6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2.2. Giải pháp xây dựng bộ mã các ựối tượng
Việc xây dựng bộ mã thống nhất là vô cùng quan trọng ựể tạo nên một
cơ sở dữ liệu thống nhất. Trong bệnh viện có rất nhiều bộ mã, có những bộ
mã cần ựược xây dựng theo chuẩn chung của ngành y tế, tổ chức y tế thế giới, có những bộ mã có thể xây dựng theo ựặc thù riêng của từng bệnh viện. Các bộ mã trong bệnh viện ựược xây dựng như sau:
Thứ nhất, tuân thủ ựúng bộ mã ựã thống nhất nhất chung theo chuẩn ngành y tế, tổ chức y tế thế giới, bao gồm:
- Mã hoạt chất thuốc theo hệ thống phân loại về thuốc và hoạt chất của Tổ chức Y tế thế giớị ATC (Anatomical Therapeutic Chemical Classification System).
- Mã quản lý bệnh tật theo Tổ chức Y tế thế giới: ICD10 (International Statistical Classification of Diseases anhd Related Health Problem), phân loại bệnh tật quốc tế.
- Mã phẫu thuật thủ thuật: Mã gợi nhớ xây dựng theo danh mục phân loại thủ thuật phẫu thuật do Bộ Y tế ban hành theo quyết ựịnh số
1904/1998/Qđ-BYT ngày 10/08/1998.
- Mã thẻ BHYT của người bệnh có thẻ BHYT: Theo quyết ựịnh 1351/Qđ-BHXH ngày 16/11/2015, mã quản lý thẻ BHYT gồm 15 ký tự vừa chữ vừa số chia thành 4 ô.
HC 4 58 580 800 1208
Thứ hai, xây dựng bộ mã riêng cho bệnh viện phù hợp ựặc ựiểm hoạt
ựộng và quy mô của bệnh viện. Các bộ mã xây dựng thường bao gồm: - Mã hành chắnh theo Chắnh phủ (Tổng cục Thống kê) ban hành. - Mã bệnh viện theo danh mục của Bộ Y tế ban hành.
- Mã nơi ựăng ký khám chữa bệnh ban ựầu của người bệnh có thẻ BHYT theo BHYT Việt Nam.
- Mã người bệnh: Có phương pháp quản lý mã người bệnh tại mỗi bệnh viện.
- Mã y tế, mã hồ sơ bệnh án, mã lưu hồ sơ bệnh án trong bệnh viện theo quy chế bệnh viện.
Theo ựó, tác giả cũng xin ựề xuất hướng hoàn thiện mã bệnh nhân không có thẻ BHYT ựược cấp cho bệnh nhân 1 lần và duy nhất cho từng bệnh nhân. Mã y tế này sẽ ựược sử dụng cho bệnh nhân trong suốt quá trình bệnh nhân
ựến khám chữa bệnh và ựiều trị tại bệnh viện lần ựầu cũng như lần saụ Vì chương trình phần mềm giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện ựến thời ựiểm này chưa hoàn chỉnh về phần báo cáo số liệu do ựó xây dựng mã bệnh nhân
thống nhất 1 mã duy nhất là cần thiết. Cụ thể danh mục bệnh nhân ựang ựược thiết kế theo phần mềm FPT ẹHospital tại bệnh viện như bảng 3.1
Bảng 3.1. Danh mục bệnh nhân theo phần mềm FPT ẹHospital
Tên tập tin Thuộc tắnh
Danh mục bệnh nhân
Mã bệnh nhân, Họ tên bệnh nhân, Năm sinh, Giới tắnh, địa chỉ, Số ựiện thoại, Thông tin người liên lạc, đối tượng (BHYT, viện phắ)Ầ
Trong danh mục bệnh nhân, mã bệnh nhân sẽ ựược thiết lập là một dãy số có cấu trúc như bảng 3.2
Bảng 3.2. Cấu trúc mã y tế theo phần mềm FPT ẹHospital
Trên thực tế, thì mã bệnh nhân của ựối tượng không có BHYT (bệnh nhân thường xuyên ựi khám và ựiều trị như bệnh nhân chạy thận nhân tạo hồ
sơ kết thúc sau 1 tháng ựiều trị ) có thể có từ 2 ựến 3 hoặc nhiều hơn mã y tế, do bộ phận tiếp nhận bệnh nhân ngại tìm kiếm và cũng không có ký hiệu ựể
phân biệt ựược ựâu là ựối tượng ựến khám lần ựầu hay lần sau thuộc ựối tượng không có thẻ BHYT. Theo quy ựịnh bệnh viện, bắt buộc phải làm thủ
