5. Bố cục đề tài
3.1.1. Về trình tự kiểm toán
Dựa vào cơ sở lý luận về quy trình kiểm toán đã đƣợc nêu ở chƣơng một, từ kinh nghiệm thực tế khi thực hiện các cuộc kiểm toán về dự án đầu tƣ xây dựng công trình của bản thân. Tác giả xin nêu một số giải pháp nhằm xây dựng hoàn thiện quy trình kiểm toán này nhƣ sau:
Quy trình kiểm toán dự án đầu tƣ xây dựng công trình gồm 4 bƣớc: Bƣớc 1: Chuẩn bị kiểm toán:
- Tổ chức bồi dƣỡng nghiệp vụ cho KTV, phổ biến thông tin tài liệu về dự án đầu tƣ xây dựng công trình, quy chế làm việc của đoàn kiểm toán.
- Lập kế hoạch kiểm toán chi tiết, phân công nhiệm vụ cho các tổ kiểm toán và các thành viên trong đoàn.
- Chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho đoàn kiểm toán nhƣ: tài liệu pháp lý, các văn bản hành chính, phƣơng tiện, thiết bị… để phục vụ công tác.
- Khảo sát, thu thập thông tin về dự án, và đơn vị đƣợc kiểm toán và hệ thống kiểm soát của đơn vị đƣợc kiểm toán
Bƣớc 2: Thực hiện kiểm toán:
- Tổ chức công bố quyết định kiểm toán với đơn vị trực tiếp quản lý dự án.
- Kiểm toán tuân thủ về chấp hành quy chế quản lý dự án đầu tƣ xây dựng công trình, gồm:
+ Giai đợn chuẩn bị đầu tƣ: thẩm quyền của cơ quan quyết định chuẩn bị đầu tƣ; xác đinh tính đúng đắn chi phí giai đoạn chuẩn bị đầu tƣ; xác định tính pháp lý của các thủ tục chuẩn bị đầu tƣ…
+ Giai đoạn thực hiện đầu tƣ và kết thúc dự án đầu tƣ đƣa vào khia thác sử dụng: xác định tính hợp pháp của các thủ tục thực hiện đầu tƣ ( khảo sát, thiết kế, hợp đồng tƣ vấn, thẩm quyền phê duyệt thiết kế, tổng dự toán,…) việc chấp hành trình tự thủ tục đầu tƣ, chất lƣợng và tính pháp lý của các văn bản thủ tục thực hiện đầu tƣ; tính đúng đắn hợp pháp của thủ tục hồ sơ đấu thầu; xác định giá trị dự toán công trình; đối chiếu kế hoạch vốn hàng năm ghi cho dự án…
- Kiểm toán báo cáo quyết toán vốn đầu tƣ công trình hoàn thành, gồm: + Kiểm toán nguồn vốn đầu tƣ: kiểm tra trình tự hợp pháp của các nguồn vốn đầu tƣ sử dụng vào công trình; xác định tính đúng đắn của nguồn vốn đầu tƣ.
+ Kiểm toán vốn đầu tƣ thực hiện ( chi phí xây lắp, thieetts bị, chi phí kiến thiết cơ bản khác).
+ Kiểm toán chi phí đầu tƣ tính vào giá trị công trình ( xác định chi phí đầu tƣ không đƣợc tính vào giá trị công trình).
+ Kiểm toán giá trị tài sản bàn giao cho sản xuất, sử dụng. + Kiểm toán tình hình công nợ và vật tƣ, thiết bị tồn đọng. Bƣớc 3: kết thúc và lập báo cáo kiểm toán:
- Tổng hợp kết quả kiểm toán - Soạn thảo báo cáo kiểm toán
- Xét duyệt và công bố kết quả kiểm toán - Phát hành báo cáo kiểm toán
Quy trình viết báo cáo kiểm toán có thể bắt đầu ngay khi bắt đầu cuộc kiểm toán thoe hƣớng phát triển thành các giấy tờ thảo luận, để sau đó có thể tổng hợp thành báo cáo dự thảo và sau đó chịn lọc hơn nữa thành báo cáo cuối cùng
Bƣớc 4: Kiểm tra đơn vị đƣợc kiểm toán thực hiện kiến nghị của Đoàn kiểm toán.
