7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.2.5. Phân tích tình hình sử dụng vốn các khoản phải thu
Khoản phải thu là một bộ phận rất quan trọng và cơ bản trong kết cấu vốn lƣu động, do vậy phân tích thực trạng quản trị khoản phải thu của công ty sẽ giúp chúng ta có cái nhìn rõ ràng và cụ thể hơn về tình hình sử dụng khoản phải thu của công ty. Từ đó nắm bắt đƣợc những nguyên nhân tồn tại trong công tác quản trị khoản phải thu để đƣa ra những giải pháp để hoàn thiện công tác quản trị khoản phải thu làm tăng hiệu quả trong việc sử dụng vốn lƣu động nói riêng và hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty nói chung.
Bảng 2.6 (trang sau) cho ta thấy các khoản phải thu luôn chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng vốn lƣu động của công ty, trong đó khoản phải thu khách hàng chiếm phần lớn trong tổng các khoản phải thu.
Bảng 2.6. Bảng phân tích vốn các khoản phải thu giai đoạn 2012-2016 Chỉ tiêu ĐVT 2012 2013 2014 2015 2016 1. Phải thu khách hàng Trd 1.332 1.935 486 2.063 2.144 2. Trả trƣớc ngƣời bán Trd - - - - 3. Thuế GTGT đƣợc khấu trừ Trd 1 - 1 59 70 4. Phải thu khác Trd
5. Vốn các khoản phải thu Trd 1.333 1.935 487 2.122 2.214
(Nguồn: Tài liệu kế toán Công ty TNHH TM Dược phẩm Vi Bảo Ngọc 2012-2016)
Nhìn chung các khoản phải thu khách hàng tăng qua các năm, chỉ duy nhất năm 2014 lại giảm mạnh.Việc khoản phải thu giảm xuống đồng thời doanh thu giảm là tín hiệu không tốt. Tuy nhiên vì năm này xảy ra một số biến cố về hàng hóa ảnh hƣởng đến việc tiêu thụ hàng hóa, vì vậy việc thu hồi vốn nhanh, tránh ứ đọng vốn là việc làm cần thiết để giảm rủi ro thanh toán. Những năm tiếp theo, khoản phải thu tiếp tục tăng nhẹ là do doanh thu của công ty có mức tăng trƣởng mạnh mẽ qua các năm, tuy nhiên khả năng trả nợ của khách hàng rất hạn chế gây tồn đọng vốn của công ty. Chủ yếu là những khoản nợ phải thu ở bệnh viện Đà Nẵng rất lớn, chiếm trên 50% các khoản phải thu mà thời hạn theo hợp đồng là 30 ngày, song vẫn thƣờng xuyên xảy ra tình trạng thanh toán chậm, làm ảnh hƣởng đến vòng quay của vốn. Mặt khác, có một số mặt hàng nhƣ Hepa USA, Coliphos ở Bệnh Viện Ung Thƣ Đà Nẵng tiêu thụ thấp, khoản công nợ cũ vẫn chƣa thanh toán hết làm tồn đọng khoản phải thu.
Để hiểu rõ hơn về vốn các khoản phải thu, ta phân tích các khoản phải thu đến hạn và các khoản phải thu quá hạn.
ra trong ngày và thời hạn trễ nhất là ngày cuối cùng của tuần đó. Các khoản không đƣợc thanh toán trong vòng một tuần đƣợc coi là nợ quá hạn.
- Đối với các khách hàng là các bệnh viện: thời gian thu nợ là trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký kết hợp đồng mua bán. Sau thời hạn 30 ngày đƣợc tính là nợ quá hạn.
Hình 2.1. Cơ cấu vốn các khoản phải thu
(Nguồn: Tác giả tự tính toán)
Hình 2.1 cho thấy các khoản phải thu đến hạn và các khoản quá hạn đối với các nhà thuốc và bệnh viện. Nhìn chung công tác thu hồi nợ của Công ty vẫn còn chƣa tốt, các khoản nợ quá hạn vẫn tồn tại làm ảnh hƣởng đến hoạt động kinh doanh. Mặc dù có sự nỗ lực trong việc giảm các khoản nợ quá hạn song tình trạng các khoản nợ kéo dài vẫn xảy ra. Nguyên nhân là do tình hình kinh doanh Công ty không tốt, hàng hóa không ổn định,
Trong vòng năm năm này, tình hình sử dụng vốn các khoản phải thu vẫn còn những tồn tại song Công ty vẫn cố gắng khắc phục những yếu kém bằng việc tăng cƣờng thu hồi các khoản nợ đến hạn, giảm thiểu tối đa các khoản nợ quá hạn.
