a. Công tác mua sắm
Nguyên vật liệu dùng để sản xuất Nhà máy phải mua sắm từ bên ngoài với số lượng và giá trị lớn, Nhà máy tổ chức mua sắm nguyên vật liệu từ
người dân, thương lái cung cấp truyền thống. Mỗi lần nhập hàng khối lượng lớn, điều kiện bảo quản nguyên vật liệu củ sắn tươi là môi trường tự nhiên, để
lâu sẽ bị hỏng, ảnh hưởng chất lượng sản phẩm.
Để có cơ sở tiến hành mua sắm nguyên vật liệu phải xác định số lượng nguyên vật liệu cần thiết theo kế hoạch tiến độ từng thời kỳ nào đó và cho từng thời điểm mua sắm trong thời kỳ đó, cũng như xác định chính xác giá cả
nguyên vật liệu trong từng thời điểm mua sắm. Vì vậy, Nhà máy cần có kế
hoạch nhập hàng theo nhu cầu.
chất lượng, giá cả của các loại nguyên vật liệu cần thiết tại các thời điểm thay
đổi ảnh hưởng đến nguồn cung cấp nguyên vật liệu về mặt số lượng, chất lượng, tiến độ và thời gian cung cấp. Bên cạnh sức ép về tỷ giá đối với xuất khẩu sản phẩm tinh bột sắn, sản xuất cũng bị ảnh hưởng bởi sự tăng giá điện, vì ngành sản xuất tinh bột sắn với đặc trưng sử dụng nhiều điện nên cũng sẽ chịu tác động mạnh của sự tăng giá điện.
Sản phẩm nông nghiệp nói chung và củ sắn nói riêng chịu tác động rất lớn của thị trường tiêu thụ sản phẩm xuất khẩu và điều kiện thời tiết. Bên cạnh sự phát triển rầm rộ của các Nhà máy chế biến tinh bột sắn trong vùng thì thị trường sắn lát khô cho sản xuất thức ăn chăn nuôi và sản xuất cồn etanol cũng phát triển. Chính các tác động này làm cho công tác dự đoán và lập kế hoạch gặp nhiều khó khăn.
b. Công tác tiệp nhận, đánh giá chất lượng và thanh toán
Vật liệu phụ : Khi nguyên vật liệu mua về đến kho, bộ phận kế toán vật tư căn cứ vào hoá đơn, hợp đồng kinh tế tiến hành làm phiếu nhập hàng, phiếu nhập kho. Khi tiếp nhận có các bộ phận như kế toán vật tư, thủ kho kiểm tra hàng hóa đúng chủng loại, số lượng theo yêu cầu. Nguyên vật liệu có thể giao trực tiếp cho các bộ phận sản xuất ngay hoặc và nhập kho kịp thời, kèm các chứng từ kế toán để theo dõi. Bộ phận tiếp nhận đã phát hiện kịp thời một số loại nguyên vật liệu sai chủng loại, kém chất lượng và giao trả lại nhà cung cấp để đổi lại. Một số trường hợp không đảm bảo chất lượng được phát hiện và bộ phận vật tư đã làm việc với nhà cung cấp đổi lại kịp thời số hàng trên.
Mẫu phiếu nhập kho NVL
Vật liệu chính là củ sắn tươi. Căn cứ kế hoạch nhập hàng đã có, bàn cân căn cứ để cho xe chở hàng theo thứ tự nhập. Nhân viên kiểm tra chất lượng sẽ
lấy mẫu ngẫu nhiên để đánh giá chất lượng lô hàng, lập phiếu. Sau khi có kết quả từ bàn cân, phiếu kiểm tra, người nhập làm thủ tục thanh toán với phòng kế toán.
NHÀ MÁY TINH BỘT SẮN DAKLAK
Xã Easar, Eakar, Đăklăk
PHIẾU NHẬP KHO Số: 010/07 Ngày 13 tháng 07 năm 2014
Người nhập: NGUYỄN VIẾT TUẤN
Đơn vị: Nguyễn Viết Tuấn ( EK_KTVTNVTUAN)
Nội dung: Nhập béc cắt+ điện cực plasma, phớt M40 theo HĐTC 0070556 ngày 10/7/2014 Kho: (EK_K04)
STT Mặt hàng Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 Phớt M40(EK_40PHOT) Béc cắt plasma p60 (EK_BECCATP60) Điện cực plasma P60 ( EK_DIENCUCP60) Bộ Cái Cái 4,00 20,00 20,00 420.000,00 70.000,00 65.000,00 1.680.000 1.400.000 1.300.000 Cộng tiền hàng Thuế NK Thuế GTGT Tổng tiền 4.380.000 4.380.000 Cộng thành tiền ( bằng chữ) : Bốn triệu ba trăm tám mươi ngàn đồng chẵn.
