6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG TẠI COCOBAY
2.2.1. Quy trình tuyển dụng tại Tập đoàn Empire
a. Lưu đồ tuyển dụng
Thực hiện Lưu đồ Ghi chú
Thành viên Empire Group
Căn cứ kế hoạch hoạt động kinh doanh của đơn vị, lập Định biên nhân sự, cấp quản lý trực tiếp cao nhất thuộc đơn vị ký duyệt và trình Tổng Giám đốc phê duyệt. Tổng Giám đốc Thành viên Empire Group Ban HCNS
Thời gian đáp ứng nhu cầu tuyển dụng kể từ khi BP Tuyển dụng nhận được phiếu yêu cầu tuyển dụng được quy định như sau: - NS cấp cao: 45 ngày - NS cấp trung: 30 ngày - Cấp NS khác: 20 ngày Phụ trách HCNS các khu vực Hình 2.3. Lưu đồ tuyển dụng (Nguồn: Phòng Hành chính Nhân sự) Lập định biên nhân sự {Sơ đồ tổ chức, chức danh, Bộ phận, mức lương (theo level), số lượng, ngày cần
nhân sự, địa điểm làm việc...}
Lập Tờ trình phê duyệt bổ sung Định
biên
- Thu thập hồ sơ ứng viên.
- Sơ tuyển hồ sơ.
- Bố trí lịch phỏng vấn.
- Gửi thư mời HĐ phỏng vấn.
- Gửi thư mời PV ứng viên
- Tiến hành phỏng vấn.
- Ký xác nhận BB phỏng vấn, Bản đánh giá ứng viên.
- Lập Tờ trình trình Tổng Giám đốc phê duyệt tuyển dụng ứng viên.
- Chuyển hồ sơ ứng viên đạt kết quả trúng tuyển về Phụ trách HCNS các khu vực
Lập thủ tục tiếp nhận nhân sự Phê duyệt
- Định biên nhân sự được phê duyệt. - Phiếu yêu cầu Tuyển dụng. - JD các vị trí tuyển dụng.
Nếu chưa có Định biên
Ứng viên không đạt yêu cầu Hủy
39
b. Mô tả lưu đồ
- Định biên nhân sự: căn cứ kế hoạch hoạt động kinh doanh của đơn vị, Thành viên Empire Group thực hiện:
Lập Sơ đồ tổ chức (Org).
Lập Định biên nhân sự (bao gồm các nội dung sau: Chức danh, Bộ phận, mức lương (theo cấp), số lượng, ngày cần nhân sự, địa điểm làm việc...).
Phối hợp cùng Ban Hành chính Nhân sự (HCNS) thống nhất mức lương cụ thể đối với từng vị trí/ chức danh.
Trình Tổng Giám đốc phê duyệt: cấp quản lý trực tiếp cao nhất thuộc đơn vị chịu trách nhiệm về đề xuất cơ cấu nhân sự của đơn vị mình, ký duyệt và trình Tổng Giám đốc phê duyệt. (Mẫu TD – BM01).
- Trình duyệt bổ sung định biên: Trong trường hợp vị trí đề xuất tuyển dụng chưa có trong định biên nhân sự hoặc vị trí tuyển dụng có mức lương vượt mức định biên cho phép; Thành viên Empire Group có trách nhiệm lập Tờ trình đề xuất phê duyệt bổ sung định biên, cấp quản lý trực tiếp cao nhất thuộc đơn vị ký duyệt trình Tổng Giám đốc phê duyệt trước khi thực hiện tuyển dụng.
- Trình duyệt chi phí tuyển dụng: Trong quá trình tuyển dụng nhân sự nếu có phát sinh chi phí tuyển dụng Ban HCNS hoặc Phụ trách HCNS các khu vực lập tờ trình trình Tổng Giám đốc phê duyệt chi phí.
- Thực hiện tuyển dụng:
Thành viên Empire Group:
+ Chuyển Định biên nhân sự đã được Tổng Giám đốc phê duyệt và Phiếu yêu cầu tuyển dụng về Ban HCNS (mẫu TD – BM02).
