CỦA NHÀ MÁY
2.3.1. Đặc điểm và phân loại NVL của Nhà máy tinh bộ sắn Daklak
Nguyên vật liệu phục vụ cho yêu sản xuất của công ty rất đa dạng với rất nhiều chủng loại khác nhau . Để công tác quản trị nguyên vật liệu được thuận lợi Nhà máy đã phân loại nguyên vật liệu theo tiêu thức sau :
- Nguyên vật liệu chính : Là đối tượng lao động chủ yếu của Nhà máy khi tham gia vào quá trình sản xuất là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực tể sản phẩm phẩm là nguyên liệu củ sắn tươi.
- Nguyên vật liệu phụ: sút, axít, vôi, chất trợ lắng, bao bì, chỉ khâu… - Nhiên liệu: Mỡ bơm, mỡ chịu nhiệt, dầu omala, hoá chất các loại, than đá.
- Phụ tùng thay thế: vòng bi các loại, roăng cao su, curoa, thiết bịđiện. - Công cụ dụng cụđồ nghề .
Nguyên vật liệu là nhân tố chủ yếu cấu thành nên sản phẩm. Trong Nhà máy chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh (khoảng 60 – 75%) – trong đó nguyên liệu củ sắn tươi chiếm gần 75 %
Vì vậy, tiết kiệm chi phí NVL nói chung và tổ chức tốt việc quản lý thu mua nguyên liệu sắn là một trong những giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất của Nhà máy.
2.3.2. Lập kế hoạch, xây dựng định mức và tổ chức mua nguyên vật liệu liệu
Hàng năm, Nhà máy căn cứ vào tình hình sản xuất kinh doanh của năm trước và diện tích nguyên liệu đã đầu tư để lập kế hoạch sản xuất kinh doanh
của năm tiếp theo. Nhà máy đã dự báo được nguồn nguyên liệu trên địa bàn, căn cứ khả năng sinh trưởng của cây sắn mà các hộ trồng sắn trên địa bàn đã trồng, thống kê diện tích, sản lượng ước tính và thời gian thu hoạch để có kế
hoạch thu mua phục vụ sản xuất trong năm.
Là đơn vị sản xuất sản phẩm với khối lượng lớn nên công tác lập kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu là khâu rất quan trọng trong công tác quản trị
nguyên vật liệu tại Nhà máy.
Công tác dự đoán, hoạch định chủ yếu theo tình hình sản xuất năm trước, ước theo kinh nghiệm để thu mua đảm bảo sản xuất ổn định cũng như
tham khảo tình hình thị trường về nguồn cung nguyên vật liệu có biến động về giá cả, số lượng, chất lượng.
Thông thường Nhà máy xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng
năm, trong đó chỉ tiêu chủ yếu được đề cập tới là số lượng sản phẩm tinh bột sắn sản xuất được trong năm, doanh thu, chi phí và lợi nhuận năm sau cao
hơn năm trước từ 5- 10%, ước lượng nguyên vật liệu cần mua để đảm bảo sản xuất liên tục trong kỳ kế hoạch.
Kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu là một bộ phận quan trọng của kế
hoạch sản xuất - kĩ thuật - tài chính của doanh nghiệp.Trong mối quan hệ này, kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu bảo đảm yếu tố vật chất để thực hiện các kế hoạch khác. Còn các kế hoạch khác là căn cứ để xây dựng mua sắm nguyên vật liệu. Kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu ảnh hưởng tới hoạt động dự trữ, tiêu thụ, kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Mục đích của kế hoạch thu mua NVL là xác định được lượng NVL cần dùng, lượng NVL cần dự trữ, lượng NVL cần mua sắm để có kế hoạch phân bổ hợp lý NVL
Quá trình lập kế hoạch cung ứng NVL do phòng Kế hoạch, phòng Nguyên liệu đảm nhiệm. Hàng năm căn cứ theo kế hoạch sản lượng sản xuất tinh bột sắn và tính toán năng lực sản xuất của Nhà máy và các định mức tiêu hao NVL, lượng NVL tồn kho, phòng Kế hoạch sẽ trực tiếp tiến hành xây dựng kế hoạch thu mua, dự trữ NVL cho vụ sản xuất và lấy thông tin giá cho từng loại vật tư lên kế hoạch mua sắm trình Giám đốc phê duyệt. Kế hoạch
thu mua NVL của Nhà máy góp phần xây dựng kế hoạch tài chính trong sản xuất, và tính toán hợp lý việc bố trí kho, bãi để lưu trữ. Tùy thuộc vào tính chất, giá trị của từng loại vật liệu Nhà máy tổ chức mua sắm dưới hình thức
đấu thầu, chào hàng cạnh tranh hay chỉ định thầu, đối với vật tư dụng cụ có giá trị nhỏ mang tính chất thay thế sửa chữa thường xuyên Nhà máy giao phòng KTVT được mua sắm trực tiếp.
Để lên kế hoạch thu mua NVL Phòng KTVT, phòng KH, phòng NL căn cứ vào:
+ Kế hoạch sản xuất kinh doanh chung của Nhà máy đã được thông qua.
+ Định mức tiêu hao NVL cho từng loại sản phẩm + Năng lực sản xuất của thiết bị sau khi được cải tiến
+ Tình hình thực tế nguyên liệu trên đồng ruộng ở thời điểm lập kế hoạch.
+ Khả năng đất đai quy hoạch cho trồng mới ở các xã trong địa bàn và vùng phụ cận.
+ Khả năng đáp ứng nguyên liệu sắn trong khu vực đã được Nhà máy
đầu tư và ký hợp đồng thu mua với người trồng sắn.
Công tác xây dựng định mức được tiến hành bằng việc vận dụng phương pháp phân tích - tính toán, phương pháp thử nghiệm sản xuất, đồng thời dựa trên kinh nghiệm sản xuất nhiều năm để xây dựng định mức tiêu hao NVL để sản xuất ra một tấn sản phẩm tinh bột sắn.
Báng 2.4. Định mức tiêu hao một số NVL trong 3 năm liền kề ( trên tấn SP)
Loại Nguyên vật Liệu ĐVT 2012 2013 2014
Củ sắn tươi Tấn 3.4 3.4 3.4 Phèn đơn Kg 0.9 0.8 0,8 Polyme trợ lắng Kg 0.005 0.005 0.005 Dao máy nghiền Cái 0.8 0,7 0.7 Phụ tùng thay thế, sửa chữa Đồng 55,000 50,000 50,000 Hiệu suất thu hồi % 92 92,5 93 Than đá Kg 2.2 1.5 1.5 Bao bì Cặp 20.1 20.1 20.1 Chỉ may bao Kg 0.02 0.02 0.02
Báng 2.5. Thực hiện định mức tiêu hao một số NVL trong 3 năm liền kề
Loại Nguyên vật Liệu ĐVT 2012 Bq 2013 Bq 2014 Bq Củ sắn tươi Tấn 125,420 3,406 tấn/tấn sp 145,089 3,37 tấn/tấn sp 232,709 3,41 tấn/tấn sp Phèn đơn Kg 36,100 0,98 kg/tấn sp 38,600 0.89 kg/tấn sp 54,200 0.79 kg/ tấn sp Polyme trợ lắng Kg 50 0.0014 kg/tấn sp 75 0.0017 kg/tấn sp 100 0.0014 kg/tấn sp
Dao máy nghiền Cái 16,300 0.44
cái/ tấn sp 36,800 0.85 cái/tấn sp 48,190 0.7 cái/ tấn sp Phụ tùng thay thế, sửa chữa Tỷ đồng 8.736 237,243 Đ/tấn sp 11.655 270,832 Đ/ tấn sp 15.086 221,663 Đ/tấn sp Hiệu suất thu hồi % 92,72 92,98 94,36 Sản phẩm tinh bột sắn Tấn 36,823 43,034 68,058 Chỉ may bao Kg 0.02 0.02 0.02 Bao bì PE+PP Cặp 740,142 864,984 1,367,66
Qua số liệu định mức NVL cho các năm ta thấy việc xây dựng định mức của Nhà máy sát với thực tế. Định mức nguyên vật liệu được xây dựng trên cơ sở thực tế sản xuất trong 10 năm qua và những cải tiến trong qui trình sản xuất.
