6. Tổng quan tài liệu nghiên cứ u
1.3.2. Quản trị khoản phải thu
Khoản phải thu là số tiền khách hàng nợ công ty do mua chịu hàng hoá và dịch vụ. Bán hàng tín dụng có ưu điểm là làm gia tăng lượng bán, tăng tốc
độ chuyển hóa tồn kho, tăng cường mối quan hệ với khách hàng.
Ngược lại bán hàng tín dụng cũng có nhiều bất lợi là làm tăng khối lượng công việc cũng như chi phí bán hàng, quản lý khoản phải thu, thu nợ;
tăng tích lũy các khoản phải thu buộc công ty phải kiếm thêm các nguồn tài trợ; các khoản phải thu luôn tiềm ẩn hai loại rủi ro không trả được nợ đúng hạn và rủi ro mất mát.
Vi vậy, việc bán hàng tín dụng cần tuân theo một khuôn khổ chính sách hợp lý. Về nguyên tắc, chính sách bán hàng tín dụng tối ưu phải có khả năng cực đại lợi nhuận. Chính sách như thế nào phải cân nhắc giữa lợi ích tăng thêm và bất lợi tăng thêm trên mỗi đơn vị doanh số tăng thêm nhờ bán hàng tín dụng. [2],[3],[7]
a. Chính sách tín dụng
Chính sách tín dụng bao gồm bốn biến số: tiêu chuẩn tín dụng, thời hạn tín dụng, chiết khấu nhờ trả sớm, chính sách thu hồi nợ.
- Đánh giá tiêu chuẩn tín dụng
Tiêu chuẩn tín dụng xác định mức độ chấp nhận đối với các yêu cầu tín dụng. Về mặt lý luận, tiêu chuẩn tín dụng có thể hạ thấp đến mức mà chi phí tài trợ cho khoản phải thu tăng thêm không vượt quá lợi nhuận ròng của lượng bán tăng thêm.
Tiêu chuẩn tín dụng là nguyên tắc chỉđạo định rõ sức mạnh tài chính tối thiểu và có thể chấp nhận được của những khách hàng mua chịu. Theo nguyên tắc này, những khách hàng nào có sức mạnh tài chính hay vị thế tín dụng thấp hơn những tiêu chuẩn có thể chấp nhận được thì sẽ bị từ chối cấp tín dụng theo thể thức tín dụng thương mại.
Phân tích tín dụng khách hàng doanh nghiệp:
Các doanh nghiệp thường phân tích hiệu quả tài chính của một khách hàng doanh nghiệp bằng phân tích thông số tài chính hiện tại, từ đó có thể
kiểm soát được vị thế tài chính của doanh nghiệp.Mục tiêu là đểđánh giá khả
Như vậy đối với khách hàng là doanh nghiệp, thông tin tín dụng khách hàng thường bao gồm nhưng thông tin chủ yếu sau:
Bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Các thông số tài chính quan trọng
Thông tin từ các nhà cung cấp của doanh nghiệp cho biết họ thường trả đúng thời hạn hay trễ thời hạn và trong thời gian gần đây họ có lần nào không thanh toán nợ hay không.
Bản mô tả vật lý về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bản mô tả về nhưng người chủ doanh nghiệp, bao gồm báo cáo về lần phá sản, kiện tụng…trước đây của doanh nghiệp.
Phân tích tín dụng khách hàng cá nhận:
Đánh giá tín dụng khách hàng cá nhân cũng tương tự như vậy, bao gồm thông tin về thu nhập, kinh nghiệm làm việc, sở hữu nhà cửa, đất đai, thông tin về tín nhiệm tín dụng trong quá khứ.
- Đánh giá thời hạn tín dụng
Thời hạn tín dụng là khoảng thời gian từ ngày giao hàng đến ngày nhận
được tiền thanh toán.