- Làm tăng hiệu lực của báo cáo kiểm toán – lý do trên hết của việc kiểm tra thực hiện báo cáo kiểm toán là làm tăng thêm khả năng các kiến nghị kiểm toán đƣợc thực hiện.
- Dƣới đây là nội dung giải pháp đề xuất của tác giả: Kiểm tra thực hiện và kiến nghị đối với kiểm toán dự án đầu tƣ xây dựng công trình thực hiện sau thời điểm kết thíc kiểm toán từ một đến hai năm để các kết luận và kiến nghị kiểm toán phát huy tác dụng. Việc kiểm tra này cơ bản đƣợc thực hiện thông qua hai phƣơng pháp sau:
+ Đánh giá các báo cáo thực hiện kết luận và kiến nghị kiểm toán do Ban quản lý dự án báo cáo về cơ quan kiểm toán nhà nƣớc khu vực XII
+ Tổ chức các đoàn kiểm tra đối chiếu với các nội dung không có báo cáo hoặc có báo cáo nhƣng các biện pháp khắc phục không đảm bảo tính hiệu lực. Việc kiểm tra kết luận và kiến nghị phải đƣợc thực hiện thu thấp các bằng chứng về các biện pháp khắc phục cũng nhƣ các kết quả và tác động của việc thực hiện kiến nghị kiểm toán.
3.1.2.Về nội dung kiểm toán
a. Hoàn thiện quy trình nội dung kiểm toán tuân thủ
Thứ nhất,kiểm toán việc lập, thẩm định, phê duyệt dự án đầu tƣ
- Kiểm tra tính đầy đủ và tính xác thực của nội dung báo cáo, dự án đầu tƣ. Nội dung chủ yếu của báo cáo dự án đầu tƣ gồm:
+ Sự cần thiết phải đầu tƣ xây dựng công trình, các điều kiện thuận lợi và khó khăn; chế độ khai thác và sử dụng tài nguyên quốc gia nếu có;
+ Dự kiến quy mô đầu tƣ: Công suất, diện tích xây dựng; các hạng mục công trình bao gồm công trình chính, công trình phụ và các công trình khác; dự kiến về địa điểm xây dựng công trình và nhu cầu sử dụng đất;
+ Phân tích, lựa chọn sơ bộ về công nghệ, kỹ thuật; các điều kiện cung cấp vật tƣ thiết bị, nguyên liệu, năng lƣợng, dịch vụ, hạ tầng kỹ thuật; phƣơng án giải phóng mặt bằng, tái định cƣ (nếu có); các ảnh hƣởng của dự án đối với môi trƣờng, sinh thái, phòng chống cháy nổ, an ninh, quốc phòng;
+ Hình thức đầu tƣ, xác định sơ bộ tổng mức đầu tƣ, thời hạn thực hiện dự án, phƣơng án huy động vốn theo tiến độ và hiệu quả kinh tế - xã hội của dự án và phân kỳ đầu tƣ nếu có.
- Kiểm tra tính đầy đủ của bản vẽ thiết kế cơ sở gồm: Bản vẽ công nghệ, bản vẽ xây dựng và bản vẽ sơ đồ phòng chống cháy nổ
- Việc thẩm định dự án đầu tƣ có đúng thẩm quyền và đảm bảo tiến độ? - Việc điều chỉnh dự án đầu tƣ (nếu có) có đảm bảo đúng quy định? - Kiểm tra việc tuân thủ các phƣơng pháp xây dựng tổng mức đầu tƣ: Theo Thông tƣ 04/2010/TT-BXD ngày 26/5/2010 của Bộ Xây dựng, tổng mức đầu tƣ đƣợc xác định theo các phƣơng pháp sau:
Một là, theo thiết kế cơ sở;
Hai là, theo diện tích hoặc công suất sử dụng của công trình và giá xây dựng tổng hợp, suất vốn đầu tƣ sử dụng;
Ba là, theo số liệu của các công trình có chỉ tiêu kinh tế - kỹ thuật tƣơng tự đã thực hiện;
Bốn là, kết hợp các phƣơng pháp trên.