Mẫu phiếu kiểm tra chất lượng củ sắn tươi
Mẫu phiếu cân hàng Nguyên liệu củ sắn tươi
NHÀ MÁY TINH BỘT SẮN ĐĂKLẮK
Thôn 9, Xã Easar, Huyện Eakar, Tỉnh Đăklăk Số: 000703 Tel: (05003) 829706- Fax: (05003) 829584
PHIẾU CÂN HÀNG
Ngày 14 Tháng 07 Năm 2014
- Chủ hàng : Nguyễn Duy Truyền - Số xe: 47P 1853 - Địa chỉ : ĐT- Cư Brông - TL
- Mặt hàng : Củ sắn tươi
- Trọng lượng xe có hàng : 19.250 kg Giờ cân : 07:06 14/07/2014 - Trọng lượng xe không : 6.400 kg Giờ cân : 07:38 14/07/2014
- Trọng lượng hàng : 12.850 kg - Tạp chất (%) : 5,5 % = 707 kg - Trọng lượng sạch : 12.143 kg - Hàm lượng bột : 23,4 % - Gía mua : - Thành tiền : - Bằng chữ : (0 đồng) Khách hàng Người cân CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM NHÀ MÁY TINH BỘT SẮN DAKLAK Độc lập Tự do – Hạnh phúc ***** ***************** Mẫu số : PKTNL-04/04.KCS Số:...
PHIẾU KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG NGUYÊN LIỆU
Tên khách hàng:... Số TT :... Số xe : ... Người vận chuyển: ... Số mẫu lấy : ... Tổng khối lượng mẫu: ... Thời gian kiểm tra:... giờ...phút, ngày...tháng...năm 20...
Hàm lượng tinh bột:... %...
Tỷ lệ tạp chất: ... %. Tỷ lệ xâm kim:...%. Tỷ lệ hư thối:...% Ghi chú: ...
KHÁCH HÀNG KCS KIỂM TRA
c. Công tác cấp phát, sử dụng, kiểm soát sản xuất
Dựa vào khối lượng sản xuất theo tiến độ cũng như dựa vào định mức tiêu dùng nguyên vật liệu ghi trong kế hoạch mà vừa cấp phát nguyên vật liệu cho các bộ phận sản xuất, vừa theo dõi, kiểm soát vật tư đã cấp với số sản phẩm đã sản xuất ra. Trưòng hợp thừa hay thiếu sẽ được giải quyết một cách
kịp thời hoặc nếu vì các nguyên nhân khách quan sẽ được xem xét và điều
chỉnh kịp thời. Hình thức cấp phát theo tiến độ kế hoạch đạt hiệu quả cao, giúp cho việc kiểm soát tiêu dùng nguyên vật liệu chính xác trong sản xuất trực tiếp cũng như quản lý gián tiếp. Theo kế hoạch sản xuất, nguyên vật liệu
được chuẩn bị luôn đảm bảo cho sản xuất, không thừa, không thiếu góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất.
+ Đối với nguyên liệu chính ( củ sắn tươi ): Nhà máy ban hành qui chế đầu tư , thu mua hết sức chặt chẽ. Việc tính toán sản lượng, đánh giá chất
lượng của từng vùng sắn được tiến hành ngay chân ruộng làm cơ sở để ký kết hợp đồng và lên kế hoạch phát lệnh thu hoạch ngay sau đến thời điểm. Tuy nhiên công tác kiểm soát còn một số hạn chế như sau : Việc đánh giá sản lượng củ sắn chỉ mang tính ước lượng. Khâu kiểm soát chữ bột trong sắn do bộ phận KCS chọn mẫu khi nhập về Nhà máy chỉ mang tính tượng trưng đại diện cho cả xe hàng, chưa kiểm soát hết được tạp chất trong sắn. Chính vì vậy hiệu suất thu hồi tinh bột chưa có cơ sở đánh giá so sánh mà chỉ mang tính
ước lượng, tỷ lệ thất thoát qua chế biến chưa được xác định rõ từ 3-5% do công nghệ hay do khâu kiểm soát chất lượng.
+ Đối với NVL phụ và các vật liệu khác ( hóa chất, vật tư thay thế ...): việc cấp phát căn cứ theo đề nghị của các tổ sản xuất dựa trên dự kiến của phòng KTVT về công suất sản xuất, số ngày chạy máy, và định mức cho tấn
sản phẩm được tính toán trong khoản thời gian một tuần để cấp phát. Sau khi nhận vật tư và đưa vào sử dụng giữa các Ca thiếu sự theo dõi, ghi chép cụ thể
sự tiêu hao của từng loại vật tư trong mỗi ca sản xuất. Vì vậy, chưa đánh giá
được tình hình sử dụng vật tư ở mỗi Ca. Hơn nữa việc cấp phát vật tư căn cứ
vào dự báo sản phẩm để tính định mức, mà chưa căn cứ vào chất lượng củ
sắn... nên việc kiểm soát mang tính ước lệ.
Những hạn chế trên một phần do qui chế thu mua nhằm tạo điều kiện cho người dân chủ động trong khâu thu hoạch, vận chuyển đỡ gây áp lực cho bộ phận quản lý nguyên liệu nhưng công tác kiểm soát chất lượng thiếu chặt
chẽ. Đối với nguyên liệu phụ do hạn chế của công nghệ và thiết bị kiểm tra
chưa chính xác nên việc đánh giá tình hình sử dụng vật tư chưa cụ thể ở từng công đoạn và thành tích của từng Ca sản xuất.
