Hiện nay bộ máy quản lý tài chính của Văn phòng hoạt động theo hướng gọn nhẹ và hoạt động hiệu quả. Văn phòng ban hành hướng dẫn về quy trình, thủ tục, thời hạn thanh toán cho cán bộ và các Chi nhánh thực hiện một cách cụ thể,
Sơ đồ 3.2. Bộ máy kế toán của Văn phòng đăng ký đất tỉnh Bắc Ninh
Nguồn: Phòng Hành chính tổng hợp, (2017) Như vậy, hệ thống tổ chức kế toán tại Văn phòng dăng ký đất đai tỉnh Bắc Ninh được tổ chức theo cơ cấu tổ chức trực tuyến, mỗi cán bộ kế toán có nhiệm vụ riêng biệt thực hiện từng chức năng nhiệm vụ của mình dưới sự điều hành của kế toán trưởng. Mỗi cán bộ kế toán có chức năng, nhiệm vụ riêng như sau:
* Trưởng Bộ phận Kế toán:
- Lập dự toán thu - chi ngân sách tính toán và phân bổ định mức chi tiêu cho các hoạt động của Văn phòng.
- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc vể báo cáo tài chính và các hoạt động tài chính của Văn phòng.
Trưởng bộ phận kế toán Kế toán tổng hợp Kế toán kho bạc, thanh toán Thủ quỹ Kế toán phí, lệ phí, bảo hiểm
- Kiểm tra tình hình tài chính của Văn phòng về các hạng mục (mua sắm, sửa chữa...).
- Giúp Giám đốc thực hiện các công tác chi tiêu quản lý thông qua các công việc cụ thể sau:
+ Lập kế hoạch công tác của phòng trình Giám đốc phê duyệt. + Tham mưu cho Giám đốc công tác thu - chi tài chính. + Tham mưu phân chia định mức chi tiêu cho các hoạt động.
+ Triển khai thực hiện các văn bản tài chính sau khi có sự chỉ đạo của Giám đốc.
+ Kiểm tra giám sát tình hình thực hiện hoạt động thu - chi của đơn vị đối với từng hạng mục.
+ Hướng dẫn và thực hiện các nghiệp vụ kế toán. Tổ chức triển khai và quản lý công tác thu phí.
+ Lập các báo cáo tài chính. * Kế toán tổng hợp
- Tổ chức ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu.
- Ghi chép vào sổ tổng hợp, lập bảng cận đối kế toán và các báo cáo thuộc phần việc do mình phụ trách và một số báo cáo chung không thuộc nhiệm vụ của các bộ phận trên kể cả báo cáo điều tra, ước tính. Kiểm tra lại tính chính xác, trung thực của các báo cáo của Văn phòng trước khi giám đốc ký duyệt.
- Tổ chức công tác thông tin trong nội bộ Văn phòng và phân tích hoạt động kinh tế. Hướng dẫn các bộ phận kế toán khác áp dụng các chế độ ghi chép ban đầu. Giúp trưởng bộ phận kế toán dự thảo các văn bản về công tác kế toán trình Giám đốc ban hành áp dụng trong Văn phòng như: quy định việc luân chuyển chứng từ, phân công lập báo cáo, quan hệ cung cấp số liệu giữa các phòng ban.
- Kiểm tra thường xuyên và có hệ thống việc thực hiện các chế độ quản lý kinh tế - tài chính trong đơn vị. Kiến nghị các biện pháp xử lý những trường hợp vi phạm.
- Giúp trưởng bộ phận kế toán làm báo cáo.
- Bảo quản, lưu trữ chứng từ, tài liệu, số liệu, sổ kế toán và cung cấp tài liệu, sổ cho các bộ phận, cơ quan có liên quan.
* Kế toán kho bạc, thanh toán.
- Kiểm tra và tổng hợp, thanh toán tiền mua sắm vật tư, Văn phòng phẩm tại Văn phòng và các chi nhánh.
- Thanh toán lương và các khoản cần thanh toán tại Kho bạc và Ngân hàng. - Viết phiếu chi với các khoản chi tiền mặt
- Đối chiếu với Kho bạc … * Kế toán phí, lệ phí; Bảo hiểm
- Hàng ngày, vào cuối buổi căn cứ vào bảng…. do cán bộ thu phí gửi lên Kế toán đối chiếu, kiểm tra viết phiếu thu.
- Hàng ngày, viết phiếu thu với các khoản thu bằng tiền mặt
- Hàng tháng, theo dõi, đối chiếu, kiểm tra, tổng hợp các báo cáo thu phí, lệ phí của các chi nhánh gửi lên
- Theo dõi biên lai ấn chỉ, lập báo cáo với Cục thuế. - Căn cứ vào quyết định tăng giảm cán bộ Kế toán; - BHYT hàng tháng.
* Thủ quỹ
- Thu phí, lệ phí theo quy định.
- Quản lý toàn bộ lượng tiền mặt tại quỹ.
- Đối chiếu, kiểm kê tồn quỹ tiền mặt hàng tháng.
- Lập chứng từ và nộp tiền mặt thu phí, lệ phí tại kho bạc.
- Thanh toán bằng tiền mặt với cán bộ Văn phòng và khách hàng
Như vậy, về cơ bản bộ máy kê toán hành chính của đơn vị đã có sự thống nhất và hợp lý về hình thức, và không có sự chồng chéo về phân công công việc giữa các cán bộ kế toán. Tuy nhiên, do sự riêng biệt này nên giữa các cán bộ kế toán không có sự hợp tác giúp đỡ lẫn nhau.