tục thanh toán cho bệnh nhân ngay sau khi kết thúc ựợt ựiều trị nhưng việc thực hiện quy ựịnh này không thực sự hiệu quả tại khoa Thận nhân tạọ Vì bệnh nhân suy thận mãn, mất sức lao ựộng, không có ựiều kiện tài chắnh và ựi lạị Họ phụ thuộc vào gia ựình nên không ựáp ứng ựược qui trình thanh toán của bệnh viện nhưựóng tiền khi kết thúc ựợt ựiều trị (một tuần chạy thận một
Thông tin Ghi chú
Mã y tế (mã bệnh nhân) Vắ dụ: 509 302 .17 00 8002 509: Mã sở y tế 302: Mã bệnh viện 17: Năm 008092: Số thứ tự tăng dần
lần). Do ựó, ảnh hưởng ựến công tác nhập liệu, báo cáo và thanh toán chi phắ
ựiều trị.
Vì vậy, tác giả xin ựề xuất xây dựng mã bệnh nhân của ựối tượng không có thẻ BHYT theo ựịnh hướng cũng sử dụng 15 ký tự vừa chữ vừa số chia thành 4 ô như ựối với thẻ BHYT nhằm mục ựắch phân loại, thống kê ựối tượng không tham gia BHYT, quy ước tạo mã ảo có thể theo cách sau:
- Hai ký tựựầu (ô thứ nhất): TD - đối tượng khám tự do - Ký tự thứ 3 (ô thứ 2): số 0 - Phải thanh toán toàn bộ chi phắ
- Hai lý tự tiếp theo thứ 4 và 5 (ô thứ 3): là mã tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương như mã thẻ BHYT.
- Mười ký tự cuối (ô thứ 4): Ký tự thứ 6 và 7 cũng là mã tỉnh, thành phố
trực thuộc trung ương như thẻ BHYT và 8 ký tự cuối sau cùng giống mã bệnh nhân ựến khám lần ựầu (hệ thống sẽ tựựộng phát sinh theo chuẩn của Bộ và Sở y tế)
Bảng 3.3. Cấu trúc mã y tếựược ựề xuất theo ựịnh hướng
Ngoài việc xây dựng bộ mã thống nhất, thì giá thu các dịch vụ và lộ trình tắnh giá cũng phải ựược xây dựng và thực hiện một cách nghiêm túc. Hiện tại, Bệnh viện tỉnh Ninh Thuận ựang áp dụng tắnh giá theo Thông tư liên tịch số
37/2015/TTLT-BYT-BTC và Thông tư số 02/2017/TT-BYT. Giá dịch vụ ựối
Thông tin Ghi chú
Mã y tế (mã bệnh nhân) Vắ dụ: 509 302 .17 00 8002 509: Mã sở y tế 302: Mã bệnh viện 17: Năm 008092: Số thứ tự tăng dần TD 0 58 581 700 8002
với bệnh nhân viện phắ vẫn thực hiện theo quyết ựịnh số 78/2017/Qđ-UBND ngày 21/8/2017 về việc ựiều chỉnh giá thu của 156 dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh theo yêu cầu và Quyết ựịnh số 137/2017/Qđ-UBND ngày 15/12/2017 về
việc Ban hành bảng giá dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh không thuộc phạm vi thanh toán của Quỹ bảo hiểm y tế trong các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh của Nhà nước trên ựịa bàn tỉnh Ninh Thuận. Tuy nhiên, khi ựi vào thực hiện thì các nhà lãnh ựạo của ựơn vị sẽ gặp không ắt khó khăn khi ựưa ra những quyết ựịnh của mình. Do ựó, các nhà quản lý của bệnh viện cần phải thay ựổi từ cơ cấu tổ
chức, thái ựộ phục vụ, phương thức quản lý và ựặc biệt là thay ựổi cơ chế quản lý tài chắnh theo hướng tự chủ, ựưa ra những quyết ựịnh chắnh xác, kịp thờị Công tác kế toán cũng cần phải thay ựổi ựể phục vụ cho cơ chế quản lý ựó. Từng nhân viên trong bộ máy kế toán cũng cần thay ựổi cách nhìn nhận về vai trò, trách nhiệm của mình trong công việc ựược giaọ Có như vậy, bộ phận viện phắ phải phối hợp chặt chẽ với các khoa ựể quản lý tốt nguồn thu, giảm thất thoát viện phắ, ựể nhằm mục ựắch nâng cao ựời sống vật chất, tinh thần cho CBVC cũng như chất lượng phục vụ người bệnh.
