6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.2.3. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán bệnh viện theo chu trình
Trong những năm gần ựây, ựã có các nghiên cứu tiếp cận HTTTKT theo chu trình. điều này xuất phát từ việc nhìn nhận trong quá trình hoạt ựộng của một ựơn vị có những công việc ựược lặp ựi lặp lại một cách thường xuyên, liên tục theo một trình tự nhất ựịnh qua nhiều khâu, nhiều giai ựoạn do nhiều bộ phận, nhiều cá nhân tham gia thực hiện. để ựảm bảo các hoạt ựộng ựược diễn ra một cách nhịp nhàng, ựồng bộ nhằm ựạt ựược hiệu quả cao, cần phải phối hợp hoạt ựộng giữa các chức năng, bộ phận, cá nhân cùng tham gia trong cùng một chu trình.
HTTTKT trong bệnh viện là bộ phận quan trọng trong hệ thống thông tin quản lý bệnh viện, có mối quan hệ chặt chẽ với các hệ thống thông tin khác. Hệ thống thông tin kế toán tiếp nhận thông tin từ nhiều bộ phận chức năng trong bệnh viện, ựồng thời cung cấp thông tin trở lại cho các bộ phận
chức năng khác. HTTTKT tại bệnh viện khi ứng dụng phần mềm giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện do vậy cần phải tiếp cận theo chu trình. Như vậy, tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong bệnh viện không chỉ tổ chức theo từng phần hành kế toán ựể theo dõi các ựối tượng kế toán mà cần phải xác
ựịnh vai trò của kế toán trong từng chu trình hoạt ựộng, phải biết ựược mỗi loại thông tin kế toán cần cho bộ phận chức năng nào trong một chu trình, từ ựó tổ chức việc ghi nhận, theo dõi, xử lý thông tin, cung cấp chia sẻ thông tin một cách nhanh chóng và chắnh xác nhất. (Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị
Hồng Hạnh, 2013)
HTTTKT của bệnh viện có thểựược tổ chức thành bốn chu trình cơ bản: - Chu trình cung ứng: chu trình cung ứng liên quan chủ yếu ựến hoạt
ựộng mua thuốc, các thiết bị vật tư y tế, ngoài ra cũng bao gồm các hoat ựộng mua sắm vật tư văn phòng. Do ựó, tương tự như các loại hình doanh nghiệp khác, chu trình cung ứng trong bệnh viện có hai chức năng chắnh là mua
thuốc, vật tư y tế và thanh toán tiền cho nhà cung cấp.
Tuy nhiên, việc mua thuốc tại các bệnh viện hiện nay ựược Nhà nước thực hiện quản lý và kiểm soát chặt chẽ. Các bệnh viện phải xác ựịnh nhu cầu thuốc trong cả năm tài chắnh ựể có kế hoạch mua cụ thể, ựồng thời việc mua thuốc phải ựược ựấu thầu ựể xác ựịnh giá thuốc theo ựúng quy ựịnh. Do vậy,
chu trình cung ứng thuốc tại bệnh viện có những ựặc thù riêng như: việc ựặt hàng thực hiện cho cả năm, nhà cung ứng ựược xác ựịnh, giá thuốc thường cố ựịnh cả năm theo giá ựấu thầuẦ Theo ựó, chu trình cung ứng thuốc gồm bốn chức năng:
+ Lập kế hoạch cung ứng: Khoa Dược xây dựng danh mục thuốc sử
dụng tại bệnh viện hàng năm theo nhu cầu ựiều trị hợp lý của các khoa lâm sàng. Danh mục thuốc ựược xây dựng căn cứ vào: mô hình và cơ cấu bệnh tật
ở ựịa phương, danh mục kỹ thuật mà bệnh viện ựược thực hiện, ựiều kiện về
năng kinh phắ ngân sách nhà nước, nguồn viện phắ - BHYT, khả năng kinh tế
của ựịa phương... Việc xây dựng danh mục thuốc còn cần phải căn cứ vào danh mục thuốc chủ yếu sử dụng tại các bệnh viện do Bộ Y tế ban hành, danh mục thuốc tại bệnh viện ựược rà soát, bổ sung, hiệu chỉnh hàng năm cho phù hợp với tình hình ựiều trị.
+ Tổ chức ựấu thầu mua thuốc: quy ựịnh hiện nay các bệnh viện mua thuốc thông thường ựều phải qua ựấu thầu của liên Bộ Y tế và Bộ Tài chắnh. Việc tổ chức ựấu thầu do Sở Y tế thực hiện ựấu thầu tập trung cho các bệnh viện trực thuộc, hoặc do bệnh viện ựa khoa tuyến tỉnh ựược chọn ựứng ra ựấu thầu hoặc ựơn vị tự tổ chức ựấu thầụ
+ Tiếp nhận thuốc và bảo quản: Việc nhận thuốc, kiểm ựịnh về chất lượng thuốc do bộ phận kho dược của bệnh viện phụ trách. Các thủ tục nhập kho ựược tiến hành theo ựúng quy ựịnh và chứng từ chuyển cho kế toán dược
ựể phản ánh vào các sổ chi tiết và tổng hợp có liên quan.
