6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.2.2. Quy trình KSC thường xuyên NSNN qua KBNN Đà Nẵng
a. Mục tiêu của quy trình KSC thường xuyên
Quy trình kiểm soát chi thường xuyên qua KBNN Đà Nẵng phải đáp ứng các mục tiêu sau:
- Kiểm soát chặt chẽ các khoản chi, tất cả các khoản chi phải có trong dự toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Kiểm soát các khoản chi phải đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cấp có thẩm quyền quy định, đảm bảo các khoản NSNN chi ra không bị thất thoát, đảm bảo hiệu quả.
- Các khoản chi phải có đầy đủ chứng từ, hồ sơ, thủ tục theo quy định. - Đảm bảo giải quyết công việc nhanh gọn, tránh phiền hà cho khách hàng.
- Có sự phân công cụ thể nhiệm vụ đối với các cán bộ tham gia quy trình kiểm soát chi.
- Các khoản chi phải được thanh toán trực tiếp đến đối tượng được hưởng (người hưởng lương, phụ cấp lương, thu nhập tăng thêm, thanh toán cho đơn vị cung cấp hàng hóa dịch vụ…).
b. Nguyên tắc thực hiện quy trình giao dịch một cửa trong KSC thường xuyên tại KBNN Đà Nẵng
Để nhằm hoàn thiện quy trình kiểm soát chi thường xuyên, Bộ Tài chính, KBNN và các cơ quan chức năng không ngừng hoàn thiện quy trình để kiểm soát chặt chẽ các khoản chi NSNN, đảm bảo đúng nội dung, đối tượng, chế độ, định mức của Nhà nước quy định. Đồng thời quy trình kiểm soát chi đáp
ứng được yêu cầu cải cách thủ tục hành chính, quy định cụ thể trách nhiệm của từng cá nhân, thời gian xử lý hồ sơ, chứng từ; đảm bảo quy trình phải được công khai, minh bạch tạo điều kiện thuận lợi nhất cho đơn vị sử dụng NSNN khi giao dịch với KBNN Đà Nẵng.
Thực hiện các đề án cải cách hành chính của Bộ Tài chính và KBNN, KBNN Đà Nẵng đã thực hiện giao dịch “một cửa” trong KSC thường xuyên NSNN. Giao dịch “một cửa” trong KSC thường xuyên NSNN là việc KBNN giải quyết các khoản chi thường xuyên cho các đơn vị, đảm bảo đơn vị chỉ liên hệ với một bộ phận chuyên trách từ khâu hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ đến trả kết quả cuối cùng. Như vậy, với quy trình giao dịch “một cửa” trong KSC NSNN sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho đến giao dịch với KBNN Đà Nẵng
Quy trình giao dịch “một cửa” trong KSC thường xuyên phải đảm bảo các nguyên tắc sau đây:
- Thủ tục hành chính đơn giản, rõ ràng, đúng chế độ, quy trình nghiệp vụ; giải quyết công việc nhanh chóng, thuận tiện cho khách hàng;
- Công khai các hồ sơ, thủ tục, quy trình chi ngân sách; trách nhiệm của cán bộ KBNN; thời hạn giải quyết công việc;
- Nhận hồ sơ chi NSNN và trả kết quả tại một đầu mối, không yêu cầu khách hàng phải liên hệ với nhiều bộ phận.
c. Trách nhiệm của cán bộ KBNN Đà Nẵng trong việc thực hiện quy trình giao dịch “một cửa” trong kiểm soát chi thường xuyên NSNN
- Đối với cán bộ kiểm soát chi
Hướng dẫn khách hàng nộp hồ sơ kiểm soát chi; xem xét hồ sơ của khách hàng, kiểm tra sơ bộ về sự đầy đủ, tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ. Trường hợp hồ sơ chưa đúng, chưa đủ theo quy định thì hướng dẫn cụ thể, đầy đủ để đơn vị bổ sung, hoàn chỉnh; thực hiện việc kiểm soát hồ sơ, đảm bảo việc kiểm soát chi thường xuyên đúng pháp luật, chính sách, chế độ của Nhà nước. Trong quá trình kiểm soát hồ sơ, nếu phát hiện các khoản chi ngân
sách không đúng và đủ điều kiện chi theo chế độ quy định thì cán bộ kiểm soát chi dự thảo thông báo từ chối tạm ứng, thanh toán, báo cáo kế toán trưởng, lãnh đạo KBNN Đà Nẵng ký gửi khách hàng; thực hiện luân chuyển hồ sơ cho các bộ phận nghiệp vụ có liên quan theo đúng quy trình này và quy định cụ thể của lãnh đạo KBNN; sau khi hồ sơ đã có kết quả xử lý, cán bộ kiểm soát chi thông báo kết quả và trả lại hồ sơ, chứng từ cho khách hàng.
