6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.1.GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CHI NHÁNH XĂNG DẦU KON TUM
2.1. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CHI NHÁNH XĂNG DẦU KON TUM TUM
2.1.1. Quá trìn ìn t àn và p át tr ển
Chi nhánh Xăng dầu Kon Tum trực thuộc Công ty Xăng dầu Bắc Tây Nguyên, là thành viên của Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam (Petrolimex Việt Nam), đƣợc thành lập theo Quyết định số 179/XD-TCCB ngày 27/07/1993
của Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam (Nay là Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam).
- Tên doanh nghiệp: Chi nhánh Xăng dầu Kon Tum.
- Địa chỉ: Số 89 Phạm Văn Đồng, Phƣờng Lê Lợi, thành phố Kon Tum. - Điện thoại: (84-60) 3866740 Fax: (84-60) 3866740.
Tiền thân của Công ty Xăng dầu Bắc Tây Nguyên là Công ty Vật tƣ Tổng hợp tỉnh Gia Lai - Kon Tum, đƣợc thành lập theo Quyết định số 150/VT-QĐ, ngày 14/02/1976 của Bộ Vật tƣ gồm các trạm vật tƣ khu vực Gia Lai và Kon Tum. Công ty Vật tƣ Tổng hợp tỉnh Gia Lai - Kon Tum chịu trách nhiệm cung ứng các vật tƣ cho hoạt động sản xuất, trong đó có mặt hàng xăng dầu. Sau khi tỉnh Kon Tum đƣợc tách ra khỏi tỉnh Gia Lai - Kon Tum và Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam (nay là Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam) trực thuộc Bộ Thƣơng Mại (nay là Bộ Công Thương), Chi nhánh xăng dầu Kon
Tum đƣợc thành lập gồm các trạm vật tƣ tổng hợp thị xã Kon Tum và huyện Đăk Tô với tài sản ban đầu là 2 cửa hàng xăng dầu. Trải qua gần 40 năm hình thành và phát triển, hiện nay Chi nhánh Xăng dầu Kon Tum là doanh nghiệp nhà nƣớc hạng II, thực hiện nhiệm vụ kinh doanh xăng dầu, các sản phẩm hóa
dầu và cung ứng các dịch vụ có liên quan trên địa bàn toàn tỉnh Kon Tum.
2.1.2. Cơ ấu tổ ứ bộ máy quản lý
a. Cơ cấu tổ chức
Hình 2.1. Cơ cấu bộ máy quản lý b. Chức năng của các bộ phận
- Ban Giám đốc: Bao gồm Giám đốc và các Phó giám đốc là bộ phận đứng đầu, lãnh đạo cao nhất, trực tiếp chịu trách nhiệm tổ chức điều hành mọi mặt hoạt động của đơn vị.
- Phòng Tổ chức Hành chính: Có trách nhiệm tham mƣu giúp Ban giám đốc quản lý hồ sơ lao động, trực tiếp phân công lao động, cân đối và phân phối bậc lƣơng, giải quyết kịp thời, đúng chế độ chính sách về mọi quyền lợi cho mọi ngƣời lao động, đảm bảo công tác thanh tra, thi đua toàn đơn vị, phối hợp với các phòng nghiệp vụ khác triển khai công tác nghiệp vụ, quản lý các cửa hàng trực thuộc và chăm sóc khác hàng.
- Phòng Tài chính Kế toán: Chịu trách nhiệm tham mƣu và tổ chức bộ máy tài chính kế toán toàn đơn vị, lập hệ thống sổ sách theo dõi tình hình tài
Ban Giám đốc Chi nhánh Phòng Kinh Doanh Phòng Kế Toán Tài Chính Phòng Tổ chức hành chính Phòng Quản lý kỹ thuật Khối cửa hàng xăng dầu Kon Tum
chính, sử dụng vốn, kết quả hoạt động kinh doanh, quản lý và giám sát lĩnh vực tài chính tại các cửa hàng bán lẻ, phối hợp với các phòng nghiệp vụ khác triển khai công tác nghiệp vụ, quản lý các cửa hàng trực thuộc và chăm sóc khách hàng.