+ Phƣơng pháp xác định tổng mức đầu tƣ có phù hợp với quy định hiện hành hay không?
+ Nguồn thông tin, dữ liệu để xây dựng tổng mức đầu tƣ có hợp lý và có đáng tin cậy?
+ Việc quy đổi, áp dụng hệ số trƣợt giá có phù hợp với thời điểm lập tổng mức đầu tƣ?
Thứ hai, kiểm toán việc tuân thủ công tác quản lý chất lƣợng xây dựng công trình
Nhƣ đã trình bày, dự án đầu tƣ xây dựng công trình có thể gồm một hoặc nhiều công trình với nhiều loại cấp khác nhau. Công trình xây dựng là sản phẩm đƣợc tạo thành bởi sức lao động của con ngƣời, vật liệu xây dựng, thiết bị lắp đặt vào công trình có thể bao gồm phần dƣới mặt đất hoặc trên mặt đất, phần dƣới mặt nƣớc hoặc phần trên mặt nƣớc, đƣợc xây dựng theo thiết kế. Công tác quản lý chất lƣợng công trình xây dựng có ý nghĩa quan trọng quyết định đến chất lƣợng của công trình xây dựng, chính vì vậy, để công trình có chất lƣợng thì phải thực hiện quản lý chất lƣợng từ khảo sát, thiết kế xây dựng đến thi công xây dựng công trình. Đối với nội dung này, cần tập trung kiểm toán các vấn đề sau:
- Kiểm toán công tác quản lý chất lượng khảo sát xây dựng
Nhiệm vụ khảo sát xây dựng do đơn vị tƣ vấn hoặc nhà thầu khảo sát xây dựng lập và đƣợc chủ đầu tƣ phê duyệt, nhiệm vụ khảo sát phải phù hợp với yêu cầu từng loại công việc khảo sát, từng bƣớc thiết kế và bao gồm các nội dung về mục đích, phạm vi khảo sát; phƣơng pháp khảo sát; khối lƣợng công tác khảo sát dự kiến; tiêu chuẩn khảo sát đƣợc áp dụng và thời gian khảo sát.
Đối với nội dung này, KTV cần kiểm tra các nội dung sau:
(-) Phƣơng án kỹ thuật khảo sát xây dựng có đƣợc phê duyệt, có phù hợp với nhiệm vụ khảo sát xây dựng và tuân thủ các tiêu chuẩn về khảo sát
xây dựng đƣợc áp dụng hay không?
(-) Kiểm tra các biên bản nghiệm thu công tác khảo sát có dƣợc lập đầy đủ hay không? Công tác khảo sát có tuân thủ đúng quy trình kỹ thuật đƣợc phê duyệt và có thực hiện đủ khối lƣợng yêu cầu?
(-) Kiểm tra việc ghi chép nhật ký khảo sát của nhà thầu khảo sát;
(-) Kiểm tra tính đầy đủ và hợp lý của báo cáo khảo sát về các nội dung: Nhiệm vụ khảo sát xây dựng; đặc điểm, quy mô, tính chất công trình; vị trí và điều kiện tự nhiên của khu vực khảo sát xây dựng; tiêu chuẩn khảo sát đƣợc ấp dựng; khối lƣợng khảo sát thực hiện; quy trình, phƣơng pháp, kỹ thuật khảo sát; phân tích số liệu, đánh giá kết quả khảo sát; đề xuất giải pháp kỹ thuật phục vụ cho việc thiết kế, thi công xây dựng công trình,...
