4.4.2.1. Hoàn thiện quản lý tài chính
Hiện nay, theo chỉ đạo của Chính phủ, Bộ Tài chính đang dự thảo Nghị định thay thế Nghị định 43/2006/NĐ-CP, việc làm này đang được kỳ vọng sẽ tạo động lực phát triển cho các đơn vị sự nghiệp công lập, trong đó có các Văn phòng đăng ký đất đai . Tuy nhiên, với những đặc thù trong hoạt động để công tác quản lý tài chính tại các Văn phòng đăng ký đất đai trong cả nước nói chung và tỉnh Bắc Ninh nói riêng thu được kết quả tốt, cần chú ý vào các giải pháp trọng tâm sau:
Một là, giải pháp về cơ chế quản lý tài chính.
Đổi mới cơ chế tự chủ trong công tác quản lý, sử dụng nguồn tài chính và tài sản: Cần tăng cường quản lý việc sử dụng nguồn tài chính để nâng cao năng lực tự chủ tài chính cho Văn phòng. Ngoài ra, cần tập trung quản lý chi tiêu nhằm đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả, đảm bảo thực hiện chủ trương đẩy mạnh tiết kiệm chống lãng phí của Nhà nước. Văn phòng cần tiếp tục rà soát, chỉnh sửa, hoàn thiện Quy chế chi tiêu nội bộ cho phù hợp với tình hình thay đổi cơ chế chính sách và thực tế...
Đổi mới cơ chế phân phối kết quả hoạt động tài chính và chi tiền lương tăng thêm: Để nâng cao tinh thần trách nhiệm, tạo động lực và tạo niềm tin cho cán bộ viên chức và người lao động, Văn phòng cần nâng cao mức chi tiền lương tăng thêm vì thu nhập của người lao động sẽ quyết định đến hiệu quả công việc. Bên cạnh đó, Văn phòng cần tăng trích lập Quỹ dự phòng ổn định thu nhập để tạo sự chủ động trong chi tiêu tiền lương, tiền công; tạo niềm tin cho cán bộ viên chức và người lao động khi nền kinh tế của cả nước đang gặp khó khăn.
Hai là, hoàn thiện công tác quản lý tài chính và sử dụng tài sản.
- Tăng cường hơn nữa việc sử dụng và khai thác tài sản đúng mục đích được giao, đảm bảo tiết kiệm, có hiệu quả đồng thời phải chịu trách nhiệm nếu có sai phạm trong quản lý, sử dụng tài sản. Tăng cường đầu tư, nâng cấp cơ sở vật chất của các phòng ban chuyên môn, các chi nhánh trực thuộc nhằm đáp ứng yêu cầu thực hiện nhiệm vụ và hoạt động dịch vụ, sản xuất kinh doanh nhưng tránh đầu tư dàn trải, không đồng bộ...
- Hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán: Văn phòng tỉnh và các chi nhánh Văn phòng cần rà soát để hoàn thiện quy chế chi tiêu nội bộ, bổ sung,
cập nhật những văn bản tài chính mới, sửa đổi những quy định chưa phù hợp, thay thế những văn bản đã bị bãi bỏ. Bổ sung, chỉnh sửa các văn bản quy định tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành và chất lượng công việc của cán bộ viên chức và người lao động. Hàng năm sau khi kiểm tra, xét duyệt quyết toán tài chính năm cho đơn vị cần phải ra thông báo kết quả kiểm tra, xét duyệt theo đúng tinh thần Thông tư số 01/2007/TT-BTC ngày 02/01/2007 của Bộ Tài chính.
4.4.2.2. Hoàn thiện Quy chế chi tiêu nội bộ
Quy chế chi tiêu nội bộ là cơ sở để Văn phòng chỉ đạo điều hành và thực hiện nhiệm vụ được giao, đồng thời là căn cứ để thanh quyết toán và kiểm tra giám sát hoạt động thu, chi tài chính của đơn vị.