Do Nhà máy đã tổ chức tốt công tác thu mua, vận chuyển đảm bảo
đúng thời gian không để sắn tồn bãi, công tác kiểm tra và thu hoạch sắn đúng giai đoạn nên hàm lượng bột trong sắn cao góp phần giảm tỷ lệ tiêu hao NVL - bình quân trong 3 năm qua về nguyên liệu củ sắn tươi với tỷ lệ dao động từ
3,3-3,4 tấn sắn/tấn bột cho thấy hiệu suất thu hồi tinh bột của Nhà máy khá tốt. Bên cạnh đó để tăng năng suất, giảm tỷ lệ hao hụt nguyên liệu Nhà máy
đã đầu tư cải tiến công nghệ, cải tiến thiết bị để tang năng suất và chất lượng thành phẩm.
a. Đối với nguyên vật liệu phụ
Kế hoạch xác định nhu cầu NVL phụđược tính theo công thức sau: Công thức: Vij = aij. Qj – Ki
Trong đó:
+ Vij: Số vật tư cần dùng cho sản phẩm j
+ aij: định mức tiêu hao vật tư i cho đơn vị sản phẩm j + Qj số lượng thành phẩm j theo kế hoạch sản xuất +Ki : Lượng vật tư tồn kho đầu ký
Việc mua sắm nguyên vật liệu phụ thường vào tháng 2 hằng năm. Nhà máy thông báo kế hoạch đến các đơn vị cung ứng truyền thống, và trên các
phương tiện thông tin về nhu cầu mua sắm. Đối với NVL phụ thường chỉ mua và nhập một lần vào đầu năm. Chỉ một số loại như: vôi, phèn, bao bì, do giá
trị lớn, dễ hư hỏng trong bảo quản, chiếm diện tích kho nhiều được tiến hành nhập kho theo tiến độ hàng tháng theo hợp đồng với nhà cung cấp. Việc cung cấp nguyên vật liệu được nhà cung cấp giao tại kho Nhà máy. Giá nguyên vật
liệu đã bao gồm: giá vật tư, chi phí vận chuyển và bốc lên phương tiện tại kho bên bán.
Bảng 2.6 Kế hoạch cung ứng NVL vụ sx 2013-2014 cho 65,000 tấn tinh bột
Tên vật tư ĐVT Giá (đồng)
Định mức
Tổng
Nhu cầu Tồn Kho
Nhu cầu mua Thành tiền (đồng) Than đá Kg/tsp 5,600 1.5 105,000 23,000 80,000 448,000,000 Phèn Kg/tsp 5,100 0.9 63,000 15,500 47,500 242,250,000 Vôi Kg/tsp 1,800 1,4 91,000 14,000 77,000 138,600,000 Polymer Kg/tsp 40,000 0.005 325 50 275 11,000,000 Mỡ bôi trơn Kg/tsp 75,000 0.006 390 100 290 21,75,000 Vòng bi skf 1000đ/tsp 15 975,000 200,000 775,000 775,000 Dầu điezen Lít/tsp 19,000 0.65 42,250 10,000 32,250 612,750,000 Chỉ may bao Kg/tsp 90,000 0.02 1300 250 1050 94,500,000 Bao bì PP+PE Cặp/tsp 4,500 20.1 1,306,500 20,000 1,286,500 5,789,250,000 Dao máy nghiền Cái/tsp 18,000 0.7 45,500 5000 40,000 720,000,000
Qua bảng số liệu kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu phụ - Nhà máy chỉ
mới xác định lượng NVL cần dùng dựa trên định mức và khối lượng sản phẩm dự định sản xuất ra và xem đó là lượng NVL cần mua sắm trong năm.
