PHẦN 4 KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN
4.1. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠ
4.1.2. Tổ chức thực hiện chế độ chứng từ kế toán
4.1.2.1. Chế độ chứng từ áp dụng tại Công ty
Khi tác giả phỏng vấn về công tác lập chứng từ kế toán tại công ty, trực tiếp kế toán trưởng nhận định công tác này được công ty đang thực hiện rất tốt. Để đánh giá khách quản thước đo phù hơp lập chứng từ kế toán tại công ty, tác giả đã phát phiếu phỏng vấn, kết quả khảo sát tổng hợp ở Bảng 4.6, cho thầy, chỉ tiêu đánh giá lập chứng từ kế toán phù hợp năng lực trình độ của kế toán; phù hợp với quy định chế độ kế toán, với trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật, công nghệ thông tin của công ty; phù hợp với các đối tượng đến giao dịch tại công ty đạt từ 3,73 điểm trở lên, tức là đạt mức rất phù hợp.
Bảng 4.1. Kết quả đánh giá trong khâu lập chứng từ kế toán tại Công ty
Chỉ tiêu Ý kiến đánh giá (n=48) Bình
quân
1 2 3 4 5
Việc lập chứng từ kế toán phù hợp với năng lực trình độ của kế toán không
3 9 7 29 4,29
Các thông tin lập trên chứng từ kế toán đã phù hợp với các nghiệp vụ
phát sinh của công ty không 1 7 9 18 13 3,73
Lập chứng từ kế toán có phù hợp với quy định của chế độ kế toán
chưa 6 8 4 2 28 3,79
Lập chứng từ kế toán có phù hợp với các đối tượng ngoài công ty
đến giao dịch hay không 2 7 6 4 29 4,06
Nguồn: Tổng hợp từ kết quả khảo sát của tác giả (2018) Khảo sát chỉ tiêu đánh giá các thông tin lập trên chứng từ kế toán đã phù hợp với các nghiệp vụ phát sinh của công ty được 3,73 điểm, tức là đạt mức phù hợp.
Nhưng khi tác giả khảo sát lập chứng từ có phù hợp với quy định của chế độ kế toán, chỉ đạt mức 3,79 điểm, tức là phù hợp.
Như vậy, việc lập chứng từ kế toán được công ty thực hiện tương đối hoàn thiện, cung cấp được thông tin cho nhà quản lý, đạt mức phù hợp. Song vẫn còn xẩy ra tình trạng ký lên các chứng từ trắng, điều này tạo điều kiện cho những đỗi tượng lợi dụng, chiếm đoạt tài sản của công ty, việc này công ty cần phải khắc phục triệt để ngay.
Chế độ chứng từ kế toán áp dụng tại Công ty là dựa trên quyết định số 15/QĐ- BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ tài Chính. Hệ thống chứng từ của công ty được dựa trên mẫu chứng từ in sẵn của của Bộ Tài Chính phát hành, chứng từ kế toán bao gồm tính chất bắt buộc và tính chất hướng dẫn, việc lập, lưu chuyển chứng từ công ty được quy định rất chặt chẽ với từng loại chứng từ cụ thể tới khi ghi sổ, lưu trữ và trách nhiệm được phân rõ ràng trong những nhân viên kế toán và trong các bộ phận khác có liên quan. Chứng từ kế toán Công ty rất đa dạng và được chia làm các chỉ tiêu sau đây:
Chế độ chứng từ về lao động tiền lương: Công ty sử dụng để theo dõi tình hình thời gian lao động và các khoản thanh toán cho người lao động như: Tiền lương, các khoản phụ cấp, trợ cấp, bảo hiểm xã hội và tiền lương theo thời gian và hiệu quả lao động. Đồng thời cung cấp những tài liệu cần thiết để xác định chi phí trong doanh nghiệp.