- Đối với Kế toán trưởng
Kế toán trưởng KBNN có trách nhiệm kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ KSC mà cán bộ kiểm soát chi trình, nếu hợp lệ, hợp pháp, đúng quy định thì tiến hành ký trên các hồ sơ chứng từ. Thường xuyên theo dõi, kiểm tra cán bộ kiểm soát chi trong việc tuân thủ quy trình nghiệp vụ, tinh thần thái độ phục vụ khách hàng, đảm bảo thời gian xử lý hồ sơ chứng từ kiểm soát chi.
- Đối với Giám đốc
Giám đốc có trách nhiệm toàn diện về việc triển khai thực hiện giao dịch “một cửa” trong kiểm soát chi thường xuyên NSNN; quy định cụ thể việc luân chuyển, giao nhận hồ sơ trong nội bộ đơn vị, thời gian giải quyết công việc của các bộ phận nghiệp vụ bảo đảm kiểm soát chặt chẽ các khoản chi NSNN, đúng thời hạn quy định, không gây phiền hà cho khách giao dịch; niêm yết công khai tại trụ sở KBNN về các quy định, thủ tục hành chính, hồ sơ và thời hạn giải quyết công việc.
Như vậy, trong quy trình giao dịch “một cửa” kiểm soát chi thường xuyên NSNN qua KBNN Đà Nẵng đã phân công trách nhiệm rõ ràng và cụ thể cho từng thành viên tham gia vào quy trình, việc phân công trách nhiệm như trên có ý nghĩa quan trọng trong việc theo dõi, giám sát thực hiện đúng quy trình giải quyết công việc, nó là căn cứ cơ sở pháp lý để xử lý, quy trách nhiệm cho từng cá nhân khi khách hàng khiếu nại, tố cáo cán bộ KBNN trong thực hiện nhiệm vụ kiểm soát chi.
d. Quy trình KSC một cửa tại KBNN Đà Nẵng
Sơ đồ 2.4. Quy trình KSC một cửa NSNN qua KBNN Đà Nẵng
Ghi chú:
Hướng đi của hồ sơ, chứng từ KSC Hướng đi của chứng từ thanh toán
Theo sơ đồ hình vẽ, Quy trình KSC thường xuyên NSNN qua KBNN Đà Nẵng thực hiện qua các bước sau:
Bước 1: Tiếp nhận, kiểm soát sơ bộ và phân loại hồ sơ chứng từ KSC. Bước 2 : Cán bộ KSC kiểm tra hồ sơ, chứng từ trình kế toán trưởng. Bước 3 : Kế toán trưởng kiểm soát và ký chứng từ cán bộ KSC trình tiếp lên Giám đốc ký duyệt .
Bước 4: Giám đốc xem xét hồ sơ, chứng từ và ký duyệt. Cán bộ KSC nhận lại hồ sơ, chứng từ.
Bước 5: Thực hiện thanh toán.
Bước 6: Trả tài liệu, chứng từ cho khách hàng. Bước 7 : Chi tiền mặt tại quỹ.
- Mở tài khoản dự toán
Đơn vị phải mở tài khoản tại KBNN Đà Nẵng và chịu sự kiểm tra, kiểm
1
Khách hàng Cán bộ KSC 2 Kế toán trưởng 6
7 3
5 5 4 Giám đốc
Thủ quỹ Thanh toán viên
Trung tâm thanh toán
soát của KBNN Đà Nẵng.
Hồ sơ mở tài khoản dự toán ngân sách bao gồm:
+ Giấy đề nghị mở tài khoản: Sử dụng mẫu thống nhất do KBNN ban hành theo mẫu in sẵn và lập thành 03 liên, do chủ tài khoản ký tên đóng dấu đơn vị. Chủ tài khoản là thủ trưởng đơn vị hoặc thủ trưởng đơn vị uỷ quyền làm chủ tài khoản.
+ Bản đăng ký mẫu dấu, chữ ký: Sử dụng mẫu thống nhất do KBNN ban hành theo mẫu in sẵn và lập thành 03 liên.
+ Giấy tờ chứng thực tính hợp pháp về việc thành lập đơn vị (bản sao được chứng thực hoặc cơ quan cấp trên trực tiếp quản lý đơn vị xác nhận).
