7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2.1.Khuyến nghị đối với công ty
Tình hình sử dụng vốn lƣu động của công ty cho thấy, hiệu quả sử dụng vốn lƣu động còn thấp, mà nguyên nhân chủ yếu là do công tác quản trị vốn lƣu động của công ty còn bất cập và chƣa đƣợc chú trọng. Công ty cần thực hiện theo một số giải pháp sau nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lƣu động của mình:
+ Ƣớc tính nhu cầu vốn lƣu động
Trong thời gian vừa qua, công ty chƣa xây dựng đƣợc một hệ thống phƣơng pháp khoa học cho công tác ƣớc tính nhu cầu vốn lƣu động dẫn đến việc ƣớc tính nhu cầu chƣa chính xác.
Việc xác định nhu cầu vốn lƣu động không phải đơn giản và Công ty nào cũng có thể thực hiện đƣợc. Trên thực tế, không ít Công ty sử dụng vốn lƣu động một cách thụ động mà không có dự đoán trƣớc. Có thể nói, ƣớc tính nhu cầu vốn lƣu động là bƣớc đầu tiên trong hoạch định tài chính Công ty, nó giúp cho Công ty tránh đƣợc những lúng túng do thiếu vốn, đồng thời hạn chế đƣợc việc huy động quá nhiều vốn, dẫn đến lãng phí
động nhƣng phƣơng pháp thƣờng hay sử dụng là: phƣơng pháp gián tiếp, tức là dựa vào mối quan hệ giữa các bộ phận hợp thành vốn lƣu động với doanh thu thuần của kỳ vừa qua để xác định tỷ lệ phần trăm tính theo doanh thu và sử dụng tỷ lệ này để xác định nhu cầu vốn cho năm kế hoạch:
Sử dụng phƣơng pháp này để hoạch định nhu cầu vốn lƣu động cho năm kế hoạch:
Căn cứ vào kế hoạch doanh thu năm 2017 là 16 tỷ đồng
Trên cơ sở các chỉ tiêu Bảng cân đối kế toán ngày 31/12/2016. Doanh thu thực tế năm 2016 là: 14.271 tỷ đồng
Ta lập bảng 3.1 để tính tỷ lệ phần trăm của các chỉ tiêu biến động tỷ lệ với doanh thu nhƣ sau:
Bảng 3.1. Bảng tỷ lệ phần trăm so với doanh thu của các chỉ tiêu biến động theo doanh thu
ĐVT SỐ TIỀN TỶ TRỌNG
I. TÀI SẢN 6.035 42,29
1.Tiền và các khoản tƣơng đƣơng tiền Trd 1.357 9,51
2.Phải thu khách hàng Trd 2.214 15,52
3. Hàng tồn kho Trd 2.463 17,26
II. NGUỒN VỐN 2.725 19,10
1.Phải trả ngƣời bán Trd 1.853 12,99
2.Ngƣời mua trả tiền trƣớc Trd 523 3,66
3.Thuế và các khoản phải nộp nhà nƣớc Trd 348 2,44
4.Phải trả ngƣời lao động Trd -
5.Chi phí phải trả Trd -
6.Các khoản phải trả ngắn hạn khác Trd -
(Nguồn: Tự tính toán)
Chênh lệch tỷ lệ với doanh thu của các chỉ tiêu phần tài sản và nguồn vốn là: 42,29% - 19,10% = 23,19%. Chênh lệch này cho biết cứ 100 đồng doanh thu tăng cần phải thêm 2,319 đồng vốn lƣu động
Nhƣ vậy, với dự kiến doanh thu là 16 tỷ đồng, thì nhu cầu vốn lƣu động cần thiết phải tăng thêm là:
(16.000– 14.271) x 23,19% = 400 triệu đồng
Từ đó ta xác định nhu cầu vốn lƣu động của năm 2017 phải tăng thêm 400 triệu đồng so với năm 2016. Từ đó, công ty sẽ có các biện pháp thích hợp dể huy động vốn nhƣ: Nguồn tài trợ từ lợi nhuận nếu nguồn lợi nhuận đủ để trang trải cho phần vốn tăng thêm; nguồn vốn vay nếu nhu cầu vốn lớn hơn so với nguồn vốn bên trong.
+ Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn bằng tiền
Công ty là công ty nhỏ nên hoạt động kinh doanh chủ yếu là bán buôn và không có hoạt động tài chính nào khác và có xu hƣớng giảm dự trữ tiền mặt vì vậy việc sử dụng mô hình Baumol hoặc Miller để quản trị vốn bằng tiền khó có thể thực hiện và chỉ thực hiện kiểm soát, ƣớc tính việc thu chi hằng ngày, hằng quý, hằng năm.
Hiện tại Công ty còn tiền mặt tại quỹ khá lớn, việc duy trì lƣợng tiền quá lớn tại Công ty dễ gây ra rủi ro thất thoát và đánh mất chi phí cơ hội. Vì vậy Công ty cần phải hoạch định ngân sách tiền mặt hợp lý và tăng lƣợng tiền gởi ngân hàng hoặc đầu tƣ tài chính tăng khả năng sinh lời, tránh giữ lƣợng tiền mặt quá nhiều.
- Hoạch định ngân sách tiền mặt (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hiệu suất sử dụng vốn bằng tiền trong những năm vừa qua khá thấp, chƣa áp dụng bất cứ biện pháp khoa học nào để quản lý nguồn vốn này. Mặt khác, quan sát trên số liệu báo cáo tài chính hàng năm cho thấy, dòng ngân quỹ của Công ty rất lớn, biến động thất thƣờng, đặt ra yêu cầu phải có một sự tính toán duy trì vốn dự trữ tiền mặt là rất cần thiết trong quá trình hoạt động kinh doanh. Song dự trữ bao nhiêu vốn tiền mặt sẽ đƣợc coi là hợp lý thì cần căn cứ vào những hoạt động thực tiễn, vào quy mô kinh doanh của mình để dự toán một mức dự trữ hợp lý nhất. Tại thời điểm nhất định, lƣợng tiền mặt có thể thâm hụt hoặc dƣ thừa, căn cứ vào báo cáo lƣu chuyển tiền tệ và dự
đoán thu - chi tiền tệ, Công ty sẽ xác định đƣợc quy mô, thời gian và những nguyên nhân của số tiền bội thu hoặc thâm hụt. Trong những năm qua, Công ty mới chỉ có báo cáo lƣu chuyển tiền tệ còn dự toán chi tiền tệ thì gần nhƣ chƣa có. Thời gian tới, Công ty cần tổ chức quản trị tốt vốn bằng tiền và chiến lƣợc hoạch định ngân sách tiền mặt hợp lý để dự báo một cách chính xác nhu cầu chi tiêu tiền mặt của Công ty.
Bằng cách sử dụng phƣơng pháp ƣớc tính số thu và chi tiền mặt này, công ty ƣớc tính tổng tiền mặt thu vào và chi ra của các khoản mục chính cho giai đoạn lập kế hoạch.
Các khoản mục chính có thể bao gồm:
- Thu tiền mặt: Tiền thu từ bán hàng; khoản phải thu; bán tài sản; lãi nhận đƣợc; tiền thu đƣợc từ các khoản vay; thu tiền mặt khác.
- Chi tiền mặt: Khoản phải trả; trả lƣơng; bảo hiểm xã hội; phúc lợi xã hội; chi phí bán hàng, chi phí quản lý; chi phí lãi vay; trả nợ; chi phí đầu tƣ; thuế thu nhập; các khoản chi bằng tiền khác.