Sơ đồ 4.1 Kế toán lương và các khoản trích theo lương tại Công ty CP may Bắc Ninh
(Nguồn: Phòng kế toán công ty Cổ phần May Bắc Ninh) Bảng chấm công, bảng thanh toán Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ ghi sổ Bảng phân bổ lương và BHXH Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái Sổ chi tiết
Báo cáo tài chính Sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ
Đơn vị: Công ty cổ phần may Bắc Ninh Mẫu số 01a - LĐTL Địa chỉ: Huyện Tiên Du – Bắc Ninh
Bộ phận: Quản lý
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG
Tháng 12 năm 2018 STT Họ và tên Chức vụ lương Mức chính Khoản phụ cấp Tổng thu nhập trong tháng Các khấu trừ vào lương (9,5 %) Thực lĩnh nhận Ký Khu vực Ăn ca Xăng xe
1 Đỗ Thanh Hải thuật Kỹ 7.500.000 108.000 450.000 300.000 8.358.000 319.010 5.038.990 2 Phạm Xuân Thắng thuật Kỹ 7.500.000 108.000 450.000 300.000 8.358.000 319.010 5.038.990 3 Bùi Duy Lâm thuật Kỹ
cơ khí
7.500.000 108.000 450.000 300.000 8.358.000 319.010 5.038.990 4 Hữu Dương Nguyễn thuật Kỹ 7.500.000 108.000 450.000 300.000 8.358.000 319.010 5.038.990 5 Trần Thanh Hương toán Kế
trưởng 7.500.000 7.500.000 237.500 7.262.500 6 Đoàn Lan Phương toán Kế
viên
6.500.000 6.500.000 142.500 6.357.500
7 Nguyễn Phú Sơn Trợ lý giám
đốc 7.500.000 7.500.000 237.500 7.262.500 8 Nguyễn Thị Oanh toán Kế
viên
6.500.000 6.500.000 142.500 6.357.500
9 Bùi Nam Anh toán Kế
viên 6.500.000 6.500.000 142.500 6.357.500
Tổng 64.500.000 67.932.000 2.178.540 53.753.460
Tổng số tiền (viết bằng chũ): Năm mươi ba triệu bảy trăm năm mươi ba nghìn bốn trăm sáu mươi đồng.
Ngày 31 tháng 12 năm 2018
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đã ký Đã ký Đã ký
Bảng chấm công: Công ty dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội của từng người lao động để có căn cứ tính trả lương, bảo hiểm xã hội trả thay lương cho từng người lao động và có cơ sở
quản lý lao động trong doanh nghiệp.Bảng 4.1: Bảng chấm công Công ty Công ty cổ phần May Bắc Ninh.
Bộ phận kỹ thuật BẢNG CHẤM CÔNG Tháng 10/2018 TT Họ Và Tên Mã số 1 2 3 4 5 6 7 8 ... ... 31 Công NT Ký tên C N C N 1 Trần Đình Thảo 0146 X X X X X X X X 26
2 Nguyễn Anh Quân 0125 X X X X X X X X 26
3 Ngô Văn Hải 0248 X X X X X X X X 26
4 Lưu Thị Diễm 0317 X X X X X X X X 26
5 Nguyễn Thị Hoa 0382 X X X X X X X X 26
Ghi Chú:
- P: nghỉ phép, F/2 nghỉ nửa ngà Người chấm công Người Duyệt
- Ro: Nghỉ không lương ( Ký và ghi rõ họ tên) ( Ký và ghi rõ họ tên)
- R: Nghỉ việc riêng có hưởng lương
- Ô: Nghỉ ốm Nguyễn Thị Mai Trần Bảo Châu
- Co: Nghỉ con ốm- Đ: Nghỉ đẻ
Nguồn: Phòng hành chính Công ty Bảng chấm công làm thêm giờ: Công ty dùng để theo dõi ngày công thực tế làm thêm ngoài giờ, làm căn cứ tính thời gian nghỉ bù hoặc thanh toán tiền làm thêm ngoài giờ cho người lao động.
từ xác nhận số sản phẩm hoặc công việc hoàn thành của đơn vị, cá nhân người lao động, làm cơ sở để lập bảng thanh toán tiến lương hoặc tiền công cho người lao động.
Giấy đi đường: Công ty dùng làm căn cứ để người lao động hoàn tất các thủ tục cần thiết khi đến nơi công tác và thanh toán toán công tác phí, tiền tàu xe sau khi hoàn thành công việc được giao.
Hợp đồng khoán: Là bản ký kết giữa người giao khoán và người nhận khoán nhằm xác nhận khối lượng công việc khoán hoặc nội dung công việc khoán, thời gian làm việc , trách nhiệm, quyền lợi của mỗi bên khi thực hiện công việc đó. Đồng thời, hợp đồng này còn là cơ sở để thanh toán chi phí cho người nhận khoán.
Bảng thanh toán tiền thưởng: Chứng từ xác nhận số tiền thưởng và thanh toán tiền thưởng cho từng người lao động, làm cơ sở tính tổng thu nhập của mỗi người lao động.
Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ : Dùng để xác định khoản tiền lương, tiền công làm thêm giờ mà người lao động được hưởng sau khi làm việc ngoài giờ theo yêu cầu công việc.
