6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2.CÁC GIẢI PHÁP TẠO ĐỘNG LỰC THÚC ĐẨY NHÂN VIÊN TẠ
lực cho nhân viên thông qua các hoạt động sau:
- Xây dựng, hoàn thiện quy chế tiền lƣơng, tiền thƣởng, cơ chế quản lý để ngƣời lao động phát huy quyền làm chủ, gắn bó với Chi nhánh, yên tâm lao động, tạo uy tín để các đối tác, doanh nghiệp tin tƣởng yên tâm khi giao dịch với Chi nhánh.
- Đảm bảo môi trƣờng làm việc an toàn, thoải mái.
- Hoàn thiện công tác phân tích công việc tại Chi nhánh, xây dựng lại bản mô tả công việc, bản phân tích công việc chi tiết cụ thể cho từng vị trí.
- Xây dựng, thực hiện kế hoạch luân chuyển, đào tạo và bồi dƣỡng cán bộ, nhân viên, lao động có phẩm chất, trình độ đáp ứng cho sự phát triển của Chi nhánh trong thời gian tới.
- Đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho ngƣời lao động, duy trì các hoạt động đoàn thể trong công ty theo quy định của Pháp luật.
3.2. CÁC GIẢI PHÁP TẠO ĐỘNG LỰC THÚC ĐẨY NHÂN VIÊN TẠI CHI NHÁNH CHI NHÁNH
3 2 1 C ú trọn á ín sá lƣơn , t ƣởn tƣơn xứn vớ mứ độ ốn ến ủ từn n ƣờ
- Giải thích rõ mức lƣơng của nhân viên bán hàng phụ thuộc vào các chỉ tiêu, kế hoạch đƣợc giao để nhân viên hiểu rõ và tích cực hơn trong công việc. Ngoài ra, xây dựng văn bản quy định rõ ràng về tiêu chuẩn, điều kiện tăng lƣơng, đảm bảo công khai, minh bạch, đồng thời đảm bảo phổ biến rộng rãi đến toàn bộ ngƣời lao động và thực hiện nghiêm túc, công khai, minh bạch.
- Thu hút nhân viên tham gia đóng góp ý kiến xây dựng Quy chế thi đua khen thƣởng phù hợp giữa điều kiện của Chi nhánh và nguyện vọng ngƣời lao động, mặt khác tạo cho ngƣời lao động thấy đƣợc tầm quan trọng trong ý kiến đóng góp của họ.
- Với mức thƣởng hiện nay, chủ yếu là tập trung thƣởng vào cuối năm nên tính tạo động lực cho ngƣời lao động là chƣa cao, chƣa thực sự kích thích ngƣời lao động. Nguồn tiền thƣởng đang đƣợc trích từ quỹ khen thƣởng. Cần cân đối các nguồn quỹ khen thƣởng từ đầu năm để đƣa ra các hình thức thƣởng: thƣởng đột xuất, thƣởng hàng tháng cho những ngƣời có thành tích xuất sắc hoặc có sáng kiến có ích trong công việc, có nhƣ vậy mới tạo đƣợc động lực cho ngƣời lao động. Trên nguyên tắc thƣởng là phải khuyến khích lao động làm việc có hiệu quả, gia tăng sự đóng góp cho Chi nhánh. Thƣởng phải công bằng, kịp thời, tránh có sự thắc mắc từ các bộ phận, phòng ban. Bên cạnh đó, Chi nhánh có thể áp dụng các hình thức thƣởng nhƣ: khen thƣởng trƣớc toàn thể Chi nhánh, một khóa đào tạo, thƣởng thêm ngày nghỉ phép, một chuyến tham quan du lịch cho ngƣời lao động và gia đình, một món quà có ý nghĩa.
