6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.3.7.Tiến hành áp dụng KPI vào thực tế công việc
a) Sử dụng kết quả
Kết quả đánh giá thực hiện chỉ tiêu Công ty, đơn vị và cá nhân trước hết được sử dụng vào mục đích tăng cường hiệu suất hoạt động. Các báo cáo tổng kết sẽ được phục vụ cho công tác quản lý, tìm ra các biện pháp quản ký nhằm tăng cường hiệu suất hoạt động luôn được đặt lên hàng đầu.
Kết quả đánh giá thực hiện công việc sẽ là cơ sở thực hiện các chính sách lương/thưởng theo quy định tại quy chế lương, chính sách quy hoạch bổ nhiệm, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của Công ty.
b) Phân loại đánh giá
Xếp hạng kết quả đánh giá
Sau khi tổng kết các điểm đánh giá, kết quả đánh giá các cấp được phân loại thành 06 mức với các ký hiệu như mô tả dưới đây:
Bảng 3.9. Bảng xếp loại kết quả đánh giá cá nhân
Xếp loại Mức Hệ số Xếp loại A Mức 1 1,4 Xếp loại B Mức 2 1,2 Xếp loại C Mức 3 1,0 Xếp loại D1 Mức 4 0,9 Xếp loại D2 Mức 5 0,8 Xếp loại D3 Mức 6 0,7
Các ngưỡng điểm tính cho từng mức được xác định như sau:
Bảng 3.10. Các chỉ tiêu làm căn cứ xếp loại kết quả đánh giá cá nhân
Xếp loại Các chỉ tiêu đánh giá
Loại A Mức 1
- Những cá nhân hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, có thành tích đặc biệt xuất sác và nổi bật trong công tác chuyên môn và công tác đoàn thể so với các các cá nhân khác trong đơn vị, đồng thời gương mẫu chấp hành tốt các Nội quy, quy định của Công ty. - Tích cực hướng ứng các phong trào do Công ty phát động, thực hiện tốt các nội dung của văn hóa doanh nghiệp do Công ty phát động, có nếp sống văn minh, lịch sự.
- Tất cả các mục tiêu cá nhân hàng kỳ được hoàn thành đạt từ 105% trở lên.
Loại B Mức 2
- Những cá nhân chủ động trong công tác, có thành tích nổi bật, hoàn thành tổt nhiệm vụ trong công tác chuyên môn và công tác đoàn thể, đồng thời gương mẫu chấp hành tốt các Nội quy, quy định của Công ty.
- Tích cực hướng ứng các phong trào do Công ty phát động, thực hiện tốt các nội dung của văn hóa doanh nghiệp do Công công ty phát động, có nếp sống văn minh, lịch sự.
- Hoàn thành tốt công việc, các mục tiêu cá nhân đạt từ 100% đến dưới 105%.
Loại C Mức 3
- Những cá nhân hoàn thành nhiệm vụ được giao, chấp hành nghiêm túc Nội quy, quy định của Công ty. Có nếp sống văn minh, lịch sự.
- Hoàn thành công việc được giao, các mục tiêu cá nhân đạt từ 90% đến dưới 100%
Xếp loại Các chỉ tiêu đánh giá
Loại D1 Mức 4
- Những cá nhân hoàn thành nhiệm vụ được giao nhưng còn hạn chế từng mặt/Hoàn thành nhiệm vụ nhưng so với các CBCNV hoàn thành nhiệm vụ khác thì không bằng/Làm việc cầm chừng, thiếu nỗ lực/Năng suất lao động thấp.
- Cá nhân được cử đi học ngắn hạn, dài hạn có một môn bị thiếu điểm; cá nhân tham gia thi sát hạch chuyên môn, an toàn lao động (thi trực tuyến, thi tập trung, kiểm ưa đột xuất...) do Công ty tổ chức không đạt yêu cầu.
- Hoàn thành mục tiêu cá nhân đạt từ 80% đến dưới 90%.
Loại D2 Mức 5
- Những cá nhân không hoàn thành nhiệm vụ được giao; cá nhân bị Trưởng đơn vị phê bình trước tập thể đơn vị... hoặc bị Lãnh đạo Công ty phê bình trước cuộc họp;
- Cá nhân được cử đi học ngắn hạn, dài hạn có hai môn bị thiếu điểm; cá nhân tham gia thi sát hạch chuyên môn, an toàn lao động (thi trực tuyến, thi tập trung, kiểm tra đột xuất...) do Công ty tổ chức không đạt yêu cầu lần thứ 2 trong vòng 6 tháng (tính từ lần vi phạm trước).