Một trong những mục tiêu quan trọng của Nghị định 43/2006/NĐ-CP là trao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm cho đơn vị sự nghiệp, phát huy mọi khả năng của đơn vị để cung cấp dịch vụ với chất lượng cao cho xã hội, tăng nguồn thu nhằm từng bước giải quyết thu nhập cho người lao động. Chính vì vậy hoàn thiện quy chế chi tiêu nội bộ là một cách thức nhằm đạt được mục tiêu phát triển. Quy chế chi tiêu nội bộ hoàn thiện phải phản ánh hết nguồn thu và các nội dung, định mức chi của đơn vị. Nội dung thu, chi phải được xây dựng cụ thể phù hợp với thực tế. Quy chế chi tiêu nội bộ được coi như cuốn cẩm nang tài chính của đơn vị, là khung pháp lý cho hoạt động thu, chi trong đơn vị. Quy chế chi tiêu nội bộ hoàn thiện sẽ giúp các nhà quản lý điều chỉnh, vận hành hoạt động Văn phòng theo quỹ đạo. Chính vì vậy, hàng năm căn cứ vào nhu cầu thực tế Văn phòng nên điều chỉnh định mức một số khoản thu, chi cho phù hợp, nhằm động viên, khích lệ CBCNV, đồng thời tiết kiệm tránh lãng phí, cụ thể:
* Đối với định mức thu: Văn phòng nên điều chỉnh một số khoản thu như: thu về kinh phí thực hiện công tác phí lên phù hợp tăng khoảng từ 1-2%. Mức thu lệ phí cấp lại giấy tờ có thể kiến nghị tăng các mức lệ phí lên từ 5.000- 20.000đồng/ loại (tùy vào từng loại lệ phí mà đề nghị tăng hợp lý). Mức tăng của các loại lệ phí nhằm đảm bảo bù đắp chi phí hoạt động các thủ tục hành chính.
* Đối với định mức chi:
- Định mức tiền ăn trưa: hiện tại Văn phòng chi trả 20.000 đồng/ngày/người.
Qua thăm dò ý kiến cán bộ viên chức, người lao động của Văn phòng thì mức chi tiền ăn trưa như trên là tương đối thấp, theo đại đa số ý kiến đề nghị mức
chi tối thiểu nên điều chỉnh là 25.000đồng/ngày/người sẽ phù hợp hơn so với điều kiện hiện tại.
Mức chi trên đây có thể được đánh giá là khá chi tiết, cụ thể cho từng đối tượng. Tuy nhiên, trong điều kiện thực tế giá xăng dầu luôn biến động tăng cho nên việc khoán công tác phí như trên chỉ mang tính hỗ trợ thêm cho cán bộ thường xuyên đi công tác. Nếu điều kiện nguồn lực tài chính cho phép thì mỗi mức chi nên tăng thêm khoảng từ 30% đến 70% cho phù hợp hơn với tình hình thực tế.
- Định mức chi công tác phí: Trong điều kiện thực tế giá xăng dầu luôn biến động tăng cho nên việc khoán công tác phí như trên chỉ mang tính hỗ trợ thêm cho cán bộ thường xuyên đi công tác. Nếu điều kiện nguồn lực tài chính cho phép thì mỗi mức chi nên tăng thêm khoảng từ 30% đến 50% cho phù hợp hơn với tình hình thực tế.
- Định mức chi hội nghị, hội thảo: Kế toán cần phải bám sát vào quy chế chi tiêu nội bộ.
Nội dung Quy chế chi tiêu nội bộ tại Văn phòng cần xây dựng định mức tiêu chuẩn đảm bảo các nguyên tắc sau đây:
Thứ nhất, quy chế chi tiêu nội bộ phải đảm bảo cho Văn phòng hoàn thành nhiệm vụ chính trị, thực hiện hoạt động thường xuyên phù hợp với tính đặc thù trong lĩnh vực văn hóa xã hội nhưng vẫn đảm bảo kinh phí có hiệu quả và tăng cường công tác quản lý tài chính.
Thứ hai, quy chế chi tiêu nội bộ được công khai thảo luận trong Văn phòng, có ý kiến của tổ chức Công đoàn. Nguyên tắc xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ là ưu tiên chi nghiệp vụ để đảm bảo chất lượng chuyên môn. Tăng thu, tiết kiệm chi hành chính và tổ chức phân công lao động cho hợp lý và có hiệu quả.
4.4.2.3. Nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ kế toán
Đội ngũ cán bộ kế toán là bộ phận quan trọng và không thể thiếu của các đơn vị nói chung và công tác tài chính kế toán nói riêng. Năng lực làm việc của họ sẽ quyết định chất lượng, hiệu quả công tác hạch toán và công tác quản lý tài chính của đơn vị. Vì vậy, nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ kế toán tài chính là yêu cầu khách quan đối với bất kỳ một đơn vị nào trước yêu cầu của cơ chế tài chính mới. Để thực hiện được mục tiêu nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ kế toàn tài chính cần phải có kế hoạch tổng thể, thực hiện trong một thời gian dài với
nhiều phương thức thích hợp để tuyển chọn, sử dụng, đào tạo và bồi dưỡng cán bộ để làm được điều đó Văn phòng cần có các kế hoạch thực hiện;
- Rà soát đánh giá lại toàn bộ bộ máy quản lý tài chính của đơn vị về năng lực, trình độ, phẩm chất đạo đức. Trên cơ sở đó tiến hành sắp xếp lại tổ chức, kiện toàn lại bộ máy quản lý tài chính theo hướng tinh gọn, chuyên trách, hoạt động có hiệu quả.