40
+ Cung cấp Bản mô tả công việc đối với các chức danh cần tuyển dụng về Ban HCNS.
+ Tham gia cùng Hội đồng phỏng vấn phỏng vấn ứng viên.
+ Ký xác nhận Biên bản phỏng vấn (mẫu TD – BM03), Bản đánh giá ứng viên.(mẫu TD – BM04)
Ban HCNS:
+ Tiếp nhận thông tin đề xuất tuyển dụng của Thành viên Empire Group.
+ Thời gian đáp ứng nhu cầu tuyển dụng kể từ khi Ban HCNS nhận được Phiếu yêu cầu tuyển dụng được quy định như sau:
Stt Nhân sự Thời gian đáp ứng Ghi chú
1 Nhân sự cấp cao 45 ngày 2 Nhân sự cấp trung 30 ngày 3 Cấp nhân sự khác 20 ngày + Thu thập hồ sơ ứng viên.
+ Sơ tuyển hồ sơ.
+ Bố trí lịch phỏng vấn.
+ Gửi thư mời Hội đồng phỏng vấn. + Gửi thư mời phỏng vấn ứng viên + Tiến hành phỏng vấn.
+ Ký xác nhận Biên bản phỏng vấn (mẫu TD – BM03), Bản đánh giá ứng viên.(mẫu TD – BM04)
+ Lập Tờ trình trình Tổng Giám đốc hoặc người được Tổng Giám đốc ủy quyền phê duyệt tuyển dụng ứng viên.
Trường hợp ứng viên không đáp ứng yêu cầu, Ban HCNS thông báo kết quả phỏng vấn qua điện thoại hoặc email, đồng thời lưu hồ sơ nhân sự của các ứng viên trong vòng 02 tháng trước khi
41 tiến hành hủy hồ sơ ứng viên.
Trường hợp ứng viên đạt kết quả trúng tuyển, Ban HCNS chuyển hồ sơ ứng viên đến Phụ trách HCNS các khu vực thực hiện thủ tục tiếp nhận nhân sự.
c. Kết quả công tác tuyển dụng tại dự án Cocobay
- Việc phân bố lao động của dự án từ các tỉnh thành được minh họa trong bảng 2.2 dưới đây:
Bảng 2.2. Phân bố lao động của dự án từ các tỉnh thành
Tỉnh thành Số lượng (người) Quảng Nam 299 Đà Nẵng 251 Huế 27 Quảng Trị 27 Hà Nội 26 Quảng Bình 17 Hà Tĩnh 12 Quảng Ngãi 11 Hồ Chí Minh 10 Gia Lai 10 Đắk Lắk 9 Bình Định 6 Nghệ An 5 Thanh Hóa 3 Đồng Nai 2 Đồng Tháp 2 Cần Thơ 2 Phú Yên 1 Kiên Giang 1 Khánh Hòa 1 Bình Thuận 1 Bắc Ninh 1 An Giang 1 Nước ngoài 12 Tổng số 737 (Nguồn: Phòng Hành chính Nhân sự)
Lao động của dự án tập trung chủ yếu từ Đà Nẵng, Quảng Nam, Huế, Quảng Trị. Điều này cho thấy người lao động làm việc tại dự án chủ yếu là từ các vùng lân cận với thành phố Đà Nẵng. Dự án đã tạo cơ hội tạo ra công ăn việc làm cho người dân địa phương cũng như thúc đẩy phát triển kinh tế, văn hóa tại địa phương.
42 - Về nguồn tuyển dụng của dự án: có thể thấy nguồn tuyển mộ của dự án
là tương đối rộng, và các vị trí công việc quan trọng thường tập trung chủ yếu vào những người có trình độ cao. Dự án Cocobay còn mới mẻ nên nguồn tuyển dụng gần như hoàn toàn là từ nguồn bên ngoài chứ rất ít trường hợp là lấy từ nội bộ lên. Do vậy chi phí tuyển dụng khá lớn để quảng bá hình ảnh của dự án để từ đó thu hút được nhiều ứng viên tham gia ứng tuyển.