- Hoàn thành mục tiêu cá nhân (KPI cá nhân) đạt từ 70% đến dưới 80%.
Loại D3 Mức 6
- Những cá nhân không hoàn thành nhiệm vụ được giao; cá nhân vi phạm Nội quy lao động, vi phạm các quy định của Nhà nước, có khuyết điểm gây ảnh hưởng đến uy tín của đơn vị; cá nhân có các sai phạm trong công tác gây ra hậu quả nghiêm trọng đến tài sản, thiết bị của đơn vị, vi phạm pháp luật Nhà nước.
- Hoàn thành mục tiêu cá nhân đạt dưới 70%.
Nội dung của bảng này có thể được điều chỉnh hàng kỳ bằng một văn bản hướng dẫn do Giám đốc ban hành.
Điều kiện ràng buộc
- Điều kiện ghi nhận thành tích của đơn vị/cá nhân
+ Hàng kỳ, Ban Giám đốc đặt ra các ngưỡng thành tích tối thiểu (điểm liệt) để ghi nhận toàn bộ kết quả đánh giá của đơn vị và cá nhân.
+ Khi các chỉ tiêu về tài chính (doanh thu, lợi nhuận, v.v) đạt trên ngưỡng tối thiểu (vượt qua điểm liệt) thì toàn bộ điểm đánh giá sẽ được ghi nhận thành tích theo kết quả cuối cùng.
+ Khi các chỉ tiêu tài chính đạt dưới ngưỡng tối thiểu (không vượt qua điểm liệt) thì điểm tổng kết cuối cùng của toàn bộ chỉ tiêu sẽ được ghi nhận ở mức thấp hơn.
+ Đối với KPI cá nhân nếu có 01 chỉ tiêu bị điểm liệt thì cá nhân đó bị hạ một mức xếp loại.
- Điều kiện ràng buộc kết quả hoàn thành công việc của đơn vị với kết quả đánh giá cá nhân
Bảng 3.11. Điều kiện xếp loại kết quả đánh giá cấp đơn vị
Kết quả hoàn thành công việc của đơn vị
Tỷ lệ tối đa kết quả đánh giá cá nhân đƣợc phê duyệt
Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ
Tỷ lệ cá nhân được đánh giá loại A tối đa 25% Tỷ lệ cá nhân được đánh giá loại B tối đa 50% Hoàn thành tốt nhiệm vụ Tỷ lệ cá nhân được đánh giá loại A tối đa 20% Tỷ lệ cá nhân được đánh giá loại B tối đa 50% Hoàn thành nhiệm vụ
Không được đánh giá cá nhân loại A.
Tỷ lệ cá nhân được đánh giá loại B tối đa 20%. Tỷ lệ cá nhân được đánh giá loại C tối đa 50% Không hoàn thành nhiệm
vụ
Không có cá nhân được đánh giá loại A và B. Tỷ lệ cá nhân được đánh giá đạt loại C không vượt quá 20%
Bảng 3.12. Các chỉ tiêu căn cứ xếp loại kết quả đánh giá cấp đơn vị
Xếp loại Các chỉ tiêu đánh giá
Hoàn thành xuất sắc
- Tập thể phát huy được năng lực tổng hợp của toàn thể CBCNV hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ trong tháng hoặc xuất sắc nhiệm vụ đột xuât do Lãnh đạo Công ty giao. Không có văn bản giải quyết quá hạn trên chương trình eOffice, không có lĩnh vực công tác nào bị chậm trê, thiêu sót; không có cá nhân nào vi phạm Nội quy lao động của Công ty.
- Tích cực hưởng ứng các nội dung của văn hóa doanh nghiệp do công ty phát động, có nếp sống văn minh, lịch sự nơi công sở.
- Hoàn thành mục tiêu được giao của đơn vị từ 105% trở lên.
Hoàn thành tốt
- Tập thể phát huy được năng lực tổng hợp của toàn thể CBCNV hoàn thành tốt các nhiệm vụ trong tháng. Không có lĩnh vực công tác nào bị chậm trể, thiếu sót; không có cá nhân vi phạm Nội quy lao động của Công ty.
- Hoàn thành mục tiêu được giao của đơn vị đạt từ 100% đến dưới 105%.
Hoàn thành
- Tập thể hoàn thành nhiệm vụ được giao không có vi phạm, khuyết điểm.
- Hoàn thành mục tiêu được giao của đơn vị đạt từ 80% đến dưới 100%.
Xếp loại Các chỉ tiêu đánh giá
Không hoàn thành
- Tập thể không hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch giao trong tháng vì do thiếu nổ lực hoặc để xảy ra sai sót trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao gây ảnh hưởng xấu đến Công ty.