Chưa xác định được lượng NVL cần dự trữ đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra bình thường. Tuy nhiên, do NVL phụ quá nhiều loại số lượng không nhiều, việc mua một lần sẽ giảm được chi phí vận chuyển, giá vật tư cũng rẻ hơn do mua với số lượng lớn.
Qua nghiên cứu tình hình, kết quả mua sắm vật tư trong những năm qua ta thấy :
- Tất cả các hoạt động mua sắm đều căn cứ theo qui chế “ Mua sắm vật
tư hàng hóa “ Ban Giám đốc ban hành. Qui chế qui định chặt chẻ trình tự, thủ tục, phạm vi, trách nhiệm và của cá nhân, bộ phận được phân công.
Công tác mua sắm đi vào nền nếp và được kiểm tra giám sát ở tất cả các khâu theo đúng qui chế: từ việc lập kế hoạch - phê duyệt kế hoạch - thu thập thông tin giá, khách hàng, - tổ chức đấu thầu - ký kết hợp đồng - giao nhận - nghiệm thu nhập kho. Để kiểm tra việc tổ chức thực hiện qui trình mua sắm, Nhà máy thành hội đồng gồm cán bộ quản lý của các phòng và đại diện Nhà máy .
- Nhà máy có xu hướng giảm các nhà cung cấp có qui mô nhỏ, ưu tiên cho các nhà cung cấp truyền thống có uy tín đã quan hệ với Nhà máy nhiều
năm.
Tùy theo chủng loại vật tư, các bộ phận quản lý có liên quan chủ động lên dự trù, kế hoạch mua sắm, giá cả vật tư trình ban Giám đốc phê duyệt. Toàn bộ kế hoạch riêng lẻ được giao cho phòng kinh doanh - tổng hợp chịu trách nhiệm cùng với phòng tài chính kế toán tổng hợp kế hoạch mua sắm cho
vụ mùa báo cáo hội đồng quản trị phê duyệt. Công tác mua sắm do phòng kinh doanh - tổng hợp triển khai thực hiện theo qui chế mua sắm vật tư công ty ban hành.
Công tác mua sắm vật tư có những hạn chế:
+ Việc xây dựng kế hoạch mua sắm do nhiều bộ phận xây dựng, các bộ
phận được chủ yếu chỉ căn cứ vào yêu cầu nhiệm vụ được giao để xây dựng,
chưa tính đến các yếu tố như: cơ cấu chủng loại vật tư cho từng giai đoạn theo tiến độ sản xuất, tình hình tồn kho, khả năng tài chính... mà chỉ xây dựng kế hoạch tổng thể cho cả vụ mùa. Điều này dẫn đến việc tồn kho một số vật tư vượt quá yêu cầu, dẫn đến hư hỏng gây lãng phí.
+ Qui chế mua sắm của Nhà máy quá chi tiết, qui định quyền của các phòng ban được quyết định mức mua sắm ( dưới 500 triệu ) quá thấp hầu hết
đều phải trình qua hội đồng quản trị phê duyệt làm cho công tác điều hành của ban Giám đốc Nhà máy thiếu linh hoạt.
Khái quát qui trình mua sắm nguyên vật liệu phụ của Nhà máy như sau:
Để lên kế hoạch thu mua NVL Phòng kỹ thuật- Vật tư(KTVT), phòng Nguyên Liệu (NL) căn cứ vào:
+ Kế hoạch sản xuất kinh doanh chung của Nhà máy đã được đại hội cổ đông thông qua.
+ Định mức tiêu hao NVL cho từng loại sản phẩm.
