2.2.1.1. Tổ chức bộ máy quản lý tài chính
Thông thường bộ máy quản lý tài chính được tổ chức thành một tổ chuyên môn đối với đơn vị có quy mô hoạt động nhỏ hoặc bố trí thành phòng nghiệp vụ với quy mô hoạt động của đơn vị là lớn. Bộ phận quản lý tài chính được tổ chức trực thuộc sự điều hành trực tiếp từ Ban Giám đốc và nắm bắt mọi hoạt động tài chính diễn ra trong Văn phòng giúp cho quá trình kiểm tra giám soát được thực hiện liên tục. Tạo cơ sở tham mưu, tư vấn cho Ban Giám đốc khi ra quyết định tài chính, hoặc quyết định hoạt động thực hiện chức năng, nhiệm vụ chính trị được giao.
Đơn vị sự nghiệp có thu cũng là một dạng tổ chức giống như Doanh nghiệp nên bộ máy quản lý tài chính được tổ chức theo một cơ cấu rõ ràng, có phân công, phân nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận trong một bộ máy. Nếu tổ
chức bộ máy không hợp lý, chồng chéo lẫn nhau sẽ kiềm hãm hay cản trở quá trình thực hiện mục tiêu đề ra mai một năng lực làm việc của cán bộ chuyên trách trong bộ máy quản lý tài chính. Nếu tổ chức bộ máy hợp lý sẽ phát huy tính sáng tạo và năng lực chuyên môn của cán bộ quản lý làm cho các hoạt động trong đơn vị được thông suốt trôi chảy (Nguyễn Văn Thành, 2012).
2.2.1.2. Năng lực quản lý của cán bộ
Nhân tố chủ quan không kém phần quan trọng ảnh hưởng đến quá trình hoàn thiện quản lý tài chính là trình độ và năng lực của cán bộ quản lý cũng như cán bộ chuyên trách của bộ máy quản lý tài chính.
Mặc dù, ngày nay khoa học công nghệ đã được ứng dụng nhiều vào các hoạt động văn hóa xã hội nhưng không thể thay thế hoàn toàn lao động của con người bằng máy móc. Con người luôn là yếu tố cốt lõi của mọi vấn đề, bởi nhận thức của con người làm phát sinh quyết định hành động, cách thức thực hiện quản lý, sáng tạo tri thức mới để giải quyết vấn đề thực tiễn đơn giản hơn, đạt được mục tiêu đề ra nhanh hơn. Khi trình độ và năng lực nhận thức của con người càng cao thì quyết định cũng như hành động càng chính xác. Do đó con người là nhân tố trung tâm của quá trình quản lý, trong đó, trình độ của cán bộ quản lý là nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến tính kịp thời, chính xác của các quyết định quản lý và quyết định đến sự thành công hay thất bại của công tác quản lý. Đối với công tác quản lý tài chính tại các đơn vị sự nghiệp, cán bộ quản lý tài chính đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và thực thi các chính sách, chế độ tài chính.
Thực tế đã chứng minh, khi đội ngũ CBCNV của một bộ máy có trình độ chuyên môn và năng lực phù hợp với yêu cầu công việc thì bộ máy đó hoạt động rất hiệu quả trong việc xây dựng chính sách, thực thi đúng chủ trương chính sách đã đề ra, thông tin được xử lý kịp thời, linh hoạt, đạt hiệu quả cao và hướng hoạt động của đơn vị tuân thủ đầy đủ các chế độ, các quy định của Nhà nước cũng như hoạt động tài chính của đơn vị được quản lý chặt chẽ. Người quản lý có trình độ cao sẽ thiết lập tổ chức bộ máy quản lý tài chính thanh gọn vừa quản lý chặt chẽ vừa tiết kiệm chi phí duy trì hoạt động cho bộ máy quản lý tài chính. Ngược lại, khi đội ngũ CBCNV của một bộ máy thiếu kinh nghiệm quản lý, trình độ chuyên môn và năng lực yếu kém sẽ dẫn đến sự trì trệ trong quá trình xử lý nhiệm.