- Nghiên cứu điều chỉnh nâng giá trị các mức thƣởng cho phù hợp với tình hình giá cả hiện nay nhằm bảo đảm phần thƣởng phải có giá trị, có tác dụng kích thích nhân viên làm việc để đạt thƣởng. Khi có các quy định về mức thƣởng cần phải thông báo và giải thích cho nhân viên để họ thấy đƣợc mối liên hệ rõ ràng giữa kết quả làm việc và phần thƣởng. Ngoài ra, đối với những nhân viên làm cho Chi nhánh lâu năm thì cuối năm có thể thƣởng cho họ theo một mức quy định nào đó để khuyến khích họ gắn bó với Chi nhánh.
- Đồng thời, đƣa ra những chính sách động viên giúp đỡ ngƣời lao động khi có các vấn đề khó khăn phát sinh xảy ra giúp ngƣời lao động nhanh chóng khắc phục những khó khăn đó và trở lại công việc. Ngoài việc trợ cấp tốt các nhu cầu về vật chất, Chi nhánh cần tổ chức thăm hỏi, động viên ngƣời lao động nhằm tạo sự tin tƣởng của lao động đối với Chi nhánh, giúp họ an tâm khi làm việc, gắn bó lâu dài với doanh nghiệp. Mức chi cụ thể phải đƣợc công bố công khai. Ngoài ra, khen thƣởng cho con em cán bộ công nhân viên đạt
thành tích giỏi trong quá trình học tập. Từ đó ngƣời lao động sẽ tự hào hơn về Chi nhánh khi họ đƣợc chia sẻ về gia đình, do đó sẽ tạo động lực rất lớn cho ngƣời lao động. Ngoài áp dụng hình thức thƣởng bằng tiền ra, Chi nhánh có thể thƣởng bằng quà, kèm theo giấy khen, bằng khen.
- Đầu năm, Chi nhánh nên khảo sát và xây dựng bản đăng ký nghỉ phép trong năm của toàn thể nhân viên Chi nhánh. Từ đó, tạo điều kiện cho nhân viên có thể nghỉ ngơi đúng thời gian cần thiết, đồng thời chủ động sắp xếp nhân sự thay thế để đảm bảo đƣợc yêu cầu công việc. Công khai kế hoạch nghỉ phép của nhân viên đến các phòng ban, cửa hàng có liên quan để chủ động sắp xếp, phân công công việc phù hợp. Ví dụ:
Bảng 3.1. Kế hoạch nghỉ phép của nhân viên trong năm 2018
STT Họ và tên T ờ n n ỉ p ép Đị đ ểm n ỉ p ép Ghi chú 1 Nguyễn Thế Tuấn Từ 15-5 đến 22-5 Bình Định 2 Trần Chính Quyền Từ 17-8 đến 30-8 Phú Yên 3 ……… ………… ………
- Ban Giám đốc nên nghiên cứu điều chỉnh việc giao chỉ tiêu, kế hoạch cho các cửa hàng xăng dầu sát với nhu cầu của từng địa bàn, để tránh ảnh hƣởng đến lƣơng, thƣởng của nhân viên. Ngoài ra, nên tạo điều kiện cho nhân viên hoặc cửa hàng để tìm hiểu thị trƣờng và bán các sản phẩm, dịch vụ khác của Chi nhánh (nước giặt, bảo hiểm, gas, sơn ....). Các cửa hàng nên giao chỉ tiêu cụ thể về các sản phẩm khác (nƣớc giặt, bảo hiểm, sơn v.v.v.v.) cho nhân viên, đồng thời đƣa ra cách tính hoa hồng cụ thể cho mỗi sản phẩm bán đƣợc và khi bán vƣợt mục tiêu nhằm kích thích lao động. Ví dụ:
TLHHK = SLTH * ĐGsp*HH Trong đó:
- TLHHK: Tiền lƣơng hàng hóa khác. - SLTH: Số lƣợng thực hiện.
- DGSP: Đơn giá của sản phẩm.
- HH là mức hoa hồng khi nhân viên bán đƣợc sản phẩm.