- Các kênh tuyển dụng của dự án:
Đăng tin tuyển dụng trên các website tuyển dụng nổi tiếng của Việt Nam như: vietnamworks.com, hoteljob.vn, careerlink.vn, careerbuilder.vn.
Đưa thông tin tuyển dụng lên kênh tuyển dụng riêng của dự án là trang fanpage: Tuyển dụng Empire Group cũng như trên website của Tập đoàn: empiregroup.vn.
Tổ chức ngày hội tuyển dụng để thu hút một lượng lớn ứng viên đáp ứng cho khai trương các khách sạn trong tháng 5 và tháng 6/2017.
Ký chương trình hợp tác tài trợ giáo dục với các trường Cao đẳng, Đại học trên địa bàn thành phố Đà Nẵng để thu hút nguồn sinh viên mới tốt nghiệp ra trường vào làm việc tại dự án: Trường Đại học Kinh tế Đà Nẵng, trường Đại học Duy Tân, trường Đại học Đông Á, trường Cao đẳng Pegasus, trường Cao đẳng Việt Úc. Theo thỏa thuận, Tập đoàn Empire và các trường sẽ cùng liên kết hỗ trợ và phối hợp tổ chức các hoạt động tuyển dụng, đào tạo, thực tập, kiến tập, học việc, nhằm nâng cao chất lượng sinh viên và tạo cơ hội phát triển cho những tài năng trẻ. - Đối với các vị trí nhân viên lao động phổ thông như: bảo vệ, tạp vụ, nhân viên cây xanh… thì thông tin tuyển dụng thường được đăng trên các trang báo địa phương, căng băng rôn tại dự án cũng như phát tờ rơi tại các khu dân cư quanh dự án và khuyến khích cán bộ nhân viên giới thiệu người quen vào ứng tuyển.
43 Đối với vị trí nhân viên văn phòng, nhân viên cấp trung thì các thông tin
tuyển dụng chủ yếu được đăng trên các trang mạng tuyển dụng cũng như trên các trang mạng xã hội và website của dự án.
Riêng đối với các vị trí cán bộ cấp cao, việc tìm kiếm chiêu mộ ứng viên ngoài đăng tin tuyển dụng như thông thường thì có thể áp dụng thuê các công ty “săn đầu người” để có nguồn ứng viên chất lượng cao phù hợp, cũng như mời gọi các lãnh đạo cấp cao tại các tập đoàn lớn về làm việc tại dự án.
- Tình hình biến động nhân sự trong 9 tháng đầu năm 2017 như sau:
Bảng 2.3. Biến động nhân sự trong 9 tháng đầu năm 2017
STT Công ty/ đơn vị
Định biên nhân sự đầu năm 2017 Số lượng nhân sự đầu năm 2017 Biến động trong 9 tháng đầu năm 2017 Số lượng nhân sự cuối kỳ Tuyển mới Nghỉ việc 1 Văn phòng Tổng Giám đốc 19 9 13 2 20 2 Văn phòng TGĐ Hospitality 2 0 1 1 3 Tài chính kế toán 47 4 12 2 14 4 Thu mua 11 8 6 1 13 5 Hành chính Nhân sự 17 16 13 11 18
6 Công nghệ thông tin 19 2 16 1 17
7 Truyền thông và Marketing 15 15 23 24 14
8 Coco City Tour 55 0 40 9 31
9 Khối khách sạn Boutique 290 0 268 77 191 10 Khối F&B 131 45 379 139 285 11 Dịch vụ trung tâm 166 0 121 16 105 12 Khối giải trí 174 0 70 48 22 13 Kinh doanh 10 6 4 4 6 TỔNG 956 105 966 334 737 (Nguồn: Phòng Hành chính Nhân sự)