+ Quyết định bổ nhiệm thủ trưởng đơn vị.
+ Quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán; đối với đơn vị không có kế toán trưởng thì gửi văn bản giao nhiệm vụ kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) cho cán bộ kiêm nhiệm.
+ Giấy chứng nhận mã đơn vị có quan hệ với ngân sách.
Trong quá trình hoạt động nếu thay Chủ tài khoản, Kế toán trưởng hoặc thay mẫu dấu thì cần phải đăng ký lại mẫu dấu, chữ ký với KBNN Triệu Phong.
- Hồ sơ gửi lần đầu gửi Kho bạc Nhà nước Đà Nẵng
Đầu năm đơn vị sử dụng ngân sách gửi đến KBNN Đà Nẵng (Bộ phận KSC) những hồ sơ, chứng từ để cán bộ KSC sử dụng kiểm soát cho cả năm bao gồm:
+ Dự toán năm được được cấp có thẩm quyền giao.
+ Đối với cơ quan Nhà nước theo Nghị định số 130/2005/NĐ-CP (cơ quan Nhà nước thực hiện chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phí quản lý hành chính) gửi Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị, Quy chế quản lý sử dụng tài sản công.
(đơn vị tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập) còn phải gửi Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị; Quyết định giao quyền tự chủ của cấp có thẩm quyền của đơn vị để phân biệt loại hình đơn vị.
- Bảng đăng ký biên chế, quỹ lương; danh sách những người hưởng lương và phụ cấp lương; danh sách hưởng lương của cán bộ hợp đồng lao động có xác nhận của Thủ trưởng. Khi có sự biến động gửi KBNN Triệu Phong bảng tăng, giảm biên chế quỹ tiền lương được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền phê duyệt.
- Quá trình kiểm soát chi
Kiểm soát các khoản chi thanh toán cá nhân
Đầu năm ngân sách: Đơn vị sử dụng NSNN phải gửi các loại văn bản, giấy tờ sau đây đến KBNN để kiểm tra và lưu giữ:
+ Dự toán chi NSNN năm được cấp có thẩm quyền duyệt.
+ Đối với các khoản chi tiền lương, học bổng, sinh hoạt phí, các khoản đóng góp, chi cho cán bộ xã thôn, bản đương chức: danh sách những người hưởng lương, học bổng sinh hoạt phí; danh sách những người hưởng tiền công lao động thường xuyên theo hợp đồng; danh sách cán bộ xã, thôn bản đương chức.
+ Các khoản chi thanh toán khác cho cá nhân: danh sách theo từng lần thanh toán.
Hàng tháng: Khi nhận được Giấy rút dự toán ngân sách kèm theo bảng tăng, giảm biên chế và quỹ tiền lương được cấp có thẩm quyền phê duyệt (nếu có) do đơn vị sử dụng NSNN gửi đến, kế toán thực hiện:
+ Kiểm tra giấy rút dự toán kinh phí: các yếu tố trên giấy rút dự toán phảiđược ghi đầy đủ, rõ ràng, không tẩy xóa, hạch toán đúng theo mục lục NSNN, đúng mẫu dấu chữ ký của người chuẩn chi.
+ Kiểm tra bảng tăng, giảm biên chế, tiền lương được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Xử lý sau khi kiểm tra:
+ Nếu chưa đủ điều kiện thanh toán do hồ sơ chưa đầy đủ, viết sai các yếu tố trên chứng từ… thì trả lại hồ sơ và hướng dẫn đơn vị hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định.
+ Nếu phát hiện việc chi tiêu không đúng chế độ, hoặc dự toán không đủ cấp phát, thanh toán thì từ chối thanh toán.
+ Nếu đủ điều kiện cấp phát thanh toán, kế toán theo dõi tài khoản của đơn vị trực tiếp thực hiện các bước công việc tiếp theo:
Ghi xuất chi dự toán; định khoản kế toán nghiệp vụ chi NSNN và ký vào phần “Kế toán” trên giấy rút dự toán ngân sách; trình kế toán trưởng kiểm soát và ký vào phần “Kế toán trưởng” trên giấy rút dự toán kinh phí; trình Giám đốc ký duyệt; chuyển cán bộ giữ dấu đóng dấu “KẾ TOÁN” vào chữ ký của Giám đốc; chuyển hồ sơ cho kế toán thanh toán.