- Tăng cường bồi dưỡng kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ, khả năng ứng dụng các phần mềm kế toán hỗ trợ cho công tác quản lý tài chính bằng các hình thức tham dự các lớp tập huấn nhất là khi có chính sách mới.
- Có kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cho cán bộ về chính trị, tin học, ngoại ngữ nhằm trang bị kỹ năng cần thiết phục vụ công việc chuyên môn.
- Khuyến khích, khích lệ cán bộ công nhân viên tự học nâng cao trình độ chuyên môn cũng như cập nhật các văn bản chế độ, kiến thức mới trong quản lý.
4.4.2.4. Tăng cường kiểm soát nội bộ. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hiện nay, việc kiểm tra tình hình thực hiện các nhiệm vụ tài chính, kiểm tra sổ sách kế toán của Văn phòng được thực hiện định kỳ hằng năm. Tuy nhiên, nếu chỉ kiểm tra hằng năm khối lượng công việc lớn, nếu phát hiện sai sót thì việc điều chỉnh không kịp thời. Do đó, việc kiểm tra các khoản thu ngân sách, thu sự nghiệp của đơn vị; kiểm tra các khoản chi ngân sách, các khoản chi khác; kiểm tra việc xác định các khoản chênh lệch thu, chi hoạt động và trích lập các quỹ; kiểm tra việc quản lý và sử dụng tài sản cố định; quản lý và sử dụng quỹ lương,… không chỉ được thực hiện vào cuối năm tài chính mà phải được kiểm tra thường xuyên, hằng tháng, hằng quý để kịp thời đưa ra các quyết định hiệu chỉnh. Để đảm bảo công tác quản lý tài chính được tốt thì vấn đề kiểm tra, kiểm soát tài chính trong đơn vị là rất cần thiết. Vì thông qua công tác kiểm tra đánh giá được tình hình chấp hành dự toán ngân sách hàng năm của đơn vị, tình hình chấp hành quy chế chi tiêu nội bộ, tình hình chấp hành tiết kiệm, chống lãng phí của đơn vị đồng thời cũng đánh giá được chất lượng hoạt động, tình tình chấp hành cơ chế, chính sách và các khoản thu, chi tài chính, quản lý và sử dụng tài sản, tiền vốn, sử dụng các quỹ của đơn vị. Qua đó sớm phát hiện và chấn chỉnh kịp thời các sai phạm, áp dụng xử lý các sai phạm theo quy định, tổ chức rút kinh nghiệm, đánh giá những khuyết điểm, nguyên nhân và phương hướng, biện pháp khắc phục nhằm tăng cường công tác quản lý tài chính tốt hơn.
Bất kỳ hoạt động nào muốn đạt hiệu quả phải thực hiện kiểm tra, kiểm soát nhằm phát hiện những điểm không phù hợp để kịp thời điều chỉnh, kịp thời cải thiện hiện trạng, kịp thời giải quyết hậu quả. Do đó để hoàn thiện quản lý tài chính phải tăng cường kiểm tra, kiểm soát từ khâu lập dự toán thu, chi tài chính, đến khâu thực hiện thu, chi và chấp hành dự toán thu, chi và báo cáo quyết toán nhằm hạn chế tối đa sự thiệt hại về tài chính và thực hiện không đúng chế độ tài chính do Nhà nước quy định. Cần thực hiện thường xuyên kiểm tra việc quản lý tài sản để kịp thời thay thế hoặc bố trí sử dụng tài sản hợp lý.
+ Kiểm tra việc lập dự toán ngân sách thu, chi: Cần kiểm tra căn cứ lập dự toán theo các văn bản hướng dẫn lập dự toán của Bộ Tài chính và cơ quan cấp có thẩm quyền hướng dẫn.
