6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.3.6.Xây dựng khung báo cáo
a) Theo dõi đánh giá kết quả cấp Công ty và đơn vị
Các đơn vị tổng hợp và báo cáo số liệu theo từng khía cạnh hoạt động sẽ cung cấp đều đặn các dữ liệu đầu vào cho hệ thống theo dõi.
Định kỳ Phòng Kế hoạch kết xuất bảng tổng hợp báo cáo các chỉ tiêu cơ bản để Ban Giám đốc đánh giá chất lượng thực hiện và đưa ra các chỉ đạo điều chỉnh cần thiết nhằm tăng cường hiệu suất thực hiện công việc ở cấp Công ty và đơn vị.
Bảng tổng kết thực hiện chỉ tiêu của đơn vị dựa trên các nguyên tắc đánh giá và xếp loại đã thống nhất đầu kỳ là căn cứ để xếp loại hiệu quả thực hiện công việc cuối kỳ.
b) Theo dõi đánh giá kết quả cấp cá nhân
Tùy theo đặc thù công việc và năng lực cá nhân mà mỗi đơn vị có thể thực hiện phương pháp quản lý kết quả công việc khác nhau đối với nhân viên như: Giao việc hàng ngày, giao việc theo tuần/tháng, giao mục tiêu…, nhưng cấp Trưởng các đơn vị cần thống nhất phương pháp quản lý và đăng ký với Phòng Tổ chức & Nhân sự từ trước đầu kỳ để có những công cụ hỗ trợ thống kê và theo dõi, đảm bảo quá trình đánh giá sát thực và hiệu quả.
Nếu trong kỳ chưa có kết quả do quá trình thực hiện kéo dài thì hạng mục KPI đó được tạm đánh giá là hoàn thành 100%. Kết quả cuối cùng của hạng mục KPI bất luận là hoàn thành hay không thì được ghi nhận theo thực tế đánh giá đó.
c) Các bước đánh giá
- Bước 1: Phó Trưởng phòng/Phó Quản đốc Phân xưởng/Phó Giám đốc Trung tâm và nhân viên tự đánh giá cá nhân (hoàn tất trong ngày 05 hàng tháng)
đánh giá Phó Trưởng phòng/Phó Quản đốc Phân xưởng/Phó Giám đốc Trung tâm, nhân viên trực tiếp và chuyển kết quả đánh giá đến Phòng Tổ chức & Nhân sự (hoàn tất trong ngày 06 hàng tháng)
- Bước 3: Trưởng phòng/Quản đốc Phân xưởng/Giám đốc Trung tâm đánh giá kết quả của đơn vị và tự đánh giá cá nhân (hoàn tất trong ngày 07 hàng tháng), kết quả này phải được Giám đốc/Phó Giám đốc phụ trách đơn vị duyệt trước khi chuyển về Phòng Tổ chức Nhân sự và Phòng Kế hoạch (Phòng Kế hoạch rà soát đánh giá kết quả của các đơn vị) (hoàn tất trong ngày 09 hàng tháng)
- Bước 4: Kết quả đánh giá của cá nhận, của đơn vị được gửi về cho Giám đốc trong ngày 10 hàng tháng, kết quả đánh giá chính thức sẽ được thông báo đến từng cá nhân sau khi có quyết định cuối cùng từ Giám đốc.
Thời gian thực hiện
Đánh giá kết quả công việc cho các cấp được tiến hành định kỳ hàng tháng. Phòng Tổ chức & Nhân sự theo dõi và phối hợp với Trưởng các đơn vị, Ban Giám đốc trong việc thực hiện đánh giá. Kết quả đánh giá mức độ hoàn thành các chỉ tiêu được giao của cá nhân, đơn vị và Công ty phải hoàn tất trước ngày 10 hàng tháng (đối với chỉ tiêu hàng tháng) và ngày 10 của tháng đầu quý (đối với chỉ tiêu hàng quý) và ngày 10/01 (đối với chỉ tiêu cả năm), để báo cáo Giám đốc và chuyển về Phòng Tổ chức & Nhân sự để làm cơ sở tính lương, thưởng.
Vai trò theo dõi và đánh giá
- Phòng Kế hoạch phối hợp với phòng Tổ chức & Nhân sự căn cứ các chỉ tiêu BSC của Công ty, đơn vị, xây dựng hệ thống báo cáo các số liệu thực hiện, làm căn cứ đánh giá các chỉ tiêu của Công ty, các đơn vị và các cá nhân.
- Các đơn vị và bộ phận chức năng phải gửi số liệu thống kê liên quan đến các chỉ tiêu đánh giá vào hệ thống theo dõi đúng thời gian quy định.
- Phòng Kế hoạch có trách nhiệm thống kê và cung cấp số liệu liên quan đến các chỉ tiêu đánh giá kết quả công việc về Phòng Tổ chức & Nhân sự. Số liệu thống kê được công bố, phân tích vào các kỳ đánh giá.
- Khi cần thiết, Phòng Tổ chức & Nhân sự tham mưu Giám đốc xem xét toàn bộ những đánh giá cho ở mức “không đạt yêu cầu” hay “xuất sắc” cũng như các lý do dẫn đến đề nghị này. Đồng thời, kiểm tra sự nhất quán và công bằng giữa các đơn vị trong quá trình đánh giá