- Kiểm toán công tác quản lý chất lượng thi công công trình của chủ đầu tư: KTV kiểm tra trách nhiệm và nghĩa vụ của chủ đầu tƣ đối với công tác quản lý chất lƣợng thi công công trình bao gồm các công việc sau:
+ Kiểm tra nhân lực, thiết bị thi công của nhà thầu thi công đƣa vào công trƣờng;
+ Kiểm tra hệ thống quản lý chất lƣợng của nhà thầu thi công (nhƣ các quy trình quản lý, nhập, xuất vật tƣ, đảm bảo chất lƣợng thiết bị, cấu kiện,..), trƣờng hợp cần thiết KTV đề nghị nhà thầu thi công cung cấp các hồ sơ liên quan để kiểm tra.
+ Kiểm tra, giám sát chất lƣợng vật tƣ, vật liệu và thiết bị lắp đặt vào công trình bao gồm: Giấy chứng nhận chất lƣợng của nhà sản xuất, kết quả thí nghiệm của các phòng thí nghiệm hợp chuẩn và kết quả kiểm định chất lƣợng thiết bị của các tổ chức đƣợc các cơ quan Nhà nƣớc có thẩm quyền công bố;
+ Kiểm tra và giám sát thƣờng xuyên quá trình nhà thầu thi công tại hiện trƣờng;
Tất cả các nội dung kiểm tra đều phải đƣợc thể hiện trong nhật ký của chủ đầu tƣ hoặc biên bản kiểm tra đối với từng nội dung cụ thể.
+ Xác nhận bản vẽ hoàn công;
+ Tổ chức nghiệm thu phần việc, bộ phận, hạng mục công trình hoàn thành theo quy định;.
Thứ ba,kiểm toán công tác lựa chọn nhà thầu
Việc lựa chọn nhà thầu trong hoạt động xây dựng nhằm mục đích chọn đƣợc nhà thầu có đủ năng lực để cung cấp sản phẩm, dịch vụ xây dựng phù hợp với tính chất công việc, loại và cấp công trình, đáp ứng yêu cầu của dự án, gói thầu và mang lại hiệu quả cao nhất cho bên mời thầu, dự án. Và yêu cầu cơ bản và quan trong của công tác lựa chọn nhà thầu trong hoạt động xây dựng là phải đảm bảo tính khách quan, công khai, công bằng, minh bạch và cạnh tranh. Trong những năm qua, mặc dù có Chính phủ, các bộ, ngành liên qua đã tăng cƣờng công tác kiểm tra, giám sát công tác đấu thầu nhƣng vẫn còn “... tình trạng đấu thầu hình thức, thông thầu vẫn tiếp diễn; thông về đấu thầu chưa được cung cấp đầy đủ để đăng tải công khai trên Báo Đấu thầu; việc lập, thẩm định và phê duyệt kế hoạch đấu thầu chưa được thực hiện đúng quy định; nhiều địa phương lạm dụng hình thức chỉ định thầu; chưa nghiêm túc thực hiện xử lý vi phạm; chưa tuân thủ các mốc thời gian trong đấu thầu làm chậm chễ quá trình đấu thầu; đội ngũ cán bộ đấu thầu còn thiếu và năng lực hạn chế. Các tồn tại trong công tác đấu thàu nêu trên dẫn đến sự hạn chế cạnh tranh; chất lượng dịch vụ, hàng hóa, công trình chưa cao; thời gian thực hiện kéo dài và tăng chi phí trong đấu thầu.” [76].
Mục đích của kiểm toán chất lƣợng công tác đấu thầu là nhằm đƣa ra kết luận việc đấu thầu một dự án đầu tƣ xây dựng công trình có đảm bảo đúng Quy chế đấu thầu hay không? Từ việc lập kế hoạch, lập hồ sơ đấu thầu, giá gói thầu, công tác xét thầu và thƣơng thảo ký kết ký hợp đồng xây lắp, mua sắm.
