Tổ chức sổ kế toán thực chất là việc kết hợp các loại sổ sách khác nhau theo một trình tự nhất định nhằm hệ thống hóa và tính toán các chỉ tiêu theo yêu cầu quản lý của đơn vị. Thực tế Sở đang sử dụng hình thức kế toán CTGS, hình thức này đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán, tuy nhiên có nhƣợc điểm nhƣ tách rời việc ghi sổ theo trật tự thời gian với ghi sổ theo nội dung kinh tế, ghi chép còn trùng lặp, khối lƣợng ghi chép lớn và chƣa thuận tiện để ứng dụng kế toán máy.
Sở đã sử dụng máy vi tính trong ghi sổ kế toán. Các mẫu biểu in sẵn theo chế độ quy định, đảm bảo nội dung đầy đủ tuy nhiên chƣa phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong sổ kế toán vì trình tự ghi sổ không hoàn toàn tuân thủ theo qui trình ghi chép chung. Nghĩa là Sở có mở Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ nhƣng việc lập chứng từ ghi sổ lại thực hiện vào cuối tháng nên không phát huy đƣợc tác dụng chứng từ ghi sổ trong việc cập nhật các thông tin.
Bên cạnh hệ thống sổ kế toán tổng hợp theo hình thức CTGS, Sở tổ chức hệ thống sổ chi tiết khá đầy đủ (Bảng 2.3). Các sổ kế toán chi tiết đƣợc mở bao gồm sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng, kho bạc, Sổ kho, Sổ TSCĐ, Sổ chi tiết nguồn kinh phí, Sổ chi tiết chi hoạt động…
Bảng 2.3. Danh mục sổ kế toán sử dụng tại Đăk Nông
STT TÊN SỔ Ký hiệu mẫu số
2 Chứng từ ghi sổ S02a-H
3 Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ S02b-H
4 Sổ Cái S02c-H
7 Bảng cân đối số phát sinh S05-H
8 Sổ quỹ tiền mặt (Sổ chi tiết tiền mặt) S11-H
9 Sổ tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc S12-H
10 Sổ theo dõi tiền mặt, tiền gửi bằng ngoại tệ S13-H
11 Sổ kho S21-H
12 Sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
S22-H 15 Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ tại nơi
sử dụng
S32-H
16 Sổ chi tiết các tài khoản S33-H
18 Sổ theo dõi dự toán ngân sách S41-H
19 Sổ theo dõi nguồn kinh phí (phụ lục 1) S42-H
20 Sổ tổng hợp nguồn kinh phí S43-H
23 Sổ chi tiết các khoản thu S52-H
27 Sổ chi tiết chi hoạt động (phụ lục 2)
Sở đã sử dụng chƣơng trình kế toán máy nên phần lớn các loại sổ sách đều đƣợc tự động hoàn toàn thông qua phần mềm kế toán. Kế toán viên chỉ nhập số liệu từ chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc, máy tính sẽ tự kết xuất số liệu vào các sổ có liên quan. Bằng việc ứng dụng CNTT nên khối lƣợng công việc của nhân viên kế toán đƣợc giảm nhẹ, việc sửa chữa sai sót nếu có đƣợc tiến hành rất đơn giản. Khi cần thông tin có thể in sổ sách ra bất cứ lúc nào nên rất thuận tiện. Hàng tháng, Sổ kế toán in ra đƣợc đóng
thành tập (tránh trƣờng hợp có sự cố máy tính làm mất dữ liệu), có chữ ký của ngƣời ghi và ngƣời kiểm soát, đƣợc lƣu trữ, bảo quản đúng quy định của Luật kế toán. Tuy nhiên cho đến nay, tại phòng kế hoạch và tài chính của sở chỉ có kế toán tổng hợp mới sử dụng phần mềm kế toán vì vậy việc kiểm tra, đối chiếu số liệu chƣa đƣợc thực hiện thƣờng xuyên, liên tục mà chủ yếu tập trung vào các kỳ quyết toán nên số liệu cung cấp cho nhu cầu quản trị chƣa kịp thời, chƣa thật sự chính xác.