Theo phƣơng pháp trên, ta có thể lập kế hoạch tiền mặt trong năm 2017 nhƣ sau: Khoảng 60% doanh thu bán hàng sẽ thu đƣợc trong đƣợc trong tuần, 40% doanh thu còn lại sẽ thu trong từ 30 ngày. Giả sử doanh số bán hàng các ngày trong nhiều tuần là ổn định. Khi mua hàng của nhà cung cấp, công ty phải thanh toán ngay hoặc chỉ chiếm 30 ngày. Các chi phí bán hàng và chi phí quản lý phát sinh chiếm 1,5% doanh thu thực hiện đƣợc
Trên cơ sở kế hoạch doanh thu đối với các nhà thuốc là 9,6 tỷ đồng, doanh thu đối với các bệnh viện là 6,4 tỷ đồng.
- Kế hoạch thu đối với các nhà thuốc trên địa bàn: Phần lớn các nhà thuốc đều phải thanh toán tiền trong ngày, tuy nhiên để thu hút thêm khách hàng, các nhà thuốc có thể thanh toán trong vòng một tuần. Tuy nhiên phần lớn các nhà thuốc đều thanh toán đúng hạn hoặc chỉ một ngày sau đó. Số
lƣợng khách hàng thanh toán trễ khá ít. Theo quy định của công ty, các ngày đầu tuần sẽ thu từ 10-15% mức doanh thu dự tính, các ngày giữa tuần sẽ thu khoảng 17% doanh thu và hai ngày cuối của tuần làm việc sẽ thu từ 19-22% mức doanh thu.
Bảng 3.2. Bảng dự toán lịch thu tiền theo tuần
Chỉ tiêu ĐVT Thứ hai Thứ ba Thứ tƣ Thứ năm Thứ sáu Thứ bảy
Doanh thu Trd 20.000 30.000 34.000 34.000 38.000 44.000
Thu trong ngày Trd 16.000 24.000 27.200 27.200 30.400 35.200
Thu sau 1 ngày Trd 1.200 1.800 2.040 2.040 2.280 2.640
Thu sau 1 tuần Trd 1.000 1.500 1.700 1.700 1.900 2.200
(Nguồn: Tự tính toán)
Trên cơ sở kế hoạch doanh thu đối với các bệnh viện là 6,4 tỷ đồng, ƣớc tính tỷ trọng doanh thu theo từng quý là : Quý I là 10%, Quý II là 30%, Quý III là 40%, Quý IV là 20%.
- Kế hoạch thu đối với các bệnh viện:
Bảng 3.3. Bảng dự toán lịch thu tiền theo quý
Chỉ tiêu ĐVT Quý I Quý II Quý III Quý IV
Doanh thu dự kiến Trd 640 1.920 2.560 1.280
(Nguồn: Tự tính toán)
- Kế hoạch chi
Bảng 3.4. Bảng kế hoạch chi
Chỉ tiêu ĐVT Quý I Quý II Quý III Quý IV
Giá vốn hàng bán Trd 1.440 4.320 5.760 2.880
Chi phí bán hàng và chi phí quản lý Trd 32 96 128 64
Nộp thuế TNDN Trd 25,6 76,8 102,4 51,2
Tổng chi trong kỳ Trd 1.497 4.492 5.990 2.995 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Tổng hợp thu chi
Bảng 3.5. Bảng kế hoạch ngân quỹ
Chỉ tiêu ĐVT Quý I Quý II Quý III Quý IV
Thu dự kiến (nhà thuốc) Trd 960 2.880 3.840 1.920
Thu dự kiến (bệnh viện) Trd 640 1.920 2.560 1.280
Tổng thu trong kỳ Trd 1.600 4.800 6.400 3.200
Tổng chi trong kỳ Trd 1.497 4.492 5.990 2.995
Chênh lệch thu chi Trd 102,4 307,2 409,6 204,8
(Nguồn: Tự tính toán)
Nhìn chung, tiền vẫn đủ đám ứng nhu cầu vốn bằng tiền, mức thu ở quý I thấp hơn so với các quý khác. Nguyên nhân là do quý I là tháng bao gồm những ngày lễ tết nên doanh thu thấp trong khi công ty phải bỏ tiền ra mua hàng cho nhà cung cấp nhƣng tiền thu từ bán hàng lại chƣa thu lại đƣợc. Do đó, công ty nên chủ động xây dựng kế hoạch tìm nguồn tài trợ bổ sung cho lƣợng tiền bị thiếu này. Công ty nên dự tính sát và tƣơng đối các nguồn thu và nguồn chi, để có thể dự tính kế hoạch huy động vốn kịp thời cho lƣợng tiền cần thiết. Công ty cũng nên dự tính mức dự trữ tiền mặt dự phòng hợp lý đề tài trợ cho những chi phí khác.