Mẫu giấy đề xuất sửa chữa thay thế
Theo số liệu tổng kết vụ mùa năm 2014-2015 ta có số liệu tình hình thực hiện định mức sử dụng đối với một số NVL cơ bản cho một tinh bột thành phẩm như sau:
NHÀ MÁY TINH BỘT SẮN DAKLAK
ĐỀ XUẤT SỬA CHỮA
Ngày...tháng...năm 20...
Kính gửi: BAN GIÁM ĐỐC
Người đề xuất:...Bộ phận... Tên máy – Thiết bị:... Thời điểm hư hỏng : …. h…..ngày…… tháng…… năm 20..
1.Tình trạng, mức độ hư hỏng:... ... ... ... 2. Nguyên nhân, đánh giá:... ... ... 3. Biện pháp khắc phục:... ... ... ĐỀ XUẤT CẤP VẬT TƯ Số:... Căn cứĐXSC ngày..., nay đề xuất cấp các vật tư sau:
Số lượng TT Tên vật tư ĐVT
Đ.xuất T.Xuất Hạng mục sửa chữa
Bảng 2.10 Tình thực hiện định mức NVL năm 2104
Loại Nguyên vật Liệu ĐVT Định mức Thực hiện Chênh lệch
Củ sắn tươi Tấn/tsp 3.5 3.41 0.09
Phèn đơn Kg/tsp 0.8 0.79 0.01
Polyme trợ lắng Kg/tsp 0.002 0.0014 0.0006
Dao máy nghiền Cái/tsp 0.7 0.7 0
Phụ tùng thay thế, sửa chữa Đồng/tsp 221,663 Hiệu suất thu hồi % 93 94.36 1.36 Bao bì Cặp/tsp 20.1 20.1 0 Chỉ khâu Kg/tsp 0.02 0.02 0
Nhìn chung tình hình tiêu hao vật vụ mùa 2014-2015 khá tốt, việc giảm tiêu hao nguyên liệu củ sắn trên một đơn vị sản phẩm đã góp phần làm giảm chi phí sản xuất và đem lại hiệu quả cao. Đây là năm đầu tiên Nhà máy phấn
đấu giảm tỷ lệ tiêu hao sắn xuống còn dưới 3,5kg củ sắn cho 1kg tinh bột thành phẩm, các vụ mùa trước đây tỷ lệ tiêu hao bình quân từ3,5 -3,6/ 1kg tinh bột thành phẩm. Việc giảm tiêu hao nguyên liệu củ sắn có ý nghĩa hết sức to lớn góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Nhà máy trong vụ
mùa qua củ sắn tươi là nguyên liệu chính chiếm tỷ lệ 75-77% trong giá thành
Mẫu phiếu xuất kho vật tư NHÀ MÁY TINH BỘT SẮN Mẫu số: 02 - VT (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Ngày....tháng....năm... Số... Nợ... Có.... - Họ và tên người nhận hàng: ... Địa chỉ (bộ phận):... - Lý do xuất kho: ... - Xuất tại kho (ngăn lô): ... Địa điểm: ... Số lượng ST T Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Yêu cầu Thxuựấc t Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 4 Cộng x x x x x - Tổng số tiền ( viết bằng chữ ): ... - Số chứng từ gốc kèm theo: ... Ngày....tháng....năm.... Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Hoặc bộ phận có nhu cầu nhập) (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên)
2.2.4. Quản lý tồn kho
Do đặc thù sản xuất của ngành chế biến và đăc điểm của nguyên liệu củ
sắn tươi không thể dự trữ. Vì vậy, công tác quản lý tồn kho của Nhà máy chủ
yếu là các NVL phụ và các loại vật tư thiết bị khác. Tồn kho của Nhà máy
chủyếu dự trữ cho sản xuất khi đang trong thời kỳ vụ mùa, như: vật tư đang chờ chưa sử dụng, vật tư tồn chuyển sang vụ mùa sau
Việc dẫn đến tồn kho thường xuất phát từ những nguyên nhân sau: - Việc dự báo sản lượng sản xuất thường thiếu chính xác do dự kiến khả
nămg thu mua nguyên liệu tăng thêm ngoài vùng, có khi không đạt sản lượng như dự kiến. Hoặc do nhân viên địa bàn điều tra diện tích sắn không chính xác.
- Do công tác lập kế hoạch chưa tính toán cụ thể thời gian dự trữ cho từng loại vật tư, như: một số loại vật tư có nhu cầu mua sắm với số lượng ít có thể mua một lần để thuận tiện trong vận chuyển nhằm tiết kiệm chi phí; nhưng một số vật tư có số lượng lớn như: vôi, phèn, than đá cần phải chia ra nhiều đợt. Sẽ giảm được chi phí tồn kho gây ra, vừa có khả năng điều chỉnh
kịp thời nhu cầu khi kết thúc vụ giảm được lượng tồn kho cho mùa sau.