- Phòng Kinh doanh: Tham mƣu cho Ban giám đốc quản lý tổ chức điều hành các hoạt động kinh doanh toàn đơn vị, xây dựng kế hoạch, lập cân đối cung cầu trong tuần, hàng tháng, quý cho toàn bộ nhập - xuất hàng hóa, giao dịch ký kết hợp đồng, theo dõi tình hình kinh doanh, kiểm tra các hoạt động kinh doanh, theo dõi nhập - xuất và bán hàng, phối hợp với các phòng nghiệp vụ khác triển khai công tác nghiệp vụ, quản lý các cửa hàng trực thuộc và chăm sóc khách hàng.
- Phòng Quản lý Kỹ thuật: Tham mƣu cho Ban Giám đốc quản lý tổ chức điều hành các hoạt động liên quan đến công tác quản lý kỹ thuật, xây dựng cơ bản toàn đơn vị, xây dựng kế hoạch đầu tƣ xây dựng cơ bản, quản lý tài sản trang thiết bị, công tác phòng chống cháy nổ, bảo vệ môi trƣờng, phối hợp với các phòng nghiệp vụ khác triển khai công tác nghiệp vụ, quản lý các cửa hàng trực thuộc và chăm sóc khách hàng.
- Các cửa hàng trực thuộc: Chịu trách nhiệm tổ chức bán hàng, quản lý hàng hóa tồn kho và tài sản tại cửa hàng, lập các báo cáo định kỳ theo yêu cầu quản lý, phối hợp cùng các phòng nghiệp vụ quản lý thị trƣờng và chăm sóc khách hàng.
Để thực hiện tốt nhiệm vụ, kế hoạch đã đề ra thì mối quan hệ giữa các phòng nghiệp vụ trong đơn vị là rất quan trọng. Mặc dù chức năng và nhiệm vụ của mỗi phòng nghiệp vụ là khác nhau nhƣng trong thực tế thì giữa các phòng nghiệp luôn có sự trao đổi qua lại cùng nhau tìm ra những giải pháp tối ƣu, hƣớng đến kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị. Mối quan hệ qua lại này tạo điều kiện phát huy hết khả năng chuyên môn của các phòng nghiệp vụ
và từng cá nhân.
Ngoài mối quan hệ giữa các phòng nghiệp vụ với nhau, thì mối quan hệ giữa các phòng nghiệp vụ với các cửa hàng trực thuộc Chi Nhánh cũng rất quan trọng. Cửa hàng gửi số liệu sổ sách hoá đơn chứng từ về các phòng ban của Chi Nhánh để tổng hợp và xác định kết quả và lập báo cáo kinh doanh. Chi Nhánh cũng thƣờng xuyên cử cán bộ quản lý xuống cửa hàng để giám sát và hƣớng dẫn các cửa hàng lập sổ sách, báo cáo. Ngoài mối quan hệ trong nội bộ đơn vị thì mối quan hệ với khách hàng, các cơ quan quản lý nhà nƣớc trong lĩnh vực kinh doanh là một điều tất nhiên và cần thiết.
2.1.3. C ứ năn và n ệm vụ ủ C n án Xăn ầu Kon Tum
- Chức năng
Thay mặt tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam và Công ty Xăng dầu Bắc Tây Nguyên chịu trách nhiệm tổ chức kinh doanh xăng dầu và các sản phẩm hóa dầu phục vụ nhu cầu phát triển kinh tế, an ninh quốc phòng và nhu cầu tiêu dùng của nhân dân trên địa bàn tỉnh Kon Tum.
Chấp hành các nghĩa vụ nộp ngân sách cho tỉnh sở tại, theo mức độ phân cấp quản lý mà Chi nhánh đƣợc quyền quản lý và chịu trách nhiệm trên một số lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động tài chính kế toán, xây dựng cơ bản, …
- Nhiệm vụ
Không ngừng phát triển các lĩnh vực hoạt động kinh doanh, luôn tạo ra hiệu quả kinh tế, xã hội nhằm đóng góp một phần vào thu ngân sách Nhà Nƣớc, có tích lũy để mở rộng hoạt động kinh doanh.
Không ngừng nâng cao năng suất lao động trong doanh nghiệp. Thực hiện phân phối lao động, đảm bảo mức lƣơng tối thiểu, ổn định nâng cao đời sống vật chất tinh thần cho ngƣời lao động. Bồi dƣỡng nâng cao trình độ văn hóa, khoa học, kĩ thuật và chuyên môn cho ngƣời lao động.