Bảng 3.2. Mức hoa hồng tương ứng với số lượng sản phẩm
Số lƣợng sản phẩm bán
đƣợc (sản phẩm) <50 50-100 100-200 200-300 >400
Mức hoa hồng (%) 5 7.5 10 12.5 15
3 2 2 Xây ựn mô trƣờn làm v ệ t ân t ện
- Cải thiện điều kiện làm việc nhân viên là việc làm đúng đắn và cần có sự quan tâm của Ban Giám đốc. Đặc biệt đối với ngành buôn bán xăng dầu thì công tác an toàn cần phải đƣợc đặt lên hàng đầu. Hệ thống an toàn lao động, phòng chống cháy nổ, phòng cháy chữa cháy phải thƣờng xuyên phải kiểm tra, đảm bảo các thông số luôn ở mức an toàn.
- Trang phục bảo hộ phải đƣợc trang bị đầy đủ và đạt tiêu chuẩn: quần áo, giày, khẩu trang, găng tay... Khi làm việc tất cả nhân viên phải mặc theo đúng quy định. Đồng thời, phải tuyên truyền, giáo dục các biện pháp kỹ thuật. Thƣờng xuyên kiểm tra việc chấp hành của nhân viên về các biện pháp an toàn.
- Để tạo môi trƣờng làm việc thân thiện, đoàn kết, Chi nhánh nên tổ chức những buổi gặp mặt, giao lƣu, chia sẻ kinh nghiệm trong công việc để các nhân viên đƣợc học hỏi lẫn nhau, cũng nhƣ là cơ hội để họ đƣợc hiểu nhau hơn, đoàn kết và gắn bó với nhau hơn. Các trƣởng phòng, cửa hàng trƣởng cần hiểu nhân viên của mình, kịp thời phát hiện và trực tiếp hòa giải khi có
những mâu thuẫn xảy ra trong quan hệ đồng nghiệp, nếu mâu thuẫn xảy ra giữa các phòng ban thì trực tiếp Ban Giám đốc Chi nhánh sẽ đứng ra hòa giải, trên tinh thần hiểu, thông cảm và chia sẻ để hoàn thiện hơn nữa môi trƣờng làm việc thân thiên và đoàn kết trong Chi nhánh. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Chi nhánh nên đầu tƣ kinh phí cho tổ chức các hoạt động giao lƣu văn hóa văn nghệ, thể dục thể thao… vì những hoạt động này có tác dụng kích thích rất lớn về mặt tinh thần cho ngƣời lao động. Các phong trào thi đua cần phải hƣớng vào sản xuất và đời sống; phải có mục tiêu, chỉ tiêu, hình thức tổ chức, biện pháp cụ thể. Đồng thời, các phong trào thi đua phải thiết thực và đƣợc sự ủng hộ của tập thể nhân viên. Chi nhánh cần phải đa dạng hóa các hình thức thi đua, phong phú hóa các nội dung thi đua. Không những thế, các phong trào cần phải có những phần thƣởng kích thích đồng thời các kết quả cũng cần phải đƣợc đánh giá một cách công bằng và công khai. Thông qua các hoạt động sẽ tạo điều kiện cho ngƣời lao động đƣợc tham gia các hoạt động giao lƣu văn hóa văn nghệ, thể dục thể thao đƣợc nghỉ ngơi, thƣ giãn sẽ tái tạo sức lao động, tăng cƣờng hiệu quả lao động. Chi nhánh nên tăng cƣờng các biện pháp tổ chức du lịch dã ngoại vào ngày nghỉ, ngày lễ, tổ chức các hoạt động nhƣ liên hoan 08-3; 20-10; 02-9...
- Tạo điều kiện hỗ trợ cho nhân viên đƣa gia đình mình cùng tham gia các hoạt động của Chi nhánh nhằm tạo sự gắn bó giữa ngƣời lao động và Chi nhánh, Ban Giám đốc nên khuyến khích, tạo điều kiện để gia đình các cán bộ công nhân viên trong Chi nhánh cũng có thể tham dự các hoạt động của Chi nhánh. Để làm đƣợc điều này, Chi nhánh có thể tổ chức các bữa tiệc, hoặc tổ chức chƣơng trình giao lƣu cho các nhân dịp Trung thu, ngày Quốc tế thiếu nhi, khuyến khích mọi thành viên trong gia đình nhân viên cùng tham gia.