+ Theo dõi thanh toán và thanh toán: Toàn bộ chứng từ mua thuốc sẽ ựược chuyển ựến phòng kế toán ựể theo dõi và thực hiện các thủ tục thanh toán.
- Chu trình khám và ựiều trị:có chức năng chắnh là ghi nhận tất cả các chi phắ phát sinh trong quá trình khám bệnh, chữa bệnh và cung cấp dịch vụ
kỹ thuật và các dịch vụ y tế khác. Chu trình khám và ựiều trịựược xem là cầu nối giữa chu trình thu viện phắ và chu trình cung ứng. Các chức năng của chu trình khám và ựiều trị là khác nhau cho ựiều trị nội trú và ngoại trú nhưng cơ
bản bao gồm các bước công việc:
+ Tiếp nhận bệnh nhân: Bệnh nhân ựến khám sẽựược bộ phận tiếp ựón
ựăng ký phiếu khám bệnh với các thông tin cá nhân và tiền sử bệnh. Thông tin này sẽ chuyển ựến bộ phận phòng khám.
hợp cho bệnh nhân ựiều trị ngoại trú, hoặc yêu cầu nhập viện ựể ựiều trị nội trú. Thông tin về các dịch vụ bệnh nhân thực hiện sẽ chuyển ựến bộ phận thu viện phắ và nhà thuốc bệnh viện (trường hợp bệnh nhân có BHYT). Chu trình khám và ựiều trị ngoại trú kết thúc khi bệnh nhân thanh toán tiền viện phắ và nhận thuốc theo ựơn thuốc của bác sĩ.
+ điều trị nội trú: Bệnh nhân ựiều trị nội trú thường phải tạm ứng cho bệnh viện trước khi làm thủ tục nhập viện. Kế toán tiền sẽ theo dõi khoản tạm
ứng này ựến khi bệnh nhân ra viện. Trong quá trình bệnh nhân ựiều trị nội trú, tất cả thông tin về bệnh lý và phác ựồựiều trị, tình trạng sức khỏe bệnh nhân cũng như số liệu về thuốc, y dụng cụ, các dịch vụ kỹ thuật y tế, thủ thuật, phẫu thuật, giường bệnh... của từng bệnh nhân ựều phải ựược theo dõi và quản lý chặt chẽ. Hàng ngày, ựiều dưỡng hành chắnh của từng khoa có bệnh nhân ựiều trị nội trú phải tổng hợp thông tin về danh mục thuốc, số lượng thuốc ựể thực hiện việc lĩnh thuốc từ bộ phận kho dược bệnh viện và cấp phát thuốc cho bệnh nhân. Các thông tin liên quan ựến chi phắ ựiều trị của bệnh nhân ựược chuyển ựến bộ phận thanh toán viện phắ, bộ phận thanh toán BHYT ựể xác ựịnh viện phắ và số tiền bệnh nhân phải chi trả.
+ Thanh toán ra viện: Hoàn thành hồ sơ thanh toán ra viện cho bệnh
nhân.
- Chu trình thu viện phắ: với hai chức năng chắnh là ghi nhận những dịch vụ y tế, dịch vụ kỹ thuật ựã cung cấp ựể ựiều trị cho bệnh nhân và thu tiền viện phắ. Chu trình này bao gồm ba bước công việc:
+ Xác ựịnh viện phắ cho mỗi bệnh nhân: tùy trường hợp bệnh nhân ựiều trị ngoại trú hay nội trú việc xác ựịnh viện phắ sẽ khác nhaụ đối với viện phắ ngoại trú thường bao gồm phắ khám bệnh, phắ thực hiện các dịch vụ kỹ thuật (siêu âm, xét nghiệm, X-quang...) theo chỉ ựịnh của bác sĩ. Viện phắ nội trú thể hiện trên Hồ sơ thanh toán ra viện trong ựó kê khai ựầy ựủ các dịch vụ y
tế, thuốc men... liên quan ựến bệnh nhân, những thông tin này do khối ựiều trị
cung cấp do vậy sẽ cần thông tin từ chu trình khám và ựiều trị.
+ Thu viện phắ: nhân viên thu viện phắ sẽ lập biên lai thu tiền viện phắ cho bệnh nhân ngoại trú như khám bệnh, siêu âm, xét nghiệm..., lập phiếu thu tạm ứng viện phắ ựối với bệnh nhân nhập viện ựiều trị nội trú hoặc biên lai thu tiền viện phắ ựiều trị sau khi bệnh nhân hoàn trả số tiền tạm ứng ban ựầu và thanh toán ra viện.