Bảo vệ doanh nghiệp, bảo vệ môi trƣờng, giữ gìn an ninh chính trị trật tự xã hội, làm tròn nghĩa vụ quốc phòng.
Tuân thủ đúng pháp luật hạch toán và báo cáo trung thực theo chế độ kế toán Nhà Nƣớc quy định.
2.1.4. Đặ đ ểm n o n ủ Chi nhánh
Chi nhánh Xăng dầu Kon Tum là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thƣơng mại chuyên kinh doanh xăng dầu và các sản phẩm hoá dầu tại địa bàn tỉnh Kon Tum. Hiện nay Chi nhánh Xăng dầu Kon Tum đang tiến hành những lĩnh vực kinh doanh sau:
- Kinh doanh xăng dầu sáng: Đây là lĩnh vực kinh doanh chủ đạo của đơn vị, bao gồm các mặt hàng: xăng thông dụng (A92), xăng cao cấp (A95), Diezel thông dụng (Do 0,25%S), Diesel cao cấp (Do 0,05%S), dầu hoả (Ko). Đối với lĩnh vực kinh doanh này thì nguồn hàng hoàn toàn đƣợc nhập mua từ Công ty Xăng dầu Bắc Tây Nguyên – Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam trực tiếp ở các kho xăng dầu khu vực miền Trung và Tây Nguyên. Chi nhánh Xăng dầu Kon Tum tổ chức bán hàng thông qua phƣơng thức bán lẻ cho ngƣời tiêu dùng trực tiếp ở các cửa hàng xăng dầu trực thuộc, bán theo phƣơng thức đại lý nhƣợng quyền giao hàng trao tay đến cửa hàng của các đại lý nhƣợng quyền thƣơng mại cũng nhƣ vận chuyển bán buôn trực tiếp tại các công trình, kho hàng của các khách hàng mua công nghiệp dùng cho sản suất. Trong đó phƣơng thức bán lẻ trực tiếp tại cửa hàng trực thuộc chiếm 55%-60% tổng sản lƣợng, bán cho các đại lý nhƣợng quyền thƣơng mại chiếm 30%-35%, phần còn lại là bán cho khách hàng mua buôn giao xăng dầu trực tiếp tại công trình, nhà máy xí nghiệp của khách hàng.
- Kinh doanh hàng hóa khác: gồm có các mặt hàng thuộc nhóm hàng hóa Dầu mỡ nhờn, khí gas, Sơn, Nƣớc giặt. Chi nhánh Xăng dầu Kon Tum mua hàng từ các Công ty Dầu Nhờn Petrolimex, Công ty Gas Petrolimex, Công ty
Sơn Petrolimex, Công ty Hóa chất Petrolimex để bán tại tỉnh Kon Tum thông qua bán lẻ cho ngƣời tiêu dùng tại các cửa hàng xăng dầu.
- Kinh doanh dịch vụ gồm dịch vụ vận tải, đại lý bảo hiểm, đại lý chuyển tiền nhanh: Chi nhánh Xăng dầu Kon Tum cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa, ký hợp đồng làm đại lý bảo hiểm cho Công ty bảo hiểm Petrolimex, hợp đồng chuyển tiền nhanh với ngân hàng xăng dầu PGBank để tổ chức hoạt động dịch vụ tại tỉnh Kon Tum thông qua các cửa hàng xăng dầu cũng nhƣng bán trực tiếp tới ngƣời tiêu dùng.
2.2. ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH NGUỒN NHÂN LỰC CỦA CHI NHÁNH
Chi nhánh Xăng dầu Kon Tum hiện nay đang có 182 nhân viên. Trong đó: Ban Giám đốc 02 ngƣời, trƣởng, phó các phòng 08 ngƣời, Cửa hàng trƣởng 10 ngƣời, phụ trách cửa hàng 11 ngƣời.