44 Qua bảng 2.3, có thể nhận thấy trong 9 tháng đầu năm 2017 công tác
tuyển dụng của dự án Cocobay hoạt động khá hiệu quả, tuyển được một số lượng lớn nhân sự (966 người) đáp ứng cho nhu cầu khai trương đưa vào hoạt động một số hạng mục của dự án, cũng như bù đắp cho số lượng nhân sự nghỉ việc. Tuy nhiên, số lượng nhân sự nghỉ việc cũng rất lớn, cụ thể biến động nhân sự theo từng tháng tại dự án:
Bảng 2.4. Biến động nhân sự từ tháng 1 tới tháng 9/ 2017
STT Tháng Số lượng nhân sự đầu kỳ Biến động trong tháng Số lượng nhân sự cuối kỳ Tuyển mới Nghỉ việc 1 Tháng 01/2017 105 3 7 101 2 Tháng 02/2017 101 12 1 112 3 Tháng 03/2017 112 9 13 108 4 Tháng 04/2017 108 15 8 115 5 Tháng 05/2017 115 51 3 163 6 Tháng 06/2017 163 449 12 600 7 Tháng 07/2017 600 301 27 874 8 Tháng 08/2017 874 82 105 851 9 Tháng 09/2017 851 44 158 737 TỔNG 966 334 (Nguồn: Phòng Hành chính Nhân sự)
Nhìn vào tình hình biến động nhân sự qua từng tháng ở bảng 2.4, ta thấy rằng nhân sự tăng mạnh từ tháng 6/2017 đến tháng 8/2017, đây là thời gian đưa vào hoạt động giai đoạn 1 của dự án nên nhu cầu nhân sự tăng vọt để đảm bảo các nhà hàng, khách sạn vận hành suôn sẻ. Nhưng cũng dễ dàng nhận thấy do tuyển dụng ồ ạt nên lượng nhân viên mới vào không thích nghi được với môi trường làm việc mới nên xin nghỉ việc rất nhiều. Chỉ trong 2 tháng
45 thử việc tính từ tháng 6/2017 thì lượng nhân sự nghỉ việc sau khi kết thúc thử
việc ở tháng 8 và 9/2017 là rất lớn, lên đến 263 người. Điều này đặt ra vấn đề cần xem xét lại chất lượng tuyển dụng nhân sự cho dự án.
2.2.2. Đánh giá hoạt động tuyển dụng của Tập đoàn tại dự án Cocobay Cocobay
a. Các điểm mạnh đã đạt được
Công ty đã xây dựng một quy trình tuyển dụng tương đối đầy đủ và rõ ràng: từ khâu xác định nhu cầu tuyển dụng bằng cách lập các định biên nhân sự cho từng bộ phận tới việc triển khai hoạt động tuyển dụng cho đến khâu tiếp nhận nhân sự và ký hợp đồng. Đặc biệt, công tác tuyển dụng được xây dựng trình tự các bước rõ ràng, với đầy đủ các loại biểu mẫu tạo điều kiện thuận lợi cho việc áp dụng triển khai tới toàn thể các bộ phận cũng như kiểm soát chặt chẽ các khâu đảm bảo công bằng khi thực hiện.
Bên cạnh đó, việc tham gia của tất cả các bộ phận có nhu cầu lao động theo từng bước quy trình tuyển dụng giúp cho việc đánh giá ứng viên được thuận lợi và đảm bảo khách quan, chính xác hơn. Từng bộ phận, phòng ban chủ động đề xuất nhu cầu tuyển dụng của mình dựa trên thực tế hoạt động cũng như kế hoạch phát triển của họ giúp tránh được tình trạng dư thừa hay thiếu hụt lao động khi cần thiết.