3.3.1. Phân tích tình hình sử dụng vốn cho tồn kho
Giá trị hàng tồn kho là điều kiện đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đƣợc diễn ra thƣờng xuyên và liên tục, đảm bảo cho công ty chủ động trong kế hoạch sản xuất kinh doanh, tránh tình trạng bị động do
sự biến động của nguồn cung cũng nhƣ sự biến động của giá vốn đầu vào của công ty. Tuy nhiên nếu dự trữ hàng tồn kho quá nhiều so với nhu cầu sẽ làm cho công ty bị tồn đọng một lƣợng vốn lƣu động lớn từ đó sẽ làm giảm cơ hội đầu tƣ, kinh doanh khác của công ty.
Công ty TNHH Thƣơng mại Dƣợc phẩm Vi Bảo Ngọc trong những năm vừa qua chƣa sử dụng bất cứ một mô hình khoa học nào để quản trị hàng tồn kho. Hoạt động quản trị hàng tồn kho đƣợc thực hiện ở bộ phận kinh doanh và chủ yếu là quản trị số lƣợng hàng hóa, không quan tâm nhiều đến giá trị hàng tồn kho. Công tác theo dõi tồn kho hàng hóa chỉ thực hiện một cách đơn giản dựa trên thông tin từ báo cáo nhập xuất tồn kho hàng hóa, hoạt động phân tích nhu cầu hàng hóa để lập đơn đặt hàng hoàn toàn dựa vào kinh nghiệm và những ƣớc đoán phân tích mang tính chủ quan của bộ phận theo dõi hàng hóa của công ty.
Để có cái nhìn rõ hơn về tình hình sử dụng hàng tồn kho của công ty trong những năm qua, cũng từ đó có những phân tích đánh giá những nét đặc thù riêng biệt trong công tác phản ánh số liệu và quản lý hàng tồn kho tại công ty, ta có thể bắt đầu xem xét số liệu đƣợc trình bày tại Bảng 2.7.
Bảng 2.7. Bảng phân tích vốn hàng tồn kho giai đoạn 2012-2016
Loại hàng ĐVT 2012 2013 2014 2015 2016 1.Hàng kê đơn Trd 796 632 494 2.479 2.230 2.Hàng thầu Trd 195 156 216 331 232 3.Vốn hàng tồn kho Trd 992 789 710 2.810 2.463 4.Tỷ trọng hàng kê đơn (4)=(1)/(3) % 80,25 80,15 69,55 88,23 90,55 5.Tỷ trọng hàng thầu (5)=(2)/(3) % 19,75 19,85 30,45 11,77 9,45
(Nguồn: Tài liệu kế toán Công ty TNHH TM Dược phẩm Vi Bảo Ngọc 2012-2016)
Vốn hàng tồn kho chủ yếu có xu hƣớng giảm qua các năm, nguyên nhân chủ yếu là do công ty đẩy mạnh việc bán hàng, giảm lƣợng hàng tồn để tăng doanh thu, đồng thời sự gia tăng của vốn bằng tiền và các khoản phải thu là nguyên nhân dẫn đến sự sụt giảm này. Năm 2014 là năm có sự sụt giảm
mạnh nhất, đây cũng là năm đồng thời có tổng vốn lƣu động và doanh thu thấp nhất. Bắt đầu từ năm này, nguồn hàng nhập về liên tục xảy ra những biến cố nhƣ đứt nguồn hàng hoặc giá cả đầu vào cao hơn giá của Cục Dƣợc. Phần lớn những mặt hàng biến động này lại là những mặt hàng chủ lực và đƣợc xếp vào những mặt hàng không biến đổi trƣớc đây nhƣ gan, thần kinh, tim mạch và kháng sinh. Vì vậy, Công ty đã giảm lƣợng hàng nhập về, chỉ chú trọng phát triển những mặt hàng có tính ổn định hơn. Mặt khác, Công ty chƣa có kế hoạch kiểm soát chặt chẽ hàng của mình trên thị trƣờng, khâu làm dấu cho hàng còn xảy ra nhiều sai sót. Vì vậy, một lƣợng hàng của Công ty đã trôi nổi đến một số thị trƣờng khác không nằm trong phạm vi kinh doanh. Khi phát hiện đƣợc sự cố này ban lãnh đạo đã ngƣng bán và thu hồi những loại này. Vì vậy, năm này doanh thu thấp, tổng vốn lƣu động cũng không cao và lƣợng hàng tồn kho giảm. Sau thời gian khủng hoảng, nhờ sự nỗ lực trong việc tìm kiếm nguồn hàng mới thay thế có tính ổn định cao hơn nên hàng hóa đƣợc nhập về nhiều hơn, vốn hàng tồn kho gia tăng trở lại. Đến năm 2016, vốn hàng tồn kho có sự sụt giảm nhẹ, nguyên nhân Công ty đã tiếp tục thay đổi một số mặt hàng để dễ tiếp cận với thị trƣờng hơn, nên vốn hàng tồn kho cao. Việc thay đổi này mang lại kết quả khá tốt khi thúc đẩy sự tăng trƣởng của doanh thu. Mặt khác, khoa Dƣợc của bệnh viện đã bắt đầu kiểm tra lại danh mục hàng thầu, loại bỏ một số món hàng không có trong danh mục đƣợc bảo hiểm thanh toán, dẫn đến giảm lƣợng hàng thầu nhập vào. Tuy nhiên, mặt hàng thầu chiếm tỷ trọng khá thấp trong tổng lƣợng tại công ty nên gây ra sự tác động không đáng kể.
Qua bảng số liệu ta thấy, hàng kê đơn luôn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng lƣợng hàng hóa tại công ty TNHH Thƣơng mại Dƣợc phẩm Vi Bảo Ngọc. Tỷ trọng luôn chiếm từ trên 80% đến 91% trong khi hàng thầu chỉ chiếm từ 9% đến 30%. Chỉ đến năm 2014, khi có một số biến động về lƣợng
hàng nhập về, chủ yếu là là số lƣợng hàng kê đơn, công ty đã nâng tỷ trọng hàng thầu đến 30%. Cũng trong năm này, công ty tích cực triển khai nhập thêm một số mặt hàng thầu mới nhƣ Crondia 30- thuốc chống đái tháo đƣờng để bù đắp đƣợc phần nào khoản tổn thất ở hàng kê đơn. Sau sự thay đổi kết cấu vốn hàng tồn kho, năm 2015 hàng kê đơn đã tăng trở lại và một số loại dƣợc phẩm cũng đƣợc thay thế ở cả hai loại mặt hàng. Đặc biệt, thay thế một số loại nhƣ: Emtrimdragonvir thay cho Hepa USA- Gan, Kiviugrel thay cho Clopisun- Tim mạch, NCCep thay cho Podoprox 200- Kháng sinh. Về hàng thầu, công ty đã bổ sung thêm Besonin và Giadogane. Đến năm 2016, công ty vẫn thêm một số mặt hàng mới ở hàng kê đơn nhƣ : Seldos- Gan, Antinic – Gan, Sondinir- Kháng sinh, Noruxime 500- Kháng sinh, Alendro 70- Kháng viêm, Be-stedy 24- Tuần hoàn não, Deruff - Thần kinh…nâng tỷ trọng hàng kê đơn lên hơn 90%. Mặt khác, công ty đã giảm một số mặt hàng thầu không còn đƣợc dùng nữa nhƣ Aulakan và thuốc tiêm Oxaliptatin. Vì vậy, tỷ trọng hàng thầu năm 2016 chỉ còn hơn 9% trong tổng lƣợng hàng hóa. Việc thay đổi tỉ trọng này hoàn toàn hợp lý vì hình thức đấu thầu hàng hóa ở các Sở Y Tế ngày càng gặp nhiều khó khăn do nhiều hồ sơ thủ tục phát sinh trong khi hàng hóa đầu vào lại không đảm bảo.