Dòng ngân quỹ hiện tại đang dƣơng nên công ty có thể tìm cơ hội đầu tƣ ngắn hạn để sinh lời. Công ty có thể đầu tƣ khoản tiền nhàn rỗi của mình, tuy nhiên cần cân nhắc giữa lợi nhuận và rủi ro, đảm bảo tính thanh khoản và dự báo ngân quỹ của công ty.
Sau khi tính toán lƣợng tiền mặt thu chi thì cần phải cân đối tỷ trọng giữa tiền mặt và tiền gởi ngân hàng trong khoản mục vốn bằng tiền, khoảng 93% doanh thu thu đƣợc tƣơng ứng với 14,88 tỷ đồng là nguồn gởi ngân hàng và 17% doanh thu còn lại là số tồn quỹ để chi tiêu tƣơng ứng với 1,1 tỷ đồng.
+ Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn các khoản phải thu - Tổ chức quản lý chặt chẽ đối tƣợng phải thu
Qua đánh giá ở phần trên, công tác quản trị khoản phải thu của Công ty mới dừng lại ở việc theo dõi tổng hợp, chi tiết công nợ theo từng đối tƣợng khách hàng mà chƣa theo dõi đƣợc chi tiết đến từng thời gian khoản phải thu nào. Trong thời gian tới, cùng với việc quản lý chặt chẽ doanh thu, Công ty cần tổ chức theo dõi chặt chẽ công nợ đối với từng khách hàng
Ngoài ra, Công ty cũng cần ấn định thời hạn thanh toán cũng nhƣ lãi suất chậm trả cho từng hoá đơn và hạng mục thanh toán. Điều này sẽ căn cứ vào hợp đồng kinh tế đƣợc ký kết giữa hai bên. Do đó trong hợp đồng kinh tế yêu cầu các bộ phận chức năng có liên quan của Công ty đặc biệt là bộ phận kinh tế kế hoạch cần đƣa ra những điều khoản ràng buộc cụ thể rõ ràng về trách nhiệm của các bên khi không thực hiện theo những cam kết của hai bên.
- Xây dựng chính sách bán tín dụng
Công ty TNHH Thƣơng mại Dƣợc phẩm Vi Bảo Ngọc cần dựa trên quy chê quản lý công nợ để xây dựng các tiêu chuẩn tín dụng nhằm phân loại đối tƣợng khách hàng, phân tích vị thế tín dụng của khách hàng. Để thực hiện việc phân loại thì phải tổ chức khảo sát, đánh giá nhu cầu và khả năng thanh toán của khách hàng. Lập hệ thống tiêu chuẩn đánh giá khách hàng để có cơ sở phân nhóm khách hàng. Hệ thống tiêu chuẩn đánh giá khách hàng tối thiếu phải có đầy đủ các thông tin sau:
Kỳ hạn thanh toán bình quân
Thời gian đã có quan hệ kinh tế với đơn vị
Sản lƣợng mua từng mặt hàng mỗi năm, mỗi qúy
Sản lƣợng tối đa, tối thiểu mỗi lần mua hàng
Khả năng tài chính của khách hàng
Dựa trên hệ thống tiêu chuẩn đã đƣợc xác lập, bộ phận phụ trách bán hàng chịu trách nhiệm tìm hiểu tiếp cận thông tin về khách hàng, lập hồ sơ khách hàng đầy đủ các thông tin, có ý kiến đề xuất bằng văn bản đối với ngƣời phụ trách bộ
phận bán hàng và kế toán đối với từng trƣờng hợp khách hàng cụ thể để tham mƣu lập hợp đồng theo nhóm khách hàng đã đƣợc phân công
Tổ chức đàm phán hợp đồng bán hàng trên cơ sở khuyến khách hàng trả tiền trƣớc khi mua hàng để nhận đƣợc ƣu đãi về giá. Áp dụng chính sách chiết khấu đối với những khoản nợ đƣợc thanh toán trƣớc hay đúng hạn nhằm khuyến khích khách hàng thanh toán sớm góp phần hạn chế tình trạng nợ kéo dài. Áp dụng các chính sách về thời gian bán nợ, chính sách thu tiền đối với từng đối tƣợng khách hàng khác nhau. Có thể chia khách hàng thành 2 loại:
Nhóm khách hàng là các nhà thuốc: Áp dụng điều khoản tín dụng và chiết khấu giảm giá linh hoạt, với các khoản thời gian trả tiền chậm tiền mua hàng 0-5 ngày và chiết khấu giảm giá theo thời gian thanh toán.