- Phổ biến, quán triệt đến toàn thể nhân viên Chi nhánh thực hiện tốt những quy định về Văn hóa doanh nghiệp và Bộ Quy tắc ứng xử Petrolimex
của Tập đoàn ban hành.
3 2 3 Xây ựn mố qu n ệ tốt đẹp ữ n ân v ên và lãn đạo
- Lãnh đạo Chi nhánh cần thƣờng xuyên rà soát toàn bộ hoạt động quản lý của mình, phân tích những tồn tại gây bất bình cho nhân viên và kịp thời khắc phục. Tuy nhiên, cần tập trung giải quyết mối quan hệ về quyền lợi và nghĩa vụ giữa các bên tham gia quá trình lao động.
- Rút ngắn khoảng cách giữa Ban Giám đốc và nhân viên bằng cách: giao lƣu văn nghệ, thể thao, gặp gỡ trò chuyện lấy ý kiến của ngƣời lao động.
- Hàng năm, Ban Giám đốc nên tổ chức các cuộc họp để tiếp thu ý kiến của nhân viên, nhằm nâng cao chất lƣợng lãnh đạo và gắn kết hơn với nhân viên. Ban Giám đốc cần khuyến khích, động viên nhân viên tham dự họp đóng góp ý kiến. Đồng thời không giới hạn, phạm vi, thẩm quyền đóng góp ý kiến trong các buổi họp. Điều này sẽ tác động đến tâm lý nhân viên tham dự họp, nhân viên sẽ chủ động, nhiệt tình trong quá trình đặt câu hỏi hoặc nêu vấn đề, cấp trên sẽ tiếp nhận đƣợc nhiều ý kiến khách quan và nắm bắt thông tin, tình hình thực tế một cách chủ động, chính xác.
- Ban Giám đốc phải xây dựng tầm nhìn, định hƣớng rõ ràng của mình đối với sự phát triển của Chi nhánh trong tƣơng lai, đồng thời phải chia sẻ, truyền tải đƣợc những giá trị, phƣơng hƣớng để đạt đƣợc điều đó đến toàn thể nhân viên thông qua các cuộc họp của chi nhánh. Thông qua đó giúp nhân viên tin tƣởng, gắn bó và phấn đấu để đạt đƣợc định hƣớng đó.
- Chi nhánh cần thông báo đến nhân viên những chƣơng trình hoạt động sắp diễn ra, đồng thời phát động các hoạt động, cuộc thi liên quan để nhân viên tham gia, đóng góp ý kiến. Điều này không chỉ tác động đến chƣơng trình, hoạt động thực hiện hiệu quả hơn mà là cầu nối gắn kết nhân viên đồng hành cùng quá trình xây dựng và phát triển của Chi nhánh.
những nhân viên có những ý kiến đóng góp hiệu quả, sáng tạo trong cuộc họp định kỳ hàng tháng của Chi nhánh. Đồng thời, nên chủ động tiếp nhận ý kiến từ nhân viên thông qua nhiều hình thức khác nhau, ngoài vấn đề trao đổi trực tiếp có thể thông qua hộp thƣ điện tử, điện thoại, tin nhắn.
- Xây dựng hòm thƣ góp ý tại các cửa hàng để nhân viên có thể tự do, thoải mái góp ý cho lãnh đạo hoặc khách hàng có thể phản ánh về phong cách làm việc của nhân viên chi nhánh. Thông qua đó Ban Giám đốc nên thƣờng xuyên xem xét những góp ý và đƣa ra cách giải quyết phù hợp, đồng thời thông báo bằng văn bản hoặc trong các cuộc họp để nhân viên có thể biết đƣợc và tin tƣởng vào lãnh đạo.