Để kiểm tra đƣợc những vấn đề trên, KTV kiểm tra tính tuân thủ, tính đúng đắn và hợp lý của toàn bộ quá trình tổ chức đấu thầu, theo đó, những nội dung chủ yếu cần kiểm tra, xác định trong giai đoạn này là:
- Kiểm tra điều kiện thực hiện đấu thầu
Kiểm tra các điều kiện cần thiết để tổ chức đấu thầu, bao gồm: + Dự án đầu tƣ, báo cáo đầu tƣ
+ Thiết kế kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi công hay thiết kế kỹ thuật thi công,
+ Kế hoạch đấu thầu, + Hồ sơ mời thầu
Đã đƣợc phê duyệt và việc phê duyệt có đúng thẩm quyền hay không?
- Kiểm tra kế hoạch đấu thầu
Kiểm tra tính đầy đủ và sự phù hợp của các nội dung cơ bản trong kế hoạch đấu thầu bao gồm:
+ Căn cứ xây dựng kế hoạch: Quyết định đầu tƣ, giấy chứng nhận đầu tƣ,... và các tài liệu có liên quan
+ Tên gói thầu: Phải phù hợp với tính chất, nội dung và phạm vi công việc của gói thầu
+ Giá gói thầu: Đƣợc xác định trên cơ sở dữ liệu phù hợp nhƣ tổng mức hoặc tổng vốn đầu tƣ, dự toán đƣợc duyệt (nếu có)
+ Nguồn vốn: Cần nêu rõ nguồn vốn để thực hiện dự án
+ Hình thức lựa chọn nhà thầu: Đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, chỉ định thầu, mua sắm trực tiếp, chào hàng cạnh tranh và tự thực hiện
+ Phƣơng thức đấu thầu: Đấu thầu một túi hồ sơ, đấu thầu hai túi hồ sơ, đấu thầu hai giai đoạn
+ Hình thức hợp đồng: Trọn gói, theo đơn giá, theo thời gian, theo tỷ lệ phần trăm
+ Thời gian hợp đồng: Đƣợc xác định đảm bảo để có thể thực hiện gói thầu phù hợp với tiến độ
- Kiểm tra hồ sơ mời thầu
Hồ sơ mời thầu do chủ đầu tƣ hoặc đơn vị tƣ vấn lập theo mẫu thống nhất, một hồ sơ đảm bảo chất lƣợng sẽ làm tăng chất lƣợng của công tác đấu thầu. Hồ sơ mời thầu chỉ đƣợc phát hành khi kế hoạch đấu thầu, hồ sơ mời thầu đã đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt và thông tin về cuộc đấu thầu đã đƣợc đăng tải trên các phƣơng tiện thông tin đại chúng.
Nội dung kiểm tra hồ sơ mời thầu:
+ Những thông tin chung về dự án, nhƣ: Tên dự án, địa điểm đầu tƣ, chủ đầu tƣ, nguồn vốn, hình thức đấu thầu, dạng hợp đồng, phạm vi mời thầu;
+ Nội dung của gói thầu: Yêu cầu đặt ra là nội dung công việc mà nhà thầu sẽ phải thực hiện nhƣ thế nào;
+ Chi phí dự thầu và các ràng buộc kèm theo;
+ Bảo lãnh dự thầu: Phải định lƣợng rõ mức bảo lãnh dự thầu, thời hạn hiệu lực của bảo lãnh và các hình thức xử lý khi không đảm bảo đúng quy định về bảo lãnh;
+ Việc liên danh giữa các nhà thầu: Phải nêu rõ có đƣợc phép liên danh hay không, nếu có thì phải đảm bảo những điều kiện cụ thể nào? Trong trƣờng hợp có nhà thầu phụ cũng phải ghi rõ điều kiện và trách nhiệm ràng