2 2 1 Cơ ấu nhân sự theo giớ tín , độ tuổi
Bảng 2.1. Cơ cấu nhân sự theo giới tính
G ớ tín
Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016
Số l o độn (n ƣờ ) Tỷ lệ (%) Số l o độn (n ƣờ ) Tỷ lệ (%) Số l o độn (n ƣờ ) Tỷ lệ (%) Nam 138 78.86 140 78.65 142 78.02 Nữ 37 21.14 38 21.35 40 21.98 Tổng cộng 175 100 178 100 182 100
(Nguồn: Chi nhánh Xăng dầu Kon Tum)
Nguồn lao động của Chi nhánh qua các năm có sự ổn định, lao động tăng không đáng kể. Có sự tăng nhẹ từ năm 2014 tới 2016 tƣơng ứng với 7 ngƣời, chủ yếu là sự tăng lên của nhân viên tại các cửa hàng xăng dầu.
Xét về mặt giới tính, trong cả 3 năm 2014 - 2016 lực lƣợng lao động nam luôn chiếm tỷ trọng cao hơn lao động nữ. Do tính chất đặc thù của công
việc là ngành độc hại nguy hiểm nên lao động nam đƣợc sử dụng chủ yếu. Nhân viên nữ ít chủ yếu làm các công việc nhƣ: kế toán, thủ quỹ, văn thƣ ..., trong khi đó lao động nam giữ các vị trí nhƣ bán hàng, nhân viên kinh doanh, kỹ thuật ... Chính vì vậy các chính sách, biện pháp khích lệ, động viên vật chất, tinh thần cần hài hòa, công bằng để mọi nhân viên đều cảm thấy hài lòng, có động lực trong công việc.
Bảng 2.2. Cơ cấu nhân sự theo độ tuổi
Độ tuổ Số lƣợn nhân viên (n ƣờ ) Tỷ lệ (%)
Nhỏ hơn 25 tuổi 11 6.05
Từ 25 - 30 tuổi 28 15.39
Từ 31 - 40 tuổi 110 60.43
Trên 40 tuổi 33 18.13
(Nguồn: Chi nhánh Xăng dầu Kon Tum)
Theo Bảng 2.2, độ tuổi chủ yếu là từ 31 tuổi đến 40 tuổi chiếm 60.43%, độ tuổi này các nhân viên dễ dàng tiếp thu đƣợc các kiến thức mới, làm quen với công việc, chịu đƣợc áp lực và đặc thù công việc. Độ tuổi trên 40 ít chiếm 18.13 % do đặc thù công việc thuộc ngành nghề độc hại nên tuổi về hƣu của nam là 55, nữ là 50 nên ở độ tuổi này chủ yếu là đội ngũ quản lý. Hiện nay, lực lƣợng nhân viên của Chi nhánh đa số còn trẻ độ tuổi từ 25-40 chiếm 75.82%, đây là độ tuổi năng động nhiệt tình, có sức khỏe, dễ tiếp thu kiến thức mới, đó là điều kiện thuận lợi để nhân viên có thể nghiên cứu tìm hiểu, mở rộng thị trƣờng kinh doanh trên địa bàn và cống hiến hết sức mình cho Chi nhánh. Tuy nhiên lao động thuộc độ tuổi này thƣờng yếu về mặt kinh nghiệm, đôi khi nôn nóng do đó Chi nhánh cần có kế hoạch đào tạo họ để sử dụng có hiệu quả cao nhất. Số lao động ở độ tuổi từ 40 trở lên (chiếm 18.13%) chủ yếu là các cán bộ quản lý, có nhiều kinh nghiệm đối với việc kinh doanh xăng dầu, am hiểu về thị trƣờng trên địa bàn, có nhiều mối quan
hệ với những khách hàng, đây là lực lƣợng nòng cốt của Chi nhánh.