thực hiện các nhiệm vụ chi một cách tiết kiệm, hiệu quả, tránh lãng phí, thất thoát. Bên cạnh đó, đội ngũ cán bộ quản lý tài chính có kinh nghiệm, trình độ chuyên môn cao sẽ xây dựng được chiến lược quản lý tài chính tốt, đưa ra các biện pháp quản lý tài chính hiệu quả và đảm bảo cho công tác quản lý tài chính của đơn vị được thực hiện theo đúng các chế độ quy định, góp phần vào hiệu quả hoạt động chung của toàn đơn vị. Ngược lại, đội ngũ cán bộ quản lý tài chính vụ được giao, kéo theo Ban Lãnh đạo của đơn vị không được cung cấp thông tin cố vấn về tài chính không kịp thời. Dẫn đến việc ra quyết định không phù hợp với tình hình tài chính thực tế khiến cho hoạt động của đơn vị bị trì trệ hoặc không thực hiện được.
Để làm tốt công tác quản lý tài chính thì đòi hỏi đội ngũ cán bộ quản lý tài chính phải có trình độ chuyên môn cao, có kinh nghiệm trong công tác quản lý tài chính thì công tác quản lý tài chính mới hiệu quả, đảm bảo khai thác triệt để nguồn thu, đảm bảo kinh phí phục vụ cho việc thực hiện các nhiệm vụ được giao. Đồng thời, đảm bảo thiếu kinh nghiệm, hạn chế về trình độ chuyên môn sẽ dẫn đến tình trạng quản lý tài chính thiếu chặt chẽ, gây thất thoát, lãng phí, từ đó, làm ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động chung của đơn vị (Nguyễn Văn Thành, 2012).
2.2.1.3. Quy định kiểm tra, kiểm soát nội bộ
Kiểm tra, kiểm soát nhằm đảm bảo cho tổ chức hoạt động hiệu quả, đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý.
Kiểm tra, kiểm soát của đơn vị là yếu tố quan trọng trong việc quản lý tài chính hiệu quả. Kiểm tra, kiểm soát không thường xuyên sẽ không thu nhận được thông tin phản hồi về đối tượng quản lý; sẽ không nắm bắt kịp thời và chính xác tình hình hoạt động cũng như tình hình tài chính của đơn vị và không phát hiện những điểm bất hợp lý trong quá trình thực hiện hoạt động tài chính dãn đến sai sót tồn tại mà không được xử lý.
Mặt khác, việc kiểm tra, kiểm soát thường xuyên sẽ kích thích nhân sự làm việc có trách nhiệm với nhiệm vụ được giao, hạn chế được sự sao lãng trong công việc. Nhưng nếu kiểm tra, kiểm soát quá dày có khi dẫn đến sự lãng phí về nhân lực và vật lực, tạo cảm giác nặng nề giữa các bộ phận có liên quan. Chính vì thế đòi đơn vị phải xây dựng chế độ kiểm tra, kiểm soát hợp lý để nắm bắt thông tin kịp thời, chính xác nhằm kịp thời điều chỉnh, khắc phục những quyết định quản lý tài chính chưa phù hợp hoặc còn sơ hở trong khâu quản lý; hoặc để ngăn ngừa
những việc sai phạm, sai trái đối với chủ trương của đơn vị và những hành vi vi phạm pháp luật về chính sách, chế độ tài chính - kế toán do Nhà nước quy định.
Trong kiểm tra, kiểm soát của một đơn vị cần phải thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm phát hiện sớm những sai sót và kịp thời điều chỉnh, giúp đơn vị tránh những sai sót lớn vi phạm chế độ tài chính cũng như chế độ kế toán hiện hành do Nhà nước ban hành. Đồng thời, giúp đơn vị nâng cao năng lực thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao. Hệ thống kiểm soát nội bộ là quan trọng đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và sử dụng hiệu quả nguồn lực tài chính trong đơn vị (Nguyễn Văn Thành, 2012).