Bên cạnh ựó, ựể tránh việc bệnh nhân trốn viện, thông tin giữa các khoa phòng cần phải có sự phối hợp chặt chẽ với nhau ựể theo dõi kịp thời chi phắ
ựiều trị của bệnh nhân thường xuyên ựểựảm bảo việc thu tạm ứng luôn lớn hơn phần chi phắ của bệnh nhân. Các thông tin liên quan ựến chi phắ ựiều trị
của bệnh nhân ựược thống kê ựầy ựủ và chắnh xác, khi xuất viện sẽ ựược chuyển ựến bộ phận kế toán viện phắ. Hoặc ựể hạn chế tối ựa tổn thất này, bệnh viện cũng nên có những giải pháp như bệnh viện sẽ thu thẻ BHYT của
ựối tượng ngoại trú vì hiện nay mới thu giữ thẻ BHYT của ựối tượng nội trú. Với việc thu giữ thẻ BHYT, ựối với những trường hợp trốn viện, bỏ về không thanh toán, bệnh viện lập danh sách gửi cơ quan BHXH ựề nghị không cấp lại thẻựối với những người còn lưu lại thẻ tại bệnh viện. Những trường hợp bệnh
nhân trốn viện khi ựến khám bệnh lại, phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện FPT ẹHospital nên có cảnh báo ựể người bệnh phải hoàn thành việc ựóng viện phắ cho lần khám bệnh trước và có những trường hợp bệnh nhân mượn thẻ BHYT của người khác ựể khám bệnh phần mềm cũng nên có chức năng chụp hình bệnh nhân ựể ựối chiếu hình ảnh, kịp thời phát hiện những trường hợp nàỵ
3.2.3. Giải pháp xây dựng quy trình chuẩn
Hiện nay tại bệnh viện việc thu viện phắ khá phức tạp với sự tham gia của nhiều nhân viên. Thêm vào ựó, với sự gia tăng ngày càng nhanh về số
lượng bệnh nhân có thẻ BHYT chiếm tỷ trọng lớn thì việc xây dựng một quy trìnhchuẩn cho hoạt ựộng thu viện phắ là vô cùng cấp thiết.
Với số lượng chứng từ thu lớn nên việc lập và tiếp nhận chứng từ phải
ựược thực hiện hằng ngày, tránh tình trạng quá tải không thể kiểm tra, ựối chiếu hoặc làm lẫn lộn dễ dẫn ựến sai sót trong quá trình ghi chép. Vì vậy,
bệnh viện cần thiết lập một kế toán kiểm soát nội bộ (KSNB) ngay tại phòng thu viện phắ chuyên tiếp nhận, kiểm tra, luân chuyển và lưu trữ chứng từ hàng ngày từ nhân viên thu viện phắ giao cho kế toán KSNB này quản lý vì nhân lực tại khâu thu viện phắ số lượng nhân viên ựông nên không thể Ộmạnh ai lấy làmỢ. Việc thiết lập một kế toán KSNB này sẽ ựảm bảo cho việc tra cứu, tìm kiếm và lưu trữ chứng từ ựể phục vụ tốt cho công tác kiểm tra, ựối chiếu,
giám ựịnh quyết toán BHYT ựược thuận lợi, dễ dàng hơn.
