6. Tổng quan tài liệu nghiên cứ u
1.3.3. Quản trị tồn kho
a. Khái niệm tồn kho và vai trò của quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp
Hàng tồn kho là những tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất - kinh doanh bình thường; đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang; nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.
Cũng như khoản phải thu, mức tồn kho phụ thuộc rất lớn vào lượng bán. Tuy nhiên, việc xây dựng mức tồn kho có thể dễ dàng dẫn đến thất thu hoặc
chi phí tồn kho vượt mức. Do vậy, hoạt động quản trị hàng tồn kho càng trở
nên khó khăn hơn đối với các doanh nghiệp.[2],[3],[4],[7]
Hệ thống tồn kho thực chất là cách thức và phương tiện để trả lời câu hỏi:
Bổ sung bao nhiêu cho mỗi lần bổ sung hàng tồn kho? Khi nào bổ sung tồn kho?
Hệ thống tồn kho hiệu quả sẽ làm giảm tối thiểu các chi phí thông qua việc lựa chọn phương pháp kiểm soát tồn kho, và tính toán hợp lý các thông số cơ bản của hệ thống tồn kho.[4,tr. 195-201]
b. Hàng tồn kho và chi phí hàng tồn kho
Hàng tồn kho là những tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất kinh doanh.Hai chi phí liên quan trực tiếp đến quản trị tồn kho là chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho.
Tổng chi phí tồn kho có thể được khái quát như sau: Tổng chi phí tồn kho = chi phí đặt hàng + chi phí lưu kho Công thức tổng chi phí liên quan đến quy mô đơn hàng
TC DQ S Q2 H
Mục tiêu là TC min
Da : Tổng nhu cầu hàng cần nhập trong kỳ. Q: số lượng mỗi lần đặt hàng
S: chi phí cố định cho mỗi đơn hàng. H: chi phí tồn kho 1 đơn vị
Phương pháp này thể hiện sự đánh đổi giữa chi phí đặt hàng và chi phí tồn kho. Cụ thể, lượng đặt hàng Q càng lớn thì chi phí đặt hàng càng nhỏ do số lần đặt hàng giảm. Trong khi đó, lượng đặt hàng Q càng lớn thì chi phí tồn kho càng lớn do mức tồn kho tăng.
c. Các mô hình quản trị hàng tồn kho
- Mô hình sản lượng đặt hàng tối ưu EOQ (Economic Odering Quantity) Mô hình sản lượng đặt hàng tối ưu là một mô hình quản lý hàng tồn kho mang tính chất định lượng, được sử dụng để xác định mức tồn kho tối ưu cho doanh nghiệp.
Mô hình EOQđưa ra những giảđịnh: (1) Mức sử dụng xác định và đều.
(2) Giá đơn vị hàng hoá không thay đổi theo quy mô đặt hàng. (3) Toàn bộ khối lượng hàng hoá của đơn hàng giao cùng thời điểm. (4) Thời gian đặt hàng tính vừa đủ, do đó khi đơn hàng đến mức bằng 0, không gây thiếu hụt.
(5) Chi phí đặt và nhận một đơn hàng không phụ thuộc vào quy mô đặt hàng.
(6) Chi phí tồn kho là tuyến tính theo số lượng mặt hàng tồn.
Mục tiêu của EOQ là tìm quy mô mặt hàng tối ưu.Như thế, mô hình sẽ
nhằm vào tìm một mức đặt hàng mà tại đó các chi phí liên quan đến quy mô
đơn đặt hàng đạt cực tiểu.
Từ phương trình tổng chi phí, viết phương trình vi phân theo Q và cho
đạo hàm bậc nhất bằng 0 để xác định điểm cực tiểu như sau: Phương trình tổng chi phí:
TC DQ S Q2 H
Phương trình vi phân theo Q và cho đạo hàm bậc nhất bằng 0 để xác
định điểm cực tiểu:
TCQ DQ S H2 0
Q DS
TC đạt cực tiểu tại quy mô đặt hàng:
Q 2DH EOQ S
Nhận xét: Mô hình EOQ có ưu điểm cơ bản là chỉ ra mức đặt hàng tối ưu trên cơ sở cực tiểu chi phí đặt hàng và tồn kho cho một nhu cầu xác định. Tuy nhiên, nhược điểm lớn của mô hình này là dựa trên quá nhiều giả thiết khó đạt
được trên thực tế.Vì vậy mô hình EOQ cần được thực tiễn hoá bằng cách loại bỏ dần các giả thiết, chấp nhận các điều kiện thực tế.