Chế độ chứng từ về hàng tồn kho: Theo dõi tình hình nhập xuất hàng hóa, làm căn cứ kiểm tra tình hình tiêu thụ và dự trữ hàng hóa, sản phẩm và cung cấp thông tin cần thiết cho việc quản lý và theo dõi hàng tồn kho, quá trình nhập, xuất hàng hóa.Để thực hiên việc theo dõi tình hình nhập – xuất nguyên, vật liệu, hàng hóa, doanh nghiệp cần sử dụng rất nhiều loại chứng từ khác nhau. Có những chứng từ do doanh nghiệp tự lập như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,… cũng có những chứng từ do các đơn vị khác lập giao cho doanh nghiệp như hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn giá trị gia tăng, có những chứng từ mang tính chất bắt buộc như thẻ kho, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,…, cũng có những chứng từ chỉ mang tính chất hướng dẫn như biên bản kiểm nghiệm, phiếu xuất vật tư theo hạn mức,…Tuy nhiên cho dù sử dụng loại chứng từ nào thì doanh nghiệp cũng cần tuân thủ trình tự lập phê duyệt và lưu chuyển chứng từ để phục vụ cho yêu cầu ghi sổ kế toán và nâng cao hiệu quả quản lý nguyên, vật liệu, hàng hóa tại doanh nghiệp. Các chứng từ theo dõi tình hình nhập – xuất nguyên, vật liệu, hàng hóa bao gồm:
Biểu số 04:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
GIẤY ĐỀ NGHỊ CẤP VẬT TƯ
Kính gửi: Giám đốc công ty cổ phần may Bắc Ninh Tên tôi là: Phạm Xuân Thắng.
Chức vụ: Quản đốc phân xưởng Xin cấp một số loại vật tư như sau:
STT Loại vật tư Đơn vị tính Khối lượng
1 Vải lông yds 120
2 Chỉ may Cuộn 20
3 Khoá Chiếc 130
4 Khoá túi Chiếc 260
Để phục vụ cho mã “ CR 42804P”
Vậy kính mong đơn vị tạo điều kiện giúp đỡ.
Ngày 02 tháng 12 năm 2018
Người viết đơn Trưởng phòn
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đã ký Đã ký
Biểu số 05:
Đơn vị: Công ty cổ phần may Bắc Ninh Mẫu số 01 GTKT- 3LL Địa chỉ: Huyện Tiên Du – Bắc Ninh
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
(Liên 2: Giao cho khách hàng)
Ngày 05 tháng 12 năm 2018 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Phú Trung
Địa chỉ: Thị trấn Sơn Dương - huyện Sơn Dương - tỉnh Tuyên Quang. Họ tên người mua: Nguyễn Hữu Dương.
Tên đơn vị: Công ty cổ phần may Bắc Ninh
Địa chỉ : Xã Liên Bão - Huyện Tiên Du - Tỉnh Bắc Ninh Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM/CK Đơn vị tính: đồng ST T Tên qui cách sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số
lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2
1 Vải lông yds 12 2 .700 2.964 000
Cộng 2.964.000
Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: 296.400 Tổng cộng tiền thanh toán: 3.260.400 Số tiền (bằng chữ): Ba triệu hai trăm sáu mươi nghìn bốn trăm đồng chẵn.. Ngày 05 tháng 12 năm 2018
Nguồn: Phòng Tài chính - Kế toán
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
BÊN BẢN KIỂM NGHIỆM
VẬT TƯ, CÔNG CỤ, SẢN PHẨM, HÀNG HÓA
Ngày 05 tháng 12 năm 2018 Số:………
Căn cứ hóa đơn GTGT ngày 05 tháng 12 năm 2018 của công ty TNHH Phú Trung Ban kiểm nghiệm gồm:
Ông/ Bà: Đỗ Như Tuấn, trưởng phòng Kế hoạch, trưởng ban Ông/ Bà: Phạm Xuân Thắng, phòng Kỹ thuật, ủy viên
Ông/ Bà: Nguyễn Thị Lan, thủ kho, ủy viên Đã kiểm nghiệm các loại:
Số TT Tên nhãn hiệu quy cách vật tư, công cụ, sản phẩm hàng hóa Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ
Kết quả kiểm nghiệm Số lượng hực nhập Số lượng đúng quy cách, p ẩm chất A B D E 1 2 3
1 Vải lông yds 120 120 120
Ý kiến của ban kiểm nghiệm: đạt yêu cầu.
Nguồn: Phòng Tài chính - Kế toán Biểu số 06:
Đơn vị: Công ty cổ phần may Bắc Ninh
Mẫu số 03 - VT
Địa chỉ: Huyện Tiên Du – Bắc Ninh (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
Ngày 05 tháng 12 năm 2018
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu số 07:
Đơn vị: Công ty cổ phần may Bắc Ninh
Mẫu số 01 – VT Địa chỉ: Xã Liên Bão – Huyện Tiên
Du - BN
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 05 tháng 12 năm 2018 Số: 14 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Văn Sơn.