Mặc dù hoạt ựộng thu viện phắ ựã ứng dụng phần mềm giải pháp quản lý tổng thể nhưng công tác quản lý thông tin kế toán chưa xây dựng quy trình cụ
thể nào ựể kiểm tra, giám sát, giảm sai sót trong hoạt ựộng thu viện phắ, tác giả xin ựề xuất quy trình thu nộp viện phắ bệnh nhân ngoại trú, quy trình thu nộp viện phắ bệnh nhân nội trú, quy trình thu nộp và kiểm soát viện phắ hàng ngày ựược nêu trong Bảng 3.4, Bảng 3.5 và Bảng 3.6.
Bảng 3.4. Quy trình thu nộp viện phắ bệnh nhân ngoại trú
Trách nhiệm Các bước thực hiện Mô tả/ Tài liệu liên quan
Bộ phận tiếp nhận
-Lấy sốựăng ký khám chữa bệnh. -Xác ựịnh dịch vụ kỹ thuật và thu số tiền tạm ứng theo quy ựịnh, chuyển biên lai tạm thu cho bệnh nhân (BN).
Nhân viên thu phắ
- Sau khi BN có chỉ ựịnh cận lâm sàng của Bác sĩ (BS) :
* BN có thẻ BHYT:
- Trường hợp ựúng tuyến: BN cầm phiếu chỉ ựịnh ựến từng phòng cận lâm sàng ựể chẩn ựoán cận lâm sàng.
- Trường hợp trái tuyến: BN cầm phiếu chỉ ựịnh ựến quầy thu viện phắ
ựể tạm nộp % tiền dịch vụ kỹ thuật theo quy ựịnh trước khi thực hiện các dịch vụ.
* BN không có thẻ BHYT:
-BN cầm phiếu chỉ ựịnh ựến phòng cận lâm sàng ựể thực hiện dịch vụ, nếu số tiền tạm thu không ựủ bệnh nhân quay về quầy thu viện phắ nộp thêm tiền, nhân viên thu phắ xác nhận trên hệ thống ựồng thời cung cấp hoá ựơn cho bệnh nhân ựể bệnh nhân ựi làm các chỉ ựịnh cận lâm sàng. - Tiếp nhận thông tin bệnh nhân - Thu tạm ứng Thực hiện thu tiền theo ựối tượng và nhu cầu KCB của bệnh nhân
Trách nhiệm Các bước thực hiện Mô tả/ Tài liệu liên quan
- Sau khi BN làm ựầy ựủ các dịch vụ chẩn ựoán cận lâm sàng theo chỉ ựịnh của BS, quay lại phòng BS khám ban ựầu, BS ựọc kết quả và cho hướng xử trắ:
* BN không phải nhập viện:
-Kết thúc khám tại phòng khám, sau
ựó nhận ựơn thuốc và thanh toán tiền tạm ứng tại quầy thu viện phắ ban
ựầu trước khi ra viện.
* BN phải nhập viện:
- Bệnh nhân nhận phiếu vào viện từ
Bác sĩ, quay lại quầy thu viện phắ nộp tạm ứng theo quy ựịnh, sau ựó nhân viên bàn tiếp ựón hướng dẫn bệnh nhân các bước tiếp theo theo quy ựịnh.
- đối với BN BHYT: BN ựến phòng giải quyết thủ tục BHYT theo quy ựịnh.