Nhóm khách hàng là các bệnh viện: Thời gian trả chậm tiền mua hàng trong khoản từ 0-15 ngày.
- Tổ chức quản lý theo dõi các khoản phải thu
Lập bảng theo dõi chi tiết khoản phải thu để đánh giá công nợ phải thu, thực hiện các chính sách thu hồi nợ kịp thời để hạn chế phát sinh nợ quá hạn, khó đòi, nợ mất khả năng thanh toán.
Bảng 3.6. Bảng báo cáo nội bộ các khoản phải thu khách hàng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chỉ tiêu
Đầu kỳ Phát sinh
trong kỳ Cuối kỳ
Số nợ mất khả năng thanh toán Tổng cộng nợ Nợ quá hạn Tăng Giảm Tổng cộng nợ Nợ quá hạn Tổng cộng Khách hàng A Khách hàng B (Nguồn: Tác giả)
Thông qua bảng báo cáo này, ta có thể biết khoản nợ nào đã trả, khoản nợ nào chƣa trả, khoản nợ nào đã đi quá hạn, từ đây công ty có căn cứ để lập kế hoạch xử lý đối với các khoản nợ quá hạn nhƣ ngừng cung cấp thuốc, tiến
hành các thủ tục pháp lý để đòi nợ, đối với các khoản nợ tới hạn thì gửi thƣ nhắc nhở khách hàng trả tiền đúng hạn, từ đó góp phần nâng cao khả năng thu hồi nợ của công ty. Báo cáo đƣợc thành lập và xử lý theo yêu cầu nhà quản lý, do đó công tác phân tích có thể đƣợc tiến hành bất kỳ thời điểm nào mà không phụ thuộc vào kỳ quyết toán, nếu có điều kiện thì có thể lập báo cáo cho từng khách hàng.
- Xác định số nợ phải thu trong kỳ.
Việc xác định số nợ phải thu trong kỳ một cách hợp lý là công việc hết sức cần thiết đối với công tác quản trị công nợ. Trong những năm qua, việc xác định công nợ phải thu tại Công ty chỉ đơn thuần mang tính chất cảm tính mà chƣa có một phƣơng pháp xác định khoa học trong mối liên hệ biện chứng với các nhân tố khác.
Qua số liệu trên bảng 2.2 ta thấy vốn các khoản phải thu của thƣờng xuyên chiếm khoảng 40% tổng giá trị vốn luân lƣu động của Công ty. Điều này đặt ra yêu cầu cấp bách đòi hỏi Công ty cần tổ chức lại công tác quản trị khoản phải thu, nhất là việc xác định số nợ phải thu thƣờng xuyên trong kỳ, từ việc xác định đƣợc giá trị phải thu sẽ giúp Công ty sẽ lập ra kế hoạch và các biện pháp để thu hồi số khoản phải thu theo kế hoạch và qua việc xác định đƣợc giá trị khoản phải thu sẽ giúp Công ty nắm bắt đƣợc lƣợng vốn lƣu động thừa hay thiếu trong kỳ để có những biện pháp và kế hoạch bổ sung kịp thời,