3.3.2. Phân tích hiệu quả sử dụng vốn lƣu động
+ Hiệu suất sử dụng VLĐ cá biệt.
Qua bảng 2.8 (trang sau) ta thấy số vòng quay vốn bằng tiền có xu hƣớng giảm từ năm 2012 đến năm 2014 và tăng trở lại vào năm 2015 và năm 2016. Sự sụt giảm trong ba năm đầu tiên chủ yếu là do vốn bằng tiền bình quân tăng mạnh. Vốn bằng tiền thấp chứng tỏ công ty đang sử dụng nguồn vốn này khá tốt, thời gian quay vốn tăng dẫn đến hiệu suất sử dụng tăng. Tuy nhiên lại sự sụt giảm quá lớn trong năm 2014 cho thấy rằng Công ty đã rơi thời kỳ khó khăn, tồn quỹ tiền mặt thấp gây rủi ro thanh toán và dễ dàng rời
vào tình thế bị động khi bất trắc xảy ra. Đến hai năm tiếp theo tình hình kinh doanh tốt hơn, doanh thu tăng mạnh làm tăng số vòng quay vốn bằng tiền. Do Công ty chỉ thực hiện hoạt động kinh doanh bán buôn thông thƣờng, không có hoạt động đầu tƣ tài chính nào khác nên khi số vòng quay vốn bằng tiền cao cho thấy hiệu quả sử dụng vốn bằng tiền chƣa tốt.
Bảng 2.8. Hiệu suất sử dụng VLĐ cá biệt
Chỉ tiêu ĐVT 2012 2013 2014 2015 2016
1.Doanh thu thuần Trd 5.542 8.847 3.676 11.893 14.272
2.Doanh thu bán chịu Trd 4.433 7.077 2.941 9.514 11.417
3.Giá vốn hàng bán Trd 4.858 7.280 3.207 10.374 12.891
4.Vốn bằng tiền bình quân Trd 294 952 1.242 143 1.357
5.Vốn hàng tồn kho bình quân Trd 778 890 750 1.760 2.636
6.Vốn các khoản phải thu
bình quân Trd 1.083 1.634 1.211 1.304 2.168
7.Vòng quay vốn bằng tiền (6)
= (1)/(3) Vòng 19,15 14,20 3,35 17,16 19,02
8.Số ngày một vòng quay vốn
bằng tiền (4)=360/(6) Ngày 18,28 24,66 104,47 20,39 32,27
9.Vòng quay các khoản phải
thu (8)= (2)/(5) Vòng 4,09 4,33 2,43 7,29 5,27
10.Kỳ thu tiền bình quân
(9)=360/(8) Ngày 70,4 66,51 118,61 39,5 54,7
11.Vòng quay hàng tồn kho
(8)= (2)/(4) Vòng 6,24 8,17 4,28 5,89 5,23
12.Số ngày một vòng quay
hàng tồn kho (11)=360/(10) Ngày 57,7 44,1 84,2 61,1 68,8
(Nguồn: Tác giả tự tính toán)
Thứ hai là số vòng quay các khoản phải thu, để đảm bảo độ chính xác cho chỉ số này, doanh thu đƣợc sử dụng để tính toán là doanh thu bán chịu, Dựa trên kế hoạch kinh doanh hằng nằm, doanh thu bán chịu đƣợc thiết lập chiếm 80% doanh thu thuần. Nhìn chung, số vòng quay các khoản phải thu có
xu hƣớng tăng giảm không đồng đều qua các năm. Năm 2013, công ty bắt đầu mở rộng thị trƣờng, mở rộng chính sách bán tín dụng với nhiều khách hàng mới làm gia tăng của doanh thu thuần (chủ yếu là từ doanh thu bán chịu) dẫn đến số vòng quay tăng. Đến năm 2014, sự cố đột ngột từ hàng hóa làm công ty tổn thất và mất mát một lƣợng khách hàng tiềm năng, mặc dù công ty đã nhanh chóng thu hồi các khoản nợ tuy nhiên mức độ giảm vốn các khoản phải thu bình quân thấp hơn mức giảm của doanh thu thuần nên số vòng quay giảm. Đồng thời trong năm này, kỳ thu tiền dài nhất dẫn đến vốn các khoản phải thu bị chiếm dụng nhiều và công tác quản lý khoản phải thu chƣa hiệu quả. Năm 2015 chứng kiến sự tăng trƣởng mạnh mẽ khi công ty đã nỗ lực tìm kiếm nguồn hàng thay thế và khách hàng mới, đẩy mạnh việc tiêu thụ hàng hóa, thu hồi nhanh các khoản nợ làm tăng số vòng quay đồng thời giảm kỳ thu tiền bình quân. Đến năm 2016, mặc dù doanh thu tăng song tốc độ tăng trƣởng lại thấp hơn so với mức tăng trƣởng của vốn các khoản phải thu. Vì vậy, số vòng quay các khoản phải thu giảm, điều này cũng chứng tỏ rằng mặc dù hoạt động kinh doanh tốt song vốn lại tập trung vào các khoản phải thu dẫn đến hiệu suất sử dụng vốn các khoản phải thu chƣa tốt.