Nhân viên viện phắ
- Cuối mỗi ngày in Bảng kê thu tạm
ứng; Bảng kê thu thêm; Bảng kê chi trả; Bảng kê thanh toán thu chi viện phắ ngoại trú chi tiết theo từng mã bệnh nhân, ựối chiếu với số tiền thực thu của mình, nộp bảng kê và tiền về bộ phận liên quan. - Chỉ ựịnh, cập nhật các dịch vụ bệnh nhân sử dụng. - Theo dõi số tiền tạm ứng và chi phắ thực dùng của bệnh nhân. Lập Bảng kê nộp tiền, Bảng kê thu tiền ựồng chi trả và chênh lệch
Bảng 3.5. Quy trình thu nộp viện phắ bệnh nhân nội trú
Trách nhiệm Các bước thực hiện Mô tả/ Tài liệu liên quan
Bộ phận tiếp nhận
-Lấy sốựăng ký khám chữa bệnh. -Xác ựịnh chi phắ ựiều trị của bệnh nhân và thu số tiền tạm ứng theo quy
ựịnh, chuyển biên lai tạm thu cho BN. Nhân viên thu phắ * đối với tiền tạm ứng của BN: - BN vào viện từ khoa Khám bệnh, trường hợp BN ựã ựóng tiền tạm ứng nhưng chưa ựủ theo yêu cầu của khoa lâm sàng hoặc BN có sử dụng dịch vụ kỹ thuật mà số tiền tạm ứng
ựợt 1 chưa ựủ. BS khoa lâm sàng yêu cầu nộp thêm, BN cầm giấy yêu cầu nộp tiền ựến quầy thu viện phắ ựể ựóng tạm ứng ựợt 2, ựợt 3 Ầ * đối với chi phắ nằm viện của BN: -Hết ựợt ựiều trị BN ựược xuất viện. Hành chắnh khoa lâm sàng tổng hợp chi phắ ựã dùng thực tế của BN, in chi phắ cả ựợt ựiều trị cho BN, BN cầm Bảng kê chi phắ ựến quầy thu viện phắ ựể thanh toán viện phắ. Nhân viên viện phắ kiểm tra, ựối chiếu với hệ thống mạng tổng chi phắ
ựiều trị ựã sử dụng, số tiền BN ựã tạm ứng trước cho bệnh viện ựồng thời cung cấp hoá ựơn cho BN. - Tiếp nhận thông tin bệnh nhân - Thu tạm ứng Thực hiện thu tiền theo ựối tượng và nhu cầu ựiều trị của bệnh nhân
Trách nhiệm Các bước thực hiện Mô tả/ Tài liệu liên quan
Nhân viên thu phắ
- Cuối mỗi ngày in Bảng kê thu tạm
ứng nội trú; Bảng kê thanh toán thu chi viện phắ nội trú chi tiết theo từng mã bệnh nhân, ựối chiếu với số tiền thực thu của mình, nộp bảng kê và tiền về bộ phận liên quan.
Lập bảng kê thu/ nộp viện phắ
Bảng 3.6. Quy trình thu nộp và kiểm soát viện phắ hàng ngày
Trách nhiệm Các bước thực hiện Mô tả/Tài liệu liên quan
Nhân viên thu phắ
- Tạm thu một khoản tiền tạm ứng ựối với BN ngoại trú (nếu cần) và BN phải vào viện ựiều trị nội trú. Trong quá trình ựiều trị, thu tạm ứng bổ sung các khoản chi phắ ựiều trị (ước tắnh).
- đối với bệnh nhân nội trú ra viện: Căn cứ vào Bảng kê chi phắ ựã ựược kế toán tại từng khoa kiểm soát ựể thu tiền hoặc hoàn trả lại tiền tạm ứng cho bệnh nhân.
- đối với bệnh nhân ngoại trú: Căn cứ
vào chi phắ thực tế của bệnh nhân.
Nhân viên thu phắ
- Cuối ngày nhân viên thu phắ lập bảng kê nộp tiền số tiền thu ựược từ: Tạm ứng, thanh toán viện phắ ngoại trú/nội trú và số tiền ựã hoàn trả cho bệnh nhân thu ựược hàng ngàỵ
- Chuyển các phiếu, bảng kê chi phắ KCB của bệnh nhân có BHYT chi trả
(nếu có) sang cho kế toán BHYT nhập liệu ựể tổng hợp thống kê, lập bảng biểu gửi cơ quan BHYT. Thu viện phắ