PHẦN 4 KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN
4.1.8.Tổ chức thực hiện chế độ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán
4.1. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠ
4.1.8.Tổ chức thực hiện chế độ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán
Hiện nay, chứng từ kế toán đang được lưu trữ tại bộ phận kế toán trong một niên độ kế toán. Các chứng từ kế toán được sắp xếp theo từng loại hồ sơ có mối quan hệ với nhau theo trình tự thời gian và được đóng thành quyển cẩn thận để dễ dàng trong việc tìm kiếm và tra cứu.
- Việc tổ chức lưu trữ được kế toán trưởng phân công kế toán phần hành ở bộ phận nào thì có nhiệm vụ sắp xếp và lưu trữ chứng từ ở bộ phận đó.
- Tài liệu kế toán của Công ty được lưu trữ theo thứ tự từng loại, từng tháng và cuối năm tổng hợp lại chuyển qua kho lưu trữ riêng. Kho lưu trữ tài liệu
được đặt ngay sau phòng kế toán và được bảo quản, sắp xếp theo đúng thứ tự ngày phát sinh, loại chứng từ, dễ thấy và dễ lấy khi cần thiết.
- Sau khi lưu trữ, kế toán viên cùng kế toán trưởng xác nhận sơ đồ vị trí lưu trữ, danh mục lưu trữ và cùng nhau kí vào biên bản lưu trữ, kẹp vào hồ sơ lưu trữ tại Công ty.
- Hiện nay, Công ty đã lưu trữ được 6 niên độ kế toán, chứng từ của năm 2012 tới năm 2018.
- Công cụ lưu trữ: Các chứng từ được sắp xếp vào các tủ sắt, tủ chống cháy, khóa phòng được khóa cẩn thận và trưởng phòng kế toán trực tiếp lưu trữ các khóa tủ và khóa phòng, định kỳ sẽ qua kiểm tra và cho quét dọn nên kho lưu trữ rất thông thoáng không gây ẩm mốc hay chuột dán cắn chứng từ.
Như vậy: Công ty đã tổ chức được quy trình lưu trữ và thực hiện tốt theo quy trình đã đề ra. Định kỳ hàng tháng tiến hành lưu trữ và tổ chức được sơ đồ lưu trữ nhằm mục đích khi cần dễ thấy và dễ lấy.
- Cuốn sổ để ở khu vực chỗ nào, thứ tự để các chứng từ nên khi cần kiểm tra lại có thể biết hiện chứng từ đó nằm ở khu vực nào.
- Công ty đã tổ chức lưu trữ chứng từ theo đúng quy định của nhà nước. - Nhân sự thay đổi trong quá trình hoạt động sản xuất dẫn tới sự lơ là và thiếu trách nhiệm trong việc bàn giao chứng từ, sổ sách.
Bảng 4.10. Kết quả đánh giá trong khâu lưu trữ, hủy chứng từ kế toán tại Công ty
Chỉ tiêu Ý kiến đánh giá (n=48) Bình
quân
1 2 3 4 5
Mức độ tuân thủ quy định của chế độ kế toán hiện hành trong việc lưu trữ, hủy chứng từ kế toán tại công ty
5 6 2 13 22 3,85
Mức độ đáp ứng yêu cầu của quản lý trong khâu lưu trữ, tiêu hủy chứng từ tại công ty
1 9 8 26 4 3,47
Nguồn: Tổng hợp từ kết quả khảo sát của tác giả (2018) Để đánh giá thước đo phù hợp lưu trữ và hủy chứng từ kế toán tại công ty,
tác giả đã phát phiếu điều, tổng hợp kết quả Bảng 4.10 cho thấy, chỉ tiêu đánh Lưu trữ, hủy chứng từ kế toán đã phù hợp với chính sách chế độ kế toán hiện đạt 3,85 điểm, tứ là đạt mức phù hợp. Chỉ tiêu đánh giá mức độ phù hợp của cơ sở vật chất kỹ thuât, công nghệ thông tin của công ty đạt 3,47 điểm, đạt mức phù hợp. Kết quả khảo sát này, tác giả kết luận răng lưu trữ, hủy chứng từ kế toán của công ty đang ở mức phù hợp, công tác lưu trữ và hủy chứng từ kế toán được Công ty Cổ phần may bắc Ninh tổ chức đầy đủ theo đúng chế độ kế toán, đảm bảo an toàn và hiệu quả.