PHẦN 4 KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN
4.1.7.Tổ chức thực hiện chế độ kiểm kê tài sản
4.1. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠ
4.1.7.Tổ chức thực hiện chế độ kiểm kê tài sản
Hiện nay Công ty đã ban hành quy trình hướng dẫn kiểm kê theo những bước như sau:
Mục đích quy trình kiểm kê
- Đánh giá lại toàn bộ số lượng, giá trị, cơ cấu, hiện trạng tài sản hiện có của các Công ty.
- Làm cơ sở để ban hành các chế độ, tiêu chuẩn định mức sử dụng tài sản công và làm căn cứ để xác định nhu cầu xây dựng, mua sắm, sửa chữa, nâng cấp tài sản hàng năm của từng đơn vị phù hợp với yêu cầu phục vụ theo hướng hiện đại và tiết kiệm.
- Có kế hoạch phân bổ, sử dụng hợp lý tiết kiệm nguồn tài sản hiện có, khắc phục tình trạng sử dụng lãng phí tài sản và kinh phí.
- Thực hiện sự kiểm tra, kiểm soát đối với các phòng ban, từng bước đưa công tác quản lý tài sản đi vào nề nếp, đúng chế độ.
Yêu cầu
- Đánh giá đầy đủ số lượng, chất lượng, giá trị và nguồn hình thành toàn bộ số tài sản hiện có trong từng đơn vị.
- Đánh giá tình hình quản lý, sử dụng tài sản của Công ty.
Đối tượng kiểm kê
Toàn bộ tài sản hiện có trong Công ty được hình thành từ nguồn ngân sách Tổng công ty (thành phẩm tồn kho, viện trợ, quà biếu, hiến tặng, do đóng góp của tập thể…) và các nguồn khác (vốn tự có của đơn vị, tài sản viện trợ nhưng chưa xác định quyền sở hữu nhà nước). Bao gồm:
A.Tài sản cố định
a. Máy móc thiết bị: là các máy móc thiết bị dùng trong công tác hoạt động sản xuất: máy may, lò hơi, bàn là, máy dò kim....
b. Phương tiện vận tải, truyền dẫn: là các phương tiện vận tải dùng trong công tác gồm: xe ô tô con,xe đưa đón cán bộ công nhân viên...
c. Các phương tiện quản lý: gồm các thiết bị dùng trong công tác quản lý và văn phòng như: máy tính, máy in, thiết bị ngoại vi của máy tính, đầu video, két sắt, quạt trần, quạt bàn, điều hoà nhiệt độ, máy chiếu, hút ẩm…
d. Thiết bị văn phòng: bao gồm đồ gỗ, bàn ghế, tủ, giường, giá sách, salon, giá để tài liệu….. sử dụng cho các hoạt động của Công ty.
B.Tài sản là công cụ, vật tư
Các tài sản là công cụ, dụng cụ lao động gồm hàng tồn kho, vật tư, phụ liệu...
Phương pháp kiểm kê
Công ty thành lập Ban kiểm kê phối hợp với các bộ phận trực tiếp quản lý và sử dụng tài sản để tiến hành kiểm kê.
Phương pháp kiểm kê thực tế, cụ thể là:
Bộ phận kế toán kết hợp bộ phận hành chính và trưởng bộ phận quản lý tài sản đó sẽ trực tiếp cân, đong, đo, đếm từng tài sản kết hợp với việc phân tích, đánh giá thực trạng tài sản.
Xác định nguyên giá của tài sản (bao gồm giá mua tài sản và các chi phí). Xác định giá trị còn lại của tài sản (Phòng Tài chính Kế toán sẽ bổ sung thông tin vào biểu).
Ghi mã số tài sản và dán tem kiểm kê mới cho tất cả các thiết bị thuộc đơn vị quản lý, tem kiểm kê nhận tại phòng hành chính. Các bộ phận rà soát, đối chiếu kiểm kê thực tế với Biên bản kiểm kê tài sản của năm trước, bổ sung tài sản mua sắm trong năm sau để ghi tăng và giảm tài sản trong hệ thống sổ sách kế toán của Công ty nhằm đảm bảo tính chính xác của Biên bản kiểm kê.
Lập Biên bản kiểm kê theo mẫu có chữ ký của bộ phận trực tiếp quản lý, sử dụng TSCĐ, đại diện bộ phận kiểm kê của đơn vị và thủ trưởng đơn vị.
Hội đồng kiểm kê, thanh lý tài sản Công ty sẽ phối hợp cùng với các bộ phận để đối chiếu, kiểm tra việc thực hiện công tác kiểm kê của từng bộ phận.
Kết quả kiểm kê
Hiện nay, theo kết quả kiểm kê cuối năm 2018, tổng tài sản đơn vị kiểm kê thực tế đã có sự chênh lệch so với sổ sách. Đặc biệt hàng thành phẩm tồn kho có sự chênh lệch về giá trị hàng tồn kho. Tỷ lệ chênh lệch trị giá thực tế so với sổ sách đang là 2% ( Theo nguồn báo cáo kiểm kê năm 2018 từ phòng tài chính kế toán). Số lượng mã vật tư, phụ liệu chênh lệch tập trung chủ yếu vào hoạt động xuất dùng ra tái chế hàng hóa. Đây cũng là điều có thể lí giải được vì hoạt động sản xuất hàng may mặc hay phát sinh sai hỏng và cần sửa chữa thậm chí phải sản xuất lại.
Như vậy: Công ty đã tổ chức và thực hiện được quy trình kiểm kê có ý nghĩa thực tiễn, mang lại sự đảm bảo tính giá trị của tài sản trên sổ sách.