bãi và lấy container rỗng vận chuyển đến kho ngƣời xuất khẩu đóng hàng.
Sau khi đóng hàng xong sẽ vận chuyển container có hàng hạ bãi tại cảng chờ xếp hàng (theo trên booking confirm) và đóng phí hạ container cho cảng vụ. Tuy nhiên, trong quá trình tiến hành vận chuyển hàng ra cảng để đóng hàng vào container, nhân viên giao nhận không dự trù trƣớc thời gian nên trên đƣờng vận chuyển đến cảng xuất bị kẹt xe, hay tai nạn dẫn đến trễ giờ quy định hàng lên tàu.
Chuẩn bị chứng từ khai hải quan
Hồ sơ hải quan gồm:
● Tờ khai hải quan: 2 bản chính (1 bản dành cho ngƣời xuất khẩu, 1 bản dành cho hải quan lƣu)
● Hợp đồng mua bán hàng hóa:1 bản chính
● Hóa đơn thƣơng mại (invoice): 1 bản chính
● Phiếu đóng gói (packing list): 1 bản chính
● Giấy phép đăng ký kinh doanh: bản sao y kèm bản chính đối chiếu (nếu doanh ngiệp mới xuất khẩu lần đầu)
● Giấy giới thiệu của công ty xuất khẩu: 1 bản
Nếu mặt hàng xuất khẩu là hàng thực phẩm thì phải đăng ký kiểm dịch, hồ