6. Tổng quan tài liệu nghiên cứ u
3.2.1.Giải pháp hoàn thiện công tác quản trị tiền mặt
a. Nguyên tắc kiểm soát tiền mặt trong công ty
Tiền được coi như là mạch máu lưu thông của công ty, vì vậy đòi hỏi phải có những nguyên tắc quản lý chặt chẽ tiền mặt để tránh thất thoát, gian lận.
- Xây dựng những quy tắc rõ ràng về trách nhiệm, nghĩa vụ của các bộ
phận, cá nhân có liên quan trong quá trình thanh toán.Ví dụ: thiết lập quy trình cụ thể khi thu, chi bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng với quyền phê
duyệt của các cấp quản lý để xác định trách nhiệm của cá nhân, bộ phận có liên quan khi thanh toán, nhằm đảm bảo việc thanh toán diễn ra thuận lợi trong nội bộ đơn vị hay giữa đơn vị với các tổ chức, cá nhân bên ngoài.
- Thủ quỹ có trách nhiệm quản lý nhập, xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ,…Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế và tiến hành
đối chiếu với số liệu sổ quỹ tiền mặt với sổ kế toán quỹ tiền mặt. Nếu có chênh lệch phải xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp giải quyết.
- Đối với tiền gửi ngân hàng, định kỳ, đối chiếu số dư trên sổ sách của doanh nghiệp với số dư tại ngân hàng để kịp thời xử lý chênh lệch.
b. Các kỹ thuật quản trị tiền mặt
- Tăng tốc thu hồi tiền mặt
Thường xuyên cử cán bộ rà soát lại tình hình thanh toán các hợp đồng để
tiếp cận thu nợ. Cần có cán bộ chuyển trách cho việc thu nợ. Cán bộ này sẽ đảm nhận nhiệm vụ làm chứng từ thanh toán để gửi khách hàng sau khi xuất hàng
đảm bảo đúng thời hạn và chính xác. Đối với những mặt hàng xuất khẩu, chứng từ xuất hàng rất quan trọng cho thanh toán, và nếu trễ hạn nộp sẽ ảnh hưởng rất lớn đến thu hồi nợđúng thời hạn. Người này cũng sẽ đôn đốc thu hồi nợ với các biện pháp khác nhau để tránh các khoản nợ quá hạn phát sinh.
Áp dụng chính sách chiết khấu đối với các khoản nợ thanh toán trước hay đúng hạn.
Sử dụng hệ thống thanh toán, chuyển tiền thích hợp nhằm nhanh chóng thu hồi và đẩy nhanh các khoản thanh toán giúp đáp ứng tốt nhu cầu về vốn
để sản xuất kinh doanh đồng thời tạo vòng luân chuyển vốn được nhanh hơn. - Kiểm soát quá trình thanh toán
Công ty thanh toán đúng hạn, việc thanh toán trước sẽ làm giảm số dư
tiền mặt bình quân và nếu thanh toán chậm sẽ ảnh hưởng đến mức độ tín nhiệm của công ty hoặc mất cơ hội nhận chiết khấu tiền mặt.
Tận dụng thời gian chênh lệch thu và chi: doanh nghiệp có thể tận dụng khoảng thời gian chênh lệch do xử lý các loại ủy nhiệm chi hay hoàn tất thủ
tục thanh toán các khoản công nợ các nhà cung cấp.
Ký hợp đồng mua bán trả chậm với các nhà cung cấp nguyên phụ liệu, công ty vừa chủ động được nguồn cung cấp đồng thời kéo dài thời gian trả
nợ.Đối với nhà cung cấp nước ngoài, yêu cầu thanh toán trước, công ty cần phải đàm phán để chuyển thành thanh toán khi nhận được hàng, vì thời gian vận chuyển thường mất ít nhất từ bảy đến mười ngày. Hoặc nếu công ty đã có mối quan hệ làm ăn lâu dài với nhà cung cấp thì cần phải có những cam kết, thỏa thuận chung để công ty có thể thanh toán sau khi nhận hàng 15 ngày hoặc nhiều hơn là 30 ngày.
c. Hoạch định ngân sách tiền mặt
Công ty phải có chiến lược hoạch định ngân sách tiền mặt hợp lý để dự
báo một cách chính xác nhu cầu chi tiêu tiền mặt của công ty. Ngoài ra công ty cần nghiên cứu để áp dụng mô hình tồn quỹ tối ưu mà hiện nay đang được sử dụng phổ biến như mô hình Baumol hay mô hình Millerr–Orr. Để từ đó công ty có thể xác định được lượng tiền mặt tồn quỹ hợp lý đảm bảo cung cấp
đầy đủ cho những yêu cầu sản xuất kinh doanh của công ty.