+ Năng lực sản xuất của thiết bị sau khi được cải tiến để lập kế hoạch chi tiết về số lượng, chủng loại vật tư cần cho sản xuất để ban Giám đốc Nhà máy phê duyệt. Toàn bộ kế hoạch trên được gởi về phòng KH để tổng hợp và lên kế hoạch cung ứng cho vụ mù
Sơ đồ 2.1 Qui trình mua sắm NVL b. Đối với nguyên liệu chính (củ sắn tươi)
Hiện nay, củ sắn tươi là nguyên liệu chủ yếu để sản xuất tinh bột trên
Đối chiếu, Thanh toán Kế hoạch chi tiết
Tổng Hợp Nhu cầu NVL
Khảo sát giá, lấy báo giá
Xét điều kiện báo giá, cung cấp phù hợp Lập hợp đồng, Đơn đặt hàng
Nghiệm thu, Nhập kho
Phòng Kỹ thuật vật tư Phòng Nguyên Liệu Phòng Kế Hoạch Phòng Kế toán- tài vụ Đấu thầu, chỉđịnh, duyệt Nhà Cung cấp Hội đồng Nghiệm thu Thủ kho, KH, KTVT, KTTV.
thế giới cũng như ở nước ta. Nguyên liệu củ sắn chiếm 75% giá thành sản xuất, việc đảm bảo đủ nguyên liệu là yếu tố quyết định hiệu quả sản xuất của Nhà máy. Công tác quản trị nguyên vật liệu của các Nhà máy tinh bột sắn
trọng tâm là công tác đảm bảo nguyên liệu cho sản xuất. Các Nhà máy thường
phải tập trung vào công tác đầu tư vùng nguyên liệu, lập kế hoạch thu mua, vận chuyển, tiếp nhận... nhằm đảm bảo lợi ích hài hòa giữa Nhà máy và hộ
trồng sắn, khuyến khích người nông dân giữ và mở rộng diện tích.
Để chủ động trong công tác thu mua nguyên liệu, đảm bảo cung ứng
đầy đủ, kịp thời nguyên liệu, khai thác hết hiệu quả công suất sản xuất 250 tấn sản phẩm /ngày, Nhà máy lên kế hoạch chặt chẽ cụ thể cho quá trình thu
hoạch và vận chuyển. Căn cứ trên kế hoạch diện tích mía ký hợp đồng đầu tư, mua ngoài, kế hoạch sản xuất của Nhà máy và thời gian đạt chất lượng ở các
địa bàn khác nhau, phòng Nguyên liệu lên kế hoạch thu hoạch, vận chuyển sắn đến từng hộ trồng sắn, người bán sắn. Do đặc điểm sản xuất của Nhà máy mang tính chất mùa vụ và đặc điểm nguyên liệu củ sắn dễ hỏng và giảm phẩm chất nguyên liệu nên sau khi nhổ xong phải đưa vào sản xuất ngay không quá 72 giờ, đây cũng là áp lực rất lớn của các Nhà máy tinh bột sắn. Nếu không thu mua kịp thời sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng và trọng lượng củ sắn sẽ
gây thiệt hại cho nhà máy và người trồng sắn. Phòng nông vụ xây dựng kế hoạch chi tiết cho thu hoạch, vận chuyển củ sắn theo tinh thần nơi xa, khó vận chuyển mua trước, thuận lợi mua sau đảm bảo thu mua hết lượng sắn đã ký hợp đồng với nông dân theo đúng kế hoạch .
Công tác lập kế hoạch và tổ chức thu mua củ sắn hằng năm dựa trên những căn cứ như sau:
Diện tích thu hoạch vụ mùa trước Diện tích đầu tư mới
Dự báo năng suất từng vùng
Đánh giá khả năng đạt chất lượng bột của từng vùng
Nhưng hầu như năm nào việc dự báo thường xảy ra sai sót từ 15 – 20 % do việc điều tra chưa đi sâu vào từng địa bàn, từng hộ mà chỉ dựa vào số liệu thu mua vụ trước. Chưa dự tính đến tình hình giảm diện tích do nông dân