- Vi phạm các quy định của Công ty; có cá nhân vi phạm quy định của Cơ quan Công ty, Tổng Công ty, Tập đoàn, quy định của pháp luật thuộc nhiệm vụ công tác được giao hoặc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có biểu hiện gây khó khăn, phiền hà cho cơ sở, cho khách hàng khi giao dịch với Công ty.
- Tập thể bị lãnh đạo Công ty phê bình trong giao ban hoặc trong các cuộc họp/hội nghị vì chưa hoàn thành công việc đúng tiến độ đề ra hoặc không đảm bảo chất lượng công việc hoặc có những sai phạm ở đơn vị có liên quan đến phạm vi quản lý của đơn vị.
- Tập thể có cá nhân có những hành vi hoặc ứng xử văn hóa không phù hợp nơi công cộng bị phản ánh. Hoàn thành mục tiêu được giao của đơn vị đạt dưới 80%.
c) Điều chỉnh
Mục tiêu, chỉ tiêu được xác định từ đâu năm có thể được điều chỉnh nếu có sự thay đổi bất thường về kinh tế, chính trị, xã hội, thị trường…ảnh hưởng nghiệm trọng đến việc thực hiện kế hoạch kinh doanh hoặc Công ty thay đổi chiến lược, định hướng kinh doanh. Trong trường hợp đó, Ban Giám đốc, Phòng Tổ chức & Nhân sự và cấp Trưởng các đơn vị cùng tổ chức thực hiện xác định lại các mục tiêu, chỉ tiêu của Công ty, đơn vị và cá nhân.
d) Phổ biến hệ thống KPI
Việc xây dựng KPI là cần thiết nhưng phải có sự quyết tâm của lãnh đạo. Để triển khai thành công KPI cần phải có sự thấu hiểu và đồng lòng của nhân viên. Công ty cần tổ chức đào tạo, truyền thông cho mọi người nhận thấy được sự cần thiết phải triển khai hệ thống KPI, tạo cho họ có động lực để triển khai hệ thống bằng cách chỉ cho họ thấy việc thực hiện chi trả lương, thưởng hoặc những chế độ đãi ngộ xung quanh việc đánh giá năng lực hay kết quả kinh doanh của từng người, từng bộ phận. Người lao động phải nhận rõ được yêu cầu công việc thông qua các chỉ tiêu KPI dựa trên BSC, từ đó tạo tâm lý làm việc tốt hơn, tự giác thực hiện KPI, thấy được sự đóng góp của mình vào sự phát triển và mong muốn gắn bó lâu dài với Công ty.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 3
Việc xây dựng KPI trong hệ thống đánh giá thành tích nhân viên tại Công ty TNHH MTV Thí nghiệm điện miền Trung cần có được thái độ và thực hành nghiêm túc của toàn thể ban lãnh đạo, cán bộ quản lý và nhân viên. Để xây dựng và áp dụng thành công KPI, công ty cũng cần lập ra một nhóm dự án có vai trò chính và được sự hỗ trợ từ phía các cấp quản lý và các bên liên quan. KPI không được làm qua loa, hời hợt, mà cần dựa trên một loạt các cơ sở nền tảng của công ty nhằm đưa ra các chỉ số thực sự hữu ích và phù hợp.
Với bất cứ tổ chức nào, áp dụng một phương pháp mới có hiệu quả thì luôn phải thực hiện theo một quy trình nhất định và việc áp dụng KPI vào đánh giá thành tích nhân viên cũng không ngoại trừ. Việc triển khai đo lường và báo cáo đánh giá thực hiện công việc của nhân viên theo KPI phải được đảm bảo chính xác, minh bạch và công bằng. Bằng sự thể hiện với các dạng thống kê, biểu đồ, đồ thị phù hợp giúp cho việc báo cáo trực quan, dễ tổng hợp, phân tích hơn, giúp nhà quản lý cũng như nhân viên tập trung được vào các chỉ tiêu chính yếu và giải quyết trở ngại, cũng như cho thấy ý nghĩa của các thành tích đạt được.
KIẾN NGHỊ
Để triển khai thành công một thể thức đánh giá mới cũng như nâng cao thái độ và trách nhiệm của tất cả thành viên, công ty cần phải tạo điều kiện về con người, tài chính và cơ sở vật chất kĩ thuật. Các cấp lãnh đạo, quản lý và nhân viên cần phải hợp tác với nhau để thảo luận về mục tiêu hiệu suất và nhu cầu phát triển.