Diễn giải: Nhập mau vải của công ty TNHH Phú Trung Theo hóa đơn GTGT ngày 15 tháng 10 năm 2018. Nhập tại kho: Công ty cổ phần may Bắc Ninh
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã Số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền (đồng) Theo Chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3
1 Vải lông yds 120 120 24.700 2.964.000
Cộng: 2.964.000
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Hai triệu chín trăm sáu mươi tư nghìn đồng.
Số chứng từ gốc kèm theo: 2 Ngày 05 tháng 12 năm 2018
Nguồn: Phòng Tài chính - Kế toán Nợ: 152
Có: 111
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Chế độ chứng từ về bán hàng: Công ty dùng để theo dõi chặt chẽ về toàn bộ quá trình bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty thông qua các chứng từ có biểu mẫu sẵn từ đó làm cơ sở để ghi nhận doanh thu và các sổ kế toán liên quan để từ đó đi đến xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Về hóa đơn bán hàng: Công ty đã nghiêm túc chấp hành thông tư 39 của Bộ tài chính quy định về việc sử dụng hóa đơn và đăng ký sử dụng mẫu riêng đặc thù của Công ty, mẫu này đã đăng ký tại cục Thuế tỉnh Bắc Ninh và được cục Thuế chấp thuận duyệt mẫu
Chế độ chứng từ về tiền tệ: Công ty sử dụng theo dõi tình hình thu, chi, tồn quỹ của các loại tiền mặt, ngoại tệ, và các khoản tạm ứng, thanh toán tạm ứng của đơn vị. Nhằm cung cấp những thông tin cần thiết cho kế toán và quản lý doanh nghiệp trong lĩnh vực tiền tệ.
Các chứng từ sử dụng để theo dõi tiền mặt tại quỹ bao gồm:
* Phiếu thu: Công ty sử dụng phiếu thu để xác định số tiền mặt, thực tế nhập quỹ, làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ các khoản thu có liên quan.
PHIẾU THU
Ngày 08 tháng 12 năm 2018 Nợ: 111 Có: 112 Họ và tên người nộp tiền: Đoàn Lan Phương
Địa chỉ: phòng kế toán
Lý do nộp: Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt
Số tiền: 50.000.000. Viết bằng chữ: Năm mươi triệu đồng chẵn. Kèm theo: 01 chứng từ gốc
Đã nhận đủ số tiền (bằng chữ): Năm mươi triệu đồng chẵn.
Ngày 08 tháng 12 năm 2018
Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ
(Ký, họ tên,) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký
Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán
* Phiếu chi: Công ty sử dụng lệnh chi để xác định số tiền mặt, ngoại tệ, thực tế xuất quỹ, làm căn cứ để thủ quỹ chi tiền, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ các khoản chi liên quan. Phiếu chi công ty gồm có 3 liên theo quy định hiện hành. Đặc biệt hoạt động chi tiền được tuân thủ theo đúng quy trình thanh toán của Công ty. Hồ sơ chứng từ đi kèm để kế toán lập phiếu chi gồm: Đề xuất, hợp đồng, biên bản bàn giao, hóa đơn, đề nghị thanh toán…
Biểu số 08:
Đơn vị: Công ty cổ phần may Bắc Ninh
Mẫu số 01 - TT
Địa chỉ: Huyện Tiên Du – Bắc Ninh (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
- Biểu số 09
Tên công ty: Công ty cổ phần may Bắc Ninh Địa chỉ: Huyện Tiên Du- Tỉnh Bắc Ninh
Ngân hàng TMCP công thương Việt Nam
LỆNH CHI
Tên người trả tiền: Công ty cổ phần may Bắc Ninh Tài khoản nợ: 102010000234171
Tại ngân hàng: Công thương Tiên Sơn Số tiền bằng số: 24.860.000 đồng
Số tiền bằng chữ: Hai mươi tư triệu tám trăm sáu mươi nghìn đồng chẵn. Tên người nhận: Công ty TNHH
Tài khoản có: Tại ngân hàng:
Nội dung: Thanh toán tiền mau máy kansai
Ngày hạch toán Kế toán ( Đã ký) Chủ tài khoản ( Đã ký) Giao dịch viên ( Đã ký)
Kiểm soát viên (Đã ký)
( Nguồn: Phòng tài chính – kế toán)
* Giấy đề nghị tạm ứng: là căn cứ để xét duyệt tạm ứng, làm thủ tục lập phiếu chi và xuất quỹ cho tạm ứng.Giấy đề nghị thanh toán: dùng trong trường hợp đã chi nhưng chưa được thanh toán để làm thủ tục và căn