Hàng năm, căn cứ vào Kế hoạch cải cách hành chính của Ủy ban nhân dân Thành phố, Ủy ban nhân dân Quận đều ban hành Kế hoạch thực hiện công tác cải cách hành chính theo từng năm nhằm thực hiện các nhiệm vụ đặt ra như Chương trình số 01/CTr-UBND-NV ngày 14 tháng 01 năm 2011 về Chương trình cải cách hành chính năm 2011, Kế hoạch số 116/KH-UBND ngày 16 tháng 5 năm 2012 về thực hiện công tác cải cách hành chính trên địa bàn Quận năm 2012, Kế hoạch số 35/KH-UBND ngày 04 tháng 3 năm 2013 về thực hiện công tác cải cách hành chính trên địa bàn Quận năm 2013 và Kế hoạch số 11/KH-UBND ngày 20 tháng 01 năm 2014 về thực hiện công tác cải cách hành chính trên địa bàn Quận năm 2014.
Các Chương trình, Kế hoạch cải cách hành chính theo giai đoạn và từng năm đều triển khai đến tất cả các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc Quận và Ủy ban nhân dân 12 phường. Căn cứ Kế hoạch của Quận, các cơ quan chuyên môn thuộc Quận không xây dựng Kế hoạch cải cách hành chính tại đơn vị mình nhưng tổ chức triển khai và quán triệt đến toàn thể cán bộ, công chức, nhân viên của đơn vị mình để thực hiện thông qua các cuộc họp cơ quan định kỳ. Riêng các Phường có xây dựng Kế hoạch cải cách hành chính tại đơn vị mình và tổ chức triển khai đến
cán bộ, công chức, nhân viên của Phường, đồng thời đưa nội dung cải cách hành chính vào Kế hoạch điều hành kinh tế - xã hội hàng năm của đơn vị.
Chương trình cải cách hành chính của Quận có 6 nội dung chính với 23 nhiệm vụ cụ thể, các nhiệm vụ này đều được cụ thể hóa thông qua Kế hoạch cải cách hành chính hàng năm. Hầu hết các nhiệm vụ mang tính thực hiện xuyên suốt, thường xuyên nên để đánh giá mức độ hoàn thành Kế hoạch cần có một quá trình dài mới xét thấy được hiệu quả thực tế.
Căn cứ Chương trình, Kế hoạch cải cách hành chính theo giai đoạn và từng năm, theo từng nhiệm vụ Ủy ban nhân dân Quận có các văn bản chỉ đạo, điều hành công tác cải cách hành chính:
- Ban hành Kế hoạch số 138/KH-UBND-NV ngày 05 tháng 8 năm 2010 triển khai xây dựng, áp dụng TCVN ISO 9001:2008 đối với hoạt động giải quyết hồ sơ hành chính tại quận (năm 2011 và dự kiến đến năm 2012), bao gồm 84 thủ tục hành chính sẽ được xây dựng, duy trì áp dụng ISO;
- Ban hành Kế hoạch số 97/KH-UBND ngày 16 tháng 4 năm 2012 về triển khai công tác cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất và xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai trên địa bàn quận Thủ Đức.
-
-
- Ban hành Kế hoạch số 299/KH-UBND ngày 27 tháng 12 năm 2012 về việc thực hiện thư xin lỗi dân trên địa bàn quận;
- Ban hành Kế hoạch số 138/KH-UBND ngày 25 tháng 6 năm 2013 về xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 tại Ủy ban nhân dân quận Thủ Đức, bao gồm 325 thủ tục hành chính áp dụng tại Quận;
- Ban hành Quyết định số 6207/QĐ-UBND ngày 31 tháng 10 năm 2013 về việc ban hành hệ thống tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 tại quận Thủ Đức;
- Các Quyết định kiện toàn Ban chỉ đạo Cải cách hành chính và Tổ thư ký giúp việc Ban chỉ đạo Cải cách hành chính.
Việc thực hiện công tác cải cách hành chính được gắn với phong trào thi đua xã hội chủ nghĩa tại Quận, là một trong những tiêu chí đánh giá, chấm điểm, xếp hạng cuối năm của từng đơn vị.