Công ty cần tổ chức vai trò của các phòng/phân xưởng/chi nhánh và định hướng thực hiện của các cấp:
- Nâng cao vai trò của Phòng Tổ chức & Nhân sự vào đánh giá thực hiện công việc cũng như đánh giá thành tích: Phòng Tổ chức & Nhân sự mới dừng lại ở việc thực hiện một số chức năng chủ yếu trong chuỗi quá trình hoạt động quản lý nguồn nhân lực. Các hoạt động còn rời rạc, dừng lại ở các chức năng tuyển dụng - tiền lương - đào tạo, trong khi đó, hệ thống đánh giá hiệu quả nguồn nhân lực không những cung cấp cho các nhà quản lý công cụ quản lý nhân viên mà còn tạo ra sự kết nối giữa các chính sách nhân lực công bằng, mạnh mẽ, thúc đẩy sự sáng tạo và gắn bó duy trì với công ty.
- Hoàn thiện bản mô tả công việc: Thực tế các bản mô tả công việc hiện nay khá sơ sài. Bản mô tả công việc cần được xây dựng dựa trên mục tiêu của công việc này đối với sự tồn tại của công ty. Do đó, bản mô tả công việc cần chỉ ra các nhiệm vụ chính, sắp xếp theo thứ tự quan trọng, chứ không liệt kê thành một danh sách rườm rà. Một vài nhiệm vụ/nhóm nhiệm vụ sẽ có yêu cầu kết quả kì vọng tổng thể và tiêu chuẩn đánh giá định tính. Bản mô tả cần đề cập đến quyền hạn và trách nhiệm tương ứng của vị trí công việc, nhằm để nhân viên chủ động trong quyền hạn và chịu trách nhiệm trước việc thực hiện công việc.
- Công ty phải xác định rõ ràng các mục tiêu và chiến lược trong khoảng 3-5 năm rồi thiết lập kế hoạch hành động cụ thể cho từng năm, từng
quý... Sau đó, nhà quản lý và nhân viên cùng nhau xây dựng kế hoạch hành động nhằm đạt được sự thay đổi và phát triển cho người được đánh giá. Người được đánh giá phải thực hiện kế hoạch hành động đã được thống nhất trên. Nhà quản lý sẽ dựa trên bản đánh giá hoàn chỉnh về nhân viên để lên kế hoạch điều chỉnh họ, thúc đẩy họ, hay đào tạo họ... sao cho sự thay đổi đó thỏa mãn các mục tiêu của công ty và của chính những nhân viên đó. Công ty cần thực hiện phân quyền tự chủ thích hợp cho các đơn vị theo hướng cụ thể các mảng hoạt động hình thành chuẩn tối thiểu làm nền tảng cho hệ thống KPI.
- Từ lãnh đạo đến các bộ phận nhân viên phải có sự liên kết cao nhất để từ đó xây dựng đến một nguồn lực phù hợp. Đồng thời, sự liên kết này cũng là một công cụ đắc lực cho việc truyền thông hệ thống KPI vào đánh giá thực hiện công việc, để tất cả các thành viên đều thấu hiểu và tự nguyện áp dụng tinh thần làm việc định hướng hiệu quả cho từng dự án từ sự chủ động hoạch định mục tiêu cho chính mình.
Người đánh giá và được đánh giá thực hiện đánh giá tự chủ, nghiêm túc, công bằng:
- Trong hệ thống đánh giá, việc xây dựng biểu mẫu đánh giá là một trong những yếu tố quyết định tới sự thành công của hệ thống đánh giá thực hiện công việc của công ty. Trong khi xây dựng những biểu mẫu đánh giá, phải luôn giữ một số nguyên tắc nhất định. Đó là: việc đánh giá phải liên quan đến tiêu chuẩn chung nhằm mục đích so sánh giữa các cá nhân; mặt khác, nó phải liên quan tới các tiêu chí thực hiện công việc có ý nghĩa, có tính đến các biến số quan trọng trong từng công việc khác nhau.
- Người đánh giá và được đánh giá cùng thực hiện đánh giá. Thực hiện đánh giá thực chất là việc trao đổi quan điểm về nội dung biểu mẫu, về mục tiêu phát triển cho người được đánh giá, về các biện pháp khắc phục.. .Dù
thích hay không thích, nhân viên bị đánh giá thường có phản ứng mạnh. Vì vậy, nếu nhà quản lý chuẩn bị tốt về mặt tinh thần cho người được đánh giá thì việc đánh giá đem lại nhiều kết quả tích cực cho cả hai phía.
- Thành lập nhóm giám sát kết quả đánh giá của người đánh giá. Đồng