Trong mô hình EOQ chúng ta giả định rằng sự tiếp nhận các đơn hàng là thực hiện trong một chuyến hàng. Nói cách khác chúng ta giảđịnh rằng chúng ta sẽ chờ đến khi đơn hàng trong kho về đến 0 thì mới tiến hành đặt hàng và sẽ nhận được hàng ngay tức khắc. Tuy nhiên trong thực tế thời gian giữa lúc
đặt hàng và nhận hàng có thể ngắn trong vòng vài giờ hoặc rất dài đến hàng tháng.
- Phương pháp tồn kho bằng không (JIT)
Chiến lược Just-In-Time (JIT) được gói gọn trong một câu: “Đúng sản phẩm với đúng số lượng tại đúng nơi vào đúng thời điểm”. Trong sản xuất hay dịch vụ, mỗi công đoạn của quy trình sẽ sản xuất ra một số lượng đúng bằng số lượng mà công đoạn sản xuất tiếp theo cần tới. Dư thừa tồn kho và lao động được hạn chế tối đa, qua đó tăng năng suất và giảm chi phí. Điều này cũng đúng với giai đoạn cuối cùng của quy trình sản xuất, tức là hệ thống chỉ
sản xuất ra cái mà khách hàng muốn.Bản chất của hệ thống JIT là một dòng sản phẩm đều đặn đi qua hệ thống với lượng tồn kho nhỏ nhất với mức độ sản xuất đều và cố định.
Một hệ thống sản xuất JIT đòi hỏi một dòng sản phẩm đồng nhất khi đi qua một hệ thống thì các hoạt động khác nhau sẽ thích ứng với nhau. Mỗi thao tác phải được phối hợp cẩn thận bởi các hệ thống này rất chặt chẽ. Do
đó, lịch trình sản xuất phải được cố định trong một khoảng thời gian để có thể
thiết lập các lịch mua hàng và sản xuất ổn định.
Một trong những dấu hiệu để nhận biết hệ thống JIT là lượng tồn kho thấp. Lượng tồn kho bao gồm các chi tiết và nguyên vật liệu được mua, sản phẩm dở dang và thành phẩm chưa tiêu thụ. Lượng tồn kho thấp có hai lợi ích quan trọng. Lợi ích rõ ràng nhất của lượng tồn kho thấp là tiết kiệm được không gian và tiết kiệm chi phí do không phải ứ đọng vốn trong các sản phẩm còn tồn đọng trong kho.
Lợi ích thứ hai thì khó thấy hơn nhưng lại là một khía cạnh then chốt của triết lý JIT, đó là: tồn kho luôn là nguồn lực dự trữ để khắc phục những mất cân đối trong quá trình sản xuất, có nhiều tồn kho sẽ làm cho những nhà quản lý ỷ lại, không cố gắng khắc phục những sự cố trong sản xuất và dẫn đến chi phí tăng cao. Phương pháp này làm giảm dần lượng tồn kho, từ đó người ta càng dễ tìm thấy và giải quyết những khó khăn phát sinh.
Tuy nhiên việc sử dụng mô hình Just-In-Time đòi hỏi phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa nhà sản xuất và nhà cung cấp, bởi vì bất kỳ một sự gián đoạn nào cũng có thể gây thiệt hại cho nhà sản xuất vì sẽ phải chịu những tổn thất phát sinh do việc ngừng sản xuất.
1.4. CÁC CHỈ TIÊU ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH QUẢN TRỊ VỐN LUÂN CHUYỂN CỦA DOANH NGHIỆP
Để đánh giá được hiệu quả quản lý và sử dụng vốn luân chuyển tại doanh nghiệp có rất nhiều phương pháp khác nhau.