6. Tổng quan về tài liệu nghiên cứu
1.5.4.Chất lƣợng truyền thông
Bằng chứng từ nhiều nghiên cứu (ví dụ, Hardy và cộng sự, 2005; Hennerman và cộng sự, 1995; Waddock & Bannister, 1991) đã chỉ ra rằng giao tiếp đóng góp một phần quan trọng cho sự hợp tác thành công. Để hỗ trợ cho lập luận này, các nhà nghiên cứu đề nghị các lý do sau đây. Đầu tiên, giao tiếp cởi mở giữa các thành viên sẽ giúp cải thiện và duy trì sự hợp tác (Brown, Luna, Ramirez, Vail, & Williams, 2005). Tƣơng tự nhƣ vậy, Kanter (1994) lập luận rằng việc thông tin tự do có sẵn giúp cho mối quan hệ của các thành viên làm việc tốt hơn. Hơn nữa, giao tiếp tốt cũng giúp các thành viên hiểu cách hợp tác giữa các thành viên trong nhóm (Legler & Reischl, 2003). Những lý do này cho thấy chất lƣợng của thông tin liên lạc giữa các thành viên, nói chung, sẽ là một yếu tố ảnh hƣởng đến hiệu quả của sự hợp tác.
Bản chất của chất lƣợng truyền thông có thể đƣợc rút ra từ các nghiên cứu. Theo Mohr và Spekman (1994, p.138), "truyền thông nắm bắt đƣợc những tiện ích của các thông tin trao đổi và đƣợc coi là một thành phần quan trọng của sức sống hợp tác". Họ nhấn mạnh hai khía cạnh của truyền thông, chất lƣợng truyền thông và chia sẻ thông tin. Chất lƣợng truyền thông đề cập đến thông tin kịp thời, chính xác và phù hợp, trong khi chia sẻ thông tin đề cập đến mức độ mà thông tin đƣợc truyền đạt cho các thành viên và giúp các thành viên có thể hoạt động độc lập và duy trì mối quan hệ thành viên của họ (Mohr & Spekman, 1994). Để hỗ trợ, Selnes (1998) lập luận rằng khái niệm truyền thông lý tƣởng bao gồm khả năng để cung cấp thông tin kịp thời và đáng tin cậy. Nhƣ vậy, khái niệm về chất lƣợng truyền thông đề xuất cho nghiên cứu này đề cập đến chất lƣợng của dòng chảy thông tin rõ ràng, chính
xác, kịp thời, công khai, phù hợp. Định nghĩa này đƣợc rút ra chủ yếu từ Mohr và Spekman (1994) và Waddock và Bannister (1991). Nó làm nổi bật các đặc điểm lý tƣởng của thông tin liên lạc và chia sẻ thông tin với mục đích để đạt đƣợc sự hài lòng của thành viên hợp tác và do đó dẫn đến sự hợp tác hiệu quả.
Hơn nữa, ngƣời ta lập luận rằng khả năng giao tiếp hiệu quả là một tiền thân quan trọng đối với sự hợp tác (Hardy và cộng sự, 2005;. Hennerman và cộng sự 1995). Nhƣ vậy, Hardy và cộng sự cung cấp một mô hình của sự hợp tác giữa các tổ chức chỉ ra hai giai đoạn của sự hợp tác hiệu quả. Họ đề xuất rằng kết quả hợp tác hiệu quả khi các thành viên hợp tác tham gia vào các cuộc đàm thoại không chỉ bao gồm ngƣời đối thoại mà còn có một loạt các diễn ngôn khác. Trong quá trình này, các cuộc trò chuyện tạo ra một bản sắc tập thể và chuyển nó thành sự hợp tác hiệu quả. Giai đoạn đầu tiên nêu bật tầm quan trọng của một bản sắc tập thể diễn ngôn đƣợc xây dựng trong các thành tựu của sự hợp tác hiệu quả. Giai đoạn thứ hai cho thấy cách bản sắc tập thể này đƣợc dịch thông qua cuộc trò chuyện sâu hơn vào hành động sáng tạo và hiệp đồng. Nhƣ vậy, bằng cách kiểm tra thực hành diễn ngôn, các tác giả có thể khám phá những cách thức mà các cuộc trò chuyện có thể đƣợc quản lý để tăng khả năng hợp tác hiệu quả.
Ngoài ra, thông tin liên lạc kịp thời và liên tục là những khía cạnh khác của chất lƣợng giao tiếp tốt. Wiggins và Damore (2006) đã chỉ ra rằng thời gian là điều cốt yếu trong nỗ lực hợp tác. Trong nghiên cứu của Selnes (1998), thông tin liên lạc kịp thời đã đƣợc chứng minh là có tác dụng mạnh trên sự tin tƣởng và hài lòng. Ông giải thích rằng truyền thông dự kiến sẽ là một nguồn quan trọng cho sự hài lòng và có thể dẫn đến một sự hiểu biết chung về kết quả thực hiện và kỳ vọng. Hơn nữa, các thành viên hợp tác cần phải có thời gian để lên kế hoạch và tƣơng tác, cũng nhƣ thời gian để phản
ánh và đánh giá (Wiggins & Damore, 2006). Ngoài ra, Leach (2006) cho thấy rằng điều quan trọng là tiếp tục tham gia theo thời gian. Trong nghiên cứu của Wondolleck và Yaffee (1997), họ cho rằng việc thay đổi nhân sự là không thể tránh khỏi, sự thành công của hợp tác sẽ phụ thuộc vào cam kết tham gia liên tục cho quá trình này.
Thành viên hợp tác phải đƣợc tham gia giao tiếp thƣờng xuyên và một cách thân thiện (Montiel- Overall, 2005). Điều này là do sự hợp tác có hiệu quả có thể sẽ đƣợc tăng cƣờng nếu các thành viên mạnh mẽ tƣơng tác, chia sẻ thông tin và có một tầm nhìn chung cho mục tiêu chung của họ (Jassawalla & Sashittal, năm 1998, trong Amabile và cộng sự, 2001). Hơn nữa, von Friedrichs Grängsjö và Gummesson (2006) lập luận rằng mọi ngƣời sẽ cảm thấy có liên quan với nhau, nếu tất cả các thành viên đƣợc thông báo khi một cái gì đó xảy ra. Hơn nữa, việc lập kế hoạch cho các mục tiêu hợp tác và quá trình đánh giá cũng cần giao tiếp hiệu quả (Hennerman và cộng sự, 1995). Để giao tiếp thành công, các thành viên nên lắng nghe ý kiến của nhau và cho phép đàm phán hữu ích (Hennerman và cộng sự, 1995). Tƣơng tự nhƣ vậy, Hardy và cộng sự (2005) khuyến cáo rằng thực hành giao tiếp giữa các thành viên là rất quan trọng cho sự hợp tác có hiệu quả bằng cách cung cấp cơ hội cho các thành viên thảo luận và chia sẻ ý kiến của mình. Trong luận văn này, chất lƣợng truyền thông đề cập đến định hƣớng dòng chảy thông tin nhƣ đƣợc rõ ràng, chính xác, kịp thời, công khai, và sự liên quan.