+ Báo cáo viện phắ: Cuối mỗi ca trực, nhân viên thu viện phắ lập Bảng kê nộp tiền viện phắ, sau ựó chuyển bảng kê viện phắ lên kế toán thanh toán
lập phiếu thu và nộp tiền cho thủ quỹ. Kế toán thanh toán tập hợp kiểm tra, phân loại và ghi sổ kế toán.
- Chu trình tài chắnh: chức năng chắnh là huy ựộng và sử dụng nguồn kinh phắ một cách có hiệu quả. HTTTKT bệnh viện trong chu trình này có nhiệm vụ ghi nhận tất cả các hoạt ựộng liên quan ựến việc ghi nhận, sử dụng cũng như theo dõi nhằm cung cấp thông tin về tình hình biến ựộng của từng loại tài sản phục vụ công tác quản lý, bảo vệ và sử dụng hiệu quả tài sản của bệnh viện. Do tắnh phức tạp của chu trình tài chắnh nên việc tổ chức thông tin kế toán trong bệnh viện ựược tách ra thành chu trình riêng theo ựó hoạt ựộng tạo ra nguồn thu lớn nhất của bệnh viện là viện phắ ựược tách thành chu trình thu viện phắ, hoạt ựộng mua thuốc, vật tư y tế thành chu trình cung ứng, hoạt ựộng khám chữa bệnh, cung cấp các dịch vụ kỹ thuật thành chu trình khám và ựiều trị. Như vậy, chu trình tài chắnh bao gồm các hoạt ựộng còn lại ngoài ba chu trình trên ựó là hoạt ựộng tiếp nhận nguồn kinh phắ từ ngân sách Nhà nước, hoạt ựộng thu khác ngoài thu viện phắ, các hoạt ựộng chi tiêu ngoài các khoản chi thường xuyên, hoạt ựộng ựầu tư xây dựng, mua sắm TSCđ và hệ
thống kế toán tổng hợp, lập báo cáo tài chắnh ựể tổng hợp tình hình tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phắ của ngân sách nhà nước, tình hình thu chi và kết quả hoạt ựộng của ựơn vị.
Tổ chức HTTTKT trong bệnh viện theo chu trình sẽ xác ựịnh ựược vai trò nhiệm vụ của từng kế toán, xác ựịnh ựược kế toán sẽ tiếp nhận thông tin bộ phận nào, xử lý và cung cấp thông tin cho bộ phận nào trong chu trình ựể ựảm bảo hoạt ựộng của bệnh viện ựược tiến hành thông suốt và hiệu quả. Vắ dụ, kế toán dược tham gia vào chu trình cung ứng, có quan hệ với các bộ phận mua hàng và nhận hàng, chia sẻ thông tin và phối hợp với các bộ phận này thực hiện chức năng mua và nhập kho thuốc, vật tư y tế phục vụ cho việc khám và ựiều trị. Mặt khác, kế toán dược cũng ựồng thời tham gia vào chu trình thu viện phắ, có mối quan hệ chia sẻ thông tin và phối hợp với các bộ
phận nhận thuốc, hóa chất, thực hiện y lệnh, ghi nhận việc sử dụng dịch vụ, thuốc, hóa chất, dịch truyềnẦ ựối với bệnh nhân xác ựịnh viện phắ ựầy ựủ
chắnh xác.
Lợi ắch của tổ chức HTTTKT theo chu trình trong các bệnh viện:
- Tạo ra sự phối hợp hiệu quả trong việc thực hiện một chức năng nhất
ựịnh của bệnh viện. Mỗi bộ phận, mỗi cá nhân tham gia vào một chu trình không chỉ cố gắng ựể thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình mà còn phải am hiểu công việc của các bộ phận có liên quan ựể thực hiện việc phối hợp, hỗ trợ lẫn nhau hoàn thành nhiệm vụ.
- Tăng cường chức năng thông tin giữa bộ phận kế toán và các bộ phận khác trong bệnh viện, giúp quản lý dữ liệu và thông tin tập trung, nhờựó nâng cao hiệu quả xử lý và chia sẻ thông tin kịp thời, ựầy ựủ cho mọi ựối tượng sử
dụng thông tin tham gia vào chu trình.
- Giúp tăng cường công tác kiểm tra, giám sát lẫn nhau giữa các cá nhân, bộ phận trong bệnh viện, phục vụ cho công tác kiểm soát nội bộ trong từng chu trình và trong toàn ựơn vị. Hạn chế tình trạng gian lận làm thất thoát viện phắ và tài sản của bệnh viện.
- Tổ chức HTTTKT theo chu trình là cơ sởựể xác ựịnh trách nhiệm cụ thể
của từng bộ phận cá nhân trong quá trình hoạt ựộng và là cơ sở ựể xây dựng hệ thống kế toán trách nhiệm trong bệnh viện.