+ Kiểm tra sử dụng kinh phí, cần xem xét từng khoản chi phí thực hiện có đúng quy định không? (có vượt quá chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định không? chứng từ hoá đơn có hợp lệ không?) nhất là đối với các khoản chi thanh toán cá nhân, chi thanh toán dịch vụ công cộng, chi thuê mướn, chi vật tư, Văn phòng, thông tin tuyên truyền, liên lạc, chi công tác phí trong nước, hội nghị, chi các đoàn đi công tác nước ngoài và đón khách nước ngoài vào Việt Nam…
+ Kiểm tra việc sử dụng kinh phí quản lý hành chính giao để thực hiện chế độ tự chủ tiết kiệm được: Cuối năm ngân sách, sau khi đã hoàn thành các nhiệm vụ, công việc được giao, cơ quan thực hiện chế độ tự chủ có số chi thấp hơn số dự toán kinh phí quản lý hành chính được giao (kinh phí do ngân sách nhà nước cấp, các khoản phí, lệ phí được để lại theo chế độ quy định, các khoản thu hợp pháp khác), kiểm tra cần xem xét kinh phí tiết kiệm được có sử dụng đúng nội dung và mục đích không?
+ Kiểm tra việc quyết toán kinh phí
Quá trình này, kiểm tra lại số kinh phí tiết kiệm được, việc hạch toán kế toán và mục lục ngân sách có đúng quy định không? việc quyết toán ngân sách có đúng thời hạn, biểu mẫu không? xem xét quyết toán có được công khai không?
- Kiểm soát nội bộ là một trong những yêu cầu không thể thiếu trong việc tổ chức khoa học và hợp lý công tác kế toán ở đơn vị sự nghiệp có thu. Với cơ chế quản lý tài chính tự chủ, bên cạnh những yếu tố tích cực tác động đến sự phát
triển của đơn vị, còn không ít yếu tố tiêu cực tác động đến quá trình hoạt động sự nghiệp, đến việc quản lý tài sản và tình hình sử dụng kinh phí. Mặt khác, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày xảy ra thường xuyên, liên tục, chứng từ phát sinh ở nhiều địa điểm phản ánh các hoạt động ở các bộ phận, nhiều nhân viên thực hiện với tinh thần trách nhiệm và trình độ chuyên môn khác nhau, việc hạch toán nhầm lẫn, sai sót các nghiệp vụ kinh tế phát sinh là khó tránh khỏi. Do đó, thông qua công tác kiểm tra có thể phát hiện và chấn chỉnh kịp thời các sai phạm để có biện pháp xử lý theo đúng thẩm quyền đã được phân cấp. Vì vậy, công tác Kiểm soát nội bộ trong nội bộ đơn vị càng trở nên quan trọng và cấp thiết.
- Trong tổ chức bộ máy kế toán ở các Chi nhánh không có bộ phận Kiểm soát nội bộ riêng công tác kiểm soát nội bộ nội bộ thường giao cho kế toán tổng hợp kiêm nhiệm. Vậy để nâng cao chất lượng công tác Kiểm soát nội bộ nội bộ, cần thực hiện tốt các giải pháp sau:
Một là, lập kế hoạch kiểm tra: Hàng năm, đơn vị phải xây dựng kế hoạch Kiểm soát nội bộ nội bộ ngay từ đầu năm. Trong kế hoạch phải xác định rõ những người chịu trách nhiệm kiểm tra từng khâu công việc, đối tượng kiểm tra, nội dung và thời gian kiểm tra. Kế hoạch Kiểm soát nội bộ xây dựng phải phù hợp với điều kiện, đặc điểm tổ chức công tác kế toán của đơn vị có tính khả thi cao.
Hai là, xác định nội dung, phương pháp và cách thức tiến hành kiểm tra: Nội dung kiểm tra bao gồm toàn bộ các khâu công việc liên quan đến công tác kế toán như: kiểm tra việc lập, thu thập, xử lý chứng từ kế toán, mở sổ, ghi sổ, khóa sổ kế toán, ghi chép các tài khoản kế toán, lập báo cáo tài chính, phân tích, nộp và sử dụng báo cáo tài chính, kiểm kê tài sản và lưu trữ hồ sơ tài liệu kế toán.
- Ngoài công tác kiểm tra kế toán, Văn phòng cần thiết phải tiến hành công tác kiểm soát nội bộ, để đánh giá việc thực hiện các quy chế nội bộ, kiểm tra tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ và thực thi công tác kế toán, tài chính ở đơn vị.
- Công tác kiểm soát nội bộ có tính độc lập tương đối cao so với công tác tự kiểm tra ở các bộ phận. Nó có tác động tích cực đối với việc phát hiện và điều