3.2.4. Phân tích, mở rộn ôn v ệ
- Thực hiện phân tích từng công việc tại các phòng ban của Chi nhánh. Vì phân tích công việc có ý nghĩa rất lớn lao trong tạo động lực cho ngƣời lao động. Nhờ có phân tích công việc mà nhân viên có thể xác định đƣợc kỳ vọng của mình đối với công việc đó, hiểu đƣợc các nhiệm vụ, nghĩa vụ và trách nhiệm cụ thể của mình trong công việc. Khi phân tích công việc cần: định nghĩa về công việc một cách hoàn chỉnh và chính xác; mô tả các nhiệm vụ, trách nhiệm và tiêu chuẩn hoàn thành công việc; mô tả đầy đủ các điều kiện vật chất, kỹ thuật để thực hiện công việc đó của đơn vị, đồng thời xác định các điều kiện cần thiết để hoàn thành công việc đó một cách tốt nhất; xác định các yêu cầu của công việc mà mỗi ngƣời ở vị trí công việc đó phải đáp ứng để thực hiện công việc một cách thành công.
- Tạo điều kiện cho nhân viên Chi nhánh có thể tìm hiểu thị trƣờng tại địa phƣơng để bán các sản phẩm khác nhƣ sơn, gas, nƣớc giặt, bảo hiểm, v.v.v.. Giao các quyền nhƣ giảm giá, chiết khấu, .v.v.v. cho nhân viên đối với đơn hàng lớn, khách hàng quen thuộc trong hạn mức cụ thể. Nhằm giúp nhân viên có thể bán đƣợc số lƣợng hàng hóa lớn, cũng nhƣ tạo lòng trung thành
của khách hàng.
- Trên cơ sở phân tích công việc, tiến hành xây dựng và hoàn thiện bản mô tả công việc để nhân viên có thể hiểu rõ về công việc mình đang làm. Theo đó, bản mô tả công việc (được trình bày tại Phụ lục 03) bao gồm đầy đủ các thông tin sau:
+ Phần xác định công việc: tên công việc (chức danh công việc), mã số của công việc, tên bộ phận hay địa điểm thực hiện công việc, chức danh lãnh đạo trực tiếp, số ngƣời phải lãnh đạo dƣới quyền…
+ Phần mục tiêu công việc: Bản mô tả công việc phải nêu lên đƣợc mục tiêu của vị trí công việc: “vị trí này tồn tại để làm gì cho doanh nghiệp?”. Đây chính là mục tiêu công việc phù hợp với các chức năng chính yếu mà vị trí này đảm nhận. Ví dụ, đối với vị trí Trƣởng Phòng Hành chính Tổ chức có chức năng đề xuất chính sách nhân sự, theo dõi và tƣ vấn thực hiện chính sách thì mục đích có thể là “Bảo đảm chất lượng và số lượng nguồn nhân lực cho
Chi nhánh thông qua việc thực hiện các chính sách nhân sự phù hợp với nhu cầu quản lý và hiệu quả nhất”.
+ Phần nhiệm vụ và trách nhiệm: là phần liệt kê một cách tóm tắt và chính xác các nhiệm vụ, trách nhiệm thuộc công việc. Phần này bao gồm các câu mô tả chính xác, nêu rõ nhân viên phải làm gì.
+ Các điều kiện làm việc: bao gồm các điều kiện về môi trƣờng, vật chất, thời gian làm việc, các điều kiện vệ sinh an toàn lao động … Một bản mô tả công việc tốt cần đáp ứng những yêu cầu sau: Thể hiện các nhiệm vụ riêng biệt một cách rõ ràng và ngắn gọn; đề cập đến các chức danh và vị trí hơn là những ngƣời cụ thể; khách quan và chính xác. Mô tả theo cách công việc phải đƣợc thực hiện trên thực tế; sử dụng các động từ hành động. Không giải thích quy trình; đơn giản và ngắn gọn, dễ nhớ và dễ hiểu.