Tổ chức công tác vận chuyển, tiếp nhận nguyên vật liệu là khâu quan
trọng trong công tác quản trị nguyên vật liệu của doanh nghiệp. Làm tốt công tác vận chuyển tiếp nhận sẽ góp phần làm cho việc cung cấp nguyên vật liệu cho sản xuất được liên tục tránh sự gián đoạn trong sản xuất, tiết kiệm chi phí
sản xuất và tránh tổn thất nguyên vật liệu.
a. Vận chuyển nguyên vật liệu trong doanh nghiệp
Vận chuyển trong doanh nghiệp bao gồm vận chuyển bên ngoài và bên trong nội bộ doanh nghiệp
của bên bán đến kho, bãi của doanh nghiệp.
Vận chuyển nội bộ là vận chuyển nguyên vật liệu từ kho của doanh nghiệp đến các địa điểm theo yêu cầu sản xuất của doanh nghiệp, hoặc vận chuyển bán thành phẩm, sản phẩm dở dang trong nội bộ doanh nghiệp .
Chi phí vận chuyển và thời hạn nhận hàng ở đầu vào cũng như giao hàng ở đầu ra rất quan trọng trong cả chế tạo lẫn dịch vụ.
Chi phí này lại phụ thuộc vào hai yếu tố rất cơ bản là địa điểm đặt Nhà máy và cách thức vận chuyển. Khi tiến hành lập kế hoạch vận chuyển Nhà máy cần tính xem khả năng tự vận chuyển hay thuê ngoài. Như vậy, cần phải xác định các yếu tố sau:
- Lựa chọn phương tiện vận chuyển và lộ trình vận chuyển hợp lý. - Chi phí thuê ngoài vận chuyển và chi phí tự tổ chức vận chuyển có hiệu quả hơn không.
- Khả năng chủ động đáp ứng yêu cầu sản xuất và kiểm soát rủi ro.
b. Quản lý việc nhập nguyên vật liệu
Sau khi ký kết hợp đồng mua sắm vật tư nguyên liệu, nhà cung cấp có trách nhiệm giao vật tư cho Nhà máy theo tiến độ cam kết tại kho Nhà máy. Công tác tiếp nhận vật tư qua các bước sau:
- Thành lập bộ phận nghiệm thu (thành phần tham gia tùy thuộc vào
chủng loại vật tư theo yêu cầu sản xuất).
- Kiểm tra về chủng loại, số lượng, đặc tính kỹ thuật, tính chất cơ lý hoá
của nguyên vật liệu có đúng theo hợp đồng và trên hóa đơn, phiếu vận chuyển hay không.
- Lập biên bản nghiệm thu kỹ thuật nếu đạt yêu cầu thì tiến hành nhập kho và lập phiếu nhập kho vật tư để làm cơ sở hạch toán và thanh toán cho nhà cung cấp.
chuẩn bị kho tàng, sắp xếp hàng theo trật tựđã quy định...
Các chứng từ được sử dụng trong hạch toán và quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp là: Hoá đơn bán hàng (hoặc hoá đơn kiêm phiếu xuất kho)
của người bán, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất vật tư theo hạn mức, phiếu xuất kho... tuỳ theo nội dung nghiệp vụ cụ
thể.