Qua kiểm tra việc cải cách hành chính, hầu hết các đơn vị thực hiện nghiêm chỉnh các nội dung, nhiệm vụ cải cách hành chính của Quận, Phường đặt ra. Tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế trong việc giải quyết hồ sơ hành chính cho dân còn trễ hạn, việc công khai các thủ tục hành chính các đơn vị đều thực hiện nhưng chưa cập nhật kịp thời các văn bản mới hoặc các văn bản đã cũ, rách. Thái độ tiếp dân của cán bộ, công chức, đặc biệt là Tổ tiếp nhận và trả kết quả cho người dân hòa nhã, tận tình nhưng vẫn có trường hợp bị người dân phản ánh về thái độ của công chức, đối với các trường hợp này lãnh đạo Quận, Phường kịp thời nhắc nhở, chấn chỉnh không để tiếp diễn xảy ra. Song song đó, các cơ quan Quận, Phường hàng tháng đều vận hành phiếu thăm dò ý kiến khách hàng để đánh giá mức độ hài lòng của người dân khi đến liên hệ tại cơ quan nhà nước, đồng thời là kênh thông tin để lãnh đạo Quận, Phường nắm bắt kịp thời những đề xuất, kiến nghị của người dân.
Công tác tuyên truyền cải cách hành chính của Ủy ban nhân dân quận được lồng ghép vào Kế hoạch thực hiện cải cách hành chính chung của năm. Thông qua cổng thông tin điện tử, niêm yết công khai các thủ tục hành chính tại các Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả giải quyết của quận và 12 phường, qua đó tuyên truyền về vai trò, tầm quan trọng của công tác cải cách hành chính đối với việc xây dựng chính quyền. Ở phường còn tuyên truyền thông qua hình thức lồng ghép vào các cuộc họp khu phố, thông qua hệ thống loa phát thanh.
Ủy ban nhân dân Quận tổ chức triển khai, tập huấn các văn bản quy phạm pháp luật liên quan công tác kiểm soát thủ tục hành chính như: Nghị định số
63/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 6 năm 2010 của Chính phủ về kiểm soát thủ tục hành chính, Nghị định số 48/2013/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2013 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của các nghị định liên quan đến kiểm soát thủ tục hành chính,…cho các đối tượng là lãnh đạo và cán bộ phụ trách công tác pháp chế của các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân Quận và các cán bộ đầu mối kiểm soát thủ tục hành chính tại Ủy ban nhân dân 12 phường vào ngày 28 tháng 4 năm 2014 theo Kế hoạch số 96/KH-UBND ngày 18 tháng 4 năm 2014 của Ủy ban nhân dân Quận.
Ủy ban nhân dân quận đã xây dựng Kế hoạch số 138/KH-UBND ngày 25 tháng 6 năm 2013 về xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 tại Ủy ban nhân dân quận Thủ Đức; Ban hành Quyết định thành lập Ban chỉ đạo, Tổ Thư ký giúp việc Ban chỉ đạo xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008; Quyết định đề cử đại diện lãnh đạo thực hiện hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 tại Ủy ban nhân dân quận. Quyết định ban hành hệ thống tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 tại quận. Ủy ban nhân dân quận phối hợp với đơn vị tư vấn tiến hành khảo sát thủ tục hành chính tại các cơ quan chuyên môn thuộc quận và tập huấn kiến thức chung, tập huấn nghiệp vụ tổ chức thực hiện xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 đối với cán bộ, công chức các cơ quan chuyên môn thuộc quận.
Ủy ban nhân dân Quận đã được cấp Giấy chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 đối với 325 thủ tục tại Quận và tiếp tục duy trì việc áp dụng tiêu chuẩn ISO vào giải quyết các thủ tục hành chính.
Ủy ban nhân dân 12 phường áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO đối với các lĩnh vực nhà đất và hộ tịch. Hiện nay đã có 08 phường đã được cấp Giấy chứng nhận (đối với 5 thủ tục hành chính). Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO đối với các phường được đánh giá giám sát định kỳ. Qua
đánh giá hệ thống quản lý chất lượng của các phường đáp ứng các tiêu chuẩn đề ra, được tiếp tục duy trì.
Hiện nay tại Ủy ban nhân dân Quận có 11/12 cơ quan chuyên môn tham mưu giải quyết 325 thủ tục hành chính theo hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 (áp dụng theo mô hình khung). Các thủ tục hành chính áp dụng tại các cơ quan thuộc Quận được Ủy ban nhân dân Quận ban hành các Quyết định công bố và được các cơ quan chủ động cập nhật khi giải quyết hồ sơ hành chính cho người dân.
Ủy ban nhân dân Quận đã thực hiện việc niêm yết Hướng dẫn thực hiện phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức theo quy định tại Thông tư số 05/2014/TT-BTP ngày 07 tháng 02 năm 2014 về hướng dẫn công bố, niêm yết thủ tục hành chính và báo cáo về tình hình, kết quả thực hiện kiểm soát thủ tục hành chính. Các thủ tục hành chính (bộ thủ tục hành chính) đều được công khai đầy đủ tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết của quận (325 thủ tục) và 12 phường (140 thủ tục), đồng thời công khai trên website của Quận.