Dưới áp lực của tiến độ hoàn thành đưa vào hoạt động giai đoạn 1 của dự án cũng như dưới áp lực của ban lãnh đạo Tập đoàn về chi phí, công tác tuyển dụng bị yêu cầu tập trung đẩy mạnh chỉ trong 2 tháng là tháng 6 và tháng 7/2017 là phải đạt được đủ số lượng nhân viên đảm bảo cho vận hành ổn hệ thống nhà hàng, khách sạn của giai đoạn 1 dự án. Và thực tế đã chứng minh là bộ phận tuyển dụng của dự án đã hoạt động khá hiệu quả nên thời gian tổ chức tuyển dụng nhanh, linh hoạt; đã đáp ứng được yêu cầu đặt ra về số lượng nhân sự trong khoảng thời gian bị hạn chế. Đây có thể coi là một điểm mạnh của công tác tuyển dụng nhân sự của dự án.
46
b. Các điểm chưa tốt cần khắc phục
Bên cạnh những điểm mạnh thì công tác tuyển dụng của dự án còn tồn tại những điểm chưa tốt cần phải khắc phục như sau:
- Vì thời gian tuyển dụng nhanh để kịp tiến độ do Ban lãnh đạo đặt ra nên dẫn tới chất lượng nhân sự tuyển dụng chưa cao. Từ bảng 2.4 ta có thể thấy có một số lượng lớn nhân sự nghỉ việc khi chưa hết thời gian thử việc cho thấy việc tuyển dụng đã thực hiện chưa tốt dẫn đến sau một thời gian làm việc đã chứng minh các nhân sự trên không phù hợp để tiếp tục làm việc tại công ty. Lý do nghỉ việc thì có nhiều, tuy nhiên nổi trội là 2 lý do chính sau:
Dự án mới đi vào hoạt động nên chưa có sự vận hành trơn tru chuyên nghiệp như hình ảnh dự án mà các ứng viên mong đợi. Bộ máy nhân sự hầu hết là người mới nên chưa có sự gắn kết ăn ý trong công việc cũng như còn nhiều việc phải thực hiện trong thời gian mới khai trương nên phải tăng ca nhiều… Những điều này dẫn tới một bộ phận các nhân sự đã có kinh nghiệm chán nản và cảm thấy môi trường tại dự án không bằng một số nơi khác vì vậy họ xin nghỉ. Điều này cũng thể hiện sự thiếu sót của bộ phận tuyển dụng khi phỏng vấn ứng viên mà chưa làm rõ được thực trạng của dự án để người lao động họ thấu hiểu và sẵn sàng chấp nhận thử thách khi đã đồng ý vào làm việc.
Một bộ phận cũng không nhỏ nhân sự vào làm việc không đáp ứng được yêu cầu công việc đặt ra nên đã bị cho nghỉ việc trước khi kết thúc thời gian thử việc. Họ phần lớn là các sinh viên mới ra trường hoặc tuổi đời còn trẻ, kinh nghiệm làm việc chưa nhiều, khả năng giao tiếp và năng lực ngoại ngữ không tốt nên không đủ tiêu chuẩn được ở lại làm việc.
- Việc dẫn đến tình trạng nhân viên nghỉ việc ở trên là do khâu tuyển dụng chưa có kỹ thuật đánh giá, đo lường ứng viên; chưa xây dựng được bộ
47 tiêu chuẩn thang đo đánh giá ứng viên cũng như còn yếu về khâu đào tạo hội
nhập nhân sự mới. Quyết định tuyển dụng dựa nhiều vào cảm tính của người tuyển dụng khi phỏng vấn ứng viên nên không tránh khỏi có sự sai sót, thiên lệch về tình cảm cũng như chưa đánh giá đúng năng lực ứng viên.
Ngoài ra, công tác tuyển dụng chỉ bao gồm các vòng phỏng vấn sơ bộ và phỏng vấn với trưởng bộ phận mà không có bước kiểm tra trình độ thực tế của ứng viên thông qua các bài kiểm tra trắc nghiệm nên kết quả tuyển dụng chưa phản ánh đầy đủ năng lực của ứng viên. Đây là bước thiếu sót lớn cần được khắc phục.
- Công ty cũng đã chủ động tìm kiếm các nguồn cung tuyển dụng cho dự án bằng cách liên hệ ký kết hợp tác với các trường trên địa bàn thành phố Đà