Nếu kéo dài thời hạn tín dụng, có thể làm tăng thêm lượng khách hàng mới, đó là khách hàng tiềm năng của công ty, bên cạnh đó khách hàng hiện tại cũng có thể tăng thêm sản lượng tiêu thụ, kéo theo tăng lượng bán, tăng doanh số bán. Nhưng các chi phí liên quan cũng tăng. Việc cân nhắc thời hạn tín dụng bao nhiêu là hợp lý, vấn đề này cần được quan tâm. Thời hạn tín dụng còn phụ thuộc vào tính thương phẩm của hàng hóa mà công ty bán, đối với hàng hóa lâu bền thời hạn tín dụng dài hơn, bên cạnh đó còn còn tùy thuộc vào tính chất cạnh tranh của từng mặt hàng, hàng hóa cạnh tranh mạnh thì phải có thời hạn tín dụng dài và ngược lại. Ngoài ra, thời hạn tín dụng còn phụ thuộc vào mục tiêu quản trị khoản phải thu.
Ta xác định thời hạn tín dụng thông qua việc phân tích để so sánh giữa lợi nhuận tăng thêm trên mỗi lượng bán lớn hơn chi phí đầu tư tăng thêm vào khoản phải thu.
- Chiết khấu tiền mặt
Là tỷ lệ giảm giá cho hàng bán nếu khách hàng thanh toán trước thời hạn, làm giảm tổng giá trị hàng hóa của hóa đơn.
Yếu tố này là một trong những yếu tố quyết định sự từ chối hay chấp nhận đề nghị chiết khấu giảm giá của một chính sách tín dụng.
Nếu khách hàng trả tiền sớm hơn, công ty sẽ không bị chiếm dụng vốn lâu, tiết kiệm được khoản chi phí vốn nhưng công ty lại mất đi phần giảm giá. Vì vậy công ty cần phải cân nhắc giữa thời hạn tín dụng và chiết khấu giảm giá so với lợi nhuận ròng tăng thêm đểđưa ra một mức chiết khấu hợp lý.
Chiết khấu tiền mặt phụ thuộc vào nhà cung cấp, uy tín của khách hàng, lịch sử quan hệ mua bán chịu, quy mô của hóa đơn và thời điểm trong năm.
- Chính sách thu nợ
Chính sách thu nợ có mục đích là sử dụng nguồn lực của công ty để thực hiện việc thu tiền đối với các hóa đơn quá hạn, nhằm giảm mất mát do một số
khách hàng kéo dài thời hạn thanh toán trong hợp đồng hoặc không chịu trả
nợ. Chính sách thu nợ cũng liên quan tới việc định thời hạn cho việc chi tiêu các nguồn lực đó. Dĩ nhiên chi phí của việc thu nợ phải được xét toàn diện từ
quá trình đánh giá các yêu cầu tín dụng cho đến chi phí cơ hội của việc lưu giữ các khoản phải thu,chi phí kiểm soát và thu nợ, chi phí thu nợ với các món nợ quá hạn.
b. Đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng
Để tránh những tổn thất do nợ không thể thu hồi doanh nghiệp cần chú ý
cho khách hàng đó hay không? Quy trình đánh giá uy tín của khách hàng trải qua 3 bước:
(1) Thu thập thông tin về khách hàng
(2) Phân tích thông tin thu thập được để phán quyết về uy tín của khách hàng
(3) Quyết định có bán chịu hay không?
Thông tin để đánh giá mức độ tín nhiệm tín dụng của một khách hàng hình thành từ nhiều nguồn bao gồm các nguồn sau:
Báo cáo tài chính do khách hàng nộp lại: Báo cáo thu nhập và bảng cân
đôi kế toán, và thậm chí có thể là một bản dự toán ngân sách. Thông tin này có thể sử dụng đểđánh giá sức mạnh tài chính của khách hàng và khả năng trả
các khoản nợ tín dụng.
Các tổ chức đánh giá tín dụng: có nhiều tổ chức, công ty thu thập thông tin về vị thế tài chính và vị thế tín dụng của doanh nghiệp. Ở Việt Nam hoạt
động đánh giá tín nhiệm tín dụng hầu như đều do các các ngân hàng thực hiện.
Kinh nghiệm quá khứ của riêng doanh nghiệp với khách hàng tín dụng có thể vô cùng hữu ích khi quyết định có tiếp tục mở tín dụng, tăng mức tín dụng cho khách hàng đó không.