Kiểm soát các khoản mua sắm đồ dùng, trang thiết bị, phương tiện làm việc
Các hồ sơ văn bản giầy tờ cơ quan, đơn vị sử dụng NSNN phải gửi KBNN để kiểm soát:
+ Dự toán chi NSNN năm được cấp có thẩm quyền phê duyệt hoặc điều chỉnh (nếu có).
+ Hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng).
+ Trường hợp mua sắm chi thường xuyên có giá trị dưới 20.00.000 đồng đơn vị lập và gửi KBNN bảng kê chứng từ thanh toán (không phải gửi hợp đồng, hóa đơn, chứng từ liên quan đến khoản mua sắm cho KBNN)
+ Tài sản có giá trị từ 100 triệu đồng trở lên phải thông qua đấu thầu thì hồ sơ, văn bản giấy tờ gồm: Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu của cơ
quan có thẩm quyền, hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn.
Thực hiện kiểm soát: KBNN kiểm tra, kiểm soát việc mua sắm đồ dùng trang thiết bị, phương tiện, dụng cụ làm việc theo quy trình:
+ Kiểm soát các hồ sơ, văn bản, chứng từ pháp lý.
+ Các khoản chi có trong dự toán đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt. + Các khoản chi tiêu đúng tiêu chuẩn, định mức theo quy định hiện hành. + Các giấy tờ khác có liên quan đến khoản chi của cấp có thẩm quyền cho phép cơ quan mua sắm (nếu có).
Xử lý sau khi kiểm soát: Trường hợp văn bản giấy tờ, chứng từ còn thiếu hoặc không đúng quy định thì KBNN hướng dẫn cơ quan đơn vị sử dụng NSNN bổ sung hoàn chỉnh đúng theo quy định để thanh toán.
+ Các khoản chi không đủ điều kiện, không đúng mục đích, không đúng chế độ, định mức, tiêu chuẩn… thì KBNN tạm đình chỉ từ chối cấp phát, thanh toán và trả lại hồ sơ chứng từ cho đơn vị sử dụng NSNN.
+ Trường hợp đảm bảo các điều kiện chi theo đúng quy định thì KBNN làm thủ tục cấp tạm ứng hoặc thanh toán cho cơ quan, đơn vị sử dụng NSNN.
Kiểm soát các khoản chi khác
Những căn cứ pháp lý đơn vị sử dụng ngân sách phải gửi đến KBNN để kiểm soát:
+ Dự toán chi thường xuyên được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Các căn cứ pháp lý đối với từng mục chi cụ thể:
*Chi mua hàng hóa, dịch vụ: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng); hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng).
Trường hợp đơn vị sử dụng ngân sách thực hiện việc khoán phương tiện theo chế độ, khoán văn phòng phẩm, khoán điện thoại: văn bản quy định về mức chi, danh sách những người hưởng chế độ khoán (gửi một lần vào đầu
năm và gửi khi có phát sinh thay đổi).
*Chi hội nghị: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng); hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng).
*Chi công tác phí: Bảng kê chứng từ thanh toán
*Chi phí thuê mướn: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng); hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng).
*Chi đoàn ra đoàn vào: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng); hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng).
*Các khoản chi khác: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng); hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng).
Sau khi kiểm tra, kiểm soát:
+ Nếu các khoản chi đủ điều kiện cấp phát thì trình thủ trưởng Kho bạc duyệt cấp phát thanh toán hoặc cấp tạm ứng cho đơn vị.
+ Trường hợp các khoản chi chưa đủ điều kiện cấp phát thanh toán hoặc cấp tạm ứng do hồ sơ, chứng từ chi chưa đầy đủ, hoặc viết sai các yếu tố trên chứng từ… thì trình thủ trưởng KBNN trả lại hồ sơ, chứng từ, yêu cầu đơn vị hoàn chỉnh hồ sơ.
+ Trường hợp phát hiện các khoản chi tiêu sai chế độ:
Nếu xuất hiện những trường hợp trên, bộ phận kiểm soát chi trình lãnh đạo KBNN từ chối không cấp phát, thanh toán và trả lại hồ sơ, chứng từ chi cho đơn vị, đồng thời thông báo và giải thích rõ lý do từ chối cho đơn vị, cơ quan tài chính đồng cấp và KBNN cấp trên (đối với những khoản chi thuộc NSNN cấp trên) biết để giải quyết.
Trình tự, thủ tục cấp phát, thanh toán sau khi kiểm soát:
+ Đối với các khoản chi có thể thanh toán trực tiếp, KBNN kiểm tra, kiểm soát các hồ sơ, chứng từ và điều kiện chi theo quy định và thanh toán