6. Tổng quan tài liệu nghiên cứ u
3.2.3. Giải pháp về quản trị hàng tồn kho
a. Hoàn thiện tổ chức quản lý hàng tồn kho:
Các phòng ban chịu trách nhiệm quản lý hàng tồn kho cần được phân công nhiệm vụ rõ ràng và độc lập để nâng cao khả năng chủ động và trách nhiệm với công việc. Để đạt được hiệu quả công ty cần có một phòng chức năng riêng liên quan đến quản lý tồn kho của mình. Như vậy, bộ phận mới có thể thường xuyên cập nhật thông tin và đánh giá về tình hình sử dụng cũng như tình trạng tồn trữ vật liệu của công ty để có những chính sách điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế nhằm đảm bảo công tác sử dụng vốn tồn trữ được hiệu quả.
Nếu công ty không có đủ nguồn lực để thành lập một phòng chức năng riêng thì cũng phải xây một bộ phận trong một phòng ban có trách nhiệm quản lý hàng tồn kho. Kế toán kho phải tham gia vào công tác kiểm kê mỗi lần xuất hoặc nhập kho đểđảm bảo số lượng và chất lượng hàng tồn.
b. Các giải pháp trong quản lý hàng tồn kho nguyên phụ liệu
- Xác định lượng đặt hàng tối ưu:
Đối với công ty may mặc, việc xác đinh nhu cầu cần phải mua bao nhiêu nguyên phụ liệu cho một đơn hàng như vải chính, lót, dựng,…thường được xác định rất rõ ràng, dựa trên tính toán từ phòng công nghệxác định định mức sẵn là một sản phẩm sẽ cần dùng bao nhiêucho từng nguyên phụ liệu và chuyển thông tin qua phòng kinh doanh để đặt hàng.Điều công ty cần xác
định là thời điểm đặt hàng thích hợp để tránh hàng nhập về quá sớm, phát sinh chi phí.
- Xác định thời điểm đặt hàng
Công ty không thể chờ đến khi hàng trong kho hết mới tiến hành đặt hàng và cũng không thể nhận được hàng ngay tức thì.Cần phải có thời gian các nhà cung cấp nước ngoài sản xuất, thời gian vận chuyển về kho công
ty.Thời gian cần thiết cho sản xuất vải chính, lót là khoảng 30 ngày.Thời gian cho sản xuất dựng là 15 ngày. Các phụ liệu may khác thường có thời gian sản xuất tối đa 20 ngày. Thời gian mất do vận chuyển hầu như là cố định. Hiện tai, Vinatex Đà Nẵng chủ yếu nhập khẩu nguyên phụ liệu từ các nước Trung Quốc, Đài Loan, Hong Kong, Thái Lan, Ấn Độ. Thời gian vận chuyển bằng tàu có lịch cố định một ngày trong tuần và thời gian về đến Cảng Đà Nẵng từ
Trung Quốc hoặc Đài Loan 10 ngày, từ Thái Lan là 7 ngày, từ Hong Kong là 4 ngày, từ Ấn Độ là 14 ngày. Vậy chỉ còn cần phải xác định là thời gian nào bắt đầu sản xuất đơn hàng nào của công ty để xác định thời điểm đặt hàng cũng như thời điểm cho hàng lên tàu để về nhà máy.
Kế hoach sẽ được phòng kinh doanh nhận từ bộ phận kế hoạch của các nhà máy, và phòng kinh doanh tự tổng hợp vì vậy chưa có một lich trình sản xuất rõ ràng, chính xác. Công ty cần có một bộ phận kế hoạch riêng tại văn phòng chính, có chức năng nhiệm vụ tổng hợp chi tiết kế hoach từ các nhà máy, theo dõi kế hoạch đang thực hiện để điều chỉnh những kế hoạch tiếp theo một cách kịp thời.
Riêng các phụ liệu trong nước, là những mặt hàng có tồn kho sẵn tại nhà cung cấp, nên công ty thường xác định là cần bao nhiêu thì mua về đủ dùng và không cần đặt hàng trước nhiều thời gian cũng như nhập về kho sớm.Nhưng các phụ liệu này chủ yếu là phụ liệu cho đóng gói, chiếm một phần giá trị rất nhỏ.
- Giảm mức hao hụt nguyên liệu
Công ty cần tổ chức các lớp đào tạo nghiệp vụ bổ sung cho tổ cắt về
phân ánh màu, trải và cắt vải để giảm thiểu hao phí đến mức tối đa. Mức % hao phí tại công ty cho nguyên liệu đang tính cao làm tăng chi phí mua hàng, tăng đơn giá sản phẩm, giảm khả năng cạnh tranh của công ty. Ngoài ra, do hao phí lớn, các đơn hàng đang sản xuất tại công ty gặp phải tình trạng thiếu
vải không chỉ gây tốn kém mà còn ảnh hưởng đến doanh thu nếu xuất giảm sản lượng do hao hụt trong sản xuất quá nhiều.
c. Đối với hàng tồn kho là thành phẩm
Nâng cao chất lượng sản phẩm để tránh việc không xuất được hàng, hàng phải tái chế làm tăng lượng tồn kho. Chất lượng sản phẩm rất quan trọng trong ngành may và khi công ty đang hướng đến mục tiêu sản xuất các sản phẩm dòng thời trang cao câp thì chất lượng luôn là yếu tố quyết đinh. Phòng quản lý chất lượng tại công ty cần bổ sung thêm nhân lực, với nhân sự cắm chốt mỗi xưởng là một người, đảm đương luôn cả chất lượng nguyên phụ liệu và thành phẩm sẽ không thể nào đi chi tiết. Cần có cán bộ chuyên trách về
chất lượng thành phẩm riêng, chất lượng nguyên phụ liệu khi nhập về riêng
để kiểm tra và kịp thời phát hiện sai sót.