Trên cơ sở thu thập đầy đủ thông tin về khách hàng, doanh nghiệp có thể
sử dụng hai phương pháp sau đây đểđưa ra quyết định:
* Phương pháp phỏng đoán: phương pháp này thường áp dụng cho khách hàng là pháp nhân và nó được tiến hành dựa trên các chỉ dẫn được gọi là “ tín dụng 5 C”.
- Capacity- Năng lực: Yếu tố được coi là quan trọng nhất trong số năm yếu tố. Liên quan đến khả năng của khách hàng trong việc đáp ứng các nghĩa vụ tài chính. Công ty có thể thu thập dự đoán về năng lực của khách hàng
bằng cách kiểm tra khả năng thanh toán và dòng ngân quỹ dự đoán của công ty. Ngoài ra, yếu tố này còn liên quan đến sức mạnh tài chính của khách hàng,
đặc biệt là giá trị ròng. Công ty có thể thu thập thông tin này bằng cách đánh giá bảng cân đối kế toán qua các thông số tài chính.
- Capital - Cấu trúc vốn: Là số vốn khách hàng đầu tư vào doanh nghiệp. Công ty sẽ yên tâm hơn nếu khách hàng có vốn chủ sở hữu đủ lớn. Công ty thường đánh đánh giá thông qua các chỉ tiêu về tài chính, doanh thu, lợi nhuận, khả năng thanh toán
- Character- Đặc điểm: liên quan đến mức độ sẵn sàng của khách hàng trong việc đáp ứng các khoản nợ tín dụng. Cấu trúc thu nợ quá khứ rất hữu ích khi đánh giá yếu tố này.
- Collateral- Vật ký quỹ: là những tài sản mà khách hàng có thể cầm cố
như là vật bảo đảm cho mức tín dụng cấp cho họ. Tuy nhiên, vật ký quỹ
thường không phải là yếu tố quan trọng vì mối quan tâm chính của công ty cấp tín dụng thương mại là việc thanh toán đúng thời hạn chứ không phải là
đánh giá các tài sản cầm cố.
- Conditions- Các điều kiện: liên quan đến tình hình kinh tế nói chung và ảnh hưởng của nó lên khả năng trả nợ của khách hàng. Một khách hàng có mức độ tín dụng tốt trong thời kỳ thuận lợi có khả năng không trả được nợ
trong thời kỳ suy thoái.
* Phương pháp thống kê: phương pháp này thường áp dụng đối với khách hàng cá nhân và dựa trên những số liệu thống kê đã thu thập được để đánh giá khách hàng.
Một số câu hỏi đểđánh giá khách hàng mua chịu:
+ Tình hình kinh tế vĩ mô hiện tại và lĩnh vực kinh doanh của khách hàng có mối quan hệ ra sao?
+ Vị trí của khách hàng trong ngành? (ví dụ: đang phát triển và được cũng cố hay là đang bị cạnh tranh gay gắt và mất dần thị phần).
+ Khả năng kinh doanh của khách hàng trong các thời kỳ khó khăn trong quá khứ?
+ Ngành kinh doanh của khách hàng hiện nay ra sao? (ví dụ: dư thừa sản lượng, nhu cầu đang giảm dần…)
c. Chính sách thu nợ
Chính sách thu nợ có mục đích là sử dụng các nguồn lực của công ty để
thực hiện việc thu tiền đối với các hóa đơn quá hạn.
Trước khi khởi sự các thủ tục thu hồi nợ cần phải đặt hai câu hỏi: Khoản nợ quá hạn có giá trị bao nhiêu?
Thời gian quá hạn bao lâu?
Thủ tục thu nợ thường bao gồm một quá trình hợp lý cho các giải pháp mà nó áp dụng một cách tổng hợp như: các cú điện thoại, thư tín, các viếng thăm cá nhân, hoạt động luật pháp.
Trên thực tế các biến số của chính sách tín dụng ở trong một mối liên hệ
chặt chẽ và phối hợp tất cả các nỗ lực sao cho nó có lợi nhất.