2 2 2 Cơ ấu nhân sự t eo trìn độ học vấn
Bảng 2.3. Cơ cấu nhân sự theo học vấn
Trìn độ Số lƣợn n ân v ên (n ƣờ ) Tỷ lệ (%)
Trên đại học 2 1.1
Đại học 50 27.47
Cao đẳng 83 45.6
Khác 47 25.83
(Nguồn: Chi nhánh Xăng dầu Kon Tum)
Lao động có trình độ đại học (chiếm 27.47%) và trên đại học (chiếm 1.1%) chủ yếu tập trung ở bộ phận văn phòng. Bộ phận bán hàng trực tiếp
phần lớn là lao động có trình độ cao đẳng, trung cấp, học nghề .... .Trong xu thế phát triển, hội nhập, cạnh tranh ngày càng gay gắt, việc tăng cƣờng đội ngũ có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ là điều rất cần thiết, tuy nhiên, trình độ học vấn của lao động còn thấp (trình độ dưới cao đẳng chiếm 71.43%). Vì vậy, Ban Giám đốc nên có kế hoạch để đào tạo nhằm nâng cao chất lƣợng của nguồn nhân lực, từ đó khai thác tối đa hiệu quả nguồn nhân lực mang lại, đặc biệt là đào tạo đối với những nhân viên còn trẻ, đây là lực lƣợng nòng cốt của Chi nhánh trong tƣơng lai.
2 2 3 Cơ ấu nhân sự theo số năm làm việc
Bảng 2.4. Cơ cấu nhân sự theo số năm làm việc
Kinh ng ệm làm v ệ Số lƣợn n ân v ên (n ƣờ ) Tỷ lệ (%)
Dƣới 1 năm 23 9.89
Từ 1 - 3 năm 26 17.03
Từ 3 - 5 năm 78 42.86
Trên 5 năm 55 30.22
Phần lớn thì số năm làm việc nhân viên tại Chi nhánh là từ 3 năm trở lên (chiếm 73.08%), nhóm nhân viên có kinh nghiệm làm việc trên 5 năm (chiếm 30.22%) đây đa phần là cán bộ quản lý, các trƣởng, phó phòng, cửa hàng trƣởng, phụ trách cửa hàng. Đây là lực lƣợng chủ chốt, có kinh nghiệm trong việc kinh doanh, điều hành, quản lý, rất trung thành và gắn bó với Chi nhánh. Chi nhánh nên có những chính sách phù hợp để nhân viên gắn bó hơn nhằm để ổn định bộ máy tổ chức tạo điều kiện để Chi nhánh phát triển.
2.3. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CHÍNH SÁCH TẠO ĐỘNG LỰC THÚC ĐẨY NHÂN VIÊN Ở CHI NHÁNH XĂNG DẦU KON TUM THÚC ĐẨY NHÂN VIÊN Ở CHI NHÁNH XĂNG DẦU KON TUM
Để phân tích thực trạng công tác tạo động lực tại Chi nhánh, tác giả thực
hiện phỏng vấn trực tiếp bằng phiếu điều tra đối với nhân viên tại Chi nhánh. Luận văn quan tâm tới các công cụ: kích thích bằng vật chất (tiền lương,
thưởng, phúc lợi); kích thích bằng tinh thần (môi trường làm việc; lãnh đạo; đặc điểm công việc; đào tạo và thăng tiến; đánh giá thành tích).
Phƣơng pháp chọn mẫu ngẫu nhiên theo nhóm quy mô điều tra là 154 ngƣời. Tác giả thực hiện phỏng vấn trực tiếp bằng phiếu điều tra.
Thang đo Likert đƣợc sử dụng với mức 5 (từ 1 đến 5), cụ thể: (1) Rất
không hài lòng, (2) Không hài Lòng, (3) Bình thƣờng, (4) Hài lòng, (5) Rất hài lòng. Mẫu phiếu điều tra đƣợc sử dụng để khảo sát nhân viên tại Chi nhánh Xăng dầu Kon Tum đƣợc trình bày tại Phụ lục 01.
Kết quả nghiên cứu thực trạng công tác tạo động lực thúc đẩy nhân viên Chi nhánh Xăng dầu Kon Tum sẽ đƣợc trình bày ở các nội dung tiếp theo và là cơ sở để đề xuất các giải pháp ở Chƣơng 3.
2.3.1. Công cụ kích thích bằng vật chất
a. Công tác tiền lương
Nhân viên chi nhánh đƣợc hƣởng tiền lƣơng trên cơ sở công việc đảm nhận và kết quả thực hiện công việc của từng cá nhân. Cụ thể:
+ Tại Văn phòng Chi nhánh: Tiền lƣơng trả cho ngƣời lao động căn cứ vào mức lƣơng đƣợc xếp (chức danh công việc), ngày công làm việc thực tế, hiệu quả làm việc của từng ngƣời. Việc trả lƣơng theo thời gian cho khối văn