Để thu thập thông tin đầy đủ, kịp thời về tình hình tài chính của Sở, phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi nhằm đảm bảo nguyên tắc thu đúng, thu đủ theo mức thu và đối tƣợng thu do cơ quan Nhà nƣớc có thẩm quyền quy định đồng thời chấp hành các định mức chi tiêu nhằm sử dụng các nguồn thu đúng mục đích trên cơ sở hiệu quả và tiết kiệm, văn phòng sở đã xây dựng hệ thống chứng từ khoa học và làm căn cứ để ghi sổ kế toán.
Sở vận dụng Hệ thống Kế toán HCSN ban hành theo Quyết định Số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 để xây dựng một hệ thống chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm, qui mô hoạt động và bộ máy kế toán của đơn vị .
Dù quá trình lập và xử lý chứng từ mang đặc điểm nội bộ nhƣng đều tuân thủ qui trình luân chuyển chứng từ kế toán gồm những bƣớc sau:
Tổ chức lập chứng từ: Sở đã chấp hành tốt công tác tổ chức chứng từ kế toán bằng việc xây dựng hệ thống biểu mẫu chứng từ tƣơng đối đầy đủ. Các chứng từ sử dụng hầu hết đều theo mẫu qui định bao gồm cả hai loại là chứng từ bắt buộc và chứng từ hƣớng dẫn.
Việc lập chứng từ thì hiện nay hầu hết đƣợc nhân viên kế toán thiết kế sẵn mẫu chứng từ trên máy vi tính, chỉ cần bổ sung vào chứng từ các thông tin cần thiết về nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Riêng một số chứng từ liên quan đến kinh phí NSNN thì đơn vị phải sử dụng chứng từ viết tay theo mẫu của kho bạc nhƣ Giấy rút dự toán ngân sách kiêm lĩnh tiền mặt, ủy nhiệm chi ...
Bảng 2.2. Danh mục chứng từ kế toán sử dụng tại văn phòng Sở STT TÊN CHỨNG TỪ SỐ HIỆU ĐỐI TƢỢNG LOẠI CT THEO DÕI BẮT BUỘC H.DẪN
A Chứng từ kế toán ban hành theo CĐKT HCSN I Chỉ tiêu lao động tiền lƣơng
1 Bảng chấm công C01a-HD PB x
2 Giấy báo làm thêm giờ C01c-HD PB x
3 Bảng thanh toán tiền lƣơng C02a-HD Toàn sở x
4 Bảng thanh toán thu nhập tăng thêm C02b-HD Toàn sở x
5 Giấy đi đƣờng C06-HD Toàn sở x
6 Hợp đồng giao khoán công việc, sản phẩm C08-HD x 7 Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán C10-HD x 8 Bảng kê trích nộp các khoản theo lƣơng C11-HD Toàn sở x
II Chỉ tiêu vật tư
1 Phiếu nhập kho C20-HD x
2 Phiếu xuất kho C21-HD x
3 Biên bản kiểm kê vật tƣ,công cụ, sản phẩm, hàng hoá C23-HD x
4 Bảng kê mua hàng C24-HD x
5
Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ,công cụ,sản phẩm,hàng
hoá C25-HD x
III Chỉ tiêu tiền tệ
1 Phiếu thu C30-BB Toàn sở X
2 Phiếu chi C31-BB Toàn sở X
3 Giấy đề nghị tạm ứng C32-HD Toàn sở x
4 Giấy thanh toán tạm ứng C33-BB X
5 Biên bản kiểm kê quỹ C34-HD x
6 Biên lai thu tiền C38-BB X
IV Chỉ tiêu tài sản cố định
1 Biên bản giao nhận TSCĐ C50-BB X
2 Biên bản thanh lý TSCĐ C51-HD x (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3 Biên bản đánh giá lại TSCĐ C52-HD x
4 Biên bản kiểm kê TSCĐ C53-HD x
5 Bảng tính hao mòn TSCĐ C55a-HD x
6 Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ C55b-HD x
B
Chứng từ kế toán ban hành theo các văn
bản pháp luật khác
1 Giấy rút dự toán ngân sách kiêm lĩnh tiền mặt KB 2
Giấy rút dự toán NS kiêm chuyển khoản,
KB
chuyển tiền thƣ- điện cấp séc bảo chi
3 Giấy nộp trả kinh phí bằng tiền mặt KB
4 Giấy nộp trả kinh phí bằng chuyển khoản KB
5 Bảng kê nộp séc
6 Uỷ nhiệm thu NH
- Tổ chức kiểm tra chứng từ: Chứng từ đƣợc kiểm tra các vấn đề nhƣ tính hợp pháp của nội dung kinh tế các nghiệp vụ; tính rõ ràng, trung thực của các chỉ tiêu, và kiểm tra các định khoản kế toán trên chứng từ. Công việc kiểm tra chứng từ đƣợc kế toán tổng hợp và kế toán trƣởng phụ trách. Qua đó, các thông tin ghi trên chứng từ đƣợc xác nhận là đúng đắn, chính xác, đảm bảo chất lƣợng trƣớc khi ghi sổ kế toán và có thể phát hiện những sai sót hoặc dấu hiệu lợi dụng chứng từ kế toán. Cách kiểm tra chứng từ kế toán do kế toán tổng hợp và kế toán trƣởng kiểm tra nên bộ phận quan trọng trong việc kiểm tra chứng từ là từ kế toán tổng hợp sau đó kế toán trƣởng kiểm tra, do qua kế toán tổng hợp kiểm tra nên tầm quan trọng của kế toán tổng hợp là rất lớn. Trong nhƣng năm qua bộ phận kiểm tra chứng từ tuy đã làm tốt nhiệm vụ của mình nhưng vẩn còn một số thiếu sót như: Một số chứng từ thanh toán chưa chặt chẽ, chưa đầy đủ nội dung, chưa thể hiện đúng và chính xác các nghiệp vụ phát sinh, như một số nghiệp vụ phát sinh cuối năm trước thì lại để sang đầu tháng năm sau mới thực hiện.
Tổ chức sử dụng chứng từ: Sau khi đã đƣợc kiểm tra, chứng từ kế toán đƣợc sắp xếp, phân loại theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ phát sinh và đƣợc ghi sổ kế toán tổng hợp, chi tiết theo hình thức Chứng từ ghi sổ. Các chứng từ cùng loại chi ra thì sắp xếp theo loại riêng, còn các nghiệp vụ thu vào thì sắp xếp theo loại riêng.
- Tổ chức bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ: Việc lƣu trữ và bảo quản chứng từ đƣợc thực hiện tốt theo chế độ quy định, các chứng từ phát sinh của các tháng, sau khi đã ghi sổ kế toán đều đƣợc đóng thành tập ghi rõ chứng từ tháng đó và lƣu trữ, bảo quản. Chứng từ đƣợc sắp xếp khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra, thanh tra. Tuy nhiên, do kho lưu trữ chứng từ chật hẹp nên một số chứng từ không được bảo quản cẩn thận, gây tình trạng ẩm mốc hoặc mối mọt.