Thứ ba là số vòng quay hàng tồn kho, số vòng quay hàng tồn kho có chiều hƣớng thay đổi tƣơng tự nhƣ số vòng quay các khoản phải thu. Năm 2013 tình hình kinh doanh ổn định, hàng hóa nhập về và xuất bán đều nên số vòng quay hàng tồn kho tăng. Đến năm 2014, do sự cố hàng hóa nên lƣợng hàng tồn giảm mạnh, Công ty hạn chế việc nhập hàng, vì vậy, số vòng quay giảm mạnh dẫn đến hiệu suất sử dụng vào năm này kém. Năm 2015 số vòng quay tăng trở lại nhờ vào nỗ lực của Ban lãnh đạo khi tìm kiếm nguồn hàng thay thế, đẩy mạnh tiêu thụ làm tăng hiệu suất sử dụng vốn hàng tồn khp. Năm 2016, số vòng quay có sự giảm nhe, nguyên nhân chủ yếu là do tốc độ tăng trƣởng của giá vốn hàng bán cao hơn tốc độ tăng trƣởng của vốn hàng
tồn kho bình quân. Hàng hóa đầu vào không ổn định, số lƣợng hàng tồn không tiêu thụ đƣợc do hàng trôi nổi tràn lan, Công ty buộc phải tạm ngƣng kinh doanh một số mặt hàng còn tồn trong kho để trả nhà cung cấp, đồng thời rà soát lại toàn bộ các mặt hàng vừa mới nhập về. Đồng thời, ban lãnh đạo Công ty phải tìm kiếm một số mặt hàng mới thay thế có tính ổn định hơn song giá thành lại khá cao. Mặt khác, việc quản lý các chi phí đầu vào duy trì kho còn mang tính thủ công, dẫn đến hiệu suất sử dụng vốn hàng tồn kho không cao.
Để có cơ sở đánh giá rõ hơn về hiệu suất sử dụng VLĐ cá biệt, ta so sánh với chỉ số của ngành và của đối thủ cạnh tranh vào năm 2016 qua bảng 2.9
Bảng 2.9. Hiệu suất sử dụng VLĐ cá biệt của công ty Vi Bảo Ngọc so với đối thủ cạnh tranh và trung bình ngành
Chỉ tiêu ĐVT Vi Bảo Ngọc Dƣợc - TB Y tế Đà Nẵng Mega TB Ngành 1.Số vòng quay vốn bằng tiền Vòng 19,02 14,41 15,56 10,22 2.Số vòng quay các khoản phải thu Vòng 5,27 2,84 5,88 6,45 3.Số vòng quay hàng tồn kho Vòng 5,23 2,24 4,56 5,16 (Nguồn: Tự tính toán)
Thứ nhất là số vòng quay vốn bằng tiền, công ty TNHH Thƣơng mại Dƣợc phẩm Vi Bảo Ngọc có số vòng quay vốn bằng tiền cao hơn so với ngành và các đối thủ cạnh tranh. Điều này hiệu suất sử dụng vốn bằng tiền chƣa tốt, dễ dàng phát sinh thêm các khoản